于應(yīng)華，羅麗萍

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信息化背景下高校檔案材料的收集

于應(yīng)華，羅麗萍

（湖南城市學(xué)院檔案館，湖南益陽(yáng) 413000）

信息化背景下，高校檔案材料收集工作出現(xiàn)了許多新特點(diǎn)，特別是民生檔案的利用率越來(lái)越高，使檔案材料收集的范圍、方式等發(fā)生了重大變化，對(duì)檔案材料的質(zhì)量要求也日益凸顯。因此，高校檔案材料收集工作必須采取新方法：注重基層調(diào)研、完善管理制度、拓展收集渠道、提高人員素質(zhì)、加強(qiáng)考核評(píng)比。

信息化；檔案收集；新特點(diǎn)；新方法

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、國(guó)家政策的變化以及廣大民眾檔案意識(shí)的普遍提高，檔案作為一種重要的信息資源和信息資產(chǎn)，正逐步成為善治良政和問(wèn)責(zé)的主要依據(jù)。檔案材料收集的范圍、形式、內(nèi)容、要求及收集方式、途徑、特點(diǎn)等都發(fā)生了很大變化，檔案工作者只有與時(shí)俱進(jìn)，緊跟形勢(shì)，了解國(guó)家政策的變化，努力掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，積極探討并踐行高校檔案材料收集的新途徑，才能勝任新時(shí)期檔案工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)。筆者結(jié)合實(shí)踐，就信息化背景下高校檔案材料的收集談點(diǎn)個(gè)人淺見(jiàn)。

一、信息化背景下高校檔案材料收集新特點(diǎn)

（一）民生檔案已經(jīng)擺到了突出位置

隨著國(guó)家科學(xué)發(fā)展觀的深入貫徹落實(shí)，民生問(wèn)題成為黨政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)，特別是新一屆中央領(lǐng)導(dǎo)集體理政以來(lái)系列重大民生政策出臺(tái)后，涉及人民群眾切身利益的民生檔案價(jià)值日益凸顯。高校檔案是民生檔案的重要組成部分，是全體教師、學(xué)生在教學(xué)、科研、管理及社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成的維護(hù)師生合法權(quán)益的原始憑證。高校民生檔案主要包括與教職工、學(xué)生切身利益密切相關(guān)的人事、獎(jiǎng)懲、工資福利、師資培訓(xùn)、職稱評(píng)定、科研成果、招生錄取、學(xué)籍管理、畢業(yè)證、學(xué)位證發(fā)放、醫(yī)療保險(xiǎn)、聘用合同、房產(chǎn)證明等方面的檔案，這部分檔案在高校解決民生問(wèn)題時(shí)發(fā)揮著不可替代的憑證作用，對(duì)構(gòu)建和諧校園具有重要意義。因此，高校檔案工作要以人為本，滿足廣大教職工、學(xué)生的各種需要，就要求我們建立起覆蓋廣大教職工、學(xué)生的檔案資源體系，建立起方便廣大教職工、學(xué)生的檔案利用體系。為此，檔案工作者應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻關(guān)注各職能部門政策的新變化、新動(dòng)態(tài)、新人新事，并及時(shí)調(diào)整檔案材料的收集范圍，讓檔案資源體系建設(shè)覆蓋所有被檔案記載過(guò)的人和事。否則，一些重要的人和事隨著時(shí)間推移、地點(diǎn)變遷，在檔案資源中就容易成為空白，當(dāng)需要利用相關(guān)檔案資料時(shí)，就無(wú)法滿足其需要。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。該辦法明確將學(xué)生檔案納入歸檔范圍并單獨(dú)設(shè)類，體現(xiàn)了以人為本和重視民生的重要理念。當(dāng)前，高校民生檔案利用率特別高，如畢業(yè)生利用在校學(xué)籍檔案為其就業(yè)、讀研、出國(guó)、職稱評(píng)聘、調(diào)動(dòng)工作等辦理各種證明；也有用人單位來(lái)函或來(lái)人查閱檔案對(duì)學(xué)校畢業(yè)生學(xué)歷、學(xué)位等相關(guān)信息進(jìn)行認(rèn)證等，這就需要高校檔案管理部門根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同需求做好工作，以滿足社會(huì)各界人士及廣大師生對(duì)檔案利用的需求，發(fā)揮高校民生檔案的獨(dú)特作用。

（二）檔案材料收集的范圍有了明顯改變

根據(jù)《高等學(xué)校歸檔范圍和保管期限》的規(guī)定, 高校民生檔案涵蓋的范圍較廣，學(xué)生檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、文書檔案、科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案中都包含有大量民生檔案的內(nèi)容，其形成主體具有多元性。因此，高校不能簡(jiǎn)單地建立一種專門的民生檔案類別，只能在做好其它類檔案工作的同時(shí)，注重民生檔案的收集形成、歸檔管理。但由于高校目前執(zhí)行的《高等學(xué)校歸檔范圍和保管期限表》仍是國(guó)家教委在20世紀(jì)八九十年代制定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，一直沒(méi)有調(diào)整，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔范圍，針對(duì)這一情況，檔案部門需引起高度重視，廣泛開(kāi)展實(shí)地調(diào)研，抓緊制定相關(guān)制度加以規(guī)范。

近年高校檔案工作實(shí)地檢查、考核中，發(fā)現(xiàn)一些重要民生檔案材料未納入歸檔范圍，沒(méi)有存檔。例如，學(xué)校組織部門產(chǎn)生的關(guān)于大學(xué)生村官材料、選調(diào)生材料，團(tuán)委產(chǎn)生的關(guān)于大學(xué)生西部志愿者計(jì)劃材料及名單，保衛(wèi)處產(chǎn)生的關(guān)于大學(xué)生征兵入伍名冊(cè)及相關(guān)政策等，都因是近年新產(chǎn)生，沒(méi)納入歸檔范圍，所以沒(méi)有存檔。檢查工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館逐一上門收集，進(jìn)行整理歸檔。另外，也發(fā)現(xiàn)一些重要的檔案材料，如畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位審批表、返校補(bǔ)考成績(jī)表、補(bǔ)發(fā)畢業(yè)證、學(xué)位證名冊(cè)等相關(guān)檔案材料及電子數(shù)據(jù)未存檔等問(wèn)題，這些都是重要的、新出現(xiàn)的民生檔案，要求我們檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)將它們納入歸檔范圍進(jìn)行收集。

（三）檔案材料收集的方式有了較大創(chuàng)新

高校檔案材料的收集，過(guò)去局限于接收簡(jiǎn)單的紙質(zhì)材料，現(xiàn)在已進(jìn)入數(shù)字信息化時(shí)代。在信息化背景下，高校檔案材料產(chǎn)生來(lái)源廣泛、形式多樣、內(nèi)容豐富，出現(xiàn)了新技術(shù)、新領(lǐng)域。尤其隨著社交媒體的出現(xiàn)，檔案材料更是眾出多門，沿用常規(guī)慣例的檔案材料收集方式，不僅不能發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，還會(huì)造成大量具有重要意義的新型檔案材料丟失。另外，隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，高校檔案接收工作對(duì)接收原生檔案信息的要求越來(lái)越高。今后要做好高校檔案材料的收集工作，必須主動(dòng)出擊，采取靈活多樣的方式、途徑，多渠道、多角度收集。既收紙質(zhì)材料也收電子材料，既接收各部門常規(guī)移交的檔案材料也不放棄對(duì)學(xué)校重要名人、重大歷史事件檔案材料的征集，檔案工作人員還要經(jīng)常了解信息參與學(xué)校重大決策和活動(dòng)，拍攝第一手現(xiàn)場(chǎng)材料或獲取社交媒體重要評(píng)價(jià)材料。

另外，數(shù)字信息化時(shí)代的到來(lái)給檔案工作本身也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案工作要與時(shí)代協(xié)同發(fā)展就必須應(yīng)對(duì)新的變化。根據(jù)湖南省檔案局檔案信息化建設(shè)的要求，今后各單位移交檔案必須是“兩套制”，即傳統(tǒng)載體的實(shí)體檔案和相對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案。[1]與此同時(shí)，檔案材料在收集過(guò)程中還要采用先進(jìn)技術(shù)和手段保證電子文件本身的真實(shí)性、可靠性和完整性。

（四）檔案材料收集與高校業(yè)務(wù)活動(dòng)的聯(lián)系更加緊密

檔案材料的收集要確保電子文件本身的真實(shí)性、可靠性和完整性，就必須確保與文件相關(guān)元數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠和完整，檔案工作者就必須重點(diǎn)關(guān)注文件材料的產(chǎn)生與管理過(guò)程，將文件的形成、捕獲、組織和利用置于文件之前，促進(jìn)整個(gè)文件管理過(guò)程的統(tǒng)一。

特別是隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，一些新的社交媒體的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的文件管理模式被打破，業(yè)務(wù)流程更加靈活、開(kāi)放，反映在文件上則需要建立起文件追蹤，以記錄文件隨業(yè)務(wù)流程而產(chǎn)生的變化。[2]將文件管理關(guān)注的重點(diǎn)從管理對(duì)象轉(zhuǎn)向管理過(guò)程，突出文件管理在輔助政府治理上的重要作用。特別是數(shù)字環(huán)境下文件管理的復(fù)雜性，電子文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制以及元數(shù)據(jù)的提取與運(yùn)用等問(wèn)題，[3]檔案材料的收集工作就應(yīng)考慮如何主動(dòng)加強(qiáng)與高校業(yè)務(wù)活動(dòng)的聯(lián)系，記錄信息，組織歸檔，將應(yīng)用軟件引入檔案文件管理，高校檔案事業(yè)才能可持續(xù)發(fā)展。

（五）檔案材料收集的質(zhì)量要求日益凸顯

文件是指“組織或個(gè)人在履行其法定義務(wù)或開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成、接收并維護(hù)的作為憑證和資產(chǎn)的信息”。[4]將文件作為資產(chǎn)進(jìn)行管理，突出了高校文件檔案管理的重要地位，同時(shí)對(duì)文件檔案材料收集的質(zhì)量也提出了更高要求。

高校檔案要成為善治良政和問(wèn)責(zé)的依據(jù)，必須運(yùn)用科學(xué)的方法和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，收集到真實(shí)可靠有用的信息，能贏得各方信任。特別是信息化、全球化背景下高校業(yè)務(wù)工作更具開(kāi)放性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，需要基于證據(jù)的業(yè)務(wù)治理，支持高效率和高效益的業(yè)務(wù)運(yùn)行，以減少風(fēng)險(xiǎn)、快速應(yīng)對(duì)動(dòng)態(tài)復(fù)雜的業(yè)務(wù)環(huán)境變化和審核業(yè)務(wù)績(jī)效，節(jié)約資源、減少成本、改進(jìn)效率，文件形成和控制成為業(yè)務(wù)治理的有機(jī)組成。[4]其預(yù)期結(jié)果是文件質(zhì)量得以保證，基于證據(jù)的業(yè)務(wù)治理活動(dòng)能夠滿足信息通訊技術(shù)動(dòng)態(tài)變化的需求。這就要求提高檔案材料收集工作的質(zhì)量，準(zhǔn)確捕獲鮮活、真實(shí)、原始且齊全完整的第一手檔案材料。

二、信息化背景下高校檔案材料收集工作必須采取新方法

（一）注重基層調(diào)研

高校文件檔案材料產(chǎn)生于高校各機(jī)關(guān)處室、教輔單位及二級(jí)學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作實(shí)踐中，是伴隨各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)而形成的，是對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)最原始、最真實(shí)的記錄。檔案材料產(chǎn)生的質(zhì)量、數(shù)量及新技術(shù)的采用程度，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的布局、謀劃、安排緊密相關(guān)。因此，高校檔案館要根據(jù)高校業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行的規(guī)律，有目的、有計(jì)劃地深入機(jī)關(guān)處室、二級(jí)院系開(kāi)展廣泛調(diào)研，探討檔案材料的運(yùn)行規(guī)律、發(fā)展方向，明確檔案材料收集工作的方向、重點(diǎn)、難點(diǎn)，以及采用的新技術(shù)和可能產(chǎn)生的社會(huì)反響，保證檔案材料收集工作積極主動(dòng)、有的放矢。另外，通過(guò)調(diào)研還可拓展收集領(lǐng)域，豐富檔案內(nèi)容，制定切合實(shí)際的工作目標(biāo)，明確未來(lái)工作發(fā)展方向及檔案材料的收集方向，促使檔案工作向基層延伸、向特色領(lǐng)域延伸，向新行業(yè)、新載體延伸，做到業(yè)務(wù)工作發(fā)展到哪里，檔案資源就收集到哪里。

（二）完善管理制度

高校各機(jī)關(guān)處室、教輔單位及二級(jí)學(xué)院形成了豐富的檔案材料，多角度全方位地反映了這些基層單位的工作情況，要加強(qiáng)這些單位檔案工作的管理，就必須掌握各部門檔案材料的形成規(guī)律，必須為文件管理任務(wù)的完成提供綜合的管理指南和詳細(xì)的工作原則方法；必須制定文件管理方針政策和程序，逐步完善信息化背景下高校檔案材料收集的歸檔范圍，督促并指導(dǎo)各部門和基層單位完善檔案管理制度，制定好本部門文件材料歸檔范圍和保管期限表，做到定時(shí)集中收集與階段性零散收集相結(jié)合；確保所產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)收盡收并歸檔保存。特別是關(guān)系到民生的檔案材料，應(yīng)該成為我們檔案材料收集工作的重點(diǎn)，如各類學(xué)生的各種等級(jí)考試成績(jī)、所獲得的資質(zhì)、獎(jiǎng)勵(lì)、合同、協(xié)議及科研成果等材料，本部門教職工包括臨時(shí)工在內(nèi)的所有資金發(fā)放名冊(cè)、資質(zhì)、獎(jiǎng)懲、合同、協(xié)議及科研成果等信息都應(yīng)該納入檔案工作的體系當(dāng)中，并作為體系的中心形成規(guī)范的文件材料流向制度。另外，還要督促幫助基層單位保管好、利用好這些檔案，有效地為教職工和學(xué)生服務(wù)，及時(shí)將有價(jià)值的重要檔案上交學(xué)校檔案館，以便保存好學(xué)校重要的信息資產(chǎn)。

（三）拓展收集渠道

文件材料是最原始的歷史記錄，是事件最直觀最生動(dòng)形象的當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐恼鎸?shí)記載。高校每一件大事其過(guò)程都是復(fù)雜的，涉及時(shí)間或許很長(zhǎng)，牽涉人員可能很多，工作環(huán)節(jié)、步驟、頭緒多，條件要求高，且對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系廣泛，產(chǎn)生的影響很大。專兼職檔案員為了收集到詳細(xì)生動(dòng)的第一手文件材料，必須及時(shí)跟蹤，記錄精彩瞬間，這是一種非常重要且非常有效的收集渠道。與此同時(shí)，高校的重大事件不僅會(huì)對(duì)學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生重大影響，必然也會(huì)對(duì)社會(huì)產(chǎn)生重大影響，受到各級(jí)社會(huì)媒體的廣泛關(guān)注，或是報(bào)道，或是評(píng)價(jià)。這些文件檔案材料都是記錄、反映事實(shí)的重要素材，專兼職檔案員要把這些材料收集好，作為檔案形成過(guò)程的重要補(bǔ)充，多角度反映立體的大事件。

（四）提高人員素質(zhì)

信息化背景下，高校檔案材料收集工作做得好不好，關(guān)鍵在于人員素質(zhì)。作為專門從事這一工作的專兼職檔案員，應(yīng)該具備四種意識(shí)，即主人翁意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)；要與時(shí)俱進(jìn)時(shí)刻關(guān)心、關(guān)注學(xué)校發(fā)展大事和要事，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，樹(shù)立“人的檔案最重要、最具有價(jià)值”的新觀念。為此，高校檔案管理部門要通過(guò)召開(kāi)專門工作會(huì)議，舉辦相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專兼職檔案員的素質(zhì)，要組織力量緊緊圍繞檔案工作中急需解決的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題開(kāi)展攻關(guān)，不斷提高檔案工作的科技含量，逐步實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化。

（五）加強(qiáng)考核評(píng)比

在年度檢查及考核評(píng)比過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)造成檔案材料遺漏大致有三種情形：一是有些單位的兼職檔案員變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟，工作被動(dòng)，導(dǎo)致本單位重要檔案材料未能及時(shí)收集歸檔；二是個(gè)別單位兼職檔案員工作教條，缺乏主動(dòng)性和敏感性，明知單位隨著形勢(shì)發(fā)展新產(chǎn)生了一系列重要特色材料，但對(duì)這些材料熟視無(wú)睹，不聞不問(wèn)，沒(méi)有及時(shí)收集，只按部就班按原來(lái)本部門檔案材料歸檔范圍收集，應(yīng)付了事；三是個(gè)別單位因分管領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)談薄，沒(méi)有將檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入職責(zé)范圍，沒(méi)有形成規(guī)范的文件流向制度，致使本單位一些重要的檔案材料無(wú)人收集整理歸檔，造成不可估量的損失。檔案館不是權(quán)力部門，不能指揮和命令其它單位或部門，只能曉之以理，動(dòng)之以情，多深入基層開(kāi)展檔案工作檢查，借助考核評(píng)比和表彰手段督促其完成檔案工作任務(wù)。

工作實(shí)踐證明，通過(guò)年度檢查及考核評(píng)比，一方面能發(fā)現(xiàn)各單位或部門職能工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，出現(xiàn)的新人、新事、新材料，及時(shí)收集一批重要檔案材料，實(shí)現(xiàn)平時(shí)收集與零散文件收集相結(jié)合。零散文件收集是豐富館藏的重要補(bǔ)充。另一方面，能查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)上交檔案中遺漏的內(nèi)容，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，幫助“帳外”文件的收集。有些機(jī)關(guān)內(nèi)部文件或外部文件，未經(jīng)過(guò)文書部門收發(fā)登記，這些文件不易控制，但很有價(jià)值，例如，領(lǐng)導(dǎo)人或?qū)I(yè)人員開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的會(huì)議文件，單位領(lǐng)導(dǎo)人在有關(guān)會(huì)議上的講話稿，以及體現(xiàn)會(huì)議（活動(dòng)）的照片、錄音、錄像材料；還有本單位與外單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議、責(zé)任書等。通過(guò)開(kāi)展檔案工作的年度檢查考核，能確保學(xué)校檔案材料上交齊全、完整。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡振榮. 強(qiáng)化公共服務(wù)規(guī)范行業(yè)管理不斷提高全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展水平——在全省檔案工作會(huì)議上的講話（2014年2月24日）[J]. 檔案時(shí)空, 2014(4): 6.

[2] 黃霄羽, 錢紅梅. 國(guó)際檔案界的新思想——對(duì)文件管理信息學(xué)及統(tǒng)一理念的初步理解[J]. 中國(guó)檔案, 2013(7): 50-51.

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（責(zé)任編校：彭 萍）

Collection of Archives of College Under the Background of Information

YU YinhuaLUO Liping

（Library of Archives, Hunan City University, Yiyang, Hunan 413000, China）

Under the background of information the collection of archives materials appears many new features. In particularly the archives of people’s life used in wide scope, great changes of collection scope and many collection ways and means. The quality requirement of the archives is higher. It is, therefore, that the collection of higher learning archives should take new method on the basic investigation and should raise the collectors’ quality.

informationization; collection of archives; new features; new ways and means

G 278.6

A

10.3969/j. issn. 2096-059X.2015.05.022

2096-059X(2015)05–0106–04

2015-01-24

湖南省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目（11YBB074）

于應(yīng)華（1969-），女，湖南沅江人，副研究館員，主要從事高校檔案管理研究；羅麗萍（1985-），女，湖南澧縣人，主要從事高校檔案管理研究。