北京金融街物業(yè)管理有限責(zé)任公司 項(xiàng)崢
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實(shí)施的途徑探析
北京金融街物業(yè)管理有限責(zé)任公司 項(xiàng)崢
在現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)管理體系中,內(nèi)部控制已經(jīng)成為物業(yè)企業(yè)管理體系的重要手段,內(nèi)部控制的效果直接決定了企業(yè)未來的發(fā)展空間和市場(chǎng)前景。企業(yè)內(nèi)部控制概念產(chǎn)生于上世紀(jì)中期,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展,內(nèi)部控制已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的核心,與此同時(shí)企業(yè)內(nèi)部控制的概念也不斷發(fā)展加深,企業(yè)內(nèi)部控制在發(fā)展的過程中逐漸產(chǎn)生了企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制、企業(yè)內(nèi)部管理控制,這兩者都是組成企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。其中企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度是企業(yè)內(nèi)部控制的重心,也是企業(yè)經(jīng)營者對(duì)企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制的重要途徑和方式。本文從物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的角度出發(fā),深入地分析了物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的含義及其對(duì)企業(yè)的作用,并就物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制過程中產(chǎn)生的問題找出科學(xué)的解決方案促進(jìn)物業(yè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
物業(yè)企業(yè) 物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制 內(nèi)部控制
內(nèi)部控制是由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層以及所有員工一起開展的,是在單位內(nèi)部因?yàn)榉止にa(chǎn)生的相互聯(lián)系與相互制約的基礎(chǔ)上,為保證企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)而落實(shí)的一系列程序與政策。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制包括物業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制和物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理制度,其中會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部為提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,確保企業(yè)資產(chǎn)完整、安全,確保相關(guān)規(guī)章制度切實(shí)有效執(zhí)行而制定實(shí)施的控制措施、方法與控制過程,是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要項(xiàng)目;而企業(yè)內(nèi)部管理制度則是企業(yè)為提升自身管理水平,制定的強(qiáng)制性的參考制度,對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理起著約束與指導(dǎo)作用。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制不僅可以為企業(yè)提供良好的資產(chǎn)保障,也可以為企業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃提供科學(xué)性和指導(dǎo)性強(qiáng)的意見,加快企業(yè)發(fā)展方針的執(zhí)行,提高企業(yè)的核心競(jìng)爭力。本文正是在此基礎(chǔ)上研究企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵以及企業(yè)內(nèi)部控制在發(fā)展過程中存在的問題并提出解決方法旨在促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展完善。
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制是指物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)和物業(yè)管理區(qū)域?qū)嶋H情況制定的企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行的規(guī)章制度。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生的原因是為了明確各部門、各崗位企業(yè)員工的職責(zé),約束物業(yè)企業(yè)員工的行為,協(xié)調(diào)物業(yè)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營過程中的各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,保證物業(yè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制是物業(yè)管理履行物業(yè)服務(wù)合同,提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平的保證,也是物業(yè)企業(yè)得以正常的運(yùn)行關(guān)鍵。如果說物業(yè)企業(yè)是一臺(tái)龐大的機(jī)器,那么物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制則是這臺(tái)龐大機(jī)器的動(dòng)力,一旦缺少了這個(gè)動(dòng)力,企業(yè)便無法正常運(yùn)轉(zhuǎn),也正是因?yàn)槿绱?,物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展完善是一項(xiàng)非常重要的事,對(duì)于物業(yè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展壯大具有非凡的意義。
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容非常復(fù)雜,總的來說物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制貫穿了整個(gè)物業(yè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程,物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制無處不在。物業(yè)企業(yè)綜合管理制度是物業(yè)企業(yè)全體都務(wù)必遵守執(zhí)行的制度,它主要涵蓋了薪金制度、員工福利制度、員工行為規(guī)范制度;部門職能制度主要指企業(yè)內(nèi)部部門的責(zé)任制度,如行政辦公室制度、財(cái)務(wù)部制度、人力資源部制度、銷售部門制度、技術(shù)部門制度、生產(chǎn)設(shè)備保護(hù)部門制度、客服部門制度等;崗位制度指員工在實(shí)際的工作之中的工作職能制度,這其中包括了工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作要求、工作培訓(xùn)、工作獎(jiǎng)懲。
近年來,企業(yè)開始逐漸重視企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,企業(yè)也在企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展上取得了一些可喜的成績,但是在實(shí)際的發(fā)展過程中,仍然存在不少問題,比如企業(yè)控制意識(shí)淡薄、企業(yè)缺乏內(nèi)部控制經(jīng)驗(yàn)、對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)控制的認(rèn)識(shí)程度不夠。也正是因?yàn)檫@些原因造成了企業(yè)會(huì)計(jì)信息失真、企業(yè)內(nèi)部控制滯后,甚至?xí)斐善髽I(yè)經(jīng)營者的違法亂紀(jì)的現(xiàn)象,造成這些問題的很重要的一個(gè)原因就是企業(yè)內(nèi)部控制的滯后,解決問題的方法唯有改善企業(yè)內(nèi)部控制的方法和管理理念。
在我國企業(yè)的長期發(fā)展過程中,相當(dāng)部分企業(yè)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)程度不夠,比如在物業(yè)行業(yè),企業(yè)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)程度就還存在很大的上升空間,物業(yè)企業(yè)經(jīng)營者簡單地認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制等同于企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)控制就等同于簡單的成本和內(nèi)部資產(chǎn)控制從而導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部管理制度不健全滯后的現(xiàn)象
由于企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制的忽視,尤其是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度的忽視使得企業(yè)職工對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制的重視性也不高,認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制工作只是領(lǐng)導(dǎo)的事,甚至懷疑企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,覺得企業(yè)有無企業(yè)內(nèi)部控制都一樣,正是這些思想造成企業(yè)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)程度不夠,思想觀念意識(shí)陳舊,創(chuàng)新性差,使得企業(yè)內(nèi)部控制無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。
企業(yè)內(nèi)部控制制度的不完善體現(xiàn)在多方面,比如企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的不完善、企業(yè)內(nèi)部管理控制制度的不完善,在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度上企業(yè)缺乏全面的、系統(tǒng)的、科學(xué)的財(cái)務(wù)內(nèi)部管理制度使得企業(yè)信息不全面,會(huì)計(jì)工作的執(zhí)行力較差、管控力度薄弱、企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)定無法落到實(shí)處,這些都是企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度發(fā)展滯后不健全所產(chǎn)生的重要原因。除了企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的滯后,企業(yè)內(nèi)部管理控制制度同樣存在嚴(yán)重的滯后性,不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展,比如企業(yè)缺乏統(tǒng)一的、符合企業(yè)實(shí)際的、明確各部門職責(zé)、有實(shí)際約束力的企業(yè)內(nèi)部管理制度,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、人力資源、事后服務(wù)、突發(fā)性事件以及危機(jī)應(yīng)對(duì)的管理中沒有明確的、統(tǒng)一的、預(yù)警性強(qiáng)和抗風(fēng)險(xiǎn)性高的制度。
造成內(nèi)部控制制度發(fā)展滯后的原因還有很多,比如企業(yè)自身的網(wǎng)絡(luò)信息能力和安全防范水平、比如企業(yè)的預(yù)警性不強(qiáng)不足以應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件及重大危機(jī)事件的能力不強(qiáng)、企業(yè)內(nèi)部控制管理人員的工作意識(shí)、工作態(tài)度不端正等等。總之要想充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營的作用就要不斷發(fā)展和完善企業(yè)內(nèi)部控制管理制度,只有通過規(guī)章制度來促進(jìn)和約束企業(yè)管理人員和企業(yè)職工的行為,企業(yè)內(nèi)部控制才有可能不斷向前發(fā)展以符合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實(shí)際需要。
由于企業(yè)對(duì)于內(nèi)部管理制度思想觀念上的淡薄,使得企業(yè)職工對(duì)內(nèi)部管理工作的重視性不夠,同時(shí)企業(yè)內(nèi)部管理工作人員本身的工作態(tài)度和工作能力是影響和制約企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展向前的重要原因。
由于企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)內(nèi)部管理人員思想意識(shí)上出現(xiàn)偏差,這就使得企業(yè)內(nèi)部控制工作沒有引起足夠的重視程度,沒有在企業(yè)員工之間得到廣泛的認(rèn)可,更沒有強(qiáng)大的約束力和監(jiān)督力,這就需要企業(yè)從根本上重視企業(yè)內(nèi)部控制工作,建立統(tǒng)一明確的企業(yè)內(nèi)部管理制度,并對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理工作提出明確的審核標(biāo)準(zhǔn),以便企業(yè)經(jīng)營者能夠有效監(jiān)督和促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理工作的進(jìn)行。這種強(qiáng)大的約束力和監(jiān)督力也是使得企業(yè)內(nèi)部控制工作有著強(qiáng)大的執(zhí)行力的保證,只有領(lǐng)導(dǎo)者從源頭上重視到了企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要性,把企業(yè)內(nèi)部控制工作貫徹到企業(yè)的日常經(jīng)營過程中融入到企業(yè)文化中去,只有這樣,企業(yè)內(nèi)部控制工作才會(huì)落到實(shí)處取得實(shí)際成效。
企業(yè)內(nèi)部控制在工作管理上還是缺乏一定的創(chuàng)新性,就以物業(yè)企業(yè)來說,物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制工作缺乏很大的創(chuàng)新性,尤其物業(yè)企業(yè)在內(nèi)部管理控制工作上還存在很嚴(yán)重的陳舊性。物業(yè)企業(yè)的管理不能僅僅只限于日常物業(yè)的運(yùn)行和維護(hù),還要有一定的前瞻性,對(duì)于可能性出現(xiàn)的災(zāi)害和安全事件要有詳細(xì)的預(yù)案,并就每一種自然災(zāi)害和可能性出現(xiàn)的安全事故根據(jù)不同地域、不同的人群做出科學(xué)化、高效化、人性化的預(yù)案,即便是部分物業(yè)企業(yè)具有詳細(xì)的預(yù)警預(yù)案,也沒有進(jìn)行過實(shí)際的演練。在生活服務(wù)上物業(yè)企業(yè)對(duì)于業(yè)主的資料信息掌握程度不夠,其調(diào)查方式還停留在傳統(tǒng)意義上的業(yè)主登記。企業(yè)物業(yè)人員可以通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)媒介向所住居民進(jìn)行調(diào)查問卷,問題搜集,并根據(jù)不同人員的具體情況制定出一整套生活服務(wù)設(shè)施,同時(shí)物業(yè)企業(yè)還可以以此為媒介不斷地與業(yè)主進(jìn)行溝通互動(dòng),了解問題并解決問題,提升工作效率和企業(yè)形象,更有助于內(nèi)部控制管理水平的上升。
LI Li, Lü Nan, ZHAO Rui, HUANG Qing-hai, HONG Bo, LIU Jian-min, XU Yi
在企業(yè)內(nèi)部的治理結(jié)構(gòu)上,企業(yè)內(nèi)部人員還是存在著很嚴(yán)重的“獨(dú)裁”現(xiàn)象,即經(jīng)營者一人說了算或是大股東說了算。企業(yè)的法人制度相對(duì)來說缺乏一定的民主性,對(duì)于企業(yè)經(jīng)營者和掌握股份的股東沒有一定的約束力,沒有一種合理的制度規(guī)范整個(gè)企業(yè)不同工作部門的權(quán)利與責(zé)任關(guān)系的話,那么企業(yè)內(nèi)部控制就會(huì)失去實(shí)際性從而導(dǎo)致法人治理結(jié)構(gòu)不完善的現(xiàn)象發(fā)生,尤其是在公司的財(cái)務(wù)問題上,由于企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)對(duì)股東缺乏實(shí)際的約束力,這就造成了很大程度會(huì)計(jì)信息的模糊性,阻礙企業(yè)財(cái)會(huì)信息的公開性和透明性,不僅會(huì)影響企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展,而且還會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營。
企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展離不開企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的重視和相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部管理制度。
企業(yè)內(nèi)部控制程度認(rèn)識(shí)的提高是自上而下的提高,首先企業(yè)經(jīng)營者要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,并以實(shí)際行動(dòng)做為表率帶頭宣傳企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要性,其次企業(yè)管理者也要充分的認(rèn)識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制的重要意義,并把企業(yè)內(nèi)部控制的思想貫徹到企業(yè)各個(gè)部門、各個(gè)崗位中去,最后就是不斷宣傳企業(yè)內(nèi)部控制的重要性,把企業(yè)內(nèi)部控制融入到企業(yè)文化的建設(shè)發(fā)展中去,讓每一個(gè)企業(yè)員工從內(nèi)心深處重視起來并以實(shí)際的規(guī)章制度規(guī)范員工的行為。
實(shí)際規(guī)章制度的建設(shè)一方面要科學(xué)化,合理化,能夠促進(jìn)企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展需要,另一方面也要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題提出具有針對(duì)性的解決方案,在規(guī)章制度的實(shí)施過程,企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)管理者自身要做好表率,保證規(guī)章制度的權(quán)威性和公信力,只有這樣,企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)章制度才有可能形成真正的實(shí)效性,才能夠真正引導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營行為。
企業(yè)內(nèi)部控制工作的成效很大程度上取決于企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的好壞,要想企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作取得很好的進(jìn)展就必然要與之相適應(yīng)的評(píng)估體系。
任何部門、任何崗位的工作驗(yàn)收和評(píng)估要有一定的評(píng)估審核體系,只有有了一定的評(píng)估審核體系,才能對(duì)各個(gè)部分不同崗位的工作有具體的了解和認(rèn)識(shí),也才會(huì)科學(xué)的評(píng)估各項(xiàng)工作取得的進(jìn)展,才能更加全面的、綜合的、客觀的分析出工作過程中存在的不足并提出解決方案。企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作也是這樣,企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作的繁雜性和瑣碎性本身就決定了企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作的難度,所以對(duì)于企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)工作更要有一整套的評(píng)估方案和審核標(biāo)準(zhǔn),尤其企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制涉及到公司的財(cái)務(wù)管理、涉及到公司的財(cái)務(wù)資金情況,企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的成績直接反映了企業(yè)在階段過程中所取得成績,也是最直觀地反映企業(yè)經(jīng)營過程中是否盈虧的重要憑證。會(huì)計(jì)部門對(duì)于企業(yè)的意義不言而喻,這相當(dāng)于“企業(yè)的錢袋子”,在這個(gè)部門,企業(yè)可以看到最直觀的企業(yè)財(cái)務(wù)信息,同時(shí)也更能為企業(yè)決策層和管理層在重大決策上、企業(yè)的發(fā)展上提供數(shù)字上的支持和財(cái)務(wù)上的支撐,另一方面,企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的工作也直接影響著企業(yè)其他的工作部門,企業(yè)可以通過企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制根據(jù)實(shí)際情況和發(fā)展需要對(duì)公司做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
企業(yè)的法人治理結(jié)構(gòu),權(quán)力組織結(jié)構(gòu)是制約企業(yè)內(nèi)部控制工作的重要因素。所以企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營過程中,要完善公司法人治理結(jié)構(gòu),明確企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理層、管理部門的權(quán)力和職責(zé)。只有不同組織結(jié)構(gòu)、不同部門的權(quán)力和職責(zé)有了明確的界定標(biāo)準(zhǔn),那么企業(yè)的內(nèi)部控制才會(huì)產(chǎn)生真正的約束力和督導(dǎo)作用,避免出現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制對(duì)少數(shù)組織結(jié)構(gòu)、少數(shù)部門失效的局面,造成企業(yè)內(nèi)部控制制度和管理的架空從而失去公信力。
決定物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效性評(píng)價(jià)的主要有兩個(gè)方面,一個(gè)是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的有效性,內(nèi)部控制必須在設(shè)計(jì)過程中有企業(yè)的各級(jí)管理層以及企業(yè)的基層員工共同參與,另外,企業(yè)內(nèi)部控制有效性必須在法律的許可范圍之內(nèi),充分合理地預(yù)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞、服務(wù)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。除了內(nèi)部控制設(shè)計(jì)上的有效性以外,還有一個(gè)是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行實(shí)施的有效性,內(nèi)部控制在實(shí)施過程中離不開企業(yè)環(huán)境、企業(yè)制度上的支持,企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制要實(shí)施到位,內(nèi)部控制制度在生產(chǎn)經(jīng)營過程中能夠貫徹執(zhí)行,運(yùn)行實(shí)施是內(nèi)部控制目標(biāo)有效性執(zhí)行層面上的保證。
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的基本要求就是對(duì)企業(yè)的所有活動(dòng)與業(yè)務(wù)必須具有正確的識(shí)別、評(píng)估、抵御風(fēng)險(xiǎn)的作用。
物業(yè)企業(yè)內(nèi)部的控制評(píng)價(jià)體系有效性缺乏一個(gè)科學(xué)的、完整的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),由于業(yè)主對(duì)物業(yè)企業(yè)的期望值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過企業(yè)的發(fā)展服務(wù)能力,這就使得物業(yè)企業(yè)在物業(yè)定性指標(biāo)體系的標(biāo)準(zhǔn)上要多聽取業(yè)主的意見,并根據(jù)他們的意見不斷地對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn),以求達(dá)到業(yè)主的滿意。
物業(yè)管理作為新生的行業(yè)在社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和人們的生活過程中發(fā)揮著越來越重要的作用,近年來,盡管物業(yè)管理取得了一定的發(fā)展,但是仍然存在不少的問題,比如物業(yè)管理責(zé)權(quán)問題、收費(fèi)問題、物業(yè)服務(wù)問題,這些都成為阻礙物業(yè)向前發(fā)展的重要因素,究其原因很大一方面是因?yàn)槲飿I(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制不到位,所以物業(yè)管理要想取得長足的發(fā)展,就必須深化物業(yè)管理內(nèi)部控制的改革,充分發(fā)揮物業(yè)管理內(nèi)部控制的作用促進(jìn)物業(yè)管理的發(fā)展,使得物業(yè)管理更能符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升和人們生活的需要。
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財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版)2015年21期