[摘 要] 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映。目前，隨著教育體系改革，許多學校都面臨合并、重新組建的問題，在整合過程中，檔案資料的整合與系統(tǒng)管理占據重要位置。本文就體制改革中一些學校的整合后檔案移交管理問題提出可行性建議。

[關鍵詞] 整合學校；檔案移交；檔案管理；交接工作

【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合學校的檔案管理與分類

學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化和制度化。學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。根據學校檔案信息形成的規(guī)律，我們把學校檔案分為文書檔案、教學檔案、學生檔案、基建檔案、人事檔案、財會檔案等。

二、檔案有效管理對學校整合工作的作用

對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業(yè)在復雜的環(huán)境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規(guī)律；三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。

三、學校檔案管理要求

一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創(chuàng)新進行有效考核，從而對管理創(chuàng)新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應社會實踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求。現代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。

四、對整合學校檔案管理工作的建議

筆者結合所在學校整合后的檔案管理工作經驗，對合并學校的檔案管理提出以下建議：

（一）對合并前各單位的檔案應根據原有室藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原檔案不動存藏各單位合并前的檔案。然后將整合后學校的檔案，集中保存在一個檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

（二）繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校的文書、教學、管理等方面，按年度計劃中項目的連續(xù)性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續(xù)進行收集、整理工作。合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。

（三）對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。

（四）建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的學校設綜合檔案館，原有的各校檔案室設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業(yè)務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層檔案工作服務。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為上級主管領導和學校各項工作服務。

綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業(yè)務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館（室）的暫時性工作。

（五）建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度，為新校檔案的科學而規(guī)范管理打下了良好的基礎。為進一步規(guī)范學校整合學校檔案管理工作，在原先的基礎上重新制定制度：檔案查閱利用制度、檔案資料保管期限規(guī)定、檔案工作條例等。在新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發(fā)揚原有規(guī)章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的收集、保管、利用、編研等各項工作按規(guī)范化、科學化的規(guī)則運行。通過以上措施，可以為合并后的學校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

總之，學校檔案的管理工作是學校工作中的一項重要任務，檔案的管理工作成敗，也是衡量學校工作成績的標準。隨著社會的進步和科學技術的發(fā)展，教師和學生對檔案信息的要求將更高，檔案工作人員應嚴格要求自己，做好檔案管理工作，使檔案發(fā)揮其更大的作用。

參考文獻：

[1]周燕.對《檔案管理》的點滴看法[J].檔案管理，2005，（06）.

作者簡介：張錦珠（1963-），女，漢族，陜西戶縣人，西安市工業(yè)技工學校檔案館員，研究方向：技工院校檔案管理。