曾學軍

摘要：油田企業(yè)的辦公室管理工作直接影響到企業(yè)的工作效率和工作質量，創(chuàng)新管理辦法制定科學有效的解決策略是油田企業(yè)加快發(fā)展的重中之重。本文將對辦公室管理中的問題進行闡述，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：辦公室管理 主要職能 問題 有效途徑

我們都知道辦公室是任何一個部門或單位的正常運行的關鍵，我國作為世界上重要的石油生產基地，辦公室在整個企業(yè)的發(fā)展過程中起到承上啟下、縱橫貫通、協(xié)調左右的樞紐作用，而辦公室的工作類型和工作性質，就在很大程度上反映了辦公室這一部門的工作重要性，而辦公室的工作涉及到油田企業(yè)日常運行中的大大小小、上上下下、方方面面、里里外外，往大里說辦公室起到輔助決策的作用，往小里說辦公室也負責企業(yè)的掃地打水，這些繁雜工作要想做到井然有序、條理分明、有側重、有急緩也是非常有難度的，要求辦公室工作人員既要明確揣測到上級領導者的意圖，還要運用合理的方式實施管理，不僅要做好基層調研工作，還要協(xié)調好里外、上下之間的關系，即便是做到以上各點，在辦公室具體工作中，往往也會出現(xiàn)很多意外以及和預想效果相反的結局，這就需要辦公室工作人員不斷提高自身的管理素質，改變管理理念、創(chuàng)新管理手段，結合本企業(yè)的實際情況，因地制宜的開展措施。

1 油田企業(yè)主要特征以及辦公室的主要職能

油田企業(yè)屬于社會生產中的基本行業(yè)，具有較強的專業(yè)性，囊括地質專業(yè)、工程專業(yè)大規(guī)模、高投資、高風險的特點，與此同時，油田企業(yè)在生產過程中對環(huán)保要求較高，總而言之，油田企業(yè)既有一定的獨立性又與自然社會緊密相連。階段性是油田企業(yè)發(fā)展過程中最明顯的特征，油田企業(yè)的正常工作可分為勘測、開發(fā)、運輸、上市等各個環(huán)節(jié)，不同階段的生產發(fā)展都有不同要求。辦公室作為企業(yè)發(fā)展必不可少的一個重要組成部分，它的主要職能可簡單的概括為以下幾點：第一，對政策和領導決策的貫徹落實；第二，為上層領導的決策提供數(shù)據信息；第三，及時傳達上級指示；第四，實現(xiàn)基層工作者和上層管理者的高效溝通；第五，對政策的執(zhí)行進行緊密監(jiān)督；第六，服務于石油企業(yè)的所有工作人員。

油田企業(yè)的正常發(fā)展需要辦公室的積極支持，要求辦公室工作人員擁有較高的專業(yè)素養(yǎng)，主要表現(xiàn)在以下幾點；第一：油田企業(yè)的辦公室工作人員要具有一定的油田勘測、開發(fā)的專業(yè)知識，懂得不同單位、部門之間的協(xié)調關系，了解與油田開采相關的法律法規(guī)和政府政策；第二：油田企業(yè)的辦公室工作人員要在管理工作中具有敏銳性，能夠清晰的認識到在日常工作中企業(yè)內部面臨的主要矛盾，具有發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力；第三：油田企業(yè)的辦公室管理人員要具備優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)和政治覺悟，要在工作中時刻保持積極向上的工作狀態(tài)，以樂觀豁達的心態(tài)面對工作中的不如意，同時還要善于交際、善于溝通，在崗位中時刻保持為人民服務的態(tài)度；第四：作為油田企業(yè)的辦公室管理人員，還需要具有十分熟練的公文信息處理能力，要有勤動手、勤動腦、勤動嘴的積極性，只有這樣才能將企業(yè)的方針政策落實到每一個環(huán)節(jié)、每一個崗位。

2 油田企業(yè)在辦公室管理過程中遇到的問題

油田企業(yè)作為國家繁榮、社會進步、經濟發(fā)展的重要主體，辦公室在其正常運行過程中扮演著重要角色，它的工作內容具有鮮明的繁雜、瑣碎的特點，因此在具體工作中時常會遇到很多問題。

2.1 油田企業(yè)辦公室職能和工作目標不明確

油田企業(yè)辦公室要想最大程度上發(fā)揮自己的作用，向上層領導和企業(yè)的全體職工提供優(yōu)質的服務，在企業(yè)轉型改革中發(fā)揮舉足輕重的作用，首先要明確辦公室的職責，明確辦公室工作目標；但是就目前來看，油田企業(yè)辦公室最大的漏洞就是工作職責不明晰、工作目標落后陳舊，隨著時代的發(fā)展，工作內容在不斷更新完善，這就要求辦公室工作目標也要與時俱進，努力實現(xiàn)動態(tài)性。

2.2 辦公室管理工作人員的專業(yè)素質低

辦公室工作要求高質量、高效率，這也是激烈的市場競爭要求油田企業(yè)任何崗位都必須恪盡職守，油田企業(yè)中，辦公室工作人員很大一部分都是從地方機關干部或者油田職工中抽調的，當然也有部分畢業(yè)生，這些人員大多缺乏全面的、系統(tǒng)的油田知識，很難在遇到問題時用專業(yè)的眼光去處理問題、解決問題，然而這種現(xiàn)狀已經在很大程度上影響到了油田企業(yè)辦公室的整體工作效率。

2.3 辦公室缺乏靈活多變的運行機制

在具體工作過程中，油田企業(yè)辦公室這一部門的工作在很多情況下都是處在被動局面的，在實際工作中，辦公室常常根據會議精神、文件信息、上級命令以及行政命令來處理問題，失去了很多靈活性，導致死板、固守陳規(guī)的工作狀態(tài)。在實際工作中，這樣的工作氛圍甚至會出現(xiàn)員工偷懶、曠工的現(xiàn)象，這是辦公室存在的最本質、最基礎的問題，這個問題不解決，辦公室將永遠彌漫著不緊不慢的風氣，這對于工作質量和工作效率的提高來說都是阻礙。

2.4 辦公室管理方式缺乏創(chuàng)新

信息時代的到來，促使市場各行各業(yè)都開始引入先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術等，朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展；油田企業(yè)的辦公室也不例外，為了跟上時代發(fā)展，提高辦公室工作效率和服務質量，對傳統(tǒng)的工作方式進行改造勢在必行，而現(xiàn)代油田企業(yè)對信息的系統(tǒng)性、實效性要求越來越高，但是就目前來看，我國很多油田企業(yè)的辦公室都尚未引入先進的辦公設備，仍然沿用傳統(tǒng)的工作方式，缺乏技術創(chuàng)新、理念突破。

3 提高辦公室工作效率的有效途徑

目前，我國油田企業(yè)的發(fā)展過程中雖然存在一定的問題，但是貴在我們找到了問題的根源，也在發(fā)現(xiàn)問題的基礎上不斷改進，在此我們提出以下幾點提高辦公室工作質量和工作效率的措施。

3.1 明確自身職能和工作目標

上文中我們簡單闡述了辦公室的工作職能，歸根結底它就是一個服務部門，服務領導、服務員工；只要本著服務的態(tài)度做好辦公室內每一件小事，保持辦公室內每個人之間的友好關系，做到相互扶持、共同進步，促使辦公室工作走向規(guī)范化、制度化指日可待。endprint

3.2 提高辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力是提高油田企業(yè)辦公室整體工作效率的關鍵，不管是智能化、現(xiàn)代化的工作方式，還是傳統(tǒng)的、古老的工作方式，辦公室總需要人力資源、需要人力勞動，因此提高工作人員的整體素質是解決辦公室問題中首要解決的問題。在具體實施過程中，第一要對辦公室工作人員進行充分的了解，對工作人員進行從低級到高級的分類，主要是對工作人員的受教育程度、家庭背景、工作經驗以及成長環(huán)境、興趣愛好等進行調查分析，甚至還要對員工的思想境界和世界觀、人生觀等進行了解；第二要了解工作人員在知識積累、性格特點、工作態(tài)度以及個人能力、自身修養(yǎng)等方面的優(yōu)缺點；最后根據辦公室工作任務的具體要求對不同層次的工作人員進行有針對性、有目的的培訓教育，并為員工創(chuàng)造更多的學習機會和條件。

3.3 改善油田辦公室工作運行機制

在油田企業(yè)辦公室運行過程中，要不斷完善各種制度法規(guī)，在內部形成“有章可依、有章必依”的工作態(tài)度，一切用制度說事，做好公平、公正、公開，除此之外在辦公室運行過程中也要建立完善的獎罰制度和績效評估制度，從各個方面調動起工作人員的積極性和工作熱情，這樣才是從內在提高工作質量；同時為了豐富辦公室的工作內容，為員工提供一個良好的工作氛圍，企業(yè)也可以定期組織技能比賽和聯(lián)歡會，用來促進工作人員之間的交流，為今后工作的開展埋下伏筆。

3.4 創(chuàng)新辦公室管理手段

創(chuàng)新油田企業(yè)辦公室的管理手段和工作方式是現(xiàn)代社會的必然要求，也是未來社會進步、經濟發(fā)展的必然趨勢；辦公室管理人員要在既定的工作崗位上堅守、仔細觀察，并根據工作實際情況，靈活調整，以免出現(xiàn)工作偏差；企業(yè)的管理者要關注職工不同工作階段的心理變化，要在最基礎的管理框架內采用多種方式管理員工，不僅不能固守成規(guī)也不能死搬硬套、照搬照抄其他企業(yè)的經驗；同時管理者還要站在長遠角度，積極引入先進的管理經驗和現(xiàn)代化的技術，同時注重對先進人才的管理和培養(yǎng)。

4 結束語

油田企業(yè)辦公室在目前發(fā)展過程中仍舊存在很多問題，只要在發(fā)現(xiàn)問題的基礎上進一步改善，相信在不久的未來，我國油田企業(yè)辦公室的工作一定可以取得良好成效。根據我國現(xiàn)階段企業(yè)辦公室運行中遇到的問題，本文從工作目標、技術人才、運行機制、管理方式這四個問題上進行闡述，并又從這四個問題出發(fā)提出了解決措施；希望能夠為今后油田企業(yè)辦公室的發(fā)展帶來一定幫助。

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