嚴(yán)永官

摘 要：公共檔案館的“五位一體”是一個(gè)完整、有機(jī)的整體，對(duì)其建設(shè)并非一蹴而就。所以，在其建設(shè)過(guò)程中一方面要突出重點(diǎn)，區(qū)分輕重緩急；一方面又要集中精力，抓住主要矛盾各個(gè)擊破。在“五位一體”的公共檔案館建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)處理好“傳統(tǒng)”與“創(chuàng)新”、“積淀”與“即時(shí)”、“本職”與“拓展”、“分工”與“合作”等四個(gè)關(guān)系。

關(guān)鍵詞：五位一體；檔案館建設(shè)；關(guān)系

筆者曾在《檔案管理》2013年第6期上發(fā)表過(guò)《“五位一體”的公共檔案館建設(shè)初探》一文，論述了對(duì)“五位一體”的公共檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)。隨著思考的深入細(xì)化，又認(rèn)識(shí)到公共檔案館的“五位一體”是一個(gè)完整、有機(jī)的整體，對(duì)其建設(shè)并非一蹴而就。所以，在其建設(shè)過(guò)程中要突出重點(diǎn)，區(qū)分輕重緩急，又要集中精力，抓住主要矛盾各個(gè)擊破，并需要處理好幾個(gè)關(guān)系，于是就此內(nèi)容撰寫本文作為姊妹篇。

1 “傳統(tǒng)”與“創(chuàng)新”的關(guān)系

1.1 “五位一體”中屬于傳統(tǒng)的內(nèi)容?！皞鹘y(tǒng)”是傳承和統(tǒng)一前人社會(huì)經(jīng)驗(yàn)的共識(shí)，是社會(huì)發(fā)展的基石?！拔逦灰惑w”中的“檔案安全保管基地”和“檔案利用中心”屬于檔案館建設(shè)的傳統(tǒng)內(nèi)容。早在國(guó)家檔案局于1983年制發(fā)的《檔案館工作通則》（國(guó)檔發(fā)[1983]14號(hào)）第二條中就對(duì)檔案館的性質(zhì)作了規(guī)定：“檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心?！边@就明確了檔案館的兩大建設(shè)任務(wù)就是保管和利用。那么，如何加強(qiáng)這些傳統(tǒng)工作的建設(shè)，使其能夠適應(yīng)“五位一體”公共檔案館建設(shè)的需要？筆者以為，應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)和實(shí)踐：

1.1.1 對(duì)這些傳統(tǒng)工作的本質(zhì)特性要有清醒的認(rèn)識(shí)。即一是館藏檔案來(lái)源的特殊性。館藏檔案是來(lái)自檔案館對(duì)各分管范圍內(nèi)的檔案形成單位的收集，而并非檔案館自行形成產(chǎn)生。于是要想建設(shè)內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、供需對(duì)接的館藏，就必須依據(jù)有關(guān)法律做好前端控制，錯(cuò)過(guò)了這個(gè)先期機(jī)遇，將會(huì)對(duì)館藏建設(shè)造成無(wú)可挽回的損失。而目前由于《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》在法定檔案范圍上的局限性，使得我們對(duì)尚處在進(jìn)館之前的檔案缺乏控制的法律保障。所以，當(dāng)務(wù)之急是需要通過(guò)對(duì)《檔案法實(shí)施辦法》第二條的認(rèn)真貫徹落實(shí)，從而達(dá)到對(duì)那些尚未進(jìn)館但日后又確實(shí)需要進(jìn)館的檔案實(shí)施依法監(jiān)管。

二是檔案利用的特殊性。即檔案利用中很少有“回頭客”現(xiàn)象，這一點(diǎn)在區(qū)縣級(jí)綜合檔案館中表現(xiàn)尤為突出。利用者往往是在涉及個(gè)人利益需要利用檔案出具證明時(shí)，才會(huì)查檔，而且往往無(wú)需再次重復(fù)利用。面對(duì)這種檔案利用的特殊性，我們就不能對(duì)檔案的利用率產(chǎn)生不科學(xué)、不切合實(shí)際的想法。其實(shí)，按照我國(guó)有關(guān)法規(guī)性文件的規(guī)定，目前已經(jīng)被接收進(jìn)檔案館保存的基本都是10年、20年前形成的檔案，又根據(jù)對(duì)檔案利用規(guī)律的研究，得知在一般情況下，近年形成的檔案利用頻率相對(duì)較高，所以，檔案室的檔案利用也是整個(gè)檔案利用中很重要的一個(gè)組成部分。

1.1.2 對(duì)這些傳統(tǒng)工作在新形勢(shì)下賦予其新的內(nèi)涵。導(dǎo)致傳統(tǒng)內(nèi)容需要充實(shí)新內(nèi)涵的根本原因是檔案事業(yè)自身發(fā)展的規(guī)律，即社會(huì)對(duì)檔案工作客觀需求的變化。隨著近年來(lái)民主和法制程度的提高，黨和政府“親民”路線的推行，檔案界已經(jīng)出現(xiàn)了很多變化。為此，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳于2013年印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，對(duì)“建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系”、“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系”、“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”等方面共提出了十四條措施。這些措施都是檔案館傳統(tǒng)工作在新形勢(shì)下應(yīng)當(dāng)賦予的新內(nèi)涵，我們對(duì)其建設(shè)的關(guān)鍵是需要在原有的基礎(chǔ)上大力加以完善。

1.2 “五位一體”中屬于創(chuàng)新的內(nèi)容。“五位一體”中的“愛(ài)國(guó)主義教育基地”建設(shè)就屬于創(chuàng)新內(nèi)容。這始于1994年8月23日中共中央發(fā)布的《愛(ài)國(guó)主義教育實(shí)施綱要》（以下簡(jiǎn)稱“《綱要》”），該《綱要》在第3條中指出：“愛(ài)國(guó)主義教育必須堅(jiān)持重在建設(shè)的方針……搞好愛(ài)國(guó)主義教育的理論建設(shè)、教材建設(shè)、制度建設(shè)和基地建設(shè)?！盵1]于是各地紛紛對(duì)本地深入持久地開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育工作的指導(dǎo)思想、青少年教育、基地建設(shè)等作了具體部署。檔案部門不甘落后，“十五”期間，國(guó)家檔案局就提出要把檔案館建成愛(ài)國(guó)主義教育基地，又在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”、“十二五”規(guī)劃中強(qiáng)調(diào)要全面加強(qiáng)檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)，并在《國(guó)家檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地工作規(guī)范》（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T34-2005）第3條“術(shù)語(yǔ)和定義”中將其定義為：國(guó)家檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地是“指經(jīng)各級(jí)黨委、政府或者相關(guān)部門批準(zhǔn)命名、公開(kāi)掛牌，由國(guó)家檔案館管理，以館藏檔案為主要資源，向社會(huì)開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義、革命傳統(tǒng)教育和國(guó)情、省情、市情、區(qū)情、縣情教育及科技文化知識(shí)教育的活動(dòng)場(chǎng)所”。自此，各級(jí)綜合檔案館的愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)開(kāi)展得紅紅火火。

1.3 “傳統(tǒng)”與“創(chuàng)新”的關(guān)系。本文之所以將檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)列入創(chuàng)新的范疇，主要是因?yàn)樗某晒Αn案館的名稱盡管并沒(méi)有出現(xiàn)在《綱要》之中，但從《綱要》第二部分所列的八大教育內(nèi)容來(lái)看，綜合檔案館與《規(guī)定》第20條列出的“各類博物館、紀(jì)念館、烈士紀(jì)念建筑物、革命戰(zhàn)爭(zhēng)中重要戰(zhàn)役、戰(zhàn)斗紀(jì)念設(shè)施、文物保護(hù)單位、歷史遺跡、風(fēng)景勝地和展示我國(guó)兩個(gè)文明建設(shè)成果的重大建設(shè)工程、城鄉(xiāng)先進(jìn)單位”相比，確實(shí)更加具有其綜合性的優(yōu)勢(shì)。綜合檔案館有著豐富的檔案資源、良好的展覽場(chǎng)所、安全的保管條件。尤其是綜合檔案館舉辦的主題展覽，把歷史、現(xiàn)在和將來(lái)綜合展出，通過(guò)鳥(niǎo)瞰的手法，依據(jù)人類記憶中最為可信的檔案史料，將本行政區(qū)域的歷史濃縮于一個(gè)展覽，向全體人民全面、完整、簡(jiǎn)要地展示本行政區(qū)域的歷史。為參觀者走進(jìn)一館而感動(dòng)歷史、感受名人、感悟文化提供最為快速、直接、便捷的方式。一個(gè)展覽就是一部圖化的地區(qū)歷史，這是任何基地都無(wú)法比擬的?？梢哉f(shuō)各級(jí)綜合檔案館的愛(ài)國(guó)主義教育基地建設(shè)在目前“五位一體”中，除兩項(xiàng)具有悠久歷史的傳統(tǒng)建設(shè)以外，是實(shí)踐最豐富、取得效果最好的一項(xiàng)。

當(dāng)然，我們?cè)谧⒅貏?chuàng)新同時(shí)還必須處理好傳統(tǒng)的內(nèi)容。因?yàn)椤皠?chuàng)新”是在“傳統(tǒng)”基礎(chǔ)上的“創(chuàng)新”，我們?cè)凇皠?chuàng)新”時(shí)絕對(duì)不能忽視了對(duì)“傳統(tǒng)”的弘揚(yáng)。

2 “積淀”與“即時(shí)”的關(guān)系

檔案館的基本職責(zé)可以分為兩大部分：一是保存歷史，即為黨管檔，為國(guó)守史，其根本任務(wù)是為黨和國(guó)家保存能夠全面反映歷史的寶貴財(cái)富；二是服務(wù)現(xiàn)實(shí)，即“服務(wù)大局、服務(wù)民生、服務(wù)基層、服務(wù)群眾”的四大服務(wù)，其根本任務(wù)就是充分發(fā)揮檔案的資政、育人和維護(hù)權(quán)益的作用。

2.1 “五位一體”中屬于“積淀”的內(nèi)容?！胺e淀”是指經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累而沉淀下來(lái)的，如數(shù)千年來(lái)中華民族的歷史積淀了燦爛的中國(guó)文化。檔案館屬于積淀性的工作即建設(shè)檔案保管基地，這是檔案館的立館之本，檔案館從建立那天起，天職就是為黨和國(guó)家保存檔案史料，無(wú)論是1956年4月16日國(guó)務(wù)院公布的《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》還是《檔案館工作通則》，抑或是《檔案法》第八條，都賦予了檔案館為黨和國(guó)家收集、整理、保管重要?dú)v史史料的職責(zé)。

歷史證明，各個(gè)地區(qū)不同時(shí)期的疆域變遷、行政沿革、經(jīng)濟(jì)狀況、人文傳統(tǒng)、民風(fēng)習(xí)俗等能夠相對(duì)完整地還原這個(gè)地區(qū)歷史面貌的任務(wù)主要依靠檔案來(lái)承擔(dān)，而檔案主要又是依靠各個(gè)地區(qū)綜合檔案館來(lái)永久保存。

2.2 “五位一體”中屬于“即時(shí)”的內(nèi)容?！凹磿r(shí)”在現(xiàn)代語(yǔ)言中有“立刻”、“馬上”的意思。目前，業(yè)內(nèi)人士對(duì)“即時(shí)”性的工作普遍表現(xiàn)出高度的熱情，主要體現(xiàn)在提供檔案為民服務(wù)上。如在檔案工作的服務(wù)方向上，2008年7月，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在第16屆國(guó)際檔案大會(huì)第146次平行會(huì)議上就以“服務(wù)民生：中國(guó)檔案服務(wù)方向的新選擇”為題作了演講；在服務(wù)意識(shí)上，各地對(duì)檔案工作如何服務(wù)社會(huì)各界提出了“服務(wù)大局、服務(wù)民生、服務(wù)基層、服務(wù)群眾”的四大服務(wù)；在具體的服務(wù)方式上，如上海市的“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”服務(wù)方式，山東濟(jì)南的“就地查詢，跨館出證，首查負(fù)責(zé)，全市通辦”等。可以說(shuō)，在“即時(shí)”性的服務(wù)上我們是動(dòng)足了腦筋，出盡了點(diǎn)子，當(dāng)然這是非常正確的。

2.3 “積淀”與“即時(shí)”的關(guān)系。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，我們對(duì)于“即時(shí)”性服務(wù)的關(guān)注和重視無(wú)論到什么程度都不為過(guò)，因?yàn)橹挥写罅ψ龊谩凹磿r(shí)”性的服務(wù)工作，使得檔案在為民服務(wù)中展現(xiàn)更大的威力，檔案工作乃至整個(gè)檔案事業(yè)才會(huì)有良好的發(fā)展環(huán)境，從而得以持續(xù)、健康發(fā)展。但相比而言，我們?cè)趯?duì)“積淀”性工作的關(guān)注和重視程度上則有所欠缺。如法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的深入下去監(jiān)督、指導(dǎo)歸檔文件材料的整理，按時(shí)、按質(zhì)、按量地做好歸檔工作；又如檔案編研人員的定下神來(lái)，開(kāi)發(fā)檔案編研成果，為編史修志和史學(xué)研究打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。如果我們因要做足“即時(shí)”性服務(wù)工作的關(guān)系而疏忽了哪怕只是半點(diǎn)疏忽了“積淀”性的工作，那我們將來(lái)就會(huì)要負(fù)歷史責(zé)任的。就像1987年原中共中央總書(shū)記江澤民在任上海市市長(zhǎng)時(shí)在市政府常務(wù)會(huì)議上講的：“檔案工作是一切工作的重要基礎(chǔ)，有很多問(wèn)題沒(méi)有檔案就說(shuō)不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問(wèn)題，我們將要負(fù)歷史責(zé)任。”[2]

3. “本職”與“拓展”的關(guān)系

3.1 “五位一體”中屬于“本職”的內(nèi)容?！拔逦灰惑w”中“檔案安全保管基地”和“檔案利用中心”是本職內(nèi)容。這也是檔案館與其他有關(guān)部門具有的本質(zhì)區(qū)別，這些內(nèi)容做不好檔案館難辭其咎。為此，國(guó)家檔案局已提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系”的三個(gè)體系建設(shè)。覆蓋人民群眾的檔案資源體系是檔案館各項(xiàng)工作之源，檔案安全保管體系是檔案館實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)職能之基，在此基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)服務(wù)、社會(huì)教育、社會(huì)科研等各種功能。

3.2 “五位一體”中屬于“拓展”的內(nèi)容?！拔逦灰惑w”中的“政府信息查閱中心”是檔案館工作中基本職能的拓展內(nèi)容。進(jìn)入新世紀(jì)后，在檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新理念的引導(dǎo)下，一些檔案館嘗試性地建立起“現(xiàn)行文件閱覽室”，將一些可公開(kāi)的現(xiàn)行文件提供給人民群眾利用。此項(xiàng)工作開(kāi)始時(shí)發(fā)展很快，“據(jù)統(tǒng)計(jì)，自深圳市于2000年在全國(guó)首家開(kāi)展此項(xiàng)工作后，2001年達(dá)到了9家……到2004年7月猛增到1034家，近5個(gè)月又有775個(gè)檔案館開(kāi)展了此項(xiàng)工作，使全國(guó)開(kāi)展現(xiàn)行文件利用工作的檔案館達(dá)到了1809家，占全國(guó)3121個(gè)綜合檔案館的58%”。[3]但在其前進(jìn)過(guò)程中，卻由于在思想認(rèn)識(shí)上的不統(tǒng)一和實(shí)際操作中的不順利使得其發(fā)展緩慢。在思想認(rèn)識(shí)上：如“把現(xiàn)行文件閱覽中心設(shè)在檔案館，從表面看‘名正言順 ，對(duì)閱檔者和文件也便于管理。但是從理論上講，檔案館是文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案法沒(méi)有賦予檔案部門管理政府現(xiàn)行文件的職能，檔案館沒(méi)有權(quán)力對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行收集，機(jī)關(guān)和檔案室也無(wú)義務(wù)向檔案館提供現(xiàn)行文件”。[4]張翠華則在《市、縣級(jí)綜合檔案館開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽的困惑》一文中，依據(jù)《檔案法》第八條規(guī)定、《檔案法實(shí)施辦法》中對(duì)檔案館的主要三項(xiàng)職責(zé)規(guī)定，以及吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》中的四大社會(huì)職能和李培清先生編著的《檔案館學(xué)》中的一個(gè)“基地”、三個(gè)“中心”，得出結(jié)論：“從嚴(yán)格意義上說(shuō)它不屬于檔案館的管理范疇，檔案館開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽的確是一種創(chuàng)新行為，但事實(shí)上投入過(guò)多的精力、經(jīng)費(fèi)與時(shí)間開(kāi)展現(xiàn)行文件的閱覽已經(jīng)造成了檔案館職能的錯(cuò)位?！辈⒂纱硕鴵?dān)心“一是現(xiàn)行文件收集工作的困惑將會(huì)長(zhǎng)期困擾市、縣級(jí)綜合檔案館。二是對(duì)提高現(xiàn)行文件的利用率信心不足”。[5]

這個(gè)問(wèn)題得以較好解決的契機(jī)緣于《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》（國(guó)務(wù)院總理溫家寶于2007年4月5日公布，自2008年5月1日起施行）的公布，該條例第十六條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書(shū)館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！庇谑?，不少地區(qū)通過(guò)與政府辦公室聯(lián)系并建立聯(lián)席會(huì)議制度，以政府行政工作考核作為支點(diǎn)，才使得政府信息閱覽中心建設(shè)開(kāi)始有所好轉(zhuǎn)，繼而走上了規(guī)范發(fā)展的軌道。

3.3 “本職”與“拓展”的關(guān)系。政府信息閱覽中心建設(shè)的實(shí)踐給了我們一個(gè)經(jīng)驗(yàn)和一個(gè)挑戰(zhàn)。經(jīng)驗(yàn)是凡是基本職能以外的拓展，最終必定需要有關(guān)法律法規(guī)的保障，否則，你沒(méi)有優(yōu)厚的物質(zhì)基礎(chǔ)和與其他部門相比具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，就會(huì)發(fā)展不順、難以維系。

隨著政府信息閱覽中心建設(shè)的開(kāi)展，對(duì)檔案開(kāi)放工作提出了非常強(qiáng)烈的挑戰(zhàn)。檔案開(kāi)放和政府信息公開(kāi)是目前各級(jí)綜合檔案館向社會(huì)提供的兩種信息服務(wù)。盡管兩者的提出和發(fā)展背景有所不同，但產(chǎn)生的社會(huì)反響卻基本相同，即隨著社會(huì)民主化、法制化的進(jìn)程，強(qiáng)化為民服務(wù)，保障人民群眾的知情權(quán)已經(jīng)被提上議事日程。而就是在這最終同歸的兩條殊途上目前卻出現(xiàn)了兩難的境況，即對(duì)于剛制發(fā)的文件，只要是屬于可公開(kāi)的部分，人們就可以到位于檔案館內(nèi)的政府信息閱覽中心查閱；而當(dāng)這些文件按照進(jìn)館流程進(jìn)入檔案館保存后，若再要想查閱時(shí)卻會(huì)因其還沒(méi)有納入開(kāi)放范圍而進(jìn)入未開(kāi)放檔案查閱的流程，需要提供相對(duì)復(fù)雜的手續(xù)，而且往往還不是作為自然人的公民可以直接查閱。

這就迫切地需要我們加快對(duì)《檔案法》第19條關(guān)于“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年”規(guī)定的貫徹執(zhí)行。隨著政府信息閱覽中心建設(shè)的深入和完善，對(duì)于未滿三十年可開(kāi)放部分檔案實(shí)行鑒定開(kāi)放顯得尤為急迫。

4 “分工”與“合作”的關(guān)系

在信息社會(huì)中檔案館也被賦予了新的神圣職責(zé)——管理電子文件。2000年12月9日，王剛同志在全國(guó)檔案工作會(huì)議上講話指出：“要認(rèn)真研究和處理信息化帶來(lái)的電子文件歸檔和電子檔案管理等新情況，積極探索和解決信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的信息安全等新問(wèn)題，確保電子檔案的完整與安全?！盵6]

隨著檔案館對(duì)電子文件中心建設(shè)實(shí)踐的深入，引起了國(guó)家檔案局高度重視，“在2006年年底召開(kāi)的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局把推進(jìn)電子文件管理工作確定為2007年檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)之一，……做好電子文件管理工作已成為新時(shí)期各級(jí)檔案部門適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展要求、加強(qiáng)信息化條件下檔案資源建設(shè)、推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要工作”。[7]2007年4月26日至27日，國(guó)家檔案局又在江蘇、安徽兩省召開(kāi)了全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在會(huì)上指出：“當(dāng)前，一些省市檔案部門正在開(kāi)展的電子文件中心建設(shè)，是新形勢(shì)下電子文件管理工作在體制、機(jī)制上的一個(gè)創(chuàng)新?！碧?hào)召各地“要學(xué)習(xí)借鑒世界各國(guó)和我國(guó)各地電子文件中心建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)事求是、因地制宜地采取適合本地區(qū)電子文件管理的最佳模式。在模式上全國(guó)不搞‘一刀切，但無(wú)論采取什么模式，都必須達(dá)到長(zhǎng)久保存、集中管理和有效利用電子文件這一基本要求”。[8]

目前，關(guān)于檔案館電子文件中心建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入國(guó)家檔案局的規(guī)范性文件，《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國(guó)家檔案局9號(hào)令，2011年11月21日，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)發(fā)布）第八條明確提出：“檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要求，建立電子文件備份中心，開(kāi)展電子文件備份工作?！?/p>

但是，盡管此項(xiàng)建設(shè)已經(jīng)歷10多年的探索，進(jìn)展仍舉步維艱。其根本原因是否出在我們檔案界對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)上沒(méi)有處理好分工與合作關(guān)系？從分工來(lái)看，依據(jù)《電子文件管理暫行辦法》（中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào)，以下簡(jiǎn)稱“《暫行辦法》”）第九條關(guān)于“各級(jí)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管本館接收范圍內(nèi)各單位形成的具有永久保存價(jià)值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要求，建立本機(jī)電子文件備份中心或者異地備份庫(kù)”和第十八條關(guān)于“屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定時(shí)限向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應(yīng)當(dāng)按照其要求進(jìn)行移交”的規(guī)定，檔案館只是屬于此項(xiàng)工作分工中的某一個(gè)環(huán)節(jié)，即對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件的管理，而不是由檔案館來(lái)代行整個(gè)電子文件中心建設(shè)。為此，我們當(dāng)前最為迫切需要做的就是認(rèn)真依據(jù)《暫行辦法》規(guī)定，研究檔案館電子文件中心建設(shè)的內(nèi)涵和外延，搞清楚屬于檔案館分工負(fù)責(zé)部分應(yīng)當(dāng)怎么做？檔案館電子文件中心是指現(xiàn)行電子文件中心、歸檔的電子文件中心，還是兩者兼而有之？按照《暫行辦法》第十八條的規(guī)定看，檔案館建設(shè)的電子文件中心當(dāng)是歸檔的電子文件中心。所以，如果我們想要建設(shè)包括現(xiàn)行電子文件在內(nèi)的電子文件中心的話，則還有一些在一定時(shí)期內(nèi)不能公開(kāi)的政府文件和黨的系統(tǒng)的電子文件需要法律法規(guī)相應(yīng)賦權(quán)，只有這樣才能建立起順利推進(jìn)和長(zhǎng)效管理的機(jī)制。

從合作的角度而言，《暫行辦法》第六條明確指出“縣以上黨委、政府要結(jié)合實(shí)際，明確負(fù)責(zé)電子文件管理部門，承擔(dān)本地區(qū)電子文件管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查”。依據(jù)此條規(guī)定，檔案館的“電子文件中心”建設(shè)，必須是在經(jīng)當(dāng)?shù)攸h委、政府明確的負(fù)責(zé)電子文件管理部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下進(jìn)行，檔案館只有與其搞好合作，才能使得此項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張翠華.市、縣級(jí)綜合檔案館開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽的困惑[J] .蘭臺(tái)世界，2007（11）：31.

[6]王剛.在全國(guó)檔案工作會(huì)議上講話[J].中國(guó)檔案，2001（1）：6.

[7]本刊評(píng)論員.做好電子文件管理工作責(zé)無(wú)旁貸[J].中國(guó)檔案，2007（4）：6.

[8]寧波檔案網(wǎng).國(guó)家檔案局、中央檔案館關(guān)于印發(fā)全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議文件的通知（檔發(fā)〔2007〕5 號(hào)） [EB/OL].[2014-07-25].http：//www.dangan.ningbo.gov.cn/dadt/yndt/200712/t20071202_2295.html.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館 來(lái)稿日期：2014-08-08）