王冉

摘要：研究生秘書是研究生培養(yǎng)中不可或缺的一部分，是研究生教學(xué)管理工作的核心。然而，研究生秘書工作長期得不到重視，社會地位較低。本文分析了研究生秘書在實際工作中面臨的困境，并提出了相關(guān)性的對策。

關(guān)鍵詞：研究生秘書困境對策

在研究生培養(yǎng)過程中，研究生導(dǎo)師起主導(dǎo)作用，作為研究生教學(xué)管理人員的研究生秘書起輔助作用，因此，研究生秘書工作長期得不到重視，社會地位較低。事實上，研究生秘書是研究生培養(yǎng)中不可或缺的一部分，是研究生教學(xué)管理工作的核心。研究生培養(yǎng)質(zhì)量的高低，與研究生秘書基本素質(zhì)和工作質(zhì)量是密切相關(guān)的。

1 研究生秘書工作面臨的困境

1.1 管理不規(guī)范、職責不明確

在現(xiàn)行的研究生二級管理體制中，許多高校沒有制定一套統(tǒng)一的切實可行的教學(xué)管理體制，造成高校教學(xué)管理工作各行其道。研究生秘書的工作職責不清晰，工作目標不明確。研究生秘書往往不知道哪些該做，哪些不該做，導(dǎo)致研究生秘書的工作繁重，工作效率低，更不利于研究生科學(xué)管理水平的提高。

1.2 辦公條件落后，硬件設(shè)備短缺

由于高校管理信息化程度的提高，研究生秘書在日常的工作中，電腦、網(wǎng)絡(luò)、打印機、電話、復(fù)印機的利用率較高，離開這些設(shè)備就無法工作，但是他們的辦公設(shè)備一般都比較落后，給工作過程造成了很大的不便，當有緊急工作時突然出現(xiàn)電腦死機、網(wǎng)絡(luò)斷線或者打印機故障等狀況時，給本來時效性就很強的教學(xué)管理工作又增添一道障礙，使研究生秘書心理處于極易懈怠的狀態(tài)。

1.3 職業(yè)認同感低

在以教學(xué)和科研為重心的高校中，教師一直是學(xué)校各項工作的重點。而作為教輔人員的研究生秘書處于學(xué)校工作的最基層，是最徹底的執(zhí)行者，既要執(zhí)行研究生處布置的工作，接受院領(lǐng)導(dǎo)下達的各項任務(wù)，又要為導(dǎo)師和學(xué)生提供服務(wù)。工作強度高，工作壓力大。但由于研究生秘書工作具有輔助性、服務(wù)性的特點，不像教學(xué)和科研工作可以看到實質(zhì)性的成果，導(dǎo)致研究生秘書的價值得不到體現(xiàn)，形成了研究生秘書工作難度不高，所從事的都是沒有技術(shù)含量的日常性事務(wù)的刻板印象。所以，研究生秘書長期處于教學(xué)的邊緣地帶，很難得到廣泛認同，得不到應(yīng)有的重視。

1.4 缺少評價機制和激勵機制

雖然研究生秘書的工作強度、工作壓力比一般的行政人員大，但工資待遇與同級別的其他崗位相比較低，培訓(xùn)和晉升機制也得不到保障。研究生秘書屬于行政編制，晉升和評職的途徑應(yīng)該與機關(guān)工作人員一致。但人事部門在制定行政人員的晉升和評職制度時，研究生秘書卻被排除在外。在高校中，評職和晉升都與科研密切相關(guān)。然而極少有研究生秘書能參加甚至申請到科研項目。一方面是由于研究生秘書的工作繁重而瑣碎，沒有集中的時間和精力從事科研工作。另一方面是由于傳統(tǒng)的重教師輕教輔的工作機制，研究生秘書并不像教師那樣有說課比賽，教學(xué)能手獎、精品課程等可以體現(xiàn)自身價值的評比表彰，在科研方面也沒有相應(yīng)的政策傾斜，更沒有機制鼓勵研究生秘書進行繼續(xù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使得研究生秘書工作缺乏激勵機制和競爭機制，影響工作的主動性和積極性，同時也導(dǎo)致研究生秘書職業(yè)的發(fā)展路徑不清晰、發(fā)展前景不樂觀。

1.5 環(huán)境的復(fù)雜性，工作的瑣碎性

首先，研究生秘書是學(xué)院各項工作的執(zhí)行者，需要協(xié)調(diào)好研究生院、主官院長、導(dǎo)師、研究生之間錯綜復(fù)雜的關(guān)系。如何協(xié)調(diào)和處理好各方的關(guān)系和矛盾是研究生秘書工作能否順利開展的重要保證。每個人都有不同的利益訴求，保障某些人的利益就必然會損壞其他人的利益，如何做到利益共享，滿足不同人的需求給研究生秘書的工作帶來了巨大挑戰(zhàn)。其次，研究生秘書受研究生院和學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，承擔著研究生教學(xué)管理、科研管理和院領(lǐng)導(dǎo)助手、研究生班主任等多項工作。研究生秘書工作強調(diào)協(xié)調(diào)性和時效性，職責繁重導(dǎo)致許多研究生秘書無法將全部精力投身研究生教學(xué)管理中，極易導(dǎo)致工作效率低下，稍不小心還容易造成教學(xué)事故，導(dǎo)致研究生秘書身心俱疲。

1.6 工作對象面向廣，角色沖突嚴重

研究生秘書工作對象廣，業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)范圍大，但由于研究生秘書管理工作與工作性質(zhì)之間的沖突造成了研究生秘書的角色沖突。研究生秘書作為教學(xué)管理工作的安排指揮者，實際上又是具體任務(wù)的實施者，在實際工作中，研究生秘書的管理職能通常被忽視，淪為了被動的教學(xué)管理的執(zhí)行者。一方面，部門領(lǐng)導(dǎo)只要求研究生秘書按照自己的指示工作，忽視研究生秘書的參謀作用，降低了研究生秘書工作的主動性和積極性，工作缺乏創(chuàng)造性。另一方面，高校教師由于職業(yè)性質(zhì)，工作較為松散，缺乏組織性，造成研究生秘書工作常常遭到任課教師推諉搪塞，落實工作遇到很大的阻力，極易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對工作喪失積極性和主動性。同時，面對學(xué)生，研究生秘書也沒有管理的權(quán)力，面對學(xué)生只是一個服務(wù)者，因為研究生秘書對學(xué)生評獎學(xué)金、入黨等都無權(quán)表達任何評價。因此，當研究生秘書在落實工作時，學(xué)生總會找各種理由搪塞。在他們眼中，研究生秘書并不是老師，只是他們的服務(wù)者，希望研究生秘書解決他們所有的問題。研究生秘書也是高校教師隊伍中的一員，面對此種情況，內(nèi)心的挫敗感可想而知。

2 研究生秘書工作職能提高的對策分析

研究生秘書在高校教學(xué)管理中承擔了落實教學(xué)計劃、教學(xué)運行管理、教學(xué)質(zhì)量管理與評價以及大量基層教學(xué)服務(wù)工作，他們的基本素質(zhì)和工作能力直接影響到教學(xué)管理水平、研究生培養(yǎng)質(zhì)量和學(xué)校的長期發(fā)展。要從根本上緩解研究生秘書工作面臨的問題，應(yīng)從以下幾方面采取相應(yīng)措施。

2.1 明確研究生秘書職能

為提高研究生秘書的工作效率，提高研究生秘書教學(xué)管理的職能，首先，高校應(yīng)制定出一套行之有效的教學(xué)管理規(guī)章制度，使研究生的工作有法可依，有章可循。其次，應(yīng)制定明確的研究生秘書工作職能，在制度上明確研究生秘書的職責范圍、工作流程和服務(wù)范圍，改變研究生秘書眉毛胡子一把抓，理順院主管領(lǐng)導(dǎo)、教師和研究生秘書之間的關(guān)系，使其能夠各司其職，無條理無規(guī)劃的工作狀態(tài)，改變其學(xué)院工作的“勤雜工形象”，加強了研究生秘書的崗位責任感，促進了研究生秘書的職業(yè)化。

2.2 完善教學(xué)管理設(shè)備

為了適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化辦公的需要，高校應(yīng)為研究生秘書提供優(yōu)質(zhì)的辦公硬件設(shè)施，提高工作的時效性。因為各項教學(xué)管理工作落實都離不開現(xiàn)代化辦公設(shè)備，應(yīng)配置完善的電腦、暢通的計算機網(wǎng)絡(luò)、實用的打印機、復(fù)印機、電話等。辦公硬件條件應(yīng)起促進作用，不能成為研究生秘書工作順利開展的障礙，使其能在錯綜復(fù)雜的工作中為其提供便利，促進工作效率的提高。

2.3 增強職業(yè)認同感

要改善研究生秘書的職業(yè)困境，應(yīng)從以下幾方面做起：首先，研究生秘書室是高校教學(xué)活動正常運轉(zhuǎn)的必不可少的、第一線的管理崗位，高校理應(yīng)認識到其重要性。研究生秘書如果不在崗，很多工作無法落實解決，造成教學(xué)秩序混亂，甚至出現(xiàn)教學(xué)事故。其次，要充分重視和尊重研究生秘書。學(xué)院主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵研究生在教學(xué)管理者中提出自己的意見和建議，使其成為積極的參與者。同時體恤研究生秘書工作的辛苦和操勞，了解其工作過程中的難處，幫助他們解決一些在工作中的實際困難，真誠關(guān)心研究生秘書，形成良好的工作氛圍。再次，教師和學(xué)生應(yīng)尊重研究生作為教學(xué)管理者的身份，認真落實研究生秘書安排的各項工作，包容其在工作中小小的失誤。最后，應(yīng)充分發(fā)揮研究生秘書的榜樣示范作用，精心選送和獎勵研究生秘書優(yōu)秀典型，激發(fā)研究生秘書的職業(yè)認同感和自豪感，讓研究生秘書意識到自己能在平凡的崗位中干出非凡的成績，增強其工作的積極性和主動性。

2.4 推進人事制度改革

研究生秘書屬于社會科學(xué)研究系列，職稱評定較為困難，崗位津貼長期一成不變，因此，有效的考核機制使研究生秘書有了明確的工作目標，有利于增強研究生秘書工作的積極性和主動性，激發(fā)其工作的創(chuàng)造性和活力性，提高工作效率和管理效能。首先，要建立科學(xué)規(guī)范的績效考核機制，成立專門的研究生秘書績效考核團隊，根據(jù)其工作的性質(zhì)和特點制定客觀公正、目的明確、操作性強的考核指標和考核辦法，從德、能、勤、績幾個方面進行綜合考核，并將績效考核結(jié)果與各項獎勵和職務(wù)晉升掛鉤。同時反饋績效考核結(jié)果，使研究生秘書能夠了解自己在工作上的缺陷并督促其限期進行改正。其次，高校研究生秘書雖工作繁重，但待遇和其他一般管理崗位沒有任何差別，干好干壞一個樣的問題，極大地影響了研究生秘書隊伍的穩(wěn)定性和積極性。在實行績效工資分配方案的同時，合理提高研究生秘書的崗位津貼。學(xué)校相關(guān)管理部門結(jié)合本校實際，同時考慮研究生秘書的本身的工作量和工作強度，合理提高研究生秘書的崗位津貼，激發(fā)研究生工作的積極主動性，提高管理的效能。另外，建立一套科學(xué)完善的培訓(xùn)體系。增強其現(xiàn)代管理科學(xué)知識，掌握一定的教育學(xué)、心理學(xué)、計算機等知識，提高其計劃、組織、協(xié)調(diào)和溝通等能力。再次，高校主管科研部門應(yīng)鼓勵研究生秘書從事教育理論和實踐研究，為其撰寫教育管理論文創(chuàng)造條件。并在一些有針對性的教學(xué)改革規(guī)劃項目或是科研項目選題上鼓勵研究生秘書積極參與，并給予一定的課題研究經(jīng)費支持，真正把教學(xué)管理工作提高到新的高度，提高研究生秘書參與科學(xué)研究的積極性和創(chuàng)造性。

2.5 減輕工作量，實施辦公自動化

研究生秘書長期承受繁重的工作，必然會對本職工作產(chǎn)生厭煩情緒，使其極易喪失工作熱情和創(chuàng)新精神，影響工作效能。首先，高校要根據(jù)學(xué)院研究生秘書任務(wù)輕重的實際情況，合理定崗定編，對于過于繁重的工作崗位，要適當增加人員編制，減輕研究生秘書工作負擔，消除研究生秘書工作中的不滿情緒。其次，高校應(yīng)進一步實施辦公自動化，使教學(xué)管理向自動化方向發(fā)展。首先，要簡化工作流程，簡化并剔除不合理的工作程序，提高工作效率。其次，將一些可以實行標準化操作并可由電腦自動管理的工作，編入電腦程序，采用自動化管理，提高工作的趣味性和效率性。

2.6 強化服務(wù)意識

首先，研究生秘書首先要轉(zhuǎn)變觀念，改變一些錯誤的、消極的思想和想法，轉(zhuǎn)變研究生秘書就是勤雜工的觀念，克服在工作過程中被動的接受工作的思維定勢，積極主動的面對工作。增強主動請示，主動管理，主動服務(wù)的意識，協(xié)助研究生院和學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作。熟悉教學(xué)過程的各個環(huán)節(jié)和各項工作流程，積極總結(jié)工作經(jīng)驗和方法，并向領(lǐng)導(dǎo)提出合理的建議。其次，研究生秘書要強化服務(wù)意識。研究生秘書為教學(xué)、教師、學(xué)生服務(wù)，在工作中，要擺正服務(wù)者的心態(tài)，遇到工作不搪塞，工作時要有耐心、細致，受得起委屈，經(jīng)得起壓力，多想師生之所想，急師生之所急，盡可能滿足教師和學(xué)生的各項合理的需求，將各項服務(wù)工作落到實處。

2.7 加強自身修養(yǎng)

由于工作的瑣碎性和復(fù)雜性，研究生秘書工作難免會受到領(lǐng)導(dǎo)的批評、教師的抱怨和學(xué)生的不滿，研究生秘書只有保持良好的心態(tài)和心理承受能力，才能端正工作態(tài)度，保證各項管理工作的順利開展。因此，研究生秘書一定要加強自身修養(yǎng)，擁有豁達的心胸和細致入微的處事能力，增強自己不厭其煩的心態(tài)和吃苦耐勞的精神。只有保持良好的心態(tài)和品格，才能增進與工作對象的感情和共識，形成良好的工作氛圍。研究生秘書要培養(yǎng)良好的記憶習(xí)慣和記錄習(xí)慣。研究生秘書是以協(xié)調(diào)性為主的活動，工作繁瑣，應(yīng)掌握記憶方法，做好各項記錄工作，確保在工作中少犯錯，增強領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對自己的信心和肯定，從而增加自我效能感和滿足感。

2.8 加強專業(yè)學(xué)習(xí)

研究生秘書在繁忙的工作之余必須要加強專業(yè)學(xué)習(xí)。應(yīng)充分了解和掌握相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識以及該學(xué)科發(fā)展的一般規(guī)律和要求，熟悉專業(yè)設(shè)置、教學(xué)目標、教學(xué)規(guī)律、課程建設(shè)情況和就業(yè)信息等，為學(xué)生提供合理的學(xué)業(yè)指導(dǎo)，為教師教學(xué)提供便利，促進各項教學(xué)管理工作的順利開展。熟練掌握各類辦公軟件，增強檔案管理知識，有效地保存和管理師生各類電子檔案，并及時對信息進行維護、更新，確保教師和學(xué)生資料的真實性和完整性。

3 結(jié)論

研究生秘書室高校管理工作的重要組成部分，一支素質(zhì)高、能力強、干勁足、責任心強的研究生秘書隊伍是教學(xué)管理工作能否順利開展的前提和保證。只有從根本上解決研究生秘書面臨的困境，才能使研究生秘書充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能，更好地為整個教育管理服務(wù)。

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