◎李景林

論高校秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)

◎李景林

經(jīng)過文秘?？平逃龓资甑陌l(fā)展，教育部2012年發(fā)布的最新版《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》將秘書學(xué)作為一個獨(dú)立的本科專業(yè)正式列入。這既是秘書界幾代學(xué)人幾十年努力的結(jié)果，同時也體現(xiàn)了當(dāng)下社會對秘書專業(yè)人才的強(qiáng)烈需求。

學(xué)科的獨(dú)立，將為秘書學(xué)專業(yè)的發(fā)展提供更加廣闊的發(fā)展空間和更為有力的社會支持。但欣喜之余，我們還必須認(rèn)識到發(fā)展前景、社會期望背后的艱辛與壓力，以及專業(yè)升級后面對的新問題、新挑戰(zhàn)，諸如學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)等。秘書學(xué)專業(yè)資深專家楊劍宇先生曾經(jīng)在他的《我的“三三論”》中指出，秘書學(xué)本科專業(yè)所培養(yǎng)的學(xué)生能力應(yīng)該是金字塔式的，不僅僅是那種端茶倒水的低端人才，在能力的塔頂應(yīng)該具備輔助決策、輔助管理和輔助控制的能力[1]，這就對秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力的培養(yǎng)提出了一個更高的要求。本文就圍繞秘書學(xué)專業(yè)如何培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識提出自己的思考。

一、秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生與檔案工作的關(guān)系

今天秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生，明天可能就會走上各個部門的秘書崗位，承擔(dān)起文件起草、材料整理與歸檔、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策管理、處理日常事務(wù)等各項(xiàng)具體任務(wù)。這些工作都與檔案有著十分密切的聯(lián)系：一方面，秘書是檔案的最主要形成者，秘書在辦文、辦會、辦事的過程中會產(chǎn)生眾多的文件，同時還要承擔(dān)隨時歸檔和年度歸檔的工作；另一方面，秘書也是檔案的主要利用者，開展日常工作與輔助決策管理時，都需要查閱大量的檔案材料。可以這樣說，一個秘書檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低會直接影響到一個單位、一個部門檔案工作的成敗，關(guān)系到檔案能否發(fā)揮其最大的效用。對于當(dāng)下的秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生來說，由于上大學(xué)之前一直在相對封閉的高中校園生活，對檔案與檔案機(jī)構(gòu)缺少必要的了解，也對自己未來的職業(yè)缺少基本的認(rèn)知和規(guī)劃。所以，在當(dāng)下的教學(xué)活動中，教師要注重加強(qiáng)對學(xué)生的職業(yè)教育，尤其是要強(qiáng)化秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的檔案意識，樹立正確的檔案工作理念，使大學(xué)教育面向社會發(fā)展和需求，培養(yǎng)應(yīng)用型、復(fù)合型人才。

二、秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生檔案意識的現(xiàn)狀

在我國的教育體系中，初中、高中都沒有開設(shè)檔案類課程，社會上的大多數(shù)人也對檔案的認(rèn)識不夠，再加上大學(xué)中部分授課教師也缺乏檔案專業(yè)背景，實(shí)踐動手能力不強(qiáng)，這些都造成了秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生檔案意識的缺位。

（一）對檔案認(rèn)識不清。通過對數(shù)個具有秘書學(xué)本科專業(yè)（包括漢語言文學(xué)下的秘書方向）的學(xué)校進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生不知道《中華人民共和國檔案法》，不了解檔案是干什么的，也不了解我國的檔案機(jī)構(gòu)和類型，對檔案和檔案部門有一種神秘感，認(rèn)為和自己關(guān)系不大。

（二）缺乏利用檔案意識。大部分學(xué)生都熟悉圖書館，卻很少人了解檔案館，更談不上充分利用。比如筆者曾經(jīng)讓秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生做過一次實(shí)訓(xùn)，調(diào)研本校的貧困生群體的生活現(xiàn)狀以及心理健康情況，大部分學(xué)生首先想到的去圖書館查閱資料，卻無人想到利用學(xué)校相關(guān)部門所搜集的貧困生的檔案材料更為便捷。

（三）對未來職業(yè)準(zhǔn)備不足。據(jù)調(diào)查，社會上對秘書學(xué)專業(yè)仍然存在錯誤的認(rèn)識，甚至認(rèn)為秘書是伺候人的，所以很多學(xué)校的秘書學(xué)專業(yè)的招生是分?jǐn)?shù)段較低部分的和其他專業(yè)調(diào)劑來的學(xué)生。這些人對秘書學(xué)這個專業(yè)的認(rèn)識及其以后的就業(yè)前景是懵懂的，更缺乏職業(yè)規(guī)劃，他們喜歡隨遇而安，自然也不可能具備什么職業(yè)意識了。

三、秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生應(yīng)具備的檔案意識

（一）檔案形成意識。作為秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)當(dāng)對檔案有一個十分清晰的認(rèn)識。首先要關(guān)注檔案是否形成。在日常學(xué)習(xí)中，注意收集具有價值的材料進(jìn)行歸檔；在實(shí)訓(xùn)中嘗試建立檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，比如建立會議記錄制度、電話記錄制度、實(shí)訓(xùn)記錄制度等，以便留下完整的文字、影像資料。其次要學(xué)習(xí)關(guān)注檔案的質(zhì)量。應(yīng)清楚地認(rèn)識到，自己今天辦理的文件，就會成為以后的檔案，必須注重質(zhì)量。比如在日常的公文寫作等課程學(xué)習(xí)中，學(xué)習(xí)鑒別公文文種的區(qū)別，了解公文具體文種的使用范圍，熟悉公文的寫作格式、收發(fā)公文的規(guī)范程序等，這些都有利于提高公文的質(zhì)量。

（二）檔案歸檔意識。歸檔工作處于文書寫作與檔案保管的結(jié)合部位，更能體現(xiàn)秘書人員的素養(yǎng)與能力，所以在教學(xué)中要注重培養(yǎng)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的歸檔意識。一方面要了解并熟練掌握歸檔制度。根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》，假定某具體項(xiàng)目，由學(xué)生自主制定歸檔范圍與保管期限表，熟悉單位文件哪些歸檔、哪些不歸檔的范圍，正確把握文件價值。其次要形成時間觀念。無論是隨辦隨歸還是年終歸檔，都必須限期完成，注重培養(yǎng)學(xué)生的時間觀念，學(xué)會及時、迅速、無誤地收集、整理、歸檔文件。同時要掌握歸檔方法。學(xué)習(xí)著錄、標(biāo)引、編目、檢索等專門知識，按照文件的形成規(guī)律、重要性、保密性，區(qū)分不同價值，做好歸檔工作。

（三）檔案保管意識。通過對檔案材料的規(guī)范保管，可以有效延長檔案壽命，保守檔案秘密。對于秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生來說，首先要樹立保密觀念，針對重要、秘密文件做好規(guī)范管理，并嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，保證文件、材料內(nèi)容信息的安全，杜絕失密泄密現(xiàn)象。其次要學(xué)習(xí)建立登記制度，對辦理完畢的文件及時登記歸檔，同時在對日常工作中借閱、歸還也建立切實(shí)可行的制度，以維護(hù)檔案的完整。

（四）檔案利用意識。有學(xué)者提出，一個秘書到了新單位后，最快的成長方式就是把過去幾年的文件逐篇閱讀，以使自己迅速融入集體和工作。對于秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生來說，我們更應(yīng)該教會其有效地利用檔案材料。首先，要認(rèn)識到檔案的重大價值。在查證疑問、處理問題時，檔案具有參考價值；材料中記載的數(shù)據(jù)、事實(shí)、成果，在以后的管理、宣傳中具有憑證價值。其次，要通過檔案了解單位相關(guān)信息，提高服務(wù)水平和輔助決策的能力。

四、培養(yǎng)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生檔案意識的策略

秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生畢業(yè)后，將要走上各個部門的秘書崗位，他們既是檔案材料的制造者，也是檔案材料的保管者與利用者。如果在大學(xué)期間就能夠?qū)W習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，樹立檔案意識，同時參與一些檔案建設(shè)實(shí)訓(xùn)活動，那么對他們的就業(yè)是很有幫助的。

（一）通過教學(xué)活動，培養(yǎng)檔案意識。檔案承載了過去，啟示著將來，秘書學(xué)專業(yè)必須開設(shè)相關(guān)的檔案管理課程，教授檔案收集、分類、歸檔、保管的基礎(chǔ)知識，特別是結(jié)合當(dāng)今社會辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，加強(qiáng)對如何管理電子檔案知識的講解。同時還可以通過一系列的班級活動，進(jìn)行檔案意識的教育，比如可以適當(dāng)舉辦一些檔案知識競賽、演講、辯論賽等，在準(zhǔn)備這一系列活動的過程中，引導(dǎo)學(xué)生自主搜集資料，從而培養(yǎng)其檔案意識。

（二）強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)，實(shí)現(xiàn)“課堂即職場”。根據(jù)當(dāng)今社會需求，“秘書必須是既能做事又懂管理的高素質(zhì)、復(fù)合型人才，能為領(lǐng)導(dǎo)工作提供既具綜合性又具專業(yè)性、既具事務(wù)性又具思想性、既具常規(guī)性又具創(chuàng)新性的輔助服務(wù)?！盵2]鑒于此，我們要培養(yǎng)面向社會需要的應(yīng)用型人才，在教學(xué)中就必然要舍棄過去理論為主、滿堂灌的傳統(tǒng)，強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)的環(huán)節(jié)。

一方面在教學(xué)課時的分配上，可以按照1：1甚至1：2的比例加大實(shí)踐學(xué)時，比如使用項(xiàng)目教學(xué)法，即“師生通過共同實(shí)施一個完整的項(xiàng)目工作而進(jìn)行的教學(xué)活動……將教學(xué)過程與具體工作項(xiàng)目充分地融為一體，圍繞具體的項(xiàng)目構(gòu)建教學(xué)內(nèi)容，組織實(shí)施教學(xué)，提高教學(xué)的針對性和實(shí)效性?！盵3]通過項(xiàng)目教學(xué)法可以有效地將書本知識與實(shí)踐訓(xùn)練結(jié)合在一起，迅速提高學(xué)生動手解決問題的能力。比如，筆者在教學(xué)中為了訓(xùn)練學(xué)生的檔案整理能力，設(shè)計(jì)了這樣一項(xiàng)任務(wù)，具體是：在院系試卷存放處，有各個年級本、?？扑膫€專業(yè)的期末考試、考查及公共選修課試卷，將班級分成幾個小組研討標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，討論結(jié)束后領(lǐng)學(xué)生到試卷存放處，由學(xué)生親自動手分類、整理、歸檔。這樣，既可以加深學(xué)生對理論學(xué)習(xí)的印象，又可以檢驗(yàn)學(xué)生整理與鑒別能力，大大提升檔案意識。

另一方面，有條件的學(xué)?？梢越I(yè)的秘書實(shí)訓(xùn)室，模擬辦公室工作場景，通過實(shí)地操作了解收發(fā)公文的流程，學(xué)習(xí)檔案的分類，以及動手處理檔案的組卷、裝訂、上架、借閱、登記等各個環(huán)節(jié)，在動手中培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任感和職業(yè)意識。

（三）參與社會調(diào)研，積累工作經(jīng)驗(yàn)。教學(xué)之余，相關(guān)教師可以與學(xué)校檔案室及學(xué)校所在地的檔案部門聯(lián)系，積極參與社會調(diào)查實(shí)習(xí)。比如可以在學(xué)校檔案室長期開設(shè)實(shí)習(xí)崗位，以每周換崗的形式，在兩年時間內(nèi)保證所有學(xué)生都有接觸真實(shí)檔案處理的機(jī)會；帶領(lǐng)學(xué)生到各種大型檔案管理部門進(jìn)行調(diào)研，通過切身體驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)水平，積累工作經(jīng)驗(yàn)。

總之，檔案意識是秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生必須具備的專業(yè)素質(zhì)，對今后的工作具有極其重要的意義。各高校、各教師都應(yīng)該切實(shí)樹立培養(yǎng)學(xué)生檔案意識的信念，培養(yǎng)出符合社會需求的應(yīng)用型、復(fù)合型人才。

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[3]吳青霞.論高校文秘專業(yè)檔案類課程的教學(xué)策略[J].蘭臺世界，2012，（12）.

（李景林 陜西省安康學(xué)院中文系 725000）