陳天月

摘 要：本文首先對現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境與檔案工作的開展?fàn)顩r進(jìn)行分析，說明現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境對檔案工作的影響，引出創(chuàng)新檔案工作的必要性；隨后，作者從三個(gè)方面闡述如何在現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新，最后，對檔案工作創(chuàng)新進(jìn)行要點(diǎn)問題的說明和探討，希望本文能夠?yàn)樾聲r(shí)期企業(yè)檔案工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);信息化環(huán)境;檔案工作

引言：企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展的記錄，包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、人事、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃等各個(gè)方面。企業(yè)檔案工作能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為企業(yè)制定未來戰(zhàn)略提供借鑒，為企業(yè)發(fā)展前景進(jìn)行預(yù)測和分析提供依據(jù)，因此，在信息化環(huán)境下如何創(chuàng)新檔案管理，使之為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮更為有效的任用，值得我們進(jìn)行思考和探討。

1.現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境與檔案工作

1.1 現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境概述

現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境體現(xiàn)出十分明顯的信息化特征，表現(xiàn)在三個(gè)方面，首先，企業(yè)的日常工作多通過信息化手段完成，如設(shè)備的電腦化控制、產(chǎn)品信息的采集、員工考評、財(cái)務(wù)報(bào)表等，ERP的使用已經(jīng)成為大多數(shù)企業(yè)發(fā)展的模塊之一；其次，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益實(shí)現(xiàn)依靠信息化手段，如通過遠(yuǎn)程操控完成合同的簽訂、對運(yùn)輸途中的商品進(jìn)行跟蹤等；最后，企業(yè)發(fā)展實(shí)際應(yīng)用的資源是以信息為載體的，及當(dāng)前企業(yè)發(fā)展所需的“知識資本”，實(shí)際上體現(xiàn)在企業(yè)的信息化程度上，企業(yè)的信息化程度越高，企業(yè)運(yùn)營的效率就越高。

1.2 現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境對檔案工作發(fā)展的影響

現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境直接影響到檔案工作的發(fā)展，同樣表現(xiàn)在三個(gè)方面，首先，檔案資料的構(gòu)成發(fā)生變化，檔案資料從單純的紙質(zhì)發(fā)展成為以電子數(shù)據(jù)為主要形式；其次，檔案管理方式發(fā)生變化，手工的管理已經(jīng)不再是企業(yè)檔案工作的主要方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容；最后，檔案工作人員的工作理念也發(fā)生改變，適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境，尋找檔案工作在企業(yè)信息化進(jìn)程中的切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，是檔案工作發(fā)展的主要方向。

2.在現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新的手段

2.1 改善檔案管理工作人員的工作意識

在現(xiàn)代企業(yè)信息環(huán)境下的檔案工作要想發(fā)揮對企業(yè)的宣傳作用和對員工、企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用，就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識，即認(rèn)識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進(jìn)作用，即，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，并且重視對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度。

2.2 針對信息化環(huán)境對檔案工作制定標(biāo)準(zhǔn)化程序

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各企業(yè)檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的企業(yè)在投資使用一種檔案軟件不長時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響企業(yè)對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心。因此，筆者認(rèn)為，為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)我國企業(yè)的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，幫助企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中少走彎路。

2.3 加快企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)資源共享

企業(yè)各子公司之間的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)勢在必行。首先，企業(yè)應(yīng)該從檔案管理信息化本身入手，進(jìn)行企業(yè)檔案庫建設(shè)，并通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案庫的互相連接，進(jìn)而達(dá)到資源共享的目的；另外，企業(yè)對檔案的保存、調(diào)用應(yīng)該實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，單一子公司的檔案不應(yīng)該僅存于單獨(dú)的資料庫里，對多個(gè)子公司的檔案進(jìn)行云備份和綜合管理是必須的，這需要相應(yīng)的檔案管理軟件的支持；最后，企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行綜合性的評定，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)，確保信息技術(shù)下的檔案管理工作能夠真正發(fā)揮效用。

3.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理途徑需要注意的問題

3.1 檔案管理方法應(yīng)與企業(yè)信息化程度相匹配

在現(xiàn)代企業(yè)信息技術(shù)環(huán)境下的檔案工作創(chuàng)新途徑有很多種，大多與檔案管理辦法的革新有關(guān)系，企業(yè)需要注意的是，不管引用什么辦法，檔案管理工作的信息化程度都應(yīng)該與企業(yè)的信息化程度相匹配。如果企業(yè)尚未擁有對信息技術(shù)進(jìn)行足夠的掌控的能力，不能保證信息技術(shù)環(huán)境下企業(yè)檔案的安全，則所采取的的檔案管理方法也應(yīng)當(dāng)加以斟酌。

3.2 重視檔案管理軟件的高效使用

目前軟件市場上流行的檔案管理軟件有許多種，但并不是任何軟件都適合企業(yè)檔案管理工作的，檔案管理工作人員應(yīng)該根據(jù)工作實(shí)際妥善選擇管理軟件，使信息管理的投資得以高效利用，使信息技術(shù)的使用能夠真正促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，而不是成為檔案工作中的“麻煩”。

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