文/增城市城鄉(xiāng)規(guī)劃測(cè)繪院 鄒秀瓊

人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理中的一個(gè)重要工作。人事檔案管理人員的管理能力，不僅關(guān)系著人事檔案的質(zhì)量，而且人事檔案作為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位人才的重要參考資料，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的用人決策都會(huì)產(chǎn)生重大影響，因此，在現(xiàn)階段，必須對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作進(jìn)行研究探討。

一、人事檔案管理工作的意義

單位的人力資源管理直接關(guān)系到事業(yè)單位的辦事效率和處事能力，而要掌握事業(yè)單位的人力資源狀況，就必須加強(qiáng)人事檔案的管理工作。因?yàn)槭聵I(yè)單位的人事檔案管理能夠直接反映了事業(yè)單位人力資源的現(xiàn)狀，事業(yè)單位的人力資源管理者可以通過對(duì)人事檔案的匯總和分析，直接的了解到事業(yè)單位員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長(zhǎng)等基本情況。事業(yè)單位管理者可以通過將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出哪些員工對(duì)單位的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些員工還需要加強(qiáng)和改進(jìn)；人事檔案還可為單位的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，事業(yè)單位在發(fā)展過程中，必然需要充足的專業(yè)技術(shù)人員來作為保障，依靠大規(guī)模的引進(jìn)人才不但耗時(shí)，還會(huì)消耗大量的財(cái)力。所以說，事業(yè)單位認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代事業(yè)單位的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)閱挝坏娜耸聰?shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。

二、當(dāng)前人事檔案管理人員在人事檔案管理工作中存在的問題

（一）思想道德素質(zhì)落后

據(jù)了解，人事檔案管理人員除了具備一般工作人員的基本條件外，應(yīng)有的特殊知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)等方面的要求并不高。由于這種意識(shí)的存在，使他們的思想道德素質(zhì)嚴(yán)重的跟不上工作發(fā)展的需要。這是因?yàn)椋R(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，關(guān)系到人事檔案管理稱職不稱職的問題?，F(xiàn)在事業(yè)單位的人事檔案管理人員在這些方面都做得不夠好，在一定程度上束縛了其工作能力的進(jìn)一步提高，使人事檔案管理人員不能從正確的角度來看待問題，從而對(duì)工作造成許多不利影響。

（二）人事檔案管理不夠規(guī)范

事業(yè)單位的人事檔案管理工作，主要是工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料的工作。但是，由于相近的公文重復(fù)與立卷組合比較雜亂，這給人事檔案管理工作帶來了巨大的麻煩，使工作既沒有秩序，管理又不夠規(guī)范，而且也不達(dá)標(biāo)。此外，一些事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化程度不高。比如，很多單位只是將個(gè)人基本情況、及本單位制作的材料輸入計(jì)算機(jī)，對(duì)單位以外收集來的材料，如：個(gè)人材料復(fù)印件等，由于輸入工作量較大，通常不被錄入計(jì)算機(jī)；另一種情況，由于紙質(zhì)檔案容積有限，按《干部人事檔案材料收集歸檔》規(guī)定，評(píng)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）時(shí)干部本人寫的論文、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、畢業(yè)設(shè)計(jì)、答辯記錄、入學(xué)通知書、創(chuàng)造發(fā)明說明書、科研成果文件材料、著作、譯著和獲獎(jiǎng)?wù)撐牡葍?nèi)容均不歸入本人檔案。總而言之，要提高事業(yè)單位的人事檔案管理質(zhì)量，就必須人事檔案管理工作規(guī)范化。

三、完善事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

（一）提高人事檔案管理人員的思想道德素質(zhì)

作為一名合格的人事檔案管理人員，應(yīng)該具備知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)等方面的素質(zhì)。人事檔案管理人員應(yīng)該要自覺加強(qiáng)這幾個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q職的工作人員。

在此方面，可以制定合適的激勵(lì)措施，訓(xùn)練事業(yè)單位的操作能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍、健全考核評(píng)估制度、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等等措施都有助于管理水平的提高。但我認(rèn)為，要提高人事檔案管理水平，關(guān)鍵在于發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，而發(fā)揮主觀能動(dòng)性的動(dòng)力是建立一種激勵(lì)機(jī)制，使管理人員對(duì)人事檔案管理工作始終充滿激情，產(chǎn)生無窮的使命感、責(zé)任感、歸屬感、認(rèn)同感和成就感。

（二）提高人事管理人員的素質(zhì)

對(duì)在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們?cè)谄返隆I(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求；由于人事檔案管理工作頭緒多，事務(wù)雜，從資料搜集、資料整理，資料鑒別等到資料的登記立卷等等，幾乎包羅萬象。人事檔案管理人員在工作中會(huì)接觸到經(jīng)濟(jì)、法律等各方面的知識(shí)。人事檔案管理工作廣泛性的特點(diǎn)凸現(xiàn)，這就需要人事檔案管理人員對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷優(yōu)化，具備廣博的知識(shí)，以應(yīng)付日新月異的發(fā)展形勢(shì)。最后，在所屬管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行定期考核，合格者應(yīng)享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵(lì)他們做好本職工作。

四、結(jié)論

綜上所述，人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位是很重要的。作好人事檔案工作，既可以保證檔案在人事工作中的作用，又可以為事業(yè)單位的重要決策提供資料參考。因此，要提高事業(yè)單位的人事檔案的質(zhì)量，就必須提高人事檔案管理人員的自身修養(yǎng)，并且提高人事檔案管理人員的思想道德素質(zhì)。

[1]劉婧.淺談人事檔案管理模式存在的問題和對(duì)策[J].石河子科技,2011(05).

[2]沈璐.事業(yè)單位人事檔案管理的改革與實(shí)踐[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2011(23).