李曉梅

【摘 要】高職院校二級學院行政秘書在行政管理工作中有著重要的作用。本文闡述了行政秘書在管理工作中的職責與特點，并對現狀進行分析，進而提出了建議。

【關鍵詞】高職院校 行政秘書 職責

行政秘書是在學院辦公室主任的領導下，做好學院辦公室行政事務的主要執(zhí)行者，是聯系學院和學校其他部門的橋梁，也是學院領導和其他教職工的協(xié)調者。

一、行政秘書工作的職責與特點

1.二級學院行政秘書工作的主要職責是協(xié)助二級學院領導的各項行政工作。主要分為以下五個方面：

（1） 日常的行政工作：作為行政秘書，其工作的繁雜，涉及學院各種事務，如整個二級學院教職工的考勤；資產的管理、辦公室內部的文印事務管理、辦公室文具用品的采購和發(fā)放等工作；內部信息的管理，公章的管理；學院對內、對外文檔的管理工作；學院大型文體活動組織等工作；處理其他一切突發(fā)事件和臨時性事務，并及時向院領導匯報請示等等。

（2）人事相關工作：協(xié)助二級學院領導及學院的人事部門做好本學院教職工的日?？记凇⒛甓瓤己?、工資發(fā)放和職稱申報等工作。

（3） 財務報賬工作：承擔二級學院教師的各項辦公、教學費用及日常培訓、進修、集體活動等支出的報賬及日常的財務管理。

（4） 文字工作：負責下達并起草學院通知，并校對學院的有關文件和上報材料及學院各類會議的準備工作；協(xié)助二級學院領導制定工作規(guī)劃和制定學院有關的規(guī)章制度等。

（5）外聯工作：負責慰問生病及生育教師及其家人的相關工作；并負責學生家長、教職工家屬及其他外單位人員來學院咨詢、訪問或調研接待工作。

2.根據以上對行政秘書工作職責的了解可知其有以下三個方面的特點：

（1）煩瑣性

高校二級學院的行政秘書工作事務繁雜、范圍廣泛，小到會議的通知、文件的整理、辦公用品的分發(fā)等，大到二級學院各項政策的參與制定、年終考核和業(yè)務考評等工作；并經常要從與教學秘書、學生輔導員的配合到與本院院長、書記、各位教師以及與校內等職能部門之間的協(xié)調聯絡工作，沒有定性。因此行政秘書必須要有高度的責任心，心思細膩，統(tǒng)籌安排，運用科學的工作方法，提高工作效率，保證工作質量。

（2）協(xié)調性

高校二級學院的行政秘書工作范圍廣，涉及部門多，行政關系復雜，不僅要協(xié)調二級學院內部之間的工作，還要協(xié)調二級學院與學校其他各職能部門的工作。這就需要行政秘書具備較強的溝通和組織協(xié)調能力，善于處理上下、各部門之間的關系，確保二級學院工作與內外部門間的良好溝通、及時銜接、合理有序。

（3）服務性

行政秘書主要是服務于學院的師生、教學與科研、學院決策。首先服務于師生，這是行政秘書工作最基本的職能，要為師生營造一個和諧的學習與工作環(huán)境，促進師生對學院有家的感覺。其次，服務于教學與科研，教學與科研從根本上說是高校的基本職責，要及時傳達學校的教學科研信息，并積極為他們的工作提供方便。因此高校行政秘書要充分認識工作的意義，牢固樹立服務意識。

二、高職院校二級學院行政秘書工作存在的問題

首先，由于各個高校對行政秘書工作不夠重視，輕視行政秘書在行政管理中所發(fā)揮的作用。在行政秘書的配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面，重視程度遠遠不夠；在干部聘任、職稱評定、利益分配等方面都受到相對不公正的待遇。目前行政秘書的提升機會少，個人發(fā)展空間有限，在職稱晉升上困難重重，最終導致缺乏職業(yè)認同感，從而造成行政秘書工作積極性不高。

其次，行政秘書工作千頭萬緒，看似簡單，其實非常煩瑣，在學院行政管理中起到協(xié)助作用，習慣于按領導指示和文件精神處理問題，參與和科學預見性差。許多高職院校對行政秘書重使用、輕培養(yǎng)，出去培訓學習及交流進修的機會幾乎沒有，導致其知識更新嚴重不足，現代信息意識薄弱，大大制約了行政管理能力。

三、關于做好高職院校行政秘書工作的幾點思考和建議

1.轉變觀念，明確職責

充分認識行政秘書工作的意義，牢固樹立服務意識。從自身改變對行政秘書工作的看法，認識到行政秘書工作雖然辛苦，但也是光榮的。要樹立工作自豪感和自信心。如此，行政秘書才能牢固樹立服務意識，主動積極地為師生服務，才能提高工作效率。

2. 加強學習管理等科學知識，提高工作效率

行政秘書的管理工作是一門學問，是一門藝術。行政秘書必須不斷豐富自己的管理學知識，掌握先進的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍，卓有成效。

3.健康的心理素質

面對工作中錯綜復雜的人際關系和繁雜瑣碎的事務，二級學院行政秘書必須具備以下健康的心理品質：（1）自信樂觀：行政秘書應對自己的職業(yè)充滿興趣，能較好地適應并改造現實環(huán)境，這樣才會激勵出自身的勇氣、毅力和潛能，形成正確的自我意識和價值判斷；（2）熱情坦率：熱情坦率的工作態(tài)度能營造和諧的人際關系，能變被動為主動，變消極為積極；（3）開拓進?。盒姓貢ぷ鹘洺媾R一些意想不到的困境，要能經受得住挫折、不畏挫折、開拓進取。

4. 重視行政秘書隊伍整體素質的提高

加強行政秘書的繼續(xù)教育，在行政秘書培訓和知識更新方面，學校要加大投入，并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃，多渠道、多形式加強行政秘書的培養(yǎng)，提高其專業(yè)素質和理論水平。

【參考文獻】

[1]唐鐳.新形勢下高校院系辦公室工作的思考[J].科技信息，2009（30）.

[2]儲愛霞.高校行政秘書工作探討管理觀察[J]. 2008 （18）.endprint