關(guān)效東

摘 要：高校檔案管理是學校發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，而高?；鶎訂挝坏臋n案是高校檔案的重要組成部分，因此必須高度重視基層檔案工作。要針對基層檔案工作存在的問題，采取相關(guān)措施，提高基層單位檔案工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理

高校檔案是指學校在履行其教學、科研等職責工作中形成的具有保存價值的資料。檔案是歷史的記錄，是歷史的再現(xiàn)。無論它是以任何形式存在，都是歷史的最有價值的真實憑證。同時，它的專業(yè)性、特指性尤為突出。高?；鶎訖n案管理是高校工作的重要組成部分，做好基層檔案管理十分重要。

隨著我國教育事業(yè)不斷地深化改革與發(fā)展，高校檔案管理逐步走向規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化。通過對高校部分基層單位檔案工作者的走訪和了解，以及學習有關(guān)檔案管理知識，結(jié)合辦公室多年的管理實踐，筆者對高校檔案管理有了較為深入的認識與了解，謹對高校檔案管理現(xiàn)狀進行如下分析與探討，以不斷提高檔案工作的管理水平。

一、充分認識基層單位檔案的價值和作用是做好檔案工作的前提

學校檔案是直接記錄和反映學校發(fā)展過程并歸檔保存的各類文件等材料。學校檔案工作的意義在于：

1.檔案是學校工作的歷史記錄，是全體教職員工智慧和腦力勞動的結(jié)晶。學校的任何一項工作或活動都會形成一系列的文字、數(shù)據(jù)材料等紙質(zhì)載體或非紙質(zhì)載體。凡按照歸檔制度保存下來的這些材料即所謂檔案。

2.檔案是學校工作的歷史記錄，具有憑證作用。隨著時間的流逝、人員的更替，如果沒有檔案，前人的工作就沒有了憑證和記錄，事業(yè)的發(fā)展就缺少了繼承，也不利于后人工作的創(chuàng)新。學?；鶎訂挝晦k公室的工作也是在繼承前人工作成果的基礎(chǔ)上不斷發(fā)展的，需要借鑒他人的成果。一項完整的辦公室檔案蘊涵著豐富的信息，記載了人們當時的工作思路、方法和經(jīng)驗，對后人有著重要的工作啟發(fā)和參考作用。時間越久，憑證作用越大。

二、高校基層檔案的特點

高校日常的行政工作具有輔助性、服務(wù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性、隨機性等特點。從高?；鶎訂挝恍姓k公室的工作情況來看，大部分工作人員的工作均相應(yīng)地具有任務(wù)重、頭緒多的特點。其中，兼職檔案工作在辦公室工作中也占有相當?shù)谋壤?。隨著工作內(nèi)容的增加或管理機制的變化，目前基本形成了一人多種角色的管理形態(tài)。以基層學院的檔案管理為例，可分為按專業(yè)分類、按信息分類、按科研成果分類、按教學分類、按學生資料分類、按行政工作分類等。由此，可建立一套檔案管理系統(tǒng)，并為學院教學、科研與學科建設(shè)等方面提供有參考價值的原始信息，為基層單位相關(guān)工作提供幫助，這對促進基層單位的科學發(fā)展和可持續(xù)建設(shè)與發(fā)展都起著不可估量的重要推動作用。

三、掌握檔案知識，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好學校檔案工作的基礎(chǔ)

檔案工作業(yè)務(wù)性強，同時也是一項帶有“鋪路架橋”性質(zhì)的服務(wù)工作。目前，多數(shù)高校的檔案館在校內(nèi)基層單位都設(shè)有專職檔案員（或兼職檔案員），專門協(xié)助檔案館做好本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。這無疑是做好高校檔案工作的重要舉措。兼職檔案員必須認真學習檔案基本知識，掌握有關(guān)檔案工作的規(guī)范，熟悉行政檔案工作的流程。另外，檔案員還要具有默默無聞、無私奉獻的精神和積極主動、嚴謹踏實的工作作風。只有這樣，才能成為一名稱職的、高素質(zhì)的基層檔案管理工作者。

四、注重檔案管理，抓好基礎(chǔ)性工作

1.明確工作內(nèi)容。檔案工作是一項積累性工作，首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導全體師生支持學校，積極提供有保存價值的教育教學資料，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友資料等，使檔案內(nèi)容豐富充實。保存價值不明確的要及時請示上級領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門，不能擅自決定。

2.納入辦公室工作體系?；鶎訂挝坏霓k公室要明確檔案工作的地位，形成工作流程與制度，以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。要配齊基本的檔案工作設(shè)備，提高檔案工作的水平和質(zhì)量，提升檔案工作的效率。

3.提高檔案工作者的素質(zhì)。積極配合是做好辦公室檔案工作的關(guān)鍵。辦公室兼職檔案員是基層檔案工作的主體，只有他們充分認識到檔案的重要性，才會積極、主動、有意識地積累檔案，并做好檔案工作。所以，學校要采取各種辦法和措施，組織兼職檔案員認真開展業(yè)務(wù)學習，提高對檔案工作的認識，自覺地做好檔案的積累工作。

檔案工作是一項永恒的事業(yè)。隨著高校各項工作的深入，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延也在不斷拓展，這必將對高校檔案工作提出新的要求?；鶎拥膹V大檔案工作者要主動適應(yīng)形勢的發(fā)展，努力學習檔案知識，不斷提高檔案意識，堅持服務(wù)第一，并由管理型向信息服務(wù)型轉(zhuǎn)變，努力挖掘檔案價值，積極利用檔案的價值，為學校檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展和我國的高等教育事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

李光偉，黃西川.高?，F(xiàn)代科技管理概略[M].南京：東南大學出版社，1996.