鄭 偉

(北方民族大學(xué)，寧夏銀川 750000)

信息技術(shù)在本世紀(jì)得到了迅速的發(fā)展，資源共享、信息資源管理等概念也更加頻繁的出現(xiàn)在人們的視野中。校園網(wǎng)絡(luò)能夠提供基本的網(wǎng)頁(yè)服務(wù)和郵件服務(wù)，同時(shí)也能將校園中各個(gè)計(jì)算機(jī)終端連接起來(lái)，提高了管理工作的效率。但目前校園網(wǎng)絡(luò)仍處于發(fā)展階段，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用還不夠成熟。對(duì)此，高校工作者必須積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的利用，建立起更加完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，全面提高工作的效率。

一、高校自動(dòng)化辦公現(xiàn)狀

(一)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

目前高校的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)仍處于建設(shè)階段，雖然很多高校啟用了OA系統(tǒng)，但是在應(yīng)用上還基本沿用傳統(tǒng)的模式，系統(tǒng)的功能未被完全開(kāi)發(fā)出來(lái)。由于計(jì)算機(jī)使用人員的能力普遍較低，因此在計(jì)算機(jī)的使用上基本只應(yīng)用其打印、編輯、和儲(chǔ)存功能，更深層的功能尚未得到合理的應(yīng)用。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)主要有兩方面的原因，一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)較為復(fù)雜，工作人員需要將具體的辦公內(nèi)容和計(jì)算機(jī)軟件的功能聯(lián)系到一起，這一過(guò)程往往需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，辦公人員很容易受前期工作的影響，將自動(dòng)化辦公看做是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，減少了對(duì)辦公系統(tǒng)的利用，在工作中沿用傳統(tǒng)的辦法，使系統(tǒng)中軟件得不到合理的開(kāi)發(fā)。二是工作人員的思維轉(zhuǎn)變需要一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，傳統(tǒng)的觀念不斷挑戰(zhàn)著新興的技術(shù)，且辦公人員的思想觀念各不相同，很多年齡較大的員工會(huì)堅(jiān)持傳統(tǒng)的辦公模式，給計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

(二)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的類(lèi)型現(xiàn)狀

從現(xiàn)階段的高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)應(yīng)用情況來(lái)看，可將自動(dòng)化系統(tǒng)分為三種類(lèi)型，一是事物型的辦公系統(tǒng)，該種系統(tǒng)具備信息收集、加工、生產(chǎn)、儲(chǔ)存和查閱的能力，能夠完成文字處理、表格制作、收發(fā)郵件、電子排版、文檔管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、人事管理、建立個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)等基本工作。在具體的應(yīng)用中，辦公人員可以利用該系統(tǒng)完成基本的信息的記錄，同時(shí)利用該系統(tǒng)完成與其他工作人員的交流。二是管理型的辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)I(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)信息結(jié)合到一起，實(shí)現(xiàn)一體化辦公。三是決策型的辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)除具備以上兩個(gè)系統(tǒng)的功能外，還能完成數(shù)據(jù)分析工作和決策工作。也就是說(shuō)，該系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行分析，根據(jù)決策的內(nèi)容建立起相應(yīng)的數(shù)字模型，對(duì)內(nèi)部和外部的條件加以分析，做出正確的決策。目前，各高校的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)還還處于建設(shè)階段，自動(dòng)化系統(tǒng)的辦公內(nèi)容也局限在簡(jiǎn)單的文字處理和表格制作上。雖然有些高校將事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合型辦公系統(tǒng)加以緊密結(jié)合，完成了自動(dòng)化系統(tǒng)的升級(jí)，但對(duì)于決策型系統(tǒng)的應(yīng)用普遍較少，辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化建設(shè)還遠(yuǎn)未達(dá)到時(shí)代發(fā)展的要求。

(三)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所涉及到的內(nèi)容較多，管理工作也相對(duì)復(fù)雜。只有建立科學(xué)、完善的管理制度，才能保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從現(xiàn)階段情況來(lái)看，雖然很多高校建立了自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，但在細(xì)節(jié)的處理上還不夠完善。首先，很多高校在選擇信息化系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有對(duì)校園的實(shí)際情況進(jìn)行具體的分析，在選擇上盲目貪大，建立了功能繁多的信息化系統(tǒng)，而系統(tǒng)的多項(xiàng)功能在后期的應(yīng)用中被限制，造成大量的資源浪費(fèi)。其次，在自動(dòng)化系統(tǒng)投入應(yīng)用后，高校普遍沒(méi)有對(duì)工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，使得工作人員對(duì)系統(tǒng)的功能了解不夠全面，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展造成了影響。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用

(一)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升辦公自動(dòng)化的層次

高校作為信息傳播的重要機(jī)構(gòu)，其在辦公中所涉及的內(nèi)容較多，辦公的形式也較為復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公能夠減少人力上的投入，簡(jiǎn)化辦公的步驟，對(duì)高校的發(fā)展有著積極的影響。在自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)上，高校可以先從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中提取有用的信息，根據(jù)自身的實(shí)際需求做出決策性的課題，同時(shí)建立起相應(yīng)的數(shù)字模型，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行最終決定，將不同層次的OA系統(tǒng)整合到一起，建立全新的OA系統(tǒng)。這樣一來(lái)，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)將朝著更加合理的方向發(fā)展，減少了重復(fù)輸入所帶來(lái)的不良影響，提高了辦公的效率。多系統(tǒng)的結(jié)合也能使高校更好的與外界進(jìn)行聯(lián)系，擴(kuò)大了信息的傳播范圍，加速了自動(dòng)化的發(fā)展。

(二)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立辦公系統(tǒng)的構(gòu)架

OA辦公系統(tǒng)的建立能夠?yàn)榻處熀蛯W(xué)生搭建一個(gè)多功能的平臺(tái)，加速了信息處理的速度。在高校自動(dòng)化系統(tǒng)的建立上，高?？梢愿鶕?jù)實(shí)際需求建立郵件收發(fā)、人力資源管理、學(xué)生管理、公共資料管理等多個(gè)模塊。其中人事辦公模塊主要負(fù)責(zé)日程安排、個(gè)人資料管理、人事計(jì)劃安排等工作，該模塊能夠使工作人員有序的處理相關(guān)的事務(wù)，提高工作的效率。公文管理模塊主要負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、文件的審核、檔案的管理以及信息的查詢等工作，能夠完成基本的OFFICE格式操作，實(shí)現(xiàn)的公文的電子化傳遞，使校園管理更加正規(guī)。郵件收發(fā)模塊主要負(fù)責(zé)學(xué)校各個(gè)部門(mén)的郵件傳遞工作，該模塊能夠利用網(wǎng)絡(luò)功能完成通信。

三、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

(一)實(shí)現(xiàn)開(kāi)放式辦公

目前，各大高校都在積極的擴(kuò)招，校園的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大。很多高校建立了多個(gè)校區(qū)，這些校區(qū)往往距離較遠(yuǎn)。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立為多校區(qū)的管理提供了便利條件。首先，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立打破了地域上的局限。高校的各個(gè)部門(mén)可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立起聯(lián)系，完成信息的遠(yuǎn)距離傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，移動(dòng)設(shè)備也得到了廣泛的應(yīng)用，辦公人員能夠利用移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地完成信息的收發(fā)，減少了時(shí)間和地點(diǎn)上的限制，真正實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放式辦公。其次，辦公人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)與外界的聯(lián)系。由于高校辦公所涉及的內(nèi)容較多，而高校的內(nèi)部資源有限，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的建立合理的解決了這一問(wèn)題。高校的辦公人員可以利用網(wǎng)絡(luò)與其他的教育機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系，完成信息的互換和交流，了解當(dāng)前的市場(chǎng)發(fā)展現(xiàn)狀，從而更好的進(jìn)行高校辦公。利用此方法信息獲取的范圍得到了大范圍的擴(kuò)展，工作中遇到的問(wèn)題也能夠得到更好的解決。

(二)學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)

高校肩負(fù)著培養(yǎng)人才的重要任務(wù)，也是獲取信息的重要場(chǎng)所。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立能夠擴(kuò)展知識(shí)傳播的路徑，使教師和學(xué)生學(xué)習(xí)到更多有用的知識(shí)。對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，其能夠利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成與教師和同學(xué)之間的交流，增加了課外學(xué)習(xí)的時(shí)間。學(xué)生也能利用該系統(tǒng)及時(shí)獲取學(xué)習(xí)任務(wù)，完成課外信息的查閱，從而更好的進(jìn)行學(xué)習(xí)。從目前的情況來(lái)看，信息技術(shù)在學(xué)生中得到了廣泛的應(yīng)用，很多學(xué)生都開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)或移動(dòng)設(shè)備來(lái)學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，辦公自動(dòng)化在高校中勢(shì)在必行。對(duì)于教師來(lái)說(shuō)，其能夠利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完成對(duì)學(xué)生的監(jiān)督和了解，完成與學(xué)生的溝通，為學(xué)生布置學(xué)習(xí)任務(wù)，在平臺(tái)上分享學(xué)習(xí)資料，實(shí)現(xiàn)教學(xué)的信息化管理。另外，現(xiàn)階段信息的發(fā)展速度較快，很多軟件都會(huì)在短時(shí)間內(nèi)完成更新，辦公人員可以借助先進(jìn)的技術(shù)，了解各大高校的自動(dòng)化建設(shè)情況，不斷引進(jìn)先進(jìn)的理念和工作方法，完善自身建設(shè)。