柏 廣 才
(揚(yáng)州職業(yè)大學(xué), 江蘇 揚(yáng)州 225009)
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關(guān)于強(qiáng)化高等職業(yè)院校貨幣資金管理的思考
柏廣才
(揚(yáng)州職業(yè)大學(xué), 江蘇 揚(yáng)州225009)
摘要:高等職業(yè)院校貨幣資金管理存在不重視銀行賬戶的管理、財(cái)務(wù)票據(jù)管理不規(guī)范、貨幣資金管理崗位設(shè)置不科學(xué)、貨幣資金收入、支出管理不統(tǒng)一、貨幣資金核查不及時(shí)等問(wèn)題。提出強(qiáng)化高等職業(yè)院校貨幣資金管理的對(duì)策,即加強(qiáng)制度控制、加強(qiáng)崗位控制、加強(qiáng)人員控制、加強(qiáng)過(guò)程控制、加強(qiáng)關(guān)鍵點(diǎn)控制、加強(qiáng)基礎(chǔ)控制,進(jìn)而提高高職院校內(nèi)部的管理水平。
關(guān)鍵詞:高等職業(yè)院校;貨幣資金;管理
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步深入,行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加繁雜。為了更好地規(guī)范行政事業(yè)單位的管理,進(jìn)一步強(qiáng)化行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理,財(cái)政部于2012年11月制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,從內(nèi)部控制體系、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)部控制手段和方法等方面對(duì)行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制作了明確的要求,該控制規(guī)范從2014年1月1日開(kāi)始實(shí)施。高等職業(yè)院校作為行政事業(yè)單位應(yīng)如何依據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范的要求,強(qiáng)化貨幣資金的管理,這是目前高等職業(yè)院校管理者面臨的重要課題之一。
一、高等職業(yè)院校貨幣資金管理存在的問(wèn)題
許多高等職業(yè)院校不大重視銀行賬戶開(kāi)戶的管理工作,通常是只要財(cái)務(wù)部門提出需要,不經(jīng)過(guò)學(xué)校決策機(jī)構(gòu)研究,只要分管領(lǐng)導(dǎo)同意后就可開(kāi)設(shè)銀行賬戶,從而導(dǎo)致出現(xiàn)學(xué)校銀行賬戶多且亂的現(xiàn)象。
各院校通常是在銀行賬戶開(kāi)設(shè)之后,具體就由財(cái)務(wù)部門管理使用,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在實(shí)際工作中往往過(guò)多地考慮到與學(xué)校相關(guān)的金融機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)利益者的需求,資金在單位賬戶間任意劃轉(zhuǎn)的現(xiàn)象嚴(yán)重,從而導(dǎo)致貨幣資金管理中的混亂狀況。
許多院校根據(jù)業(yè)務(wù)辦理的需要在銀行專戶開(kāi)設(shè)使用之后,雖然專門業(yè)務(wù)已經(jīng)辦理完成或項(xiàng)目已經(jīng)完結(jié),但沒(méi)有能及時(shí)撤銷相關(guān)銀行賬戶,從而導(dǎo)致學(xué)校銀行賬戶越開(kāi)越多,甚至學(xué)校財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人也不知道學(xué)校銀行賬戶的具體情況,給貨幣資金的管理留下隱患。
大多數(shù)高等職業(yè)院校未制定票據(jù)管理制度,票據(jù)管理大多憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行,沒(méi)有規(guī)范的規(guī)章制度可供遵循。許多院校在財(cái)務(wù)實(shí)踐中大都是由財(cái)務(wù)部門相關(guān)人員兼管學(xué)校各種票據(jù),沒(méi)有配備專門的保管設(shè)備。
由于票據(jù)管理制度的缺失,許多高等職業(yè)院校各類票據(jù)在申領(lǐng)、啟用、核銷、銷毀等過(guò)程中均未能履行規(guī)定手續(xù),部分院校甚至還存在出借、代開(kāi)甚至是買賣票據(jù)的現(xiàn)象。
在貨幣資金管理實(shí)踐中,有些院校未能遵循不相容職務(wù)相分離的原則來(lái)設(shè)置崗位,有些院校雖能堅(jiān)持原則但未能設(shè)置專門的貨幣資金管理崗位,還有些院校甚至讓貨幣資金崗位的財(cái)務(wù)人員也兼分類賬登記或是檔案保管工作。
根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范的要求,行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)專用章應(yīng)當(dāng)由專人保管,個(gè)人名章應(yīng)當(dāng)由本人或其授權(quán)人員保管。而許多高等職業(yè)院校印章管理不科學(xué),未明確專人來(lái)保管學(xué)校印章,有些院校甚至將所有印章均由一個(gè)人保管,許多院校未配備專門的印章保管設(shè)備,保管中的隨意性較強(qiáng)。
學(xué)校應(yīng)當(dāng)依據(jù)物價(jià)部門的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、合同或協(xié)議規(guī)定的金額收費(fèi),同時(shí)要以開(kāi)據(jù)的正式財(cái)政收費(fèi)票據(jù)以及銀行的現(xiàn)金解款單作為憑證。但由于職能部門溝通銜接不到位,財(cái)務(wù)部門因?yàn)楹贤?、協(xié)議沒(méi)有或是合同、協(xié)議不全,導(dǎo)致貨幣資金收入沒(méi)有合法的依據(jù);由于學(xué)生繳費(fèi)時(shí)間和票據(jù)開(kāi)出時(shí)間的不一致,造成收入憑證的不完整。于是就會(huì)出現(xiàn)許多高等職業(yè)院校貨幣資金收入混亂的狀況。
學(xué)校各項(xiàng)支出管理主要依據(jù)的是學(xué)校對(duì)外簽訂的合同或協(xié)議、財(cái)政部門經(jīng)費(fèi)支出規(guī)定、學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)支出的標(biāo)準(zhǔn)和支出的審批、審核程序。許多高職院校因?yàn)槁毮懿块T間溝通銜接的不到位,造成財(cái)務(wù)部門無(wú)法以合同或協(xié)議方式來(lái)支付相關(guān)款項(xiàng),影響了學(xué)校對(duì)外的合同或協(xié)議的執(zhí)行。同時(shí),由于學(xué)校財(cái)務(wù)制度的不完善,導(dǎo)致各項(xiàng)支出的隨意性強(qiáng),給貨幣資金管理帶來(lái)了困難。
許多高職院校由于未能制定完善的經(jīng)費(fèi)管理制度,客觀上導(dǎo)致了不同部門相同的業(yè)務(wù)在辦理貨幣資金支付時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)可供遵守,同時(shí)由于各項(xiàng)支出無(wú)統(tǒng)一的審批、審核程序,各職能部門和二級(jí)院系在貨幣資金支付時(shí)各行其是,支出混亂。
管理規(guī)范要求庫(kù)存現(xiàn)金管理中要做到“日清”,即學(xué)校財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)人員對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金應(yīng)當(dāng)做到每天都要將現(xiàn)金日記賬與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)相符、將現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總賬核對(duì)相符。但財(cái)務(wù)實(shí)踐中,由于財(cái)務(wù)人員之間的“信任過(guò)度”,許多院校經(jīng)常不能及時(shí)核對(duì),從而導(dǎo)致庫(kù)存現(xiàn)金管理中違紀(jì)、違規(guī)甚至是違法現(xiàn)象的產(chǎn)生。
學(xué)校對(duì)銀行存款應(yīng)當(dāng)配備專人進(jìn)行管理和核算,每月應(yīng)當(dāng)將銀行存款日記賬與銀行存款總賬和銀行對(duì)賬單核對(duì)相符。但在財(cái)務(wù)實(shí)踐中,許多院校未能按規(guī)定的要求進(jìn)行核查,院校的分管領(lǐng)導(dǎo)也未能采取措施不定期地進(jìn)行抽查,從而導(dǎo)致銀行存款管理中違紀(jì)、違規(guī)甚至是違法現(xiàn)象的產(chǎn)生成為可能。
二、高等職業(yè)院校貨幣資金管理存在問(wèn)題的原因
為加強(qiáng)高等學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作,財(cái)政部和教育部于2012年12月修訂了《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》。制度規(guī)定,高等學(xué)校財(cái)務(wù)工作實(shí)行校(院)長(zhǎng)負(fù)責(zé)制,應(yīng)當(dāng)設(shè)置總會(huì)計(jì)師崗位。總會(huì)計(jì)師為學(xué)校副校級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)成員,協(xié)助校(院)長(zhǎng)管理學(xué)校財(cái)務(wù)工作,承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和管理責(zé)任。但到目前為止,幾乎沒(méi)有高等職業(yè)院校設(shè)置總會(huì)計(jì)師崗位。院校分管財(cái)務(wù)的副校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也很少具有財(cái)務(wù)專業(yè)背景,他們對(duì)國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和相關(guān)的財(cái)務(wù)知識(shí)知之甚少。
制度是管理的重要依據(jù),由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)理念的缺失,對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的制定重視就不夠。學(xué)校沒(méi)有完善的財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、物品采購(gòu)制度、招投標(biāo)制度、經(jīng)費(fèi)審批制度、對(duì)外擔(dān)保制度等供業(yè)務(wù)部門遵守,更沒(méi)有內(nèi)部審計(jì)制度,客觀上造成了貨幣資金管理中許多問(wèn)題的出現(xiàn)。
許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人是通過(guò)組織考察程序任命的,通常都是“自己人”才能被任命到財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人崗位的,用人不疑,疑人不用,過(guò)度地相信財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人能夠完全勝任學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作,并且不會(huì)發(fā)生違規(guī)、違紀(jì)或違法事件的,因此,在工作中對(duì)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的建議言聽(tīng)計(jì)從,從而導(dǎo)致一些意想不到的違規(guī)、違紀(jì)或違法問(wèn)題的發(fā)生,使單位蒙受不可挽回的損失。
另一方面,學(xué)校的財(cái)務(wù)工作千頭萬(wàn)緒,涉及到學(xué)校的方方面面,許多工作如收費(fèi)、報(bào)銷都是要在法定節(jié)假日加班來(lái)完成的,即使在正常的工作日,大多數(shù)貨幣資金收付業(yè)務(wù)是要去銀行辦理的,與其他正常在辦公室上班的行政部門相比要辛苦很多,因此,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)人員“過(guò)度信任”,于是在票據(jù)管理、印章管理、銀行賬戶管理、合同結(jié)算等重要工作中就不能嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)經(jīng)制度和學(xué)校的財(cái)務(wù)制度來(lái)辦理,給各種違規(guī)、違紀(jì)或是違法案件的發(fā)生帶來(lái)了可能。
由于許多高職院校是合并升格而成,學(xué)校出于穩(wěn)定考慮,對(duì)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力未作專門要求,所以,財(cái)務(wù)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足新時(shí)期高職教育發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求,制約了學(xué)校的財(cái)務(wù)管理特別是貨幣資金的管理工作的開(kāi)展。
根據(jù)財(cái)政部門的要求,每年在崗的財(cái)務(wù)人員都要參加繼續(xù)教育,對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書進(jìn)行年審,但在實(shí)踐中,目前繼續(xù)教育都采取了網(wǎng)絡(luò)教育的形式,各個(gè)學(xué)校無(wú)法從過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育進(jìn)行監(jiān)控,所以,繼續(xù)教育基本上流于形式,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)繼續(xù)教育的目標(biāo)。
三、強(qiáng)化高職院校貨幣資金管理的對(duì)策
高職院校應(yīng)根據(jù)實(shí)際建立健全貨幣資金管理的相關(guān)制度,包括票據(jù)管理制度、貨幣資金管理人員的崗位責(zé)任制度、印章保管制度、合同管理制度、經(jīng)費(fèi)收支管理制度、現(xiàn)金和銀行存款管理制度以及貨幣資金核查制度等等[1]。
制度的有效性在于各項(xiàng)制度是否得以嚴(yán)格執(zhí)行。高職院校在實(shí)施對(duì)貨幣資金管理過(guò)程中,應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和學(xué)校相關(guān)的貨幣資金管理制度,在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算制度、現(xiàn)金管理?xiàng)l例、銀行開(kāi)戶管理辦法和學(xué)校制定的各項(xiàng)貨幣資金管理制度[2]。
高職院校對(duì)違反貨幣資金管理制度的行為和責(zé)任人應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,觸犯法律的應(yīng)當(dāng)交由司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理,決不姑息。
崗位設(shè)置的科學(xué)性表現(xiàn)于在滿足貨幣資金管理原則的前提下簡(jiǎn)化貨幣資金收支的工作流程,減少貨幣資金收支差錯(cuò)的可能性。高等職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際,科學(xué)設(shè)置貨幣資金管理崗位,既不能過(guò)繁過(guò)多,也不能為了節(jié)省人員成本過(guò)簡(jiǎn)過(guò)少[3]。
在設(shè)置貨幣資金崗位后,學(xué)校應(yīng)制定各貨幣資金收支崗位的責(zé)任制,以制度化的形式明確各崗位的責(zé)任,包括每個(gè)崗位的責(zé)任人、崗位工作職責(zé)、前置崗位和后續(xù)崗位的銜接手續(xù)以及完成每項(xiàng)工作的時(shí)間要求。
高職院校應(yīng)當(dāng)將各貨幣資金管理崗位工作完成情況與個(gè)人職稱評(píng)審、職務(wù)晉升及崗位津貼聯(lián)系起來(lái),明確規(guī)定每個(gè)崗位如不能及時(shí)完成相應(yīng)職責(zé)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的后果。
高職院校對(duì)招聘或調(diào)整進(jìn)入財(cái)務(wù)部門工作的人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照財(cái)政部門的相關(guān)規(guī)定,把好“入口關(guān)”。所有財(cái)務(wù)人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)具備會(huì)計(jì)專業(yè)中級(jí)及以上的職稱。
高職院校對(duì)于在崗財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)要求他們參加相關(guān)的培訓(xùn)取得相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱,將專業(yè)技術(shù)職稱與崗位聘任、職務(wù)晉升等相聯(lián)系,鼓勵(lì)他們主動(dòng)、積極地去參加職稱培訓(xùn),不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng),為加強(qiáng)貨幣資金的管理提供保障。
高職院校應(yīng)當(dāng)按照各級(jí)財(cái)政部門的布置,要求所有在崗財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員每年都必須參加由財(cái)政部門組織的繼續(xù)教育并參加相應(yīng)的考試,學(xué)校要采取相應(yīng)措施對(duì)繼續(xù)教育的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控,切實(shí)提高繼續(xù)教育的質(zhì)量。
各高職院校要定期組織財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)單位制定的相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度,學(xué)習(xí)合同法、預(yù)算法、會(huì)計(jì)法、政府采購(gòu)法、國(guó)庫(kù)集中收付等相關(guān)的法律法規(guī),并在工作中嚴(yán)格遵守這些法律法規(guī),為會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、合法、完整提供保障。
財(cái)務(wù)部門在辦理貨幣資金收付業(yè)務(wù)時(shí)一定要按照合同和單位預(yù)算的規(guī)定,辦理過(guò)程中要對(duì)相關(guān)票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核,辦理完成后要及時(shí)與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通銜接,確保業(yè)務(wù)辦理的準(zhǔn)確性。
財(cái)務(wù)部門辦理貨幣資金收付業(yè)務(wù)時(shí)事前要有審批、事中要有審核、事后要有核查,審批、審核和核查后一定要有負(fù)責(zé)人的簽字,不能以印章代替簽字,確保合規(guī)合法。
財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管財(cái)務(wù)工作的校領(lǐng)導(dǎo)要定期或不定期地組織對(duì)貨幣資金的清查,確保賬證、賬賬和賬實(shí)相符[4]。
財(cái)務(wù)部門要明確專人負(fù)責(zé)各種票據(jù)的管理工作,票據(jù)的申領(lǐng)或購(gòu)買、領(lǐng)取和使用、退回或核銷一定要符合學(xué)校的票據(jù)管理規(guī)定,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人要定期或不定期地對(duì)票據(jù)進(jìn)行清查盤點(diǎn)。
學(xué)校財(cái)務(wù)部門辦理貨幣資金收付業(yè)務(wù)所需的各種印章要有專人負(fù)責(zé)保管,應(yīng)該分開(kāi)保管的一定要分別保管,印章的使用必須符合單位的制度規(guī)定并做好登記工作,保管印章要有專門的保管設(shè)備。
庫(kù)存現(xiàn)金管理要遵循國(guó)家和學(xué)校制定的現(xiàn)金管理方面的制度和規(guī)定,對(duì)大額現(xiàn)金收付要嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)控。
對(duì)銀行存款控制的關(guān)鍵是銀行存款的收付一定要有合法的憑證手續(xù),要定期地取得銀行對(duì)賬單并與銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì),定期將銀行存款日記賬與銀行存款總賬進(jìn)行核對(duì)。
憑證控制是貨幣資金管理最關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié),所有貨幣資金的收付一定要以合規(guī)、合法并經(jīng)審批的憑證為依據(jù)并要加強(qiáng)與合同、預(yù)算等的核對(duì),不能出現(xiàn)因“過(guò)度信任”而忽視貨幣資金收付法定程序的現(xiàn)象。
貨幣資金收付業(yè)務(wù)辦理后,財(cái)務(wù)人員要以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)及時(shí)登記入賬,并按規(guī)定進(jìn)行對(duì)賬,對(duì)對(duì)賬中出現(xiàn)的異常信息要及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。
日常工作中財(cái)務(wù)人員要按規(guī)定時(shí)間編制會(huì)計(jì)報(bào)表并將報(bào)表報(bào)送學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審閱,審閱中發(fā)現(xiàn)的異常要責(zé)成財(cái)務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門查明原因并進(jìn)行處理。
總之,貨幣資金是高等職業(yè)院校流動(dòng)性最強(qiáng)、涉及面最廣的資金,出現(xiàn)差錯(cuò)、舞弊、違規(guī)、違法的可能性也就最大,我們應(yīng)當(dāng)建立健全單位貨幣資金管理制度,科學(xué)合理地設(shè)置相應(yīng)崗位,明確各崗位的工作職責(zé),加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn),通過(guò)采取流程控制、基礎(chǔ)控制等手段,加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理,提高貨幣資金管理的水平,為提高高職院校內(nèi)部管理水平而努力。
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(責(zé)任編輯:李金宇)
On Strengthening the Monetary Fund Management in Higher
Vocational Colleges from the Perspective of Internal Control
BAI Guang-cai
(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou 225009, China)
Abstract:This paper first analyses the existing problems in the monetary fund management in higher vocational colleges, such as little attention to the banking account management, confused management on financial documents, unscientific monetary fund management positions, non-unified income and expenditure management and untimely monetary capital check. Then it comes up with the countermeasures to strengthen the monetary fund management in higher vocational colleges, including the system control, position control, personnel control, process control, etc., thus improving the internal management level of higher vocational colleges.
Key words:higher vocational colleges; monetary fund; management
中圖分類號(hào):G 717.5
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1008-6536(2015)04-0061-04
作者簡(jiǎn)介:柏廣才(1964—),男,揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)國(guó)際交流學(xué)院教授,碩士。
收稿日期:2015-09-22