摘 要：隨著辦公自動化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，與此同時，政府正向職能型政府轉(zhuǎn)型為服務(wù)型政府，政務(wù)公開也進(jìn)一步深入。在這樣的特殊時期，作為政府部門有機(jī)組成部分的機(jī)關(guān)檔案室及其電子文件管理就承擔(dān)著更為重要的責(zé)任，自然地，機(jī)關(guān)檔案室電子文件的管理問題也就顯得尤為突出。然而，提出機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理中存在的諸多問題，找出問題長期存在的原因，并提出一些較實(shí)際、有針對性的措施來解決這些問題，這正是筆者寫此文的目的和宗旨。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；電子文件管理；應(yīng)對措施

1 機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理現(xiàn)狀

凡事的功過都有個因果，那么導(dǎo)致上述電子文件管理的諸多問題的原因到底在哪里？也只有先通過找出導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理問題的根本原因，才能在此基礎(chǔ)上，不斷尋求其具有針對性的解決方法和措施。筆者從“機(jī)關(guān)檔案室”這個特定的環(huán)境、“電子文件”這個特殊的檔案形式出發(fā)，試圖找到導(dǎo)致管理問題存在的些許脈絡(luò)。

1.1 機(jī)關(guān)檔案室以外存在的“客觀問題”

1.電子文件自身屬性上的缺陷。這使得電子文件的接收保管工作產(chǎn)生了困難，同時，也使得機(jī)關(guān)檔案室的檔案工作人員在意識上對于電子文件的接收產(chǎn)生顧慮，甚至回避。

（1）電子文件對軟硬件系統(tǒng)的依賴性。一方面，不同機(jī)關(guān)檔案室的電子文件格式遵循不同的標(biāo)準(zhǔn)，甚至是一個機(jī)關(guān)不同部門的電子文件格式也不同， 各機(jī)關(guān)部門電子文件格式的不統(tǒng)一，使得電子文件無法讀取，一些電子文件不可讀也自然就無法保存。另一方面，因其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉計算機(jī)操作技術(shù)的立卷人來說，不再像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒，比如筆者實(shí)習(xí)的機(jī)關(guān)檔案室的兩位老師已經(jīng)年過中旬，對于計算機(jī)的使用尚不熟練，對于電腦方面的操作存在困難，這樣對于電子文件的管理無疑是個巨大的障礙。

（2）電子文件易更改、易增刪性。盡管電子文件終將取代紙質(zhì)檔案成為檔案管理的主要對象是時代發(fā)展的必然結(jié)果，但是，電子文件本身的易更改性，電子文件的原始性和安全性較之紙質(zhì)檔案較難得到保障，這也是目前，電子文件管理實(shí)行“雙套制”、“雙軌制”的主要原因。比如在機(jī)關(guān)中，各部門平日的日常工作中越來越多的電子文件通過機(jī)關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)流轉(zhuǎn)，難以確保其真實(shí)性、原始性。

2.部分市、區(qū)檔案館對機(jī)關(guān)檔案室電子文件的移交沒有作硬性規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案室的上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視。

正如張寧博士的調(diào)查報告所顯示的，37.9%的檔案館迄今仍未開始接收工作，即使開始接收工作的大部分檔案館也沒有對電子文件的移交向各機(jī)關(guān)檔案室作硬性的規(guī)定，各檔案館仍然只要求各機(jī)關(guān)檔案室移交具有永久保存價值的紙質(zhì)檔案或?qū)⒕哂杏谰帽４鎯r值的電子文件紙質(zhì)化后移交歸檔，甚至只要求移交具有永久保存價值的紙質(zhì)檔案，對于機(jī)關(guān)檔案室電子文件以何種形式、方式進(jìn)行移交沒有進(jìn)行規(guī)定。正如筆者所實(shí)習(xí)的機(jī)關(guān)檔案室，因?yàn)槊磕晟霞墮n案館不要求移交電子檔案，因此也就對平日里產(chǎn)生的電子檔案隨便保存，甚至經(jīng)常存放在移動硬盤、各類光盤之中，也就不更談不上將之系統(tǒng)分類、集中統(tǒng)一管理了。

1.2 機(jī)關(guān)檔案室本身存在的“主觀問題”

1.長期閱讀紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)習(xí)慣以及機(jī)關(guān)檔案室人員對于電子文件的管理方式不熟悉。

紙質(zhì)檔案的優(yōu)越性被管理人員，乃至利用者普遍接受，而對于電子文件的優(yōu)越性人們的認(rèn)識還不夠，甚至認(rèn)為電子文件很不安全、不可靠。另一方面，電子文件的大量涌現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，熟悉的工作方式、工作內(nèi)容和工作職能將讓位于全新的管理概念和工作性質(zhì)，檔案室人員熟悉了對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，對電子文件的管理不熟悉，要么不敢接收電子文件，要么仍然以紙質(zhì)檔案的管理方式來管理電子文件，導(dǎo)致大量電子文件的流失和損毀。此外，機(jī)關(guān)檔案室屬于國家事業(yè)編制，相對缺乏競爭意識，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案和進(jìn)行辦公的緊迫感，只滿足于幾十年“一貫制”的狀態(tài)，在思想觀念上對這個新時期電子文件及其管理沒有新的認(rèn)識。

2.缺少適用于各機(jī)關(guān)檔案室的電子文件歸檔規(guī)則和科學(xué)的方法、流程。

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況制定適用于本機(jī)關(guān)的電子文件管理細(xì)則，這使得機(jī)關(guān)檔案室工作人員無法根據(jù)相關(guān)細(xì)則來確定機(jī)關(guān)內(nèi)什么性質(zhì)、什么內(nèi)容的電子文件需要?dú)w檔，何時歸檔，何處歸檔。同時，也很難在集中歸檔的狀態(tài)下保證歸檔電子文件材料的完整，所以，各機(jī)構(gòu)電子文件歸檔的有效性很難認(rèn)定。

2 機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理問題的應(yīng)對措施

通過上述對導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案室諸多問題存在原因的探究，結(jié)合其實(shí)際操作的可行性，筆者提出以下幾點(diǎn)改進(jìn)措施。

2.1 制定適用本機(jī)關(guān)的電子文件管理實(shí)施細(xì)則

1.在收集方面，首先，明確收集范圍。電子文件的收集范圍，應(yīng)以國家發(fā)布的紙質(zhì)文件歸檔與不歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合各單位對電子文件信息的現(xiàn)實(shí)需要，確定本單位的電子文件的收集范圍。在各機(jī)關(guān)檔案室電子信息相對匱乏的現(xiàn)階段，我們制定的電子文件收集范圍應(yīng)比紙質(zhì)文件稍微大一些，以便為單位的辦公自動化系統(tǒng)多積累些電子信息。但這部分電子文件可以不歸檔，可以作為辦公自動化系統(tǒng)上公開的信息資料，滿足各方面查詢利用需要。

其次，明確收集要求。收集總的目標(biāo)是既要保證電子文件的完整，又要保證其原始性。具體要求體現(xiàn)在三個方面：時間要求，電子文件的收集要及時，始終貫徹前端控制的思想，應(yīng)在文件定稿以后馬上進(jìn)行收集；完整性要求，將分散的電子文件集中，將電子文件的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)一同收集；準(zhǔn)確性要求，準(zhǔn)確區(qū)分稿本，與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件保持一致。

在歸檔方面，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要活動、具有查考利用價值的電

子文件，納入歸檔范圍，制定適用本機(jī)關(guān)的電子文件歸檔實(shí)施細(xì)則，對電子文件的歸檔范圍、歸檔方法和要求做具體的規(guī)定。 從歸檔方法上，機(jī)關(guān)檔案室可從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出具有永久保存價值的電子文件，實(shí)行雙套制歸檔，電子文件儲存于光盤，隨同裝盒后的相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一起移交給檔案館。而保管期限為長期和短期的電子文件由檔案室在電子文件管理系統(tǒng)中歸檔，沒有必要對所有的檔案都實(shí)行雙套制，否則反而會造成人力、物力的浪費(fèi)。從歸檔要求上，最重要的是必須明文規(guī)定統(tǒng)一的電子文件格式，避免因?yàn)槲募豢勺x取而產(chǎn)生機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門的“信息孤島”現(xiàn)象。

3.在鑒定方面，鑒定時間上，第一次是應(yīng)該是機(jī)關(guān)各部門自行鑒定，將認(rèn)為有保存價值、利用價值的電子文件在形成之后，直接通過機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公系統(tǒng)，傳送到機(jī)關(guān)檔案室的收集系統(tǒng)中。第二次鑒定是由機(jī)關(guān)檔案室管理人員完成的，對各部門投遞的電子文件進(jìn)行再鑒定，這次鑒定不僅僅是對電子文件內(nèi)容價值的鑒定，同時也應(yīng)是對其記錄的載體進(jìn)行檢測，對所需的軟硬件環(huán)境作出說明，并根據(jù)電子文件的內(nèi)容價值劃分保管期限。第三次鑒定是進(jìn)館電子文件由檔案館接收時進(jìn)行的，將確有永久保存價值的接收進(jìn)館，并對這些永久文件進(jìn)行維護(hù)，加強(qiáng)保管。

4.在提供利用方面，長期以來，我們機(jī)關(guān)檔案室的確主要承擔(dān)對內(nèi)服務(wù)，并沒有向社會開放檔案的責(zé)任，但在政務(wù)公開和政務(wù)信息公開的大背景下，機(jī)關(guān)檔案室非涉密檔案應(yīng)向社會開放。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容以及密級，將沒有密級同時與民生相關(guān)的電子文件提供網(wǎng)上的全文檢索，向公眾開放。這部分提供公眾利用的電子文件，要實(shí)行雙套制歸檔，紙質(zhì)檔案不提供公眾直接利用，以保證電子文件的法律效力，同時也保證了檔案的原始性。

5.在銷毀方面，由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數(shù)量劇增，盡管這些文件的儲存空間遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)文件，但是，數(shù)量龐大的電子文件會增加電子信息系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，既降低系統(tǒng)響應(yīng)檢索訪問的速度，也增加維護(hù)保管的費(fèi)用。況且，有些電子文件的確沒有長久保存的價值，對這部分電子文件進(jìn)行銷毀是必要的。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員與技術(shù)部門的合作

信息部門技術(shù)人員、檔案部門的管理人員和文件形成部門人員共同研究，結(jié)合本機(jī)構(gòu)的工作需要，從便于收集、保管、利用等方面加以改進(jìn)和完善電子文件管理系統(tǒng)，將電子文件從形成、收集、鑒定、歸檔甚至銷毀整個生命周期各個階段的管理要求體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)中。檔案部門經(jīng)與信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出明確的格式要求，以保證歸檔電子文件的可讀性與不可更改性。此外，還可以通過與信息部門技術(shù)人員交流，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件文檔一經(jīng)形成就能夠保存于機(jī)關(guān)統(tǒng)一的、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫中，然后檔案室人員在數(shù)據(jù)庫中對電子文件進(jìn)行鑒定歸檔、劃分保管期限；利用系統(tǒng)對利用者的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定；對于保管期限已滿的檔案，計算機(jī)系統(tǒng)能夠進(jìn)行自動銷毀等等多功能、高效的電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。

這都需要檔案室工作者要主動介入電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，全面、詳盡地告訴軟件開發(fā)技術(shù)人員在電子文件管理的實(shí)際需要。信息部門既是電子文件形成單位之一，又是設(shè)計、維護(hù)和管理信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)技術(shù)部門，檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用，兩個部門的共同合作這樣才能設(shè)計出統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。

3 結(jié)語

在這樣一個新時期，機(jī)關(guān)檔案室針對紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方法顯然已經(jīng)不能滿足這個紙質(zhì)與電子文件并重、提倡政務(wù)公開的新時期的需要，因此，機(jī)關(guān)檔案室人員要克服機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理中存在的諸多問題，即時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，重視對電子文件的收集管理工作，認(rèn)識到檔案管理手段、方式必須變革，特別是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性，切實(shí)做好電子信息時代的電子文件管理工作。

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作者簡介

夏菲（1987-）女，南京，上海城投（集團(tuán)）有限公司，檔案管理員。