邢楠楠

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，各行各業(yè)已全面步入信息化時(shí)代。信息成為現(xiàn)代人類社會(huì)勞動(dòng)資本之外的又一個(gè)重要的生產(chǎn)要素。為使高校的檔案管理工作更高效更科學(xué)地發(fā)展，信息化技術(shù)在高校的檔案管理工作中的全面使用成為必然，只有對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式進(jìn)行探索和改進(jìn)，才能在高校檔案管理工作中真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和高效性。本文是關(guān)于信息化技術(shù)在高校檔案管理中的全面運(yùn)用的探析，希望對(duì)高校檔案管理工作有一定的參考價(jià)值。

[關(guān)鍵詞]信息化技術(shù)；高校；教學(xué)檔案管理

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，改變了整個(gè)社會(huì)的工作模式，隨之影響了人們的生活方式，使人們的娛樂方式、交流手段對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的依賴性越來越高。最初現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用取決于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各種電子軟件和信息化的設(shè)備的普及應(yīng)用所提供的服務(wù)，的確解決了我們生活和工作中所遇到的很多問題，為生活提供了便利，為工作帶來了高效。信息化的技術(shù)平臺(tái)在企業(yè)管理中的廣泛應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)了工作的高效率，直接帶來了經(jīng)濟(jì)利益快速增長(zhǎng)。只有信息化技術(shù)在各個(gè)社會(huì)管理領(lǐng)域中的廣泛普及和系統(tǒng)應(yīng)用，才迎來了數(shù)字信息化時(shí)代的到來。高校作為文化傳播高度集中的場(chǎng)所，理所應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用先知先覺，目前看來，過于傳統(tǒng)保守的管理模式只能使高校對(duì)現(xiàn)代化信息的接受處于滯后狀態(tài)，信息化技術(shù)在高校管理工作中的普及應(yīng)用已勢(shì)在必行。而其中教學(xué)檔案的管理的是高校管理工作中的重要組成部分，為有效緩解檔案管理的壓力，使工作變得更為高效且系統(tǒng)，關(guān)鍵取決于對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用。

一、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）管理重視程度的意識(shí)較薄弱

在高校中往往將教學(xué)和科研作為衡量教師工作的標(biāo)準(zhǔn)，那教學(xué)、科研管理自然就成為了高校管理工作的重點(diǎn)，高校在這種主流管理意識(shí)的引導(dǎo)下，對(duì)教學(xué)的理解僅限于“教”與“學(xué)”，關(guān)注的對(duì)象也往往落在教師和學(xué)生身上，片面的認(rèn)為檔案管理像其它高校行政工作一樣并非如教學(xué)、科研顯得那么重要。

教學(xué)檔案的管理，較其它的管理工作的確具有一定的單調(diào)性，但對(duì)管理系統(tǒng)性和科學(xué)性的要求使其檔案工作顯得尤為重要。但目前高校中很多管理人員由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并且對(duì)工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求偏低，以至于在管理過程中工作人員的執(zhí)行力會(huì)直接受到影響。不管是過去還是現(xiàn)在，時(shí)效性對(duì)高校的二級(jí)學(xué)院檔案管理來說都顯得尤為重要。在信息化應(yīng)用程度不高的時(shí)代，假如高校教學(xué)文件或?qū)W生檔案不能及時(shí)做到歸類，未歸檔文件久而久之的積壓便會(huì)不知去向，對(duì)檔案保存的完整性和安全性造成一定的損失，為教學(xué)輔助工作帶來不同程度的負(fù)面影響。

隨著信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的滲透，對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的要求也在不斷提高。但檔案管理工作是否能取得成效，依然首先取決于管理者對(duì)工作的重視程度。

（二）信息化管理模式規(guī)范化的缺乏

對(duì)管理工作的規(guī)范化要求同樣適用于高校檔案管理工作，信息技術(shù)建設(shè)的不健全直接影響管理工作整體水平。目前大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的整理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，于是無法實(shí)現(xiàn)真正的信息資源的共享。正是由于教學(xué)檔案管理沒有建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，不管是在信息資源建設(shè)，應(yīng)用軟件開發(fā)，還是在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)方面，沒有建立統(tǒng)一的目錄檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的歸納都是各行其是，這樣一來的管理層次無法提升。高校中二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的保管，只能是停留在相對(duì)滯后的管理方法上，管理在規(guī)范性、服務(wù)性以及資源共享性方面距離信息化檔案管理的要求還存在很大的發(fā)展空間。

不僅如此，管理模式規(guī)范化的缺乏在高校的教學(xué)檔案信息化應(yīng)用中，存在眾多的安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給信息化技術(shù)管理安全工作帶來了一系列的問題，不注重網(wǎng)絡(luò)黑客或網(wǎng)絡(luò)病毒的防護(hù)，將會(huì)給教學(xué)檔案管理帶來不必要的損失。因此在教學(xué)檔案管理中一定要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全部署，防止一切不利因素給信息化管理帶來的干擾。

（三）管理人員的管理技術(shù)有待提高

目前在高校對(duì)教師及管理人員學(xué)歷、能力素養(yǎng)需求較其它行業(yè)整體水平偏高的影響下，現(xiàn)在高校中負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的管理人員在綜合素質(zhì)、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作信息化的順利開展，就必須具備相應(yīng)技術(shù)管理專業(yè)的知識(shí)。但從大多數(shù)高校實(shí)際情況來看，缺乏真正掌握教學(xué)檔案信息化管理技術(shù)的人員，因?yàn)檫@對(duì)檔案管理的人員信息化技術(shù)的要求相對(duì)專業(yè)，不僅要熟練掌握檔案管理工作流程，還要能夠根據(jù)各自二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況合理配備和運(yùn)用教學(xué)資源。這樣一來，要求高校教學(xué)檔案管理人員必須要注重信息化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，并對(duì)教學(xué)檔案管理水平進(jìn)行科學(xué)、合理的自我評(píng)估。

二、高校教學(xué)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的必要性

高校的教學(xué)檔案信息包括教師課堂教學(xué)教案、教學(xué)日歷，以及教學(xué)過程中所使用的教學(xué)方法及教學(xué)成果。信息化技術(shù)在高校的檔案管理中的應(yīng)用，可以有效地輔助高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革過程，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)水平。隨著教輔工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用，教學(xué)檔案數(shù)字化管理程度的提高，使其變得更為系統(tǒng)化、合理化。伴隨教輔工作效率的提高，教師可以將更多的時(shí)間、精力投入到教學(xué)、科研中來，保證各種教學(xué)活動(dòng)的全面開展，學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開。數(shù)字化技術(shù)的在教學(xué)檔案中的不斷更新、應(yīng)用，使信息化可以更好地為廣大師生提供“教”與“學(xué)”的服務(wù)，使高校的教學(xué)檔案的利用率大大提高，不僅滿足了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的需要，也是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。

（一）是檔案管理工作的內(nèi)容和程序精簡(jiǎn)化的表現(xiàn)形式

教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是指利用高科技的信息技術(shù)對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)，由于數(shù)字化的信息存儲(chǔ)更加方便快捷，有效節(jié)省了教學(xué)檔案信息存儲(chǔ)的空間和時(shí)間，使存儲(chǔ)信息更加的全面和完整。電子信息化的存儲(chǔ)方式真正保證了檔案管理中的信息準(zhǔn)確率，并且在保存過程中不會(huì)像紙質(zhì)檔案材料那樣易損，是教學(xué)檔案質(zhì)量提高的一個(gè)重大突破。

信息化技術(shù)使教學(xué)檔案管理的內(nèi)容更為精簡(jiǎn)，工作程序更為便利，大大縮短了管理人員的工作時(shí)間，保證了教學(xué)檔案存儲(chǔ)信息的時(shí)效性，有利提高管理的工作水平和效率。

（二）實(shí)現(xiàn)校務(wù)管理工作公正化、清晰化的有效途徑

高校教學(xué)檔案信息化規(guī)范化建設(shè)，目前體現(xiàn)在校務(wù)管理平臺(tái)尤其是公告欄，例如高校辦學(xué)、教師的聘任、招生及畢業(yè)生就業(yè)和出國(guó)留學(xué)的條件都會(huì)通過校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息公告欄里進(jìn)行通知，以便全校師生對(duì)信息的全面接收。作為二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，需要將其有效的信息作為電子檔案文件分類存儲(chǔ)，有效的擴(kuò)大了校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的功能，是提高教學(xué)檔案管理工作的水平，真正實(shí)現(xiàn)高校的校務(wù)管理公正化、清晰化的有效途徑。

（三）提高教學(xué)檔案的利用率的客觀需要

信息化的技術(shù)在高校的檔案管理工作中的引入，使教學(xué)資源配置得到充分優(yōu)化，減少檔案管理工作所用的時(shí)間，并且節(jié)省高校人力、物力、和財(cái)力。為學(xué)院師生提供全面信息資源，降低檔案信息查找的難度，使檔案管理的工作程序更為規(guī)范，并且提升了檔案管理的水平和管理者服務(wù)的能力。加強(qiáng)了檔案信息資源的開發(fā)，使檔案資源的利用率增加。教學(xué)檔案的利用率的提高意味著檔案管理工作對(duì)教學(xué)工作的影響越來越明顯，所以，提高教學(xué)檔案的利用率也是發(fā)展高校教學(xué)工作的客觀需要。

（四）促進(jìn)高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的發(fā)展，使社會(huì)和經(jīng)濟(jì)都取得了巨大的發(fā)展和進(jìn)步，在這種形勢(shì)下，高等學(xué)校既面臨著機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)。在社會(huì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型期間，高校教育所面臨的重大挑戰(zhàn)就是面對(duì)高等教育的大眾化以及產(chǎn)業(yè)化應(yīng)如何提高教學(xué)質(zhì)量，如何讓教輔工作更科學(xué)化的發(fā)展，從而對(duì)促進(jìn)教學(xué)工作起到更為積極的作用。對(duì)教輔工作現(xiàn)代化改革的首要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，這是高校教輔工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是決定高校全面推行現(xiàn)代化教育理念的客觀需要。

三、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用

（一）構(gòu)建數(shù)字化信息的檔案系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用寬帶數(shù)據(jù)的通信傳輸技術(shù)，使教學(xué)檔案的資源和信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。教學(xué)管理的數(shù)字化作為先進(jìn)的管理體系，其系統(tǒng)眾多，例如，多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，TCP/IP等技術(shù)，還有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（Oracle，300GB的PH光盤庫，以及各種各樣的掃描儀器，利用軟件的開發(fā)工具），將高校教學(xué)檔案建立成一個(gè)目錄庫，以及電子化的信息系統(tǒng)。甚至部分教學(xué)檔案，即便非檔案資料管理的人員，同樣可以根據(jù)需要使用管理號(hào)碼，直接上網(wǎng)瀏覽，這樣一來，方便了查閱的教師，豐富了檔案管理的手段，提高了檔案管理的效率，使高校教學(xué)檔案的管理工作更加的規(guī)范、便捷。

（二）信息技術(shù)的主要應(yīng)用體現(xiàn)

首先，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及管理軟件的使用，部分教學(xué)、科研信息更為公開，使教學(xué)人員與教輔人員之間的溝通變得高效。直接影響就是提高管理工作的效率，使其查閱更加方便、快捷且準(zhǔn)確，降低在管理中由于人為因素而所引發(fā)的檔案存儲(chǔ)失誤，使高校檔案管理的工作更加的規(guī)范化、高效化、精準(zhǔn)化。其次，通過信息技術(shù)的培訓(xùn)，能夠使相關(guān)人員掌握最新的信息化管理手段，進(jìn)一步提高綜合管理能力，使其更好地適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求。

（三）建立高校教學(xué)檔案信息安全保障體系

社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用發(fā)展給教學(xué)檔案管理帶來高效的同時(shí)，也增加了檔案信息的不安全因素，因此，高校教學(xué)檔案管理的信息保密性就顯得尤為重要。建立信息化的安全保障體系，在高校教學(xué)檔案信息化管理的工作中，對(duì)信息造成安全威脅的網(wǎng)絡(luò)黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒等要有充分的防范意識(shí)。因此，必須相應(yīng)具備完整的安全防范系統(tǒng)，將重要的電子檔案信息做好備份，在安全性的基礎(chǔ)上確保教學(xué)檔案信息的完整性。

四、高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）檔案信息呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，檔案信息也呈現(xiàn)出了多元化發(fā)展的趨勢(shì)。雖然教學(xué)檔案資料，各雖然各種電子的文本、網(wǎng)絡(luò)、還及音像資料已成為教學(xué)檔案資料的重要組成部分，但是二級(jí)學(xué)院所要整理的學(xué)生檔案和試卷檔案的保存形式是紙質(zhì)為主的。雖然電子化管理模式已經(jīng)滲透于檔案信息的管理過程，但不同的教學(xué)檔案信息，對(duì)存放的空間、存儲(chǔ)的時(shí)間都有著更為細(xì)化的要求。針對(duì)這種資料種類多元化的趨勢(shì)，要對(duì)檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息合理配置。將電子資源作為檔案管理主要手段，做好專業(yè)性的電子檔案信息存儲(chǔ)，將已擴(kuò)大的教學(xué)檔案的接收內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的歸類、調(diào)整，使教學(xué)檔案信息管理實(shí)現(xiàn)真正的多元化發(fā)展。

（二）檔案資料種類的多樣化趨勢(shì)

隨著檔案信息的多元化發(fā)展，在曾經(jīng)的紙質(zhì)、電子及影像等教學(xué)檔案資料種類的基礎(chǔ)上，也呈現(xiàn)出更加多樣化的趨勢(shì)。以符號(hào)形式存在的信息資料，包括各類信息符號(hào)構(gòu)成的文本，在學(xué)校高效能的管理體制下，簡(jiǎn)單的紙質(zhì)信息載體已經(jīng)不能適應(yīng)教學(xué)檔案管理的需求。尤其在電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用的今天，檔案信息的載體越來越多，于是檔案資料的種類便呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)。

在教學(xué)檔案管理過程中，通過擴(kuò)大教學(xué)資料信息的采集的范圍、縮短信息錄入及輸出的時(shí)間，強(qiáng)化管理工作的服務(wù)意識(shí)，使檔案管理能夠更適合教學(xué)工作的需求，為其它教輔工作順利開展提供便利條件，只有加快科學(xué)的信息化的檔案管理手段，將多樣化的現(xiàn)代檔案資料的應(yīng)用于教學(xué)，才能實(shí)現(xiàn)真正的信息化技術(shù)管理。

結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案的管理是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)且系統(tǒng)化的工作，只有信息化技術(shù)程度的不斷完善，才能跟得上高校教學(xué)信息的快速發(fā)展。對(duì)于信息化技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用一定要結(jié)合本校自身的實(shí)際情況，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的思路，工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，技術(shù)求新，實(shí)現(xiàn)真正高效的管理模式。管理過程中對(duì)存在的問題和弊端進(jìn)行及時(shí)總結(jié)并改進(jìn)，構(gòu)建高效性的教學(xué)檔案信息化的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享，更好的為高校教學(xué)、管理工作提供服務(wù)。

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