朱力

摘要：本文以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為指導(dǎo)，以相關(guān)工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，對(duì)建立高校檔案管理工作考核機(jī)制進(jìn)行一番探索，并著重對(duì)考核辦法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運(yùn)用進(jìn)行系統(tǒng)論述，以期達(dá)到通過(guò)科學(xué)合理的檔案管理工作考核機(jī)制來(lái)促進(jìn)高校檔案管理工作健康發(fā)展的最終目的。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;考核;實(shí)踐;機(jī)制

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? 文章編號(hào)：1992-7711（2015）01-091-2

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第三章第十四條明確提出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?！贬槍?duì)國(guó)家對(duì)高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經(jīng)開(kāi)始嘗試將檔案工作納入年終績(jī)效考核或?qū)n案工作進(jìn)行校內(nèi)考核。但目前還沒(méi)有健全的考核機(jī)制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學(xué)合理又具有實(shí)際可操作性的檔案工作校內(nèi)考核之路。本文將以安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核實(shí)踐為樣本，對(duì)高校檔案管理工作考核機(jī)制進(jìn)行一番梳理和探索。

一、安徽師范大學(xué)實(shí)施檔案管理工作校內(nèi)考核的實(shí)例分析

為進(jìn)一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》，推動(dòng)部門(mén)立卷、歸檔工作的制度化，規(guī)范化建設(shè)，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)，2012年筆者所在的安徽師范大學(xué)進(jìn)行了第一次檔案管理工作校內(nèi)考核。

考核緊密結(jié)合2011～2012年度全校各部門(mén)檔案工作開(kāi)展情況，嚴(yán)格依照《安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學(xué)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《安徽師范大學(xué)立卷部門(mén)檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》，從各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視程度、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量、歸檔齊全完整度、系統(tǒng)著錄、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全面考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個(gè)等次。通過(guò)此次考核實(shí)踐，對(duì)全校的檔案管理工作進(jìn)行了一次完整細(xì)致的梳理，暴露出有些部門(mén)在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設(shè)備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問(wèn)題，亟需整改。

雖然在考核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)里有些條款有待討論和調(diào)整，有些評(píng)分因素需要整合或修改，但基本上如實(shí)反映了全校檔案工作的總體情況，對(duì)今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對(duì)癥處理具有積極的指導(dǎo)作用。

二、高校檔案管理工作考核機(jī)制探索

“定期對(duì)基層單位進(jìn)行檔案管理的考核、評(píng)比，不但可以提高基層各單位對(duì)檔案工作的重視程度，也可以加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，檢查各單位每年的檔案工作開(kāi)展情況，推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，進(jìn)一步提高基層檔案工作的整體水平?！盵1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進(jìn)行，關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)、合理的檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制。在任何系統(tǒng)中，機(jī)制都起著基礎(chǔ)性的、根本的作用。機(jī)制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機(jī)制應(yīng)與其它機(jī)制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責(zé)，出臺(tái)規(guī)章制度，并從考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運(yùn)用四個(gè)方面進(jìn)行科學(xué)合理的制度設(shè)計(jì)或目標(biāo)管理。

1.出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，保障考核工作的順利進(jìn)行

俗話說(shuō)：“不以規(guī)矩?zé)o以成方圓”。制約機(jī)制是保證管理活動(dòng)。有序化、規(guī)范化的一種機(jī)制，而形成這種制約機(jī)制就要靠規(guī)章制度來(lái)指導(dǎo)和約束相關(guān)工作人員。在進(jìn)行檔案管理工作考核之前，必須先出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內(nèi)容、考核方式以及獎(jiǎng)懲措施等。從而實(shí)現(xiàn)考核工作的規(guī)范化，考核方法的科學(xué)化，考核結(jié)果的公正性，以期通過(guò)考核來(lái)激勵(lì)全校各部門(mén)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案工作水平。此項(xiàng)工作中需要注意，制度的制定必須以有關(guān)政策、法律、法規(guī)為依據(jù)。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現(xiàn)，為檔案管理工作校內(nèi)考核提供可供遵循的有力依據(jù)。

2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，保證考核工作的公正公平

考核標(biāo)準(zhǔn)的制定作為檔案管理工作考核的核心內(nèi)容，為考核提供技術(shù)保障的同時(shí)，也對(duì)檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細(xì)要求，使考核具有實(shí)際可操作性，有利于保證考核結(jié)果的公平公正。

制定一份科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)需要分三步走：第一步：確定評(píng)分因素。即首先要確定哪些因素作為評(píng)分的內(nèi)容。通過(guò)對(duì)高校涉及檔案管理工作的各部門(mén)進(jìn)行調(diào)研，考察、走訪、咨詢專家等，結(jié)合檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為把“組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力、案卷質(zhì)量”三個(gè)因素作為評(píng)分內(nèi)容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評(píng)分總比重分配到各個(gè)評(píng)分因素上。案卷質(zhì)量作為檔案工作考核的主要內(nèi)容，其分配的比重應(yīng)該高些，組織領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員業(yè)務(wù)能力作為次要評(píng)分因素，應(yīng)減少得分比重。第三步：制定評(píng)分細(xì)則。即制定各個(gè)評(píng)分因素具體分值的評(píng)定辦法和評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。以《安徽師范大學(xué)立卷部門(mén)檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》為例，三大評(píng)分因素比重為“組織領(lǐng)導(dǎo)”占20分，“兼職檔案員業(yè)務(wù)能力”占30分，“案卷質(zhì)量”占50分。又將三大評(píng)分因素細(xì)化為30個(gè)評(píng)分細(xì)則，每個(gè)細(xì)則分值1～5分不等。主要考查分管領(lǐng)導(dǎo)是否履行了崗位職責(zé)，及時(shí)學(xué)習(xí)、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門(mén)的歸檔范圍，獨(dú)立做好本部門(mén)文件材料的整理立卷工作，及時(shí)、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門(mén)移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標(biāo)題和保管期限是否正確，裝訂是否規(guī)范等等。

3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開(kāi)透明

（1）成立檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。在檔案管理工作校內(nèi)考核啟動(dòng)之時(shí)，為保證考核工作的公開(kāi)透明，應(yīng)成立由校長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)、紀(jì)委、檔案館等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，檔案工作委員會(huì)的專家組成的檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。領(lǐng)導(dǎo)組可下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)考核的具體工作。

（2）部門(mén)自查。各立卷歸檔部門(mén)對(duì)照考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查評(píng)分后連同本部門(mén)考核時(shí)間段內(nèi)的檔案工作總結(jié)和支撐材料一并報(bào)送檔案工作考核辦公室。

（3）學(xué)校復(fù)查。檔案工作考核辦公室組織有關(guān)人員采取看材料、聽(tīng)匯報(bào)、抽查移交檔案、集體評(píng)議等方式，對(duì)各立卷歸檔部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查，綜合評(píng)出各部門(mén)總評(píng)分，并按照分?jǐn)?shù)評(píng)定出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等級(jí)。

（4）專家審定。考核結(jié)果報(bào)送高校檔案工作委員會(huì)的專家進(jìn)行評(píng)審。審定后給出最終意見(jiàn)并形成書(shū)面材料或報(bào)告。

（5）結(jié)果公示。將考核結(jié)果公示在學(xué)校受眾面較廣的校園網(wǎng)站或自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等平臺(tái)上，公示期一般為一周左右。

（6）獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。公示無(wú)異議后對(duì)優(yōu)秀等級(jí)的部門(mén)進(jìn)行表彰，對(duì)不合格等級(jí)的部門(mén)予以通報(bào)批評(píng)，并限期整改。

4.及時(shí)反饋檔案工作考核結(jié)果，提高全校檔案工作水平

考核不是目的，是為了促進(jìn)各部門(mén)檔案管理工作的整改。在考核工作結(jié)束后應(yīng)將考核中暴露出的問(wèn)題及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給各部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使他們?cè)诮窈蟮臋n案管理工作中有針對(duì)性的彌補(bǔ)不足。高校檔案館也應(yīng)利用考核結(jié)果，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對(duì)各部門(mén)在考核中暴露出的分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不足、案卷質(zhì)量參差不齊等等問(wèn)題進(jìn)行對(duì)癥解決，或加強(qiáng)檔案相關(guān)法規(guī)和制度的宣傳與學(xué)習(xí)，或就文件材料歸檔工作進(jìn)行培訓(xùn)，或增強(qiáng)兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實(shí)際操作技能?；蚪?jīng)常性地派員上門(mén)指導(dǎo)，從源頭上保證各部門(mén)的檔案能統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，最終達(dá)到提高全校檔案管理工作水平的目的。

高校檔案管理工作考核機(jī)制的構(gòu)建是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)體制和制度的建立與完善需要假以時(shí)日，扎根于高校檔案管理工作實(shí)踐中不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，提煉總結(jié)。在實(shí)踐中檢驗(yàn)機(jī)制的科學(xué)性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進(jìn)高校檔案管理工作良性健康發(fā)展的校內(nèi)考核機(jī)制。

[參考文獻(xiàn)]

[1]何鼎群.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn) 完善考核機(jī)制 全面提升基層單位的檔案管理水平[J].機(jī)電兵船檔案，2010（03）.