韓忠全

摘 要：隨著出國留學(xué)熱潮的興起，出國人員對(duì)英文成績(jī)檔案的需求不斷增長(zhǎng)。成績(jī)檔案翻譯是高校檔案館服務(wù)的新領(lǐng)域。文章從成績(jī)檔案翻譯的現(xiàn)狀出發(fā)，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發(fā)翻譯管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)成績(jī)檔案翻譯的快、準(zhǔn)、真。簡(jiǎn)言之，英文成績(jī)檔案的制作要規(guī)范，管理要科學(xué)，服務(wù)要人性。

關(guān)鍵詞：成績(jī)檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-4107（2014）11-0075-02

在經(jīng)濟(jì)全球化、教育國際化等背景下，出國留學(xué)人員越來越多，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國出國留學(xué)人數(shù)2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數(shù)逐年增長(zhǎng)。近幾年，黑龍江大學(xué)辦理英文成績(jī)（單）檔案的數(shù)量也越來越大，具有階段性集中申請(qǐng)辦理特點(diǎn)，每年辦理人數(shù)呈現(xiàn)明顯增長(zhǎng)趨勢(shì)（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會(huì)提供學(xué)籍檔案翻譯利用服務(wù)，拓寬檔案工作服務(wù)的輻射面，高校檔案館及工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加大館藏資源開發(fā)利用，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平。

一、成績(jī)檔案翻譯——服務(wù)的新領(lǐng)域

英文成績(jī)檔案是留學(xué)人員必不可少的材料，英文成績(jī)的高低關(guān)系著錄取大學(xué)的好壞，國外大學(xué)依據(jù)學(xué)生成績(jī)來決定資助學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金的等級(jí)，隨著出國留學(xué)學(xué)子的增多，英文成績(jī)檔案的需求迅速增長(zhǎng)。學(xué)生成績(jī)檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第32條規(guī)定，“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”；第30條規(guī)定，“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請(qǐng)者翻譯制作英文成績(jī)檔案成為高校檔案館的重任。如何科學(xué)管理、有效開發(fā)利用學(xué)生成績(jī)檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發(fā)展對(duì)檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案信息資源開發(fā)所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。學(xué)生英文成績(jī)檔案翻譯制作已經(jīng)成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務(wù)性工作。

二、規(guī)范工作程序

“服務(wù)是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發(fā)展的不竭動(dòng)力”[1]。材料真實(shí)是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點(diǎn)。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個(gè)規(guī)范的英文成績(jī)（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網(wǎng)站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對(duì)于畢業(yè)生學(xué)籍檔案材料由保存機(jī)構(gòu)檔案館歸口管理和提供利用。對(duì)于在校生，學(xué)生可以由教務(wù)處、研究生院負(fù)責(zé)科室出具有效中文成績(jī)單，檔案館參照在校生中文成績(jī)單進(jìn)行英文成績(jī)單翻譯制作，實(shí)現(xiàn)成績(jī)（單）檔案出口的特定性和提供利用的統(tǒng)一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實(shí)踐來看，一位檔案工作人員負(fù)責(zé)受理登記、調(diào)卷審核與交付；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)收費(fèi)、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)翻譯制作與校對(duì)英文成績(jī)檔案，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一完備的格式，準(zhǔn)確無誤的科目成績(jī)”[2]，規(guī)范準(zhǔn)確的課程翻譯。實(shí)現(xiàn)職責(zé)清晰，多人參與，相互監(jiān)督，杜絕失真。

（三）人文關(guān)懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責(zé)就是嚴(yán)格管理、真誠服務(wù)，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務(wù)育人”這一“三育人”的神圣使命。個(gè)別畢業(yè)生或家長(zhǎng)，從外地而來辦理英文成績(jī)檔案翻譯利用，路途遙遠(yuǎn)，時(shí)間緊迫，優(yōu)先辦理意愿強(qiáng)烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項(xiàng)。通過嚴(yán)格管理，引導(dǎo)學(xué)生樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)風(fēng)和誠信的意識(shí)，通過熱心服務(wù)，拉近彼此距離，留下母校的關(guān)愛。

三、翻譯管理軟件的運(yùn)用策略

依據(jù)中文成績(jī)單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進(jìn)行課程查找，確定庫內(nèi)所對(duì)應(yīng)英文課程名稱，復(fù)制到目前WPS英文成績(jī)檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對(duì)階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯(cuò)，耗時(shí)費(fèi)力，體現(xiàn)了黑龍江大學(xué)檔案館在學(xué)生學(xué)籍檔案開發(fā)利用方面存在一定的滯后。以學(xué)校教務(wù)處提供的畢業(yè)生電子成績(jī)單（EXCEL）和現(xiàn)有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎(chǔ)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)研發(fā)翻譯管理軟件是形勢(shì)所需。

（一）軟件研發(fā)思路

筆者單位檔案館擬與計(jì)算機(jī)學(xué)院聯(lián)合開發(fā)，檔案館負(fù)責(zé)研發(fā)構(gòu)想，計(jì)算機(jī)學(xué)院科協(xié)指導(dǎo)教師與學(xué)生研發(fā)團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)支持。以成績(jī)（單）檔案是否有電子版形式為研發(fā)參照，依據(jù)（1998級(jí)至2009級(jí)）本科畢業(yè)生電子成績(jī)單和98級(jí)以前往屆本科畢業(yè)生、雙學(xué)位雙專業(yè)本科畢業(yè)生、在校本科生、碩士畢業(yè)生紙質(zhì)成績(jī)單為研發(fā)路徑。前者通過計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮軟件的查找匹配功能，實(shí)現(xiàn)電子成績(jī)單和課程庫的有效對(duì)接，自動(dòng)生成英文成績(jī)單。后者紙質(zhì)版形式成績(jī)單實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換英文成績(jī)單過程，近期解決路徑是短期內(nèi)，參照前者電子版中文成績(jī)單轉(zhuǎn)換模式，先將中文成績(jī)單課程名稱、分?jǐn)?shù)、學(xué)分等錄入到EXCEL當(dāng)中，通過軟件端口，將EXCEL中成績(jī)信息導(dǎo)入軟件，與前者操作相同，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現(xiàn)本科生、碩士生等類別，涵蓋學(xué)校名稱、學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)、部門印章等基本信息，實(shí)現(xiàn)課程名稱、成績(jī)、學(xué)分的導(dǎo)入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)等檢索和排序功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)查詢結(jié)果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實(shí)現(xiàn)與中文成績(jī)單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權(quán)限設(shè)置、參數(shù)設(shè)置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應(yīng)用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據(jù)需要進(jìn)行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動(dòng)，翻譯人員節(jié)省了大量的英文課程名稱查找時(shí)間、翻譯時(shí)間與排版時(shí)間，提高了翻譯工作的效率。軟件應(yīng)用彰顯了規(guī)范性好、準(zhǔn)確度高、可行性強(qiáng)優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率與服務(wù)水平。軟件可以實(shí)現(xiàn)英文成績(jī)檔案的查詢、保存、另存功能，學(xué)生辦理過英文成績(jī)檔案翻譯后，一定時(shí)期內(nèi)需要增加翻譯份數(shù)，可以按姓名等基本信息查詢?cè)俅未蛴?，?shí)現(xiàn)方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應(yīng)用后要解決的問題

一是隨著社會(huì)發(fā)展和市場(chǎng)需求的變化，教學(xué)改革不斷深入，課程頻繁調(diào)整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補(bǔ)充完善課程數(shù)據(jù)庫非一日之功，給成績(jī)翻譯工作增添了難度，對(duì)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)提出了挑戰(zhàn)，翻譯工作人員通過請(qǐng)教相關(guān)教師、網(wǎng)絡(luò)查找比對(duì)等方式及時(shí)維護(hù)課程庫。二是短期內(nèi)在校本科生等類別學(xué)生紙質(zhì)成績(jī)單翻譯制作首先需要人工錄入分?jǐn)?shù)等信息到EXCEL中，然后導(dǎo)入軟件端口，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實(shí)現(xiàn)，工作量巨大，建議由申請(qǐng)者在校學(xué)生本人到校園網(wǎng)成績(jī)查詢平臺(tái)查找復(fù)制到EXCEL中或勤工助學(xué)崗位學(xué)生協(xié)助處理完成。三是待時(shí)間和條件允許、技術(shù)成熟情況下，檔案館與教務(wù)處、研究生院共享成績(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)讀取學(xué)生相關(guān)信息，通過共享，可以直接導(dǎo)出、下載在校生電子版成績(jī)單，然后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)單。

總之，翻譯制作是學(xué)籍檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵，本文是筆者在工作實(shí)踐中對(duì)英文成績(jī)（單）檔案翻譯制作工作的體會(huì)與思考，以期探索英文成績(jī)檔案翻譯的科學(xué)有效方法，促進(jìn)學(xué)生檔案利用工作，發(fā)揮學(xué)校成績(jī)信息資源價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]范秀琴.談如何提高檔案利用服務(wù)——以翻譯、制作學(xué)

籍檔案中英文成績(jī)表為例[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，

2010，（1）.

[2]李清，嚴(yán)建南.高校出國學(xué)生成績(jī)檔案利用的思考[J].

檔案與建設(shè)，2003，（9）.endprint

摘 要：隨著出國留學(xué)熱潮的興起，出國人員對(duì)英文成績(jī)檔案的需求不斷增長(zhǎng)。成績(jī)檔案翻譯是高校檔案館服務(wù)的新領(lǐng)域。文章從成績(jī)檔案翻譯的現(xiàn)狀出發(fā)，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發(fā)翻譯管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)成績(jī)檔案翻譯的快、準(zhǔn)、真。簡(jiǎn)言之，英文成績(jī)檔案的制作要規(guī)范，管理要科學(xué)，服務(wù)要人性。

關(guān)鍵詞：成績(jī)檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-4107（2014）11-0075-02

在經(jīng)濟(jì)全球化、教育國際化等背景下，出國留學(xué)人員越來越多，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國出國留學(xué)人數(shù)2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數(shù)逐年增長(zhǎng)。近幾年，黑龍江大學(xué)辦理英文成績(jī)（單）檔案的數(shù)量也越來越大，具有階段性集中申請(qǐng)辦理特點(diǎn)，每年辦理人數(shù)呈現(xiàn)明顯增長(zhǎng)趨勢(shì)（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會(huì)提供學(xué)籍檔案翻譯利用服務(wù)，拓寬檔案工作服務(wù)的輻射面，高校檔案館及工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加大館藏資源開發(fā)利用，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平。

一、成績(jī)檔案翻譯——服務(wù)的新領(lǐng)域

英文成績(jī)檔案是留學(xué)人員必不可少的材料，英文成績(jī)的高低關(guān)系著錄取大學(xué)的好壞，國外大學(xué)依據(jù)學(xué)生成績(jī)來決定資助學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金的等級(jí)，隨著出國留學(xué)學(xué)子的增多，英文成績(jī)檔案的需求迅速增長(zhǎng)。學(xué)生成績(jī)檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第32條規(guī)定，“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”；第30條規(guī)定，“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請(qǐng)者翻譯制作英文成績(jī)檔案成為高校檔案館的重任。如何科學(xué)管理、有效開發(fā)利用學(xué)生成績(jī)檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發(fā)展對(duì)檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案信息資源開發(fā)所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。學(xué)生英文成績(jī)檔案翻譯制作已經(jīng)成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務(wù)性工作。

二、規(guī)范工作程序

“服務(wù)是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發(fā)展的不竭動(dòng)力”[1]。材料真實(shí)是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點(diǎn)。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個(gè)規(guī)范的英文成績(jī)（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網(wǎng)站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對(duì)于畢業(yè)生學(xué)籍檔案材料由保存機(jī)構(gòu)檔案館歸口管理和提供利用。對(duì)于在校生，學(xué)生可以由教務(wù)處、研究生院負(fù)責(zé)科室出具有效中文成績(jī)單，檔案館參照在校生中文成績(jī)單進(jìn)行英文成績(jī)單翻譯制作，實(shí)現(xiàn)成績(jī)（單）檔案出口的特定性和提供利用的統(tǒng)一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實(shí)踐來看，一位檔案工作人員負(fù)責(zé)受理登記、調(diào)卷審核與交付；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)收費(fèi)、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)翻譯制作與校對(duì)英文成績(jī)檔案，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一完備的格式，準(zhǔn)確無誤的科目成績(jī)”[2]，規(guī)范準(zhǔn)確的課程翻譯。實(shí)現(xiàn)職責(zé)清晰，多人參與，相互監(jiān)督，杜絕失真。

（三）人文關(guān)懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責(zé)就是嚴(yán)格管理、真誠服務(wù)，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務(wù)育人”這一“三育人”的神圣使命。個(gè)別畢業(yè)生或家長(zhǎng)，從外地而來辦理英文成績(jī)檔案翻譯利用，路途遙遠(yuǎn)，時(shí)間緊迫，優(yōu)先辦理意愿強(qiáng)烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項(xiàng)。通過嚴(yán)格管理，引導(dǎo)學(xué)生樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)風(fēng)和誠信的意識(shí)，通過熱心服務(wù)，拉近彼此距離，留下母校的關(guān)愛。

三、翻譯管理軟件的運(yùn)用策略

依據(jù)中文成績(jī)單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進(jìn)行課程查找，確定庫內(nèi)所對(duì)應(yīng)英文課程名稱，復(fù)制到目前WPS英文成績(jī)檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對(duì)階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯(cuò)，耗時(shí)費(fèi)力，體現(xiàn)了黑龍江大學(xué)檔案館在學(xué)生學(xué)籍檔案開發(fā)利用方面存在一定的滯后。以學(xué)校教務(wù)處提供的畢業(yè)生電子成績(jī)單（EXCEL）和現(xiàn)有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎(chǔ)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)研發(fā)翻譯管理軟件是形勢(shì)所需。

（一）軟件研發(fā)思路

筆者單位檔案館擬與計(jì)算機(jī)學(xué)院聯(lián)合開發(fā)，檔案館負(fù)責(zé)研發(fā)構(gòu)想，計(jì)算機(jī)學(xué)院科協(xié)指導(dǎo)教師與學(xué)生研發(fā)團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)支持。以成績(jī)（單）檔案是否有電子版形式為研發(fā)參照，依據(jù)（1998級(jí)至2009級(jí)）本科畢業(yè)生電子成績(jī)單和98級(jí)以前往屆本科畢業(yè)生、雙學(xué)位雙專業(yè)本科畢業(yè)生、在校本科生、碩士畢業(yè)生紙質(zhì)成績(jī)單為研發(fā)路徑。前者通過計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮軟件的查找匹配功能，實(shí)現(xiàn)電子成績(jī)單和課程庫的有效對(duì)接，自動(dòng)生成英文成績(jī)單。后者紙質(zhì)版形式成績(jī)單實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換英文成績(jī)單過程，近期解決路徑是短期內(nèi)，參照前者電子版中文成績(jī)單轉(zhuǎn)換模式，先將中文成績(jī)單課程名稱、分?jǐn)?shù)、學(xué)分等錄入到EXCEL當(dāng)中，通過軟件端口，將EXCEL中成績(jī)信息導(dǎo)入軟件，與前者操作相同，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現(xiàn)本科生、碩士生等類別，涵蓋學(xué)校名稱、學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)、部門印章等基本信息，實(shí)現(xiàn)課程名稱、成績(jī)、學(xué)分的導(dǎo)入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)等檢索和排序功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)查詢結(jié)果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實(shí)現(xiàn)與中文成績(jī)單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權(quán)限設(shè)置、參數(shù)設(shè)置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應(yīng)用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據(jù)需要進(jìn)行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動(dòng)，翻譯人員節(jié)省了大量的英文課程名稱查找時(shí)間、翻譯時(shí)間與排版時(shí)間，提高了翻譯工作的效率。軟件應(yīng)用彰顯了規(guī)范性好、準(zhǔn)確度高、可行性強(qiáng)優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率與服務(wù)水平。軟件可以實(shí)現(xiàn)英文成績(jī)檔案的查詢、保存、另存功能，學(xué)生辦理過英文成績(jī)檔案翻譯后，一定時(shí)期內(nèi)需要增加翻譯份數(shù)，可以按姓名等基本信息查詢?cè)俅未蛴?，?shí)現(xiàn)方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應(yīng)用后要解決的問題

一是隨著社會(huì)發(fā)展和市場(chǎng)需求的變化，教學(xué)改革不斷深入，課程頻繁調(diào)整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補(bǔ)充完善課程數(shù)據(jù)庫非一日之功，給成績(jī)翻譯工作增添了難度，對(duì)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)提出了挑戰(zhàn)，翻譯工作人員通過請(qǐng)教相關(guān)教師、網(wǎng)絡(luò)查找比對(duì)等方式及時(shí)維護(hù)課程庫。二是短期內(nèi)在校本科生等類別學(xué)生紙質(zhì)成績(jī)單翻譯制作首先需要人工錄入分?jǐn)?shù)等信息到EXCEL中，然后導(dǎo)入軟件端口，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實(shí)現(xiàn)，工作量巨大，建議由申請(qǐng)者在校學(xué)生本人到校園網(wǎng)成績(jī)查詢平臺(tái)查找復(fù)制到EXCEL中或勤工助學(xué)崗位學(xué)生協(xié)助處理完成。三是待時(shí)間和條件允許、技術(shù)成熟情況下，檔案館與教務(wù)處、研究生院共享成績(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)讀取學(xué)生相關(guān)信息，通過共享，可以直接導(dǎo)出、下載在校生電子版成績(jī)單，然后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)單。

總之，翻譯制作是學(xué)籍檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵，本文是筆者在工作實(shí)踐中對(duì)英文成績(jī)（單）檔案翻譯制作工作的體會(huì)與思考，以期探索英文成績(jī)檔案翻譯的科學(xué)有效方法，促進(jìn)學(xué)生檔案利用工作，發(fā)揮學(xué)校成績(jī)信息資源價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]范秀琴.談如何提高檔案利用服務(wù)——以翻譯、制作學(xué)

籍檔案中英文成績(jī)表為例[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，

2010，（1）.

[2]李清，嚴(yán)建南.高校出國學(xué)生成績(jī)檔案利用的思考[J].

檔案與建設(shè)，2003，（9）.endprint

摘 要：隨著出國留學(xué)熱潮的興起，出國人員對(duì)英文成績(jī)檔案的需求不斷增長(zhǎng)。成績(jī)檔案翻譯是高校檔案館服務(wù)的新領(lǐng)域。文章從成績(jī)檔案翻譯的現(xiàn)狀出發(fā)，闡明了檔案工作“貴在于活、重在于用”，研發(fā)翻譯管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)成績(jī)檔案翻譯的快、準(zhǔn)、真。簡(jiǎn)言之，英文成績(jī)檔案的制作要規(guī)范，管理要科學(xué)，服務(wù)要人性。

關(guān)鍵詞：成績(jī)檔案翻譯；翻譯軟件

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-4107（2014）11-0075-02

在經(jīng)濟(jì)全球化、教育國際化等背景下，出國留學(xué)人員越來越多，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國出國留學(xué)人數(shù)2011年34萬人，2012年40萬人，2013年41萬人，出國人數(shù)逐年增長(zhǎng)。近幾年，黑龍江大學(xué)辦理英文成績(jī)（單）檔案的數(shù)量也越來越大，具有階段性集中申請(qǐng)辦理特點(diǎn)，每年辦理人數(shù)呈現(xiàn)明顯增長(zhǎng)趨勢(shì)（如下圖所示）。

為了更好、更快、更多地為師生、社會(huì)提供學(xué)籍檔案翻譯利用服務(wù)，拓寬檔案工作服務(wù)的輻射面，高校檔案館及工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加大館藏資源開發(fā)利用，擴(kuò)展服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平。

一、成績(jī)檔案翻譯——服務(wù)的新領(lǐng)域

英文成績(jī)檔案是留學(xué)人員必不可少的材料，英文成績(jī)的高低關(guān)系著錄取大學(xué)的好壞，國外大學(xué)依據(jù)學(xué)生成績(jī)來決定資助學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金的等級(jí)，隨著出國留學(xué)學(xué)子的增多，英文成績(jī)檔案的需求迅速增長(zhǎng)。學(xué)生成績(jī)檔案是高校檔案館極為重要且具特色的檔案之一。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第32條規(guī)定，“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”；第30條規(guī)定，“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力”。由此，為出國申請(qǐng)者翻譯制作英文成績(jī)檔案成為高校檔案館的重任。如何科學(xué)管理、有效開發(fā)利用學(xué)生成績(jī)檔案資源是擺在高校檔案館及工作人員面前的重要課題，也是高等教育諸多變化發(fā)展對(duì)檔案館業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案信息資源開發(fā)所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。學(xué)生英文成績(jī)檔案翻譯制作已經(jīng)成為高校檔案館不可忽視但需更加重視的服務(wù)性工作。

二、規(guī)范工作程序

“服務(wù)是檔案工作的永恒主題，提供利用是檔案工作發(fā)展的不竭動(dòng)力”[1]。材料真實(shí)是檔案工作的靈魂，為此，要做到以下幾點(diǎn)。

（一）歸口管理，各司其職

檔案館制定一個(gè)規(guī)范的英文成績(jī)（單）檔案辦理流程圖或辦理須知，公布在檔案館宣傳欄或網(wǎng)站上，以便需求者查詢了解，方便廣大師生。對(duì)于畢業(yè)生學(xué)籍檔案材料由保存機(jī)構(gòu)檔案館歸口管理和提供利用。對(duì)于在校生，學(xué)生可以由教務(wù)處、研究生院負(fù)責(zé)科室出具有效中文成績(jī)單，檔案館參照在校生中文成績(jī)單進(jìn)行英文成績(jī)單翻譯制作，實(shí)現(xiàn)成績(jī)（單）檔案出口的特定性和提供利用的統(tǒng)一性。

（二）多人參與，專人專崗

從工作實(shí)踐來看，一位檔案工作人員負(fù)責(zé)受理登記、調(diào)卷審核與交付；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)收費(fèi)、齊封、蓋章；一位檔案工作人員負(fù)責(zé)翻譯制作與校對(duì)英文成績(jī)檔案，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一完備的格式，準(zhǔn)確無誤的科目成績(jī)”[2]，規(guī)范準(zhǔn)確的課程翻譯。實(shí)現(xiàn)職責(zé)清晰，多人參與，相互監(jiān)督，杜絕失真。

（三）人文關(guān)懷，重在育人

若一線教師的天職是教書，那么高校檔案翻譯工作人員的職責(zé)就是嚴(yán)格管理、真誠服務(wù)，與教師共同踐行“教書育人、管理育人、服務(wù)育人”這一“三育人”的神圣使命。個(gè)別畢業(yè)生或家長(zhǎng)，從外地而來辦理英文成績(jī)檔案翻譯利用，路途遙遠(yuǎn)，時(shí)間緊迫，優(yōu)先辦理意愿強(qiáng)烈。秉著以人為本的理念，加急辦理所需事項(xiàng)。通過嚴(yán)格管理，引導(dǎo)學(xué)生樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)風(fēng)和誠信的意識(shí)，通過熱心服務(wù)，拉近彼此距離，留下母校的關(guān)愛。

三、翻譯管理軟件的運(yùn)用策略

依據(jù)中文成績(jī)單，通過中英文課程名稱庫（EXCEL）進(jìn)行課程查找，確定庫內(nèi)所對(duì)應(yīng)英文課程名稱，復(fù)制到目前WPS英文成績(jī)檔案模板下，效率比人工錄入有所提高，但面對(duì)階段性的大量需求者，凸顯效率低下，易出差錯(cuò)，耗時(shí)費(fèi)力，體現(xiàn)了黑龍江大學(xué)檔案館在學(xué)生學(xué)籍檔案開發(fā)利用方面存在一定的滯后。以學(xué)校教務(wù)處提供的畢業(yè)生電子成績(jī)單（EXCEL）和現(xiàn)有中英文課程名稱庫（EXCEL）為基礎(chǔ)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)研發(fā)翻譯管理軟件是形勢(shì)所需。

（一）軟件研發(fā)思路

筆者單位檔案館擬與計(jì)算機(jī)學(xué)院聯(lián)合開發(fā)，檔案館負(fù)責(zé)研發(fā)構(gòu)想，計(jì)算機(jī)學(xué)院科協(xié)指導(dǎo)教師與學(xué)生研發(fā)團(tuán)隊(duì)提供技術(shù)支持。以成績(jī)（單）檔案是否有電子版形式為研發(fā)參照，依據(jù)（1998級(jí)至2009級(jí)）本科畢業(yè)生電子成績(jī)單和98級(jí)以前往屆本科畢業(yè)生、雙學(xué)位雙專業(yè)本科畢業(yè)生、在校本科生、碩士畢業(yè)生紙質(zhì)成績(jī)單為研發(fā)路徑。前者通過計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)揮軟件的查找匹配功能，實(shí)現(xiàn)電子成績(jī)單和課程庫的有效對(duì)接，自動(dòng)生成英文成績(jī)單。后者紙質(zhì)版形式成績(jī)單實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換英文成績(jī)單過程，近期解決路徑是短期內(nèi)，參照前者電子版中文成績(jī)單轉(zhuǎn)換模式，先將中文成績(jī)單課程名稱、分?jǐn)?shù)、學(xué)分等錄入到EXCEL當(dāng)中，通過軟件端口，將EXCEL中成績(jī)信息導(dǎo)入軟件，與前者操作相同，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)（單）檔案。

（二）軟件模塊介紹

一是翻譯模塊，具體而言，體現(xiàn)本科生、碩士生等類別，涵蓋學(xué)校名稱、學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)、部門印章等基本信息，實(shí)現(xiàn)課程名稱、成績(jī)、學(xué)分的導(dǎo)入、生成功能。二是查詢模塊，提供按姓名、學(xué)號(hào)、院系、專業(yè)等檢索和排序功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)查詢結(jié)果的查看、修改與刪除。三是課程模塊，通過此模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)課程名稱、課程代碼的添加、修改等，不斷豐富既有的課程庫，實(shí)現(xiàn)與中文成績(jī)單最大程度的匹配。四是管理模塊，包含用戶管理、權(quán)限設(shè)置、參數(shù)設(shè)置等功能。

（三）翻譯軟件的功用

通過翻譯軟件的應(yīng)用，除了極少部分課程需要檔案翻譯人員根據(jù)需要進(jìn)行課程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改動(dòng)，翻譯人員節(jié)省了大量的英文課程名稱查找時(shí)間、翻譯時(shí)間與排版時(shí)間，提高了翻譯工作的效率。軟件應(yīng)用彰顯了規(guī)范性好、準(zhǔn)確度高、可行性強(qiáng)優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率與服務(wù)水平。軟件可以實(shí)現(xiàn)英文成績(jī)檔案的查詢、保存、另存功能，學(xué)生辦理過英文成績(jī)檔案翻譯后，一定時(shí)期內(nèi)需要增加翻譯份數(shù)，可以按姓名等基本信息查詢?cè)俅未蛴?，?shí)現(xiàn)方便、快捷、高效。

（四）翻譯軟件應(yīng)用后要解決的問題

一是隨著社會(huì)發(fā)展和市場(chǎng)需求的變化，教學(xué)改革不斷深入，課程頻繁調(diào)整，課程名稱不斷新增，選修課程比例大幅增多，補(bǔ)充完善課程數(shù)據(jù)庫非一日之功，給成績(jī)翻譯工作增添了難度，對(duì)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)提出了挑戰(zhàn)，翻譯工作人員通過請(qǐng)教相關(guān)教師、網(wǎng)絡(luò)查找比對(duì)等方式及時(shí)維護(hù)課程庫。二是短期內(nèi)在校本科生等類別學(xué)生紙質(zhì)成績(jī)單翻譯制作首先需要人工錄入分?jǐn)?shù)等信息到EXCEL中，然后導(dǎo)入軟件端口，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成。而上述人工錄入工作若由翻譯工作人員實(shí)現(xiàn)，工作量巨大，建議由申請(qǐng)者在校學(xué)生本人到校園網(wǎng)成績(jī)查詢平臺(tái)查找復(fù)制到EXCEL中或勤工助學(xué)崗位學(xué)生協(xié)助處理完成。三是待時(shí)間和條件允許、技術(shù)成熟情況下，檔案館與教務(wù)處、研究生院共享成績(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)讀取學(xué)生相關(guān)信息，通過共享，可以直接導(dǎo)出、下載在校生電子版成績(jī)單，然后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成英文成績(jī)單。

總之，翻譯制作是學(xué)籍檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵，本文是筆者在工作實(shí)踐中對(duì)英文成績(jī)（單）檔案翻譯制作工作的體會(huì)與思考，以期探索英文成績(jī)檔案翻譯的科學(xué)有效方法，促進(jìn)學(xué)生檔案利用工作，發(fā)揮學(xué)校成績(jī)信息資源價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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