曾憲力

（宜昌廣播電視大學，湖北 宜昌 443000）

創(chuàng)新是各項事業(yè)發(fā)展的不竭動力。隨著電大事業(yè)的發(fā)展與戰(zhàn)略轉型，對電大檔案管理工作提出了很多具體要求，推動檔案管理工作有了很大的進步。但要適應國家開放大學建設實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展就必須深刻理解和認真落實科學發(fā)展觀，不斷創(chuàng)新，與時俱進，必須從管理方式的創(chuàng)新、思想意識的創(chuàng)新、服務方式的創(chuàng)新和提高檔案工作人員素質等方面入手，自覺運用科學發(fā)展觀指導檔案工作，推進檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、對檔案管理工作創(chuàng)新的認識

（一）創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。開拓創(chuàng)新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據(jù)時代和實踐的要求，勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

（二）創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動力。近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業(yè)務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續(xù)發(fā)展，只有通過創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。

（三）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會功能的改善和提高，與經(jīng)濟社會協(xié)調同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調的緊密關系。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎上不斷創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的社會服務功能。

二、實現(xiàn)電大檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）實現(xiàn)電大檔案管理機制創(chuàng)新

檔案管理機制創(chuàng)新就是通過設計科學的電大檔案管理流程，科學規(guī)制電大檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平。比如，恰當規(guī)制收發(fā)文的登記、平時歸檔、按序整理。規(guī)制收發(fā)文的登記，要做到文件正本需有主管領導閱示。辦理完畢后按時歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的檔案不完整。規(guī)制平時歸檔。要做到各類電大管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件材料收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進行整理，正式歸檔。規(guī)制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計算機著錄、編目等，每個環(huán)節(jié)都力求做到統(tǒng)一標準、整齊劃一，以達到分類科學、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時，應嚴格做到文體格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、檔案用語的規(guī)范。電大檔案只有經(jīng)過按序整理。才能保持各部分之間的有機聯(lián)系，體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性和完整性，實現(xiàn)檔案的價值。另外，我們還可以實施分類方法的創(chuàng)新。針對當前檔案材料多樣且文字材料和電子文本材料混雜，其整理分類的方法可將紙質文本和電子文本的檔案實行一體化管理。全宗內的分類可采用年度——專業(yè)的復式分類法。即先按學年分類，再在學年中把各種專業(yè)分開、各課程分開。實行統(tǒng)一立卷。學籍檔案管理也可根據(jù)遠程教育的特色，采用計算機一體化管理。學籍檔案計算機管理系統(tǒng)在開發(fā)時要充分考慮紙質版學籍檔案的特點，在電子學籍檔案數(shù)據(jù)采集時要與紙質版學籍檔案以同一工作規(guī)范形式來進行。以紙質版學籍檔案為數(shù)據(jù)源。所有的抄寫工作均由計算機打印完成。

（二）加強檔案工作的思想觀念和意識的創(chuàng)新

檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得使用者的滿意。檔案管理工作首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自為政，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全，人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整、充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)時代發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案人員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶之所急，與用戶之間的配合關系將更加融洽與協(xié)調。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用、輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信任理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的檔案專業(yè)人才隊伍。

（三） 增加檔案服務方式的特色創(chuàng)新

日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務?？梢允谷藗冊趦?yōu)雅的環(huán)境中一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。檔案工作的宣傳方面，長期以來著重于相關法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求。這些說教式的宣傳，既不直觀形象也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成多媒體等，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。

（四）突出資金投入機制與檔案工作人才培養(yǎng)機制的創(chuàng)新

科技進步日新月異，時代挑戰(zhàn)迫在眉睫，檔案工作要適應和服務于社會各項事業(yè)，適應科學技術的高速發(fā)展，必須加大資金投入，使硬件和軟件方面都能滿足檔案開發(fā)利用及創(chuàng)新的需要；應加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才，適當調整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在職培訓中則應強調提高技能、補充知識、更新知識的繼續(xù)教育。一句話，強調能力的培養(yǎng)，即工作的能力、研究的能力、表達的能力，將培養(yǎng)的重點放在中青年檔案工作者身上。努力造就一支以中青年為骨干的檔案學術研究隊伍。針對中青年的特點，各級領導既要愛護和支持他們，又要在工作實踐中培養(yǎng)他們。同時，中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學習，承上啟下，有所創(chuàng)新，充分發(fā)揮青年人的蓬勃朝氣與創(chuàng)造力，在各自的工作崗位中，結合工作實踐，進行理論研究與探索，創(chuàng)造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創(chuàng)造性地完成跨世紀檔案學術研究的諸多新課題。

（五）充分發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

專職檔案人員應當重視觀念上的更新，其創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應地調整和重新定位，要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽識與果斷，從根本上轉變觀念，積極主動找市場，讓檔案創(chuàng)造出夏豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。其次，專職檔案人員應當具有過硬的業(yè)務技能。檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，給專職檔案人員提出了更高的要求，為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔案工作人才。再次，專職檔案人員應當有豐富的知識，當今社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，專職檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。另外，專職檔案人員應當有歷史使命感。世紀的交替為我國檔案學界提供了歷史的契機，同時也向專職檔案人員提出了挑戰(zhàn)。專職檔案人員肩負著歷史的使命，抓住機遇、迎頭而上才是時代的驕子。在信息時代，專職檔案人員應捫心自問：自己是否已經(jīng)具備了迎接挑戰(zhàn)的能力與素質，是否已掌握了先進的科技知識、理論與技術，是否已能夠解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題。一句話，專職檔案人員應該充分做好準備，清醒地認識自己，清醒地認識現(xiàn)狀和未來，把責任感、使命感與時代的脈搏聯(lián)系起來，與檔案事業(yè)的發(fā)展緊密結合起來。

綜上所述，檔案管理工作只有不斷創(chuàng)新，適應和服務于學校各項工作的開展，才能適應學校事業(yè)發(fā)展的需要；才能使檔案工作充滿生機和活力；才能有高度、有特色；才能促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當今和未來社會發(fā)展的步伐。當前，國家開放大學建設正深入推進，遠程教育管理的各個環(huán)節(jié)都離不開檔案管理工作的緊密配合。因此，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力用“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新”的創(chuàng)新精神貫穿于檔案工作中，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務于遠程教育事業(yè)。

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[2]許曉明，丁修茂.檔案工作創(chuàng)新機制與科學發(fā)展[M].北京：中國文聯(lián)出版社，2010.

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