吉麗

[摘 要]本文根據(jù)現(xiàn)代辦公條件下的工作模式，從幻燈片的內(nèi)容布局到版面設計的形式，闡述了如何使幻燈片更加美觀和實用。

[關鍵詞]幻燈片設計 辦公電子化 制作規(guī)范

一、關于幻燈片

隨著科技的日新月異，網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，辦公電子化也成為工作的主流，人們在交流經(jīng)驗、匯報項目等活動中常常需要借助幻燈片展示。通過Microsoft Office PowerPoint等軟件，我們可以輕松實現(xiàn)對幻燈片的設計和規(guī)劃，不僅可傳遞出清晰有效的內(nèi)容，還可具備美觀大方的樣式，同時大大提升工作效率。

直觀的說，幻燈片主要是為了說明和傳遞信息內(nèi)容給受眾，也通常被用來作為演講或匯報人演講稿的一個提煉、精華，演講人員以此為根據(jù)來展開講解內(nèi)容，受眾依據(jù)此內(nèi)容理解演講者的精髓部分，而不是整個演講稿。然而，經(jīng)常遇到幻燈片內(nèi)容密密麻麻的情況，頁面文字內(nèi)容非常多，而演講者則只需要照著內(nèi)容讀一遍。這樣的演講或交流無疑是沒有任何吸引力的，過多的內(nèi)容讓受眾看來視覺容易產(chǎn)生疲勞，而且演講者演講過于呆板，像讀課本一樣按照文字呆板的朗誦，受眾也無需與演講者產(chǎn)生互動，能做的只需要自己心里把文字過一遍了。所以說要清楚幻燈片設計對于演講者或者交流人員的作用，制作幻燈片需要做到哪一步即可，讓受眾產(chǎn)生興趣、疑問，才能懷著好奇和探索精神去接受接下來講解的內(nèi)容，才能有豁然開朗的感覺，交流才會成功。

二、幻燈片設計方法

一個好的幻燈片首先要思路清晰，即有大綱、有條理，而不是想到什么講什么，在幻燈片頁面中也要充分體現(xiàn)這一點。如同看一本書，有書名、有章節(jié)、有標題、有內(nèi)容，想象將自己縮小在一本書的海洋里，不管走到書本的什么地方，都很容易清楚地找到自己的位置。如果短暫離開，回來之后能迅速找回自己的位置。因此在幻燈片設計中就要把握好三大要素：匯報題目、子目錄和正文。在封面設計時，整體視覺應該以體現(xiàn)標題為宗旨，選擇合適的背景素材，豐富畫面；而內(nèi)頁設計上應當突出子目錄，并以正文輔佐，同時，還需體現(xiàn)匯報標題。以此可以讓受眾一眼看去層次清晰，條理有序。

其次，一個好的幻燈片應該具備視覺美感，即形式感。光有一個好的邏輯還不足以成為一個很好的匯報或交流文件，具有視覺美感才能讓受眾看起來賞心悅目，更有興趣聽講解，更有耐心地去理解所講的內(nèi)容。

怎么讓幻燈片更具有美感？首先，是關于圖形界限的問題，一張好的幻燈片頁面最能把人的注意力吸引到某一個點或者區(qū)域之內(nèi)，而不要讓受眾自己去找，因為幻燈片是一個動態(tài)的播放過程，畫面停留時間較短，所以，讓受眾在第一時間內(nèi)找到重點、核心點，這是關鍵。而對于整個幻燈片一樣，上下頁面地滾動會造成人們視覺疲勞，所以有目的地控制受眾的視覺捕捉方向為他們理解內(nèi)容做好鋪墊和準備。所謂圖形界限就是幻燈片的一個內(nèi)容的虛擬范圍，這個范圍一般由主標題的上部、正文的左端、右端和下部圍合而成的空間。其中，上、左、右應該是固定不變的，而下部則取決于內(nèi)容的多少，整個空間應該是一個矩形空間，給人以整潔感，能讓人在不移動目光的前提下找到中心意思；其次，有清晰的層次關系，依據(jù)大綱思路拓展內(nèi)容，但如果是盲目的拓展，大段文字去描述，也是讓人聽覺視覺疲勞的一個主要因素，只有將大意提煉，總結，形成清楚的層級關系，依據(jù)此關系再配合講解人員的口頭拓展才能讓受眾有目的地去聽詳細的講解；第三，在色彩搭配上，要統(tǒng)一而又變化，統(tǒng)一即色調統(tǒng)一；變化，則是在統(tǒng)一的色調之下尋求色彩的變化。再加上個別的強調色，最后形成幻燈片的色彩搭配方案。當用縮略圖看整個幻燈片的時候，80%是主題色彩。有了圖形界限，有了層級關系和色彩之后，再來對內(nèi)部元素做規(guī)范即可得到一個脈絡清晰的匯報材料了。內(nèi)部元素，主要有以下幾個方面：文字、圖片、圖文關系、表格、色彩、標點、單位以及一些細節(jié)性的注意事項。這其中，以處理好圖文關系最為重要。當一個幻燈片頁面中同時出現(xiàn)一些圖片和文字的時候，相當于有很多個圖層，需要做的是在有限的空間內(nèi)，也就是稱之為圖形界限內(nèi)，把這些圖層組合，從正面看上去協(xié)調一致，整齊明了。堅持的一些基本原則就是補空穿插，畫面飽滿。利用軟件本身的工具，理性通過數(shù)值設置精確圖片尺寸及位置。

最后，還需要學會正確使用母版，母板是為幻燈片頁面的一個規(guī)定、一個標準的制定，它可以保證PPT格式的統(tǒng)一，而且集中修改內(nèi)頁格式也會變得輕而易舉，不至于花費很多冤枉的時間去一一修改。

三、幻燈片的展示

經(jīng)過上述從內(nèi)容到形式，從整體到細節(jié)全方位的努力之后，才能制作出一個比較好的幻燈片。當然有了一個好的幻燈片并不代表講解就一定能成功。除此之外，講解者的講解技巧、語言能力、言談舉止、著裝打扮都影響了講解效果。所以多方面的展示才能讓講解從視覺、聽覺及心理上產(chǎn)生共鳴。

結語

在這個數(shù)字時代，計算機技術將深入貫穿于工作和生活之中，人與人溝通逐步被電子化、快餐化、圖形化，掌握一些必要的軟件工具已經(jīng)成為必然，如何能用好，會用這些工具，是一直需要學習下去的，因為事物在變化，軟件在不斷的更新，技術在不斷的發(fā)展，而只有不斷地去學習才能讓自己不被淘汰。

（責任編輯：翁婷皓）

參考文獻：

[1]張二峰.這樣使用PPT[J].電子工業(yè)出版社.2011.

[2]章樂.幻燈片設計、制作和放映技巧[J].中國科技信息.2008.endprint