文/陳玉姐

學校檔案是指學校在學校建設(shè)、教育教學、學校管理及財務(wù)管理等活動中直接形成的有保存、查考、利用價值的文字、圖表和圖像等多種形式、各類載體的歷史記錄，是學校的重要精神文化財富。檔案管理是學校管理的重要組成部分，加強學校檔案管理可以有效地促進學校各項工作。

一、學校檔案類別

學校檔案一般包括學籍檔案、教學檔案、科研檔案、人事檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案等各個方面，記載著學校發(fā)展的歷程。

學籍檔案是學生個人的所有信息及其在學校學習生活的所有情況的匯總。教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質(zhì)量檢查，從課堂教學到實驗、實踐教學等培養(yǎng)學生全過程的材料?？蒲袡n案是學校教職員工開展各項課題研究、參加兩課評比、參加信息化教學大賽、參加職業(yè)教育論壇、文明風采大賽、技能大賽等各項活動的全過程材料。人事檔案是學校所有教職員工個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，事關(guān)教職員工個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、退休待遇等方面，和教師的個人利益聯(lián)系緊密，是學校檔案中的重要組成部分。文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學校領(lǐng)導進行決策、總結(jié)工作、制定計劃的可靠信息資料。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是對學校經(jīng)濟活動的記錄和反映?；n案將所建工程的名稱、年代、承建單位、樓宇的具體參數(shù)一一列清，務(wù)必做到明確、詳細、準確，還包括建筑、安裝圖紙等。職業(yè)學校為保證學生的技能訓練，采購了大量的實習實訓設(shè)備，設(shè)備檔案將實習實訓設(shè)備的名稱、具體參數(shù)一一標明，并附有該設(shè)備的生產(chǎn)廠家，設(shè)備的結(jié)構(gòu)圖、電氣安裝圖等。

二、技能大賽檔案

技能大賽檔案是學校教科研檔案的重要組成部分。全國職業(yè)院校技能大賽是中華人民共和國教育部發(fā)起，聯(lián)合國務(wù)院有關(guān)部門、行業(yè)和地方共同舉辦的一項全國性職業(yè)教育學生競賽活動。全國各個省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市積極參與，是專業(yè)覆蓋面最廣、參賽選手最多、社會影響最大、聯(lián)合主辦部門最全的國家級職業(yè)院校技能賽事，成為中國職教界的年度盛會。

2007年至2014年共舉行了八屆全國技能大賽。2014年大賽共設(shè)12個專業(yè)類的95個比賽項目，參賽選手逾萬人。江蘇省、淮安市技能大賽亦相應舉辦了8屆。2014年第八屆淮安市職業(yè)院校技能大賽，我校參加了現(xiàn)代制造、電工電子、交通運輸、財經(jīng)商貿(mào)、旅游服務(wù)、藝術(shù)類6大類的技能競賽。我校獲得了優(yōu)秀組織獎；財經(jīng)商貿(mào)、信息技術(shù)、文化教育類獲團體一等獎，電工電子、藝術(shù)類獲團體二等獎，現(xiàn)代制造類獲團體三等獎；環(huán)境藝術(shù)設(shè)計類王弘戟老師獲“技術(shù)能手”稱號；王弘戟等16名師生獲一等獎，共獲75人次獲一、二、三等獎。

自2008年起，我們檔案室配合相關(guān)系部專業(yè)教師，對技能大賽的相關(guān)資料進行收集整理。按項目類別，年份，國賽、省賽、市賽三個級別收集各項目的競賽方案、競賽秩序冊、模擬練習題、競賽試題等。

收集的難度是巨大的，特別是我們沒有參加的國賽、省賽項目的材料，競賽方案、競賽秩序冊是比較方便的，但是模擬練習題、競賽試題等是相當?shù)睦щy，有些項目的確也沒能收集齊全。通過和專業(yè)教師合作，把相關(guān)材料整理歸檔，并加入了我校的相應項目的集訓計劃；每年度的技能大賽指導教師省級培訓，我校均會派指導教師參加，培訓資料也加入項目材料中。通過近7年的努力，我校的技能大賽檔案基本建立。

三、技能大賽檔案應用

檔案的價值在于利用，技能大賽檔案的建設(shè)就更加明確地是為了應用。在資料收集之初，我們就確定，技能大賽檔案建設(shè)是電子檔案。其一是因為，數(shù)字化檔案建設(shè)是信息化管理的必要條件。其二是因為，大賽材料的面廣、量大，使用率高。技能大賽自2007年開始比賽以來，大賽的項目、項目的內(nèi)容在不斷地改進完善之中，各地的省、市級比賽只能跟著國賽走。因此，為了跟蹤國賽的方向，參與技能大賽比賽、訓練的老師都要把大賽多年資料放到一起，進行認真地比對研究，試圖分辨國賽的脈搏，提前制定我校新一年度應對市級、省級、國家級等各級比賽的訓練方案。

技能大賽的檔案存放在學校檔案室，是相對固定的。參與比賽、訓練的教師、學生每年會有變動，特別是學生。每一新學年的開學初，在學校教務(wù)處的統(tǒng)一組織下，參加比賽的教師、學生都會到檔案室來借閱技能大賽檔案；每當這個時候，我們檔案室就會給新加入的教師、學生進行培訓，培訓的目的，一是讓教師、學生了解已建檔案的使用方法，二是讓教師、學生注意收集新的資料，并及時提交檔案室，以期檔案能保持最新、最全的資料為技能大賽服務(wù)。

通過技能大賽檔案的建立和使用，我校技能大賽成績也逐年提升，當然主要成績是比賽選手的、是指導教師的，但是作為一名檔案人，作出了檔案人應有的貢獻。

如何更好地挖掘檔案資源為學校發(fā)展提供服務(wù)，是擺在檔案工作者面前的一項重大課題。