□文/王 旭 張 麗

（大連財經(jīng)學(xué)院內(nèi)部控制與風(fēng)險管理研究中心 遼寧·大連）

一、存貨及存貨內(nèi)部控制的含義

（一）存貨的含義。存貨是企業(yè)日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等。存貨是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn)，以在正常生產(chǎn)經(jīng)營中被銷售或耗用為目的，是一種非貨幣資產(chǎn)，存在減值的可能性。一般來講，存貨占總資產(chǎn)的20%左右，占流動資產(chǎn)總額的40%～60%。

（二）存貨內(nèi)部控制的含義。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序?；趦?nèi)部控制的概念，存貨內(nèi)部控制可以理解為是企業(yè)為管理好存貨，針對存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點，事先制定的一套相互牽制、相互驗證的內(nèi)部監(jiān)控制度。存貨內(nèi)部控制是企業(yè)整個內(nèi)部控制中的重點內(nèi)容和中心環(huán)節(jié)。企業(yè)制訂存貨內(nèi)部控制的目的在于保障存貨資產(chǎn)的安全完整，加速存貨資金周轉(zhuǎn)，提高存貨資金使用效益。

二、存貨內(nèi)部控制的內(nèi)容

在日常情況下，存貨的內(nèi)部控制主要包括存貨價值流轉(zhuǎn)和存貨實物流轉(zhuǎn)的程序控制。存貨實物流轉(zhuǎn)程序控制包括對存貨采購、驗收、配送、倉儲、生產(chǎn)及銷售發(fā)貨等各環(huán)節(jié)工作程序的規(guī)定、控制環(huán)節(jié)的設(shè)計、信息傳遞要求、責(zé)權(quán)劃分、授權(quán)要求、不相容職位相分離控制等。存貨價值流轉(zhuǎn)記錄程序控制是財會部門根據(jù)企業(yè)存貨的自身特點建立的從原材料采購到庫存、產(chǎn)品生產(chǎn)及出售的全過程控制。

（一）存貨供應(yīng)及保管過程的內(nèi)部控制。存貨的供應(yīng)過程主要是存貨的采購。存貨的采購主要包括編制采購計劃、采購招標、合同的訂立、存貨驗收入庫、支付貨款、賬實核對等。存貨采購必須根據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算的計劃按規(guī)定的采購流程進行，采購的各環(huán)節(jié)應(yīng)分配給不同的部門來完成并保證不相容職務(wù)相分離。業(yè)務(wù)部門將生產(chǎn)經(jīng)營存貨需求計劃交由采購部門，然后采購部門據(jù)此編制采購計劃并進行采購預(yù)算，然后交主管負責(zé)部門審核后，再上報管理層審批。

采購來的存貨到達企業(yè)應(yīng)由獨立于倉庫保管人員以外的人員驗收入庫。采購經(jīng)辦人員要跟蹤供貨商的交貨時間并對沒有按照合同時間及時交貨的進行催交。質(zhì)量檢測部門在驗收存貨的品種、數(shù)量后，填寫相關(guān)驗收報告單。倉儲部門根據(jù)驗收單據(jù)接收存貨，填寫入庫單，并對入庫存貨進行相關(guān)登記，將運單、發(fā)票和收料單送財務(wù)部門進行相應(yīng)的會計處理和支付貨款。

入庫后的存貨進行保管時，企業(yè)應(yīng)制訂日常存貨保管的流程和制度。對于驗收入庫的存貨要進行妥善的保管，保證記錄準確、賬目清楚、賬實相符，并能定時準確地提供有關(guān)企業(yè)存貨狀況的報告以滿足生產(chǎn)經(jīng)營和銷售的提貨需要。

各部門領(lǐng)用存貨時，領(lǐng)料單據(jù)必須要進行連續(xù)編號，同時領(lǐng)料單上必須有相關(guān)責(zé)任人的簽字，包括經(jīng)辦人、倉儲部門負責(zé)人、領(lǐng)用部門負責(zé)人的簽字審核。存貨出庫后，倉儲部門要及時將相關(guān)單據(jù)送交財務(wù)部門進行稽核和賬務(wù)處理，確保賬實相符。

（二）存貨盤點的內(nèi)部控制。盤點應(yīng)該由財務(wù)部門物資會計、倉儲保管員和獨立這些職能之外的監(jiān)盤人員在場共同進行盤點，以保證盤點結(jié)果的真實性、客觀性及完整性。存貨盤點報告應(yīng)包括實地盤點數(shù)、會計賬上結(jié)余數(shù)、倉儲部門登記的臺賬數(shù)，對于賬實不符的要分析原因所在，并給出處理意見。盤盈盤虧的處理意見必須報管理層審批，通過后按意見執(zhí)行，同時財務(wù)部門根據(jù)審核后的盤點報告和處理意見對存貨賬面進行調(diào)整。

（三）存貨賬務(wù)處理的內(nèi)部控制。存貨的賬務(wù)處理主要包括對存貨的收發(fā)、盤點結(jié)果的記錄和賬務(wù)處理。公司的會計賬務(wù)系統(tǒng)上應(yīng)設(shè)置存貨明細賬和存貨總分類賬，物資會計應(yīng)對存貨的出庫入庫、領(lǐng)用、盤盈盤虧的處理、報廢及退回等業(yè)務(wù)的數(shù)量和金額進行及時記錄，并定期進行存貨明細賬與總賬的核對。對核對不一致情況，應(yīng)分析原因并對賬務(wù)進行相應(yīng)的調(diào)整，確保賬實相符，責(zé)任明確。

三、強化存貨內(nèi)部控制的方法

（一）運用適當(dāng)?shù)拇尕涳L(fēng)險識別方法。存貨風(fēng)險是指企業(yè)存貨由于因各種不確定性因素的變動而發(fā)生損失的可能性。風(fēng)險識別方法有很多，各有其優(yōu)缺點和適用條件。企業(yè)不同，識別風(fēng)險的方法就不同；風(fēng)險不同，識別的方法也不完全一樣。一般認為，流程圖是一個合適的風(fēng)險識別方法。該方法將風(fēng)險主體按照生產(chǎn)經(jīng)營的過程、經(jīng)營活動內(nèi)在的邏輯關(guān)系繪制成流程圖，然后針對流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)識別風(fēng)險。流程圖可以用實物形式表達，也可以用價值形式表達，其復(fù)雜程度視需要而定。流程圖還可以配有解釋表用來具體說明各流程階段會發(fā)生的風(fēng)險種類，直觀地反映易發(fā)生風(fēng)險的流程以及它對其他流程的影響。

（二）加強企業(yè)內(nèi)部各組織機構(gòu)之間的相互協(xié)調(diào)。企業(yè)內(nèi)部各組織結(jié)構(gòu)之間的相互協(xié)調(diào)包括層級間的協(xié)調(diào)、部門之間的協(xié)調(diào)和權(quán)利的協(xié)調(diào)。層級間協(xié)調(diào)需要建立各層級管理層之間相互聯(lián)系而又順暢連續(xù)的報告制度，以加強組織各個層級之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。部門間協(xié)調(diào)主要靠制定標準的程序來解決，還要建立垂直交流通道，由上級主管部門化解下級部門間沖突矛盾但又不很嚴重的問題。權(quán)利的協(xié)調(diào)中，企業(yè)要根據(jù)自身的情況找到集權(quán)和分權(quán)的平衡點，過分集權(quán)和分權(quán)都不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，應(yīng)根據(jù)具體情況掌握好恰當(dāng)?shù)某叨取?/p>

（三）完善存貨內(nèi)部控制活動

1、完善存貨供應(yīng)內(nèi)部控制。首先，應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，即能夠提供符合企業(yè)生產(chǎn)要求存貨的供應(yīng)商。采購部門采購原材料應(yīng)該按照質(zhì)檢部門提供的質(zhì)量標準，尋找合適的供應(yīng)商，對選出供應(yīng)商的產(chǎn)品進行小批量測試以及對供應(yīng)商進行實地考察和相關(guān)資料審核，符合要求的，則可以納入企業(yè)《供應(yīng)商名錄》。

2、完善存貨驗收內(nèi)部控制。存貨進入企業(yè)后的第一個控制點就是驗收。存貨驗收的控制點包括為實物驗收和財務(wù)驗收兩個方面。實物驗收即倉儲人員負責(zé)檢查到庫的存貨質(zhì)量、數(shù)量及規(guī)格等是否與存貨采購計劃相符合；同時有關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)人員應(yīng)對入庫的存貨進行抽樣測試，然后將測試結(jié)果報到主管負責(zé)部門，達不到質(zhì)量要求的進入修理或退貨等程序。如果在倉庫沒有安排財務(wù)崗位，財務(wù)人員還要對入庫存貨的采購成本、生產(chǎn)費用等信息進行及時記錄。

財務(wù)驗收關(guān)鍵控制點有：存貨入庫后，采購部門或其他相關(guān)部門應(yīng)將相關(guān)財務(wù)憑證及時交給物資會計進行賬務(wù)處理，總賬和明細賬的記錄人員根據(jù)有關(guān)的原始憑證編制記賬憑證并輸入系統(tǒng)，成本核算會計錄入有關(guān)成本核算憑證，登記賬簿；系統(tǒng)會自動記錄存貨信息并進行連續(xù)的編號，以防止少記有關(guān)的存貨入庫信息；負責(zé)存貨會計核算的人員要進行不相容職務(wù)分離控制，主要有存貨明細賬記錄和總賬記錄分離、審核與存貨記錄職務(wù)分離、記錄和接觸存貨職務(wù)分離；當(dāng)發(fā)生存貨退回時，會計人員應(yīng)及時進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，防止存貨資產(chǎn)虛增。

3、完善存貨保管與發(fā)出內(nèi)部控制。存貨保管是驗收的后續(xù)環(huán)節(jié)。存貨的保管控制主要是對存貨儲存和存貨安全、存貨使用效率進行相應(yīng)的控制。具體包括：授權(quán)領(lǐng)用、庫存存貨成本的控制、限制靠近存貨的控制、存貨的存放控制、建立存貨抽檢制度、倉儲管理人員的牽制等。

存貨出庫主要面臨的風(fēng)險為存貨發(fā)生損壞或丟失和不當(dāng)使用。為了防止存貨發(fā)生損壞或丟失，可以在領(lǐng)料單的基礎(chǔ)上增設(shè)物資內(nèi)部轉(zhuǎn)移調(diào)撥單，通過制單、確認、發(fā)料、出庫、檢查等程序，責(zé)任主體為銷售部門、物流部門以及財務(wù)部門。

（四）建立良好的信息交流系統(tǒng)。建立暢通高效的存貨信息傳遞系統(tǒng)，引進先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)提高信息的傳遞效率。在保證信息傳遞及時準確的前提下，盡最大可能減少信息傳遞成本，從而保證信息傳遞的高質(zhì)高效；通過利用信息網(wǎng)絡(luò)搭建存貨管理信息平臺，從而實現(xiàn)存貨活動的有效信息管理。通過信息平臺傳達公司關(guān)于存貨業(yè)務(wù)的新規(guī)定、新政策。

（五）發(fā)揮內(nèi)部審計的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計制度既是內(nèi)部控制重要的組成部分，對于改善企業(yè)的運營管理，提高企業(yè)的經(jīng)營效率有著至關(guān)重要的作用。為了增強內(nèi)部審計監(jiān)督的地位，企業(yè)應(yīng)建立獨立的內(nèi)部審計部門專門負責(zé)企業(yè)內(nèi)審工作。為了確保內(nèi)部審計工作的獨立性，內(nèi)部審計人員應(yīng)直接對最高管理層負責(zé)。同時，企業(yè)應(yīng)改善內(nèi)部審計監(jiān)督和考核制度。一方面企業(yè)要提高內(nèi)部審計機構(gòu)的層次，對企業(yè)存貨內(nèi)控進行定期審計，并對企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度的設(shè)計及其實施的效果進行評價，及時糾正存在的問題；另一方面可以定期從企業(yè)外部聘請專業(yè)的中介機構(gòu)對企業(yè)存貨的內(nèi)控狀況進行評估從而加強企業(yè)在存貨各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制力。

［1］王芳.中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制診斷及改進策略.商業(yè)會計，2010.11.

［2］馮振權(quán).企業(yè)存貨內(nèi)部控制問題探討.現(xiàn)代商業(yè)，2009.2.

［3］王富蘭，國鳳蘭，崔冰.淺議中小企業(yè)存貨成本控制.財會通訊，2010.11.

［4］周子清.淺議我國中小企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度.中國商貿(mào)，2014.2.