文/江燕

多校區(qū)大學(xué)即具有一個(gè)獨(dú)立法人資格，在同一個(gè)大學(xué)名稱之下，由兩個(gè)或兩個(gè)以上地理位置分散的校區(qū)所組成的大學(xué)。從定義看，多校區(qū)高校的管理工作已不單純集中在一址，而是對(duì)多址多校區(qū)的管理，這無(wú)疑對(duì)多校區(qū)高校辦公室的管理工作提出了更高要求。本文僅就辦公室管理職能之一——督查督辦，闡述針對(duì)多校區(qū)高校辦學(xué)模式下，加強(qiáng)辦公室督辦職能的必要性及措施。

一、研究多校區(qū)高校辦公室加強(qiáng)督辦職能的必要性

隨著高等教育的快速發(fā)展和教育改革的不斷深入，高等教育發(fā)展已經(jīng)從依賴規(guī)模擴(kuò)張的外延發(fā)展向注重質(zhì)量提高的內(nèi)涵發(fā)展轉(zhuǎn)變,而多校區(qū)高校規(guī)模大、校區(qū)分散等特點(diǎn)大大增加了管理工作的難度。要實(shí)現(xiàn)多校區(qū)高校內(nèi)涵式發(fā)展的順利轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)的三大功能，辦公室的督辦職能以其促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)決策順利、有效落實(shí)的強(qiáng)有力抓手作用，顯得尤為重要。因此，加強(qiáng)多校區(qū)高校辦公室督辦職能的研究也就顯得尤其必要，即“工欲善其事，必先利其器”。

（一）多校區(qū)高校管理特點(diǎn)決定了有必要加強(qiáng)辦公室督辦職能。一是多校區(qū)高校管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜。多校區(qū)高校管理部門相對(duì)于單一校區(qū)高校管理部門增加很多，這就要求辦公室必須清楚掌握每個(gè)職能部門甚至包括分校區(qū)職能科室的工作內(nèi)容，這才能在督辦工作中快速確定“督誰(shuí)”“督什么”，提高督辦工作的針對(duì)性、督辦效率。二是多校區(qū)高校校區(qū)分散，溝通環(huán)節(jié)多。由于多校區(qū)高校校區(qū)分散，校區(qū)與學(xué)校之間有時(shí)存在責(zé)權(quán)利關(guān)系不明晰問(wèn)題，易產(chǎn)生溝通不暢的現(xiàn)象，因此必須加強(qiáng)辦公室的督辦職能研究，解決面對(duì)復(fù)雜局面“如何督”的問(wèn)題，提高督辦水平。

（二）督辦職能在學(xué)校發(fā)展中的重要作用決定了有必要加強(qiáng)研究。一是做好督辦工作能確保學(xué)校決策執(zhí)行有始有終，做到事事落實(shí)，件件辦好。實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)涵式發(fā)展的轉(zhuǎn)變，工作千頭萬(wàn)緒，沒(méi)有督辦，很多工作很難有效推進(jìn)。學(xué)校出臺(tái)的整體實(shí)施框架，必須由辦公室的督辦職能逐步細(xì)化實(shí)施步驟，逐項(xiàng)落實(shí)。二是做好督辦工作能確保學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握學(xué)校重大事項(xiàng)的推進(jìn)情況，及時(shí)了解推進(jìn)過(guò)程中的困難給予協(xié)調(diào)解決，或?qū)赡艽嬖诘腻e(cuò)誤予以及時(shí)糾正，消除隱患。辦公室的督辦工作就是圍繞學(xué)校中心工作，對(duì)重大決策執(zhí)行情況廣泛開(kāi)展調(diào)研，掌握第一手決策執(zhí)行情況的信息，定期呈報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)。督辦工作成效好，學(xué)校決策落實(shí)就好，群眾看得見(jiàn)，就會(huì)起到正向引導(dǎo)作用，增強(qiáng)學(xué)校凝聚力。三是做好督辦工作能確保學(xué)校工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)向前發(fā)展。督辦工作“督”兩方面內(nèi)容，即決策落實(shí)進(jìn)度和決策落實(shí)程度。

二、加強(qiáng)多校區(qū)高校辦公室督辦職能的措施

（一）建立督辦工作制度，規(guī)范督辦程序。多校區(qū)高校因?yàn)樾^(qū)分散，管理部門較多，必須建立完善的督辦制度，明晰督辦程序、明確督辦責(zé)任，確保督辦效果，最終推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)決策的落實(shí)。一般應(yīng)規(guī)范督辦時(shí)限、督辦程序及督辦責(zé)任等內(nèi)容，如我校在校內(nèi)請(qǐng)示批辦單注明“3日內(nèi)返回”，即為督辦時(shí)限。一般督辦程序包括擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔7個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)工作如何操作應(yīng)當(dāng)在督辦制度中明確。督辦責(zé)任內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確督辦單位責(zé)任、承辦單位責(zé)任。

（二）采取多種督辦方式，提高督辦效率。在有制度保障的基礎(chǔ)上，督辦過(guò)程中，可采取多種督辦方式，提高督辦效率。常用的督辦方式有會(huì)議、文件、督辦單、電話、郵件及其他現(xiàn)代快捷通訊方式。

督辦方式可分為正式督辦方式和非正式督辦方式。常用的正式督辦方式有會(huì)議、文件、督辦單等，非正式督辦方式有電話、郵件、短信提醒、QQ等。督辦時(shí)，可正式督辦方式與非正式相結(jié)合，靈活運(yùn)用督辦方式，提高督辦效率。比如學(xué)校內(nèi)重大決策可通過(guò)會(huì)議、文件或督辦單的方式，一般重大決策落實(shí)時(shí)間比較長(zhǎng)，可定期采用電話、郵件或短信提醒方式了解督促?zèng)Q策落實(shí)程度，起到追蹤作用。學(xué)校一般性事項(xiàng)的督辦多采用電話、短信提醒等方式，比如我校公文流轉(zhuǎn)工作，承辦單位取走請(qǐng)示件或上級(jí)文件落實(shí)校領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，就可采用電話督辦方式，了解進(jìn)度，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)反饋相關(guān)事項(xiàng)執(zhí)行情況。

（三）靈活處理督辦過(guò)程，提高督辦水平。督辦工作除了按程序做，督辦人員還應(yīng)結(jié)合學(xué)校各項(xiàng)管理工作情況，認(rèn)真分析督辦事項(xiàng)，對(duì)立項(xiàng)督辦事項(xiàng)進(jìn)行分類，對(duì)督辦進(jìn)程進(jìn)行排隊(duì)。特別是多校區(qū)高校，在內(nèi)部管理機(jī)制還沒(méi)有完全捋順的情況下，更要頭腦清晰，準(zhǔn)確判斷督辦事項(xiàng)的急緩、輕重程度，分類處理好三大類情況：一是一般督辦事項(xiàng)與特殊督辦事項(xiàng)：一般督辦事項(xiàng)落實(shí)相對(duì)比較簡(jiǎn)單，時(shí)限性不強(qiáng)，可在督辦其他事項(xiàng)時(shí)插空督辦，也許一個(gè)電話就督辦完成。而特殊督辦事項(xiàng)，情況比較特殊，或因督辦對(duì)象特別或因督辦事項(xiàng)情況臨時(shí)有變需隨時(shí)關(guān)注變化帶來(lái)的后果等，此類事項(xiàng)，需隨時(shí)追蹤落實(shí)情況做好記錄，并及時(shí)反饋。二是常規(guī)督辦事項(xiàng)與緊急督辦事項(xiàng)：常規(guī)督辦事項(xiàng)只需定期了解事項(xiàng)落實(shí)進(jìn)展，做好反饋即可；而緊急督辦事項(xiàng)，有時(shí)限性強(qiáng)、比較重要等特點(diǎn)，因此在督辦時(shí)，在迅速分析督辦事項(xiàng)情況的基礎(chǔ)上，快速交辦，積極催辦及時(shí)辦結(jié)、反饋。登記、立項(xiàng)等手續(xù)再后補(bǔ)即可。三是涉及部門的督辦事項(xiàng)與涉及學(xué)校整體的督辦事項(xiàng)：一般涉及部門的督辦事項(xiàng)有時(shí)限性強(qiáng)、處理過(guò)程比較簡(jiǎn)單的特點(diǎn)；而涉及學(xué)校整體的督辦事項(xiàng)有重要程度高、辦理過(guò)程復(fù)雜、辦理周期比較長(zhǎng)的特點(diǎn)，因此在督辦時(shí)，涉及部門的督辦事項(xiàng)突出“快”，涉及學(xué)校整體的督辦事項(xiàng)突出“穩(wěn)中有進(jìn)”，即定期督促落實(shí)，及時(shí)掌握進(jìn)度。