劉丹

摘 要：財務檔案管理工作作為財務整體工作的重要組成部分，是高校有效開展各項活動的基礎，對高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用?隨著會計工作改革的不斷深入，高校整體規(guī)模日益擴大，經(jīng)濟業(yè)務往來日趨頻繁，既給高校的財務檔案工作帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，所以高校的財務檔案管理工作必須不斷發(fā)展，與時俱進，以適應高校各項工作提出的新要求?本文對高校財務檔案管理工作的特點和存在問題進行深入的探析，在此基礎上提出完善財務檔案管理工作的方法，以更好的推動高等教育事業(yè)的健康發(fā)展?

關鍵詞：高校;財務檔案;管理

高校財務檔案是指高校所有機構的所有員工在教育教學活動?科學研究活動?教學管理以及學校建設與發(fā)展方面，直接形成的具有參考價值?使用價值和保存價值的各種財務收支材料?財務檔案是否真實?準確?完整，將直接影響到高校財務檔案管理的質量以及高校教育事業(yè)的健康發(fā)展?

一?高校財務檔案管理工作的特點

1.管理的重要性?高校的根本任務就是對人才的培養(yǎng)，但是，高校的生命線是人才培養(yǎng)的質量?高等學校的管理水平直接影響著高校的教學水平以及對人才的培養(yǎng)質量，人才的成長質量和速度又會關系到民族的未來發(fā)展狀況，影響到一個國家的全面進步?財務檔案作為高校發(fā)展的重要史料，不再只是起到追溯舉證的作用，更重要的是為高校的管理人員制定決策時提供重要的依據(jù)，所以，高校財務檔案管理工作的重要性尤為突出?

2.時間的特殊性?高校財務檔案劃分的時間具有特殊性?高校的財務檔案主要來自教學?行政?科研管理與后勤服務等活動，高校的教學活動一般是以教學年度為周期的，即以第一年的下半年和第二年的上半年作為一個教學年度[1]?而高校的財務檔案則多以自然年度來劃分?

二?高校財務檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的認識不足?財務檔案管理工作的目標是為了保存歷史，服務現(xiàn)在，維護高等學校各項工作的正常?順利運轉?隨著高等學校不斷擴大辦學規(guī)模，逐步深入教育改革，高校開始擁有越來越多的自主權，財務檔案管理作為高校管理工作中極其重要的組成部分，卻是高校管理中的薄弱環(huán)節(jié)?

目前，管理人員沒有認識到財務檔案管理工作對高校發(fā)展的重要性，只關注了檔案管理的形式，而對檔案資料的收集?資料的整理缺乏應有的重視，導致很多重要的財務檔案信息流失或失真?表現(xiàn)在：（1）財務檔案管理人員沒有真正意識到財務檔案管理工作的內涵，對財務檔案管理工作認識片面化?簡單化;（2）為了節(jié)約辦公經(jīng)費，部分高校財務檔案管理部門與其他部門合署辦公，檔案管理人員也由財務人員兼任[2]?

2.財務檔案管理制度不完善?機構不健全?雖然我國的會計準則不斷更新完善，但是，仍然無法對經(jīng)濟事項做到面面俱到，一些標準化的財務檔案管理理論出臺，也只能提供框架性的指導，沒有針對高校財務檔案的具體管理制度?以一個普通醫(yī)學院校獨立地，或者說是摸索地搞財務檔案管理，沒有一個規(guī)范化的標準是比較困難的，很可能造成檔案管理混亂的現(xiàn)象?

目前，大部門高校都是由財務部門兼顧財務檔案管理的職能，沒有安排專職人員管理財務檔案，財務檔案管理工作人員沒有專職化，甚至把年齡偏大的人員放在檔案管理崗位上，以應對審計?稅務等部門的檢查?即使檔案管理由專人負責，也片面的認為檔案只要做到不借?不亂?不丟的“三不”就可以了，這與財務檔案的規(guī)范化管理還存在一定的差距[3]?

3.財務檔案管理人員素質不高?素質是一個綜合性的概念，它包含了文化知識?業(yè)務水平?法律常識?職業(yè)道德等一系列重要的要素?從事高校財務檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關的專業(yè)知識，而且要能夠將紙質的財務檔案轉化成電子的財務檔案?

三?加強高校財務檔案管理的措施

1.強化財務檔案管理的認識

（1）加強對檔案管理工作的認識，調動全體教職工的積極性?認識是全校性的，從校領導到教職員工，大力宣傳財務檔案管理工作對高校發(fā)展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到高校所面臨的嚴峻形勢和檔案管理的各項要求?高校的所有工作都需要高校的“人”來完成，“人”是關鍵，要形成“檔案管理人人有責”的良好氛圍?

（2）組織高校負責人?檔案管理人員以及其他相關人員進行定期或不定期的培訓?通過對財務檔案管理工作重要性的宣傳，引導他們的思想，提高高校負責人?檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識，使所有人都能夠認識到檔案管理工作不只是領導和財務部門的事情，而是與所有人息息相關?此外，財務檔案管理人員的工作不僅僅是審核?監(jiān)督?并管理好財務檔案，而是要加強對整個財務工作的監(jiān)督作用，全心全意為財務檔案的管理工作做好服務，發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調作用?

2.健全財務檔案管理機構

（1）實現(xiàn)檔案管理部門的獨立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，高校應設立獨立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強獨立性?權威性?根據(jù)高等學校的辦學規(guī)模，確定專門負責財務檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財務相關資料的保密原則，另一方面要保管好財務資料，對所有的財務制度?財務文件?會計憑證?會計資料等妥善保管，按時歸檔，避免丟失?

（2）做好檔案管理工作的制度建設?制度規(guī)范人，人遵守制度，這是高校制定制度來保障財務檔案“規(guī)范化”管理的初衷?高校應依據(jù)《檔案法》和《財務檔案管理辦法》等文件規(guī)定，結合實際情況，制定并頒布一系列法律法規(guī)，不斷完善財務檔案管理的歸檔制度?保管制度?查閱和復制登記制度?銷毀制度?立卷制度?崗位責任制度?移交制度等，努力克服人員編制和機構設置兩者之間存在的矛盾，使高校的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財務檔案管理的權威性?

3.全面提高財務檔案管理人員的綜合素質

（1）配備專業(yè)的財務檔案管理人員?從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業(yè)知識，也要具有較高的業(yè)務能力?隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，財務檔案數(shù)量的逐漸增加，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求?一方面，檔案管理人員要對會計或審計的專業(yè)知識熟練掌握，另一方面，對于檔案工作中涉及到的管理?經(jīng)濟?計算機?法律等相關的內容，也要有一定的了解，能夠很好的應對各種情況的發(fā)生，財務檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動檔案管理人員隊伍的多元化?

（2）規(guī)范職業(yè)道德，提高對財務檔案的管理水平?首先，結合高校的實際情況，建立一套關于職業(yè)道德的規(guī)范體系，進而使檔案管理人員都能夠做到目標明確，整體觀念大致趨同?其次，制定《高校財務檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范》，并使其與高校制定的法律法規(guī)等保持一致，成為高校對檔案管理人員的主要道德準則?同時，管理者應該明確的向教職工傳達道德規(guī)范，并且在自己的言談和行動中不折不扣的表現(xiàn)出來，不失時機的對教職工進行宣傳和教育，大力推廣高校所制定的道德規(guī)范制度，使其明確了解哪些行為是可以接受的，哪些行為是不可以接受的，當遇到不道德的行為時應該采取什么樣的行動來規(guī)避這種行為的發(fā)生?

檔案業(yè)是歷史悠久的行業(yè)，是中華文化的傳承?加強財務檔案管理工作是高校發(fā)展中不容忽視的一個重要方面?（作者單位：西安醫(yī)學院財務處）

參考文獻：

[1] 韓豐.論高校財務檔案的優(yōu)化管理[J].科技創(chuàng)新導報，2010.（16）：24.

[2] 汪沁.高校財務檔案管理信息化芻議[J].重慶科技學院學報，2012.（19）：140.

[3] 劉迎春.新形勢下高校財務檔案的規(guī)范化管理探討[J].會計之友，2010.（10）：102.