馮梅

摘 要：我國(guó)自改革開放以來的幾十年里，經(jīng)歷了從人口的高增長(zhǎng)時(shí)期逐漸過度到人口的自然和諧增長(zhǎng)的階段，直至今天，人口依然呈平穩(wěn)增長(zhǎng)的狀態(tài)，使得環(huán)境與人口的增長(zhǎng)能夠維持在較為和諧的關(guān)系上。這主要得意于計(jì)劃生育政策下的基層計(jì)生檔案管理工作的不斷完善。雖然目前的計(jì)生檔案管理已經(jīng)得到了逐步的完善，但是仍存在著大量問題，需要有關(guān)部門進(jìn)行反思，并及時(shí)解決。

關(guān)鍵詞：基層；計(jì)生檔案管理；思考

近幾十年里，我國(guó)一直致力于緊抓計(jì)劃生育的政策，近幾年來，計(jì)劃生育政策在我國(guó)產(chǎn)生了很明顯的效果，因而在對(duì)人口的控制上也對(duì)政策進(jìn)行了修改。但是在當(dāng)前，計(jì)劃生育所面臨的新的問題也影響了計(jì)生工作的發(fā)展?；鶎佑?jì)生檔案管理工作是我國(guó)計(jì)生工作中的一個(gè)重要的方面，但是在這一重要的方面中存在著很多尖銳的問題。國(guó)家應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)設(shè)施的投資，正視在計(jì)生工作中的問題，設(shè)計(jì)出最優(yōu)的解決方案。

1 基層計(jì)生檔案管理工作中存在的問題

1.1 計(jì)生管理工作人員分工不當(dāng)

目前，我國(guó)并沒有建立一支形成良好體系的計(jì)生檔案管理隊(duì)伍。由于工作人員稂莠不齊，計(jì)生管理內(nèi)部也比較混亂。由于計(jì)生檔案管理工作的內(nèi)容龐雜，勞動(dòng)量比較大，很多人都不愿意從事這方面的工作。所以專業(yè)工作者所占的比例相對(duì)較少，很多都是非專業(yè)人員，這就降低了管理工作的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。再者就是管理工作人員分工不合理，存在很多管理部門人員不夠，管理薄弱，或者一人多職的情況。一個(gè)人身兼數(shù)職，這就使得很多方面顧及不到，然而一些部門人手又過多，導(dǎo)致了勞動(dòng)力的浪費(fèi)。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是計(jì)生管理工作中的基礎(chǔ)和保障，如果沒有良好的基礎(chǔ)設(shè)施，那么計(jì)生管理也是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模苋菀壮霈F(xiàn)問題。我國(guó)現(xiàn)階段就存在著這樣的問題，政府對(duì)基層計(jì)生檔案管理中的投入不足，使得在對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面比較簡(jiǎn)陋。檔案室的條件簡(jiǎn)陋，用具陳舊落后，安全設(shè)施方面也無法做到位，導(dǎo)致檔案無法很好的保管起來，甚至?xí)箶?shù)據(jù)丟失。

1.3 高層管理者不夠重視

計(jì)生工作的高層管理者對(duì)基層計(jì)生檔案管理工作這一分支重視程度不夠，管理者不能提高自身的重視程度，其表現(xiàn)就是在人力、財(cái)力、物力等方面的投入不夠，人力以及資金無法得到滿足，自然無法完善對(duì)計(jì)生檔案的管理。同樣，管理者的態(tài)度也在很大程度上決定了職工的心理和態(tài)度。管理者態(tài)度隨意，員工也無法提高自己的重視程度，這就使得計(jì)生檔案管理工作在自上而下都是十分松散的，不能形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w系。

1.4 對(duì)檔案的保存不完善

檔案有著數(shù)量巨大且不易保存的特點(diǎn)，再加之檔案保存室條件差，環(huán)境惡劣，使得檔案更難被保存好。我國(guó)的很多工作室通風(fēng)條件差，室內(nèi)較潮濕，紙質(zhì)檔案容易受潮腐化。更有甚者，保險(xiǎn)箱中還存有蛀蟲，使檔案遭受蟲蛀。

1.5 檔案收集整理方面不到位

由于很多檔案整理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致了在檔案收集整理方面存在著很大的疏漏。很多人的在檔案的專業(yè)知識(shí)方面薄弱，不能很好地分辨出檔案，使很多檔案無法被錄入，導(dǎo)致檔案的流失。還有一些音頻視頻等文件，錄完之后沒有及時(shí)歸檔，造成了檔案的遺失。再就是在人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一整理移交檔案，在此過程中又會(huì)發(fā)生檔案的丟失。

1.6 沒有得到制度保障

我國(guó)缺乏在基層計(jì)生檔案管理方面的法律制度，沒有得到法律制度的保障，就無法規(guī)范高層領(lǐng)導(dǎo)以及工作者的行為，失去了行為準(zhǔn)則的工作，是很難讓工作者更加細(xì)心地去完成一項(xiàng)任務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)者在態(tài)度上會(huì)松懈，進(jìn)而導(dǎo)致在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上不按照章程來，馬馬虎虎，使得檔案在保存上面臨著風(fēng)險(xiǎn)。缺乏制度保障的工作任務(wù)就像風(fēng)中的柳絮一樣，沒有了依托。

2 解決方案

2.1 對(duì)計(jì)生管理工作的人員進(jìn)行合理分工

合理的分工是一個(gè)部門的工作能夠比較順利的進(jìn)行的前提之一。管理者必須綜合工作者的各方面，優(yōu)缺點(diǎn)以及能力傾向等，還分配他們的工作部門，使得每一位工作人員都能最大限度地發(fā)揮出自己的優(yōu)勢(shì)，也能實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的最優(yōu)化。同樣，對(duì)工作人員的合理分工，既不會(huì)造成勞動(dòng)力的浪費(fèi)，也不會(huì)使有些部門疏于管理，這樣能夠同樣兼顧好計(jì)生檔案管理工作中的各個(gè)方面，使這個(gè)系統(tǒng)能夠更順利地完成任務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)啟用高素質(zhì)的專業(yè)型人才，拒絕使用兼職人員，建立一直專業(yè)、高素質(zhì)、高水平的計(jì)生管理工作者。

2.2 加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入

有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)計(jì)生檔案管理工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。使得計(jì)生工作部門有充足的資金來建設(shè)檔案室等。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)合理地分配好資金，更好地發(fā)揮資金的作用。將每一筆錢都花的有效果。要定期對(duì)檔案室進(jìn)行必要的檢查維修的工作，建設(shè)好合格規(guī)范的檔案室。同時(shí)，還要做好對(duì)檔案室的通風(fēng)、除蟲、防潮等任務(wù)，以確保檔案的安全。必要時(shí)應(yīng)當(dāng)購置相關(guān)的設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行備份，不至于丟失檔案。

2.3 提高高層管理者的重視程度

管理者的態(tài)度對(duì)一個(gè)部門的運(yùn)行來說十分關(guān)鍵。必須要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)組織定期的學(xué)習(xí)任務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核，讓他們深刻理解檔案的重要性。要聯(lián)系相關(guān)的部門，經(jīng)常開展對(duì)檔案的宣傳活動(dòng)，來提高高層管理者的重視程度。

2.4 完善檔案的保存方式

檔案的保存是基層計(jì)生檔案管理工作中的重中之重，既然是檔案管理工作，那么對(duì)于檔案的保存來說就尤為重要。檔案的保存做不到位，使得檔案丟失，那么一切都工作，包括檔案的收集整理等都將失去意義?？梢?，一定要保證好檔案的完好。那么，就要對(duì)檔案的保存方式進(jìn)行完善。首先就是保證好建立合理嚴(yán)密的檔案室，檔案室要做到通風(fēng)、防潮、防蟲、防火等，還要保證檔案室的整潔，不能堆放雜物。同時(shí)，不僅要保存好紙質(zhì)的檔案，還要將各類數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行備份，不致使檔案徹底丟失。提升檔案保存的專業(yè)化水平，普及信息化，增加掃描儀、監(jiān)控器等必要的電子設(shè)備。

2.5 強(qiáng)化對(duì)檔案的收集整理

在對(duì)檔案的收集整理中，并不是一個(gè)工作人員就能完成這項(xiàng)任務(wù)的，對(duì)檔案的收集整理往往是很多部門很多的工作人員共同完成的，以保證檔案收集整理的細(xì)致和準(zhǔn)確性，能夠使檔案更好的保存，在查閱檔案時(shí)也更加方便快捷，同時(shí)也不至于使檔案丟失，檔案能夠得到更好的保存。

2.6 完善檔案管理制度

我國(guó)是一個(gè)依法治國(guó)的國(guó)家，要在法律上就提出相應(yīng)的制度，使檔案管理方面得到制度的保障。有了檔案管理制度，就能更好的提高管理者的重視程度，能夠更好的約束員工的行為。法律的效用是巨大的，一旦樹立起對(duì)檔案的法律意識(shí)，就是形成對(duì)檔案的維護(hù)的強(qiáng)烈愿望，使檔案管理真正的做到有法可依。

3 結(jié)語

在基層計(jì)生檔案管理工作上，我國(guó)還有很多方面需要完善。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基層計(jì)生檔案管理中的重頭戲，搞好基礎(chǔ)建設(shè)，計(jì)生檔案管理就有了保障。其次，要糾正領(lǐng)導(dǎo)者的態(tài)度，使領(lǐng)導(dǎo)者扮演好“領(lǐng)頭羊”的角色。再次，要對(duì)工作人員進(jìn)行合理的分工，使得每個(gè)工作者都能各司其職。最后，抓好對(duì)檔案的保存、收集和整理工作。這樣，我國(guó)的基層計(jì)生檔案管理工作就能更進(jìn)一步。

參考文獻(xiàn)

[1] 王軍.關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理幾個(gè)問題[J]. 現(xiàn)代交際. 2014（07）：13-42

[2] 馬濤.新時(shí)期檔案管理芻議[J]. 現(xiàn)代交際. 2014（11）：19-38

[3] 申申，申曉萍. 對(duì)服裝企業(yè)工藝技術(shù)檔案管理的思考[J]. 紡織報(bào)告. 2014（12）：11-39

[4] 李小清.高校圖書館檔案管理機(jī)制研究[J]. 湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版）. 2015（01）：60-83

[5] 王巍.略論企業(yè)綜合檔案室的功能與業(yè)務(wù)建設(shè)[J]. 辦公自動(dòng)化. 2015（02）：110-132