黃海，王曼，聶娟娟

武漢市第一醫(yī)院 設(shè)備處，湖北 武漢430022

我院醫(yī)療設(shè)備使用規(guī)范化管理的探究

黃海，王曼，聶娟娟

武漢市第一醫(yī)院 設(shè)備處，湖北 武漢430022

通過對我院39個科室，400多臺/套設(shè)備調(diào)研數(shù)據(jù)可知，在沒有嚴格按照統(tǒng)一標準進行信息記錄的情況下，存在錯記、漏記等情況。本文通過對設(shè)備管理軟件的不斷完善，規(guī)范了設(shè)備管理者和使用者的記錄，實現(xiàn)了對設(shè)備使用情況快速、準確的評估，為新設(shè)備申購起到了參考作用，同時最大程度避免設(shè)備的浪費，利于醫(yī)院科學、有效、持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院管理；醫(yī)療設(shè)備管理；OA系統(tǒng)；設(shè)備使用率

0 前言

醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的管理[1-2]，包括設(shè)備的計劃、申購、購置論證、審批、談判、審計、采購、驗收、領(lǐng)用、固定資產(chǎn)管理、計量管理、維護、維修、效益分析、報廢等[3]。采用規(guī)范化、科學化的設(shè)備管理體系，可減少設(shè)備的丟失和不必要的浪費，提高設(shè)備的利用率[4]。設(shè)備管理軟件[5]能夠快速、準確、清晰的顯示大量設(shè)備的詳細信息，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平及為醫(yī)院發(fā)展提供可靠的經(jīng)濟數(shù)據(jù)。

1 設(shè)備使用現(xiàn)狀

我院抽取39個科室，400多臺/套萬元以上尤其10萬元及其以上和數(shù)量多且分布科室廣的設(shè)備進行調(diào)研。此次調(diào)研方式為：下到科室咨詢各科護士長，查看其設(shè)備使用記錄；咨詢設(shè)備科維修人員、醫(yī)用耗材庫管以及設(shè)備庫管等人員，獲取相關(guān)記錄信息。通過對目標設(shè)備在2013年上半年和下半年的使用情況記錄進行分析，發(fā)現(xiàn)主要問題為：①部分科室僅做了紙質(zhì)記錄，信息不完全，不便于設(shè)備管理和追蹤；②部分科室出現(xiàn)拖延送修現(xiàn)象，且常因不規(guī)范操作導致設(shè)備耗損；③設(shè)備歸屬情況不詳，即部分非常用設(shè)備或科室調(diào)配設(shè)備或新購設(shè)備等具體放置地不詳。

以較常用且分布科室范圍廣的心電監(jiān)護儀為例，部分科室平均每天每臺監(jiān)護儀使用時長，見表1。

表1 部分科室每臺心電監(jiān)護儀平均每天使用情況

由表1可知，各科室每臺心電監(jiān)護儀平均每天使用的時長可分為3檔（t1、t2、t3），即t1＞24 h，8 h＜t2≤24 h，0 h≤t3≤8 h。其中t1＞24 h，與常識不符，出現(xiàn)這種情況可能是數(shù)據(jù)記錄有誤，或?qū)嶋H設(shè)備數(shù)量與臺賬上的數(shù)量不符。t3＜8 h，并不能說明該科室設(shè)備使用情況差，由于設(shè)備待報廢程序延遲，導致臺賬中設(shè)備量＞實際使用量，從而拉低了平均數(shù)，此外，可能因需返廠維修等導致設(shè)備在某個時間段內(nèi)使用時長短。因此，通過簡單的設(shè)備使用情況記錄，并不能完全反映每臺設(shè)備的真實使用情況，需制定一個統(tǒng)一的規(guī)范去全面記錄設(shè)備各項信息。

2 改善措施

我院采用OA系統(tǒng)（Office Automation System）[6-7]進行醫(yī)院管理，但在設(shè)備管理方面存在系統(tǒng)漏洞且用戶需求不斷提升，因此需改進相應(yīng)功能才能更加優(yōu)化設(shè)備管理體系[8]。

2.1 設(shè)備購置入庫-出庫及調(diào)配流程的改進措施

2.1.1 設(shè)備購置入庫-出庫的改進

原設(shè)備購置入庫-出庫流程為：科室提出計劃，經(jīng)申購、論證、審批及采購后，即分配給申購科室，辦完相關(guān)的驗收手續(xù)后，還要等供貨商開具發(fā)票后，才能辦理入庫-出庫手續(xù)并打印設(shè)備編碼標簽，設(shè)備庫管再到科室貼標。該流程使得設(shè)備購置周期長，且相關(guān)記錄信息也不夠準確，通常表現(xiàn)為記錄日期遠晚于實際日期。

設(shè)備入庫-出庫改進后的流程，見圖1。入庫登記的同時，向請領(lǐng)科室發(fā)出領(lǐng)用通知，在設(shè)備出庫的同時即為其貼標，可節(jié)省雙方后期因核算新購設(shè)備所需時間。設(shè)備出庫后，增設(shè)開放對應(yīng)科室對該設(shè)備的跟蹤記錄權(quán)限，以便詳細記錄該設(shè)備從計劃到報廢整個過程的信息。

圖1 設(shè)備購置入庫-出庫改善措施流程圖

2.1.2 設(shè)備調(diào)配流程的改進

設(shè)備調(diào)配改進后的流程圖，見圖2。設(shè)備一經(jīng)調(diào)配即關(guān)閉設(shè)備原屬科室對其信息更改的權(quán)限，開啟設(shè)備接收科室的權(quán)限，根據(jù)需求再進行設(shè)備培訓。與科室新購設(shè)備一樣，便于設(shè)備詳細信息的記錄，實現(xiàn)合理準確的設(shè)備使用情況分析。

圖2 設(shè)備調(diào)配改善措施流程圖

2.2 設(shè)備跟蹤記錄改進措施

原來臨床科室沒有設(shè)專人對設(shè)備使用情況進行記錄及分析，而是誰使用就誰來記錄使用相關(guān)設(shè)備的時間及時長，當設(shè)備處在送修、外借、待報廢等情況下，設(shè)備使用時長數(shù)據(jù)就會變小，因此單純用記錄數(shù)據(jù)衡量設(shè)備使用情況是不準確的。經(jīng)改進后，設(shè)備歸屬科室需要記錄的設(shè)備跟蹤信息，見圖3。其中明確了要記錄設(shè)備購置日期、啟用或調(diào)配日期等，準確記錄設(shè)備從購置進院到報廢整個流程的全部信息，通過對設(shè)備使用情況的各項指標進行綜合分析，可精確地獲取設(shè)備考核信息。

圖3 改進后設(shè)備跟蹤記錄項

2.3 設(shè)備信息匯總改進措施

通過對紙質(zhì)版設(shè)備使用情況記錄數(shù)據(jù)進行人工分析并作出相應(yīng)考核結(jié)果，這種設(shè)備使用情況評估方式忽略了較多因不可避免因素導致設(shè)備使用率底的情況，對設(shè)備作出的考核結(jié)果是不準確的。

通過OA系統(tǒng)，根據(jù)科室對設(shè)備的跟蹤記錄信息進行數(shù)據(jù)換算，最后得出盈利指標，可直觀、方便且準確的給出設(shè)備使用考核結(jié)果。OA系統(tǒng)后臺信息匯總項，見圖4。

圖4 信息匯總項

3 結(jié)論

系統(tǒng)中OA設(shè)備管理軟件改進后，設(shè)備使用情況考核人員進入考核系統(tǒng)后，選定時間段、科室及設(shè)備，即可查詢設(shè)備使用情況的評估結(jié)果。部分科室2014年下半年心電監(jiān)護儀使用情況的評估結(jié)果，見表2。

表2 部分科室心電監(jiān)護儀記錄數(shù)據(jù)

為較好對比各個科室設(shè)備使用情況，選取以上7個科室的監(jiān)護儀進行跟蹤，在未滿3年使用時長的情況下，可根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)帶入公式（1）～（3）預(yù)測3年的情況；滿3年使用時長的設(shè)備，直接取3年內(nèi)的純效益帶入公式（4）中進行設(shè)備評估指標η的計算，以季度為時間基礎(chǔ)單位。

根據(jù)不同設(shè)備，選取不同評估時長，通過后臺計算，直觀地顯示了被評估設(shè)備的使用狀況。其中選取的維護費、折舊費以及收益均為半年的數(shù)據(jù)。通過規(guī)范化電子記錄以及不斷完善的設(shè)備管理程序，杜絕了一些人為主觀原因?qū)е碌牟缓侠頂?shù)據(jù)，且快速準確顯示了不同科室不同設(shè)備在不同時間段內(nèi)的設(shè)備使用情況。

4 總結(jié)

通過對我院39個科室，400多臺/套醫(yī)療設(shè)備調(diào)研數(shù)據(jù)可知，在沒有嚴格按照統(tǒng)一標準進行信息記錄的情況下，存在錯記、漏記等情況，導致對設(shè)備評估的準確性存在質(zhì)疑。通過對設(shè)備管理軟件的不斷改善，設(shè)備維護效率的不斷提升，結(jié)合設(shè)備管理者和使用者對設(shè)備信息的規(guī)范化記錄，實現(xiàn)了對各科室各設(shè)備使用情況快速、準確的評估，且可根據(jù)現(xiàn)有情況預(yù)測一定時間段（通常取3年）內(nèi)的收益情況，對新計劃申購設(shè)備起參考作用，同時可最大程度避免設(shè)備的浪費，利于醫(yī)院科學、有效、持續(xù)化的發(fā)展。

[1]盧晶,鐘光,許仲興,等．設(shè)備管理軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計及功能設(shè)置[J]．中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29（5）：50-52,97．

[2]王偉．醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]．電子測試,2015,（6）：71-72．

[3]喻洪流,魯虹．醫(yī)院設(shè)備管理與維修[M]．南京：東南大學出版社,2008：346．

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[5]潘慧俊．設(shè)備管理軟件在設(shè)備監(jiān)理中的應(yīng)用[J]．設(shè)備監(jiān)理,2013,（1）：44-47．

[6]李長樹．辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計方法與實施策略[J]．計算機應(yīng)用研究,2000,17（7）：47-50．

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Research on Standardized M anagement of the Using of Equipment in the Hospital

HUANG Hai, WANG Man, NIE Juan-juan
Department of Equipment, Wuhan No.1 Hospital, Wuhan Hubei 430022, China

A research on more than four hundred sets of equipment was conducted in the hospital. The research data indicated the occurrence of errors and om issions when the information was not recorded strictly according to related standard. This paper expounded the continuous improvement of the equipment management software and standardization of data recording for equipment administrators and users so as to realize fast and accurate evaluation of the equipment. At the same time, it provided references for new equipment procurement plans and maximally avoided the waste of equipment, which was benefi cial to the scientific, effective and sustainable development of the hospital.

hospital management；equipment management；office adm inistration system；equipment usage rate

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.10.051

1674-1633（2015）10-0156-03

2015-01-23

2015-08-21

作者郵箱：605951391@qq．com