閆曉楓，孫協(xié)勝，洪 梅

(天津軍事交通學(xué)院雜志社 天津300161)

在線辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用問題及對策
——以《軍事交通學(xué)院學(xué)報》為例

閆曉楓，孫協(xié)勝，洪 梅

(天津軍事交通學(xué)院雜志社 天津300161)

為加快稿件的處理速度，縮短論文發(fā)表的時滯，控制稿件的處理成本，提高編輯人員的工作效率，《軍事交通學(xué)院學(xué)報》2009年依托局域網(wǎng)啟用了“瑪格泰克稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)基于軍網(wǎng)這個平臺，實現(xiàn)作者-編輯-審稿專家-編委-主編為一體的稿件處理流程，簡單介紹了在線辦公系統(tǒng)的功能，針對辦公系統(tǒng)存在為投稿信任度不高、投稿系統(tǒng)不穩(wěn)定、審稿系統(tǒng)模式的固定問題，提出了一些建議，讓系統(tǒng)更加完善，以更好的提高工作效率和質(zhì)量，為期刊的信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。

在線辦公系統(tǒng) 學(xué)報 問題與對策

《軍事交通學(xué)院學(xué)報》(以下簡稱《學(xué)報》)自1999年創(chuàng)刊以來，至2015年4月，已編輯出版了17卷93期，發(fā)表學(xué)術(shù)論文2139篇，隨著《學(xué)報》影響力的不斷提高，讀者群、作者群的不斷擴大，投稿數(shù)量的逐漸增多，為加快稿件的處理速度，縮短論文發(fā)表的時滯，控制稿件的處理成本，提高編輯人員的工作效率，2009年4月《學(xué)報》依托局域網(wǎng)啟用了“瑪格泰克稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)”。本系統(tǒng)基于軍網(wǎng)這個平臺，實現(xiàn)作者-編輯-審稿專家-編委-主編為一體的稿件處理流程，以提高工作效率。但同時也存在著一些問題，筆者結(jié)合這幾年對該系統(tǒng)的應(yīng)用過程中遇到的一些問題，提出了不足與改進(jìn)建議，使其更加完善。

1 《學(xué)報》在線辦公系統(tǒng)的介紹與功能

1.1 《學(xué)報》在線辦公系統(tǒng)的介紹

《學(xué)報》在線辦公系統(tǒng)是基于軍網(wǎng)平臺，前臺用戶可以在線投稿、修稿、查詢，并及時獲知稿件的處理進(jìn)度；后臺管理員則可以在線收稿、審稿，實現(xiàn)編者與作者和審稿人的直接互動。凡是被刊用的稿件，均可在網(wǎng)上以單篇論文為單位，以PDF文檔的格式在線發(fā)布，如此，便可縮短論文和讀者見面的時間，提高了作者投稿的積極性，在線發(fā)表的論文仍然繼續(xù)按照正常的期次出印刷版。本該系統(tǒng)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)如圖1所示。各數(shù)據(jù)庫關(guān)系如圖2所示。[1]

圖1 編輯部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)Fig.1 Editorial office automation network structure

圖2 數(shù)據(jù)庫關(guān)系Fig.2 Database relations

1.2 《學(xué)報》在線辦公系統(tǒng)的功能

該系統(tǒng)包括作者投稿系統(tǒng)、稿件查詢系統(tǒng)、專家審稿系統(tǒng)、編輯辦公系統(tǒng)、主編審稿系統(tǒng)5大子系統(tǒng)(見圖3)。

圖3 各子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)Fig.3 Structure of each subsystem

1.2.1 作者投稿系統(tǒng)

為《學(xué)報》編輯部處理稿件的源頭，為軍內(nèi)作者提供在線服務(wù)。軍內(nèi)作者可登陸網(wǎng)站(http：//23.87.137.18/cn/式dqml．a(chǎn)sp)注冊帳號、帳號的獲取、修改個人信息、投稿。

1.2.2 作者查詢系統(tǒng)

查詢作者投稿記錄，并可跟蹤查詢稿件進(jìn)度情況，可根據(jù)編輯部的修改要求，查詢編輯部初審和專家審稿意見，向編輯部提供修改稿。

1.2.3 專家審稿系統(tǒng)

審稿專家可根據(jù)欄目編輯送審的論文進(jìn)行在線評審。根據(jù)專家審稿意見、作者修改情況和修改復(fù)函來確定文章的結(jié)果，即錄用或是退稿。

1.2.4 主編辦公系統(tǒng)

主編中心是主編對期刊的運作進(jìn)行監(jiān)控和業(yè)務(wù)處理的平臺。主編不僅可以對編輯部送交的稿件進(jìn)行初審和終審，還可以根據(jù)文章情況，選擇專業(yè)對口的編委或?qū)徃迦藖磉M(jìn)行把關(guān)或?qū)忛?。另外，主編還可以對編輯部的所有稿件進(jìn)行流程監(jiān)控，對稿件的情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計。

1.2.5 編輯辦公系統(tǒng)

這是整個辦公系統(tǒng)的核心模塊，是編輯部進(jìn)行日常稿件處理和實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)平臺。欄目編輯根據(jù)各自的業(yè)務(wù)分工進(jìn)行文章的編輯加工，反饋給作者文章的修改意見，可以在線查詢作者修改結(jié)果、審稿專家送審文章是否審回等情況。

2 在線辦公系統(tǒng)應(yīng)用中的問題與對策

2.1 辦公系統(tǒng)存在局限性

在線辦公系統(tǒng)是在軍網(wǎng)平臺上進(jìn)行收稿、退修稿件、審稿等工作，所以對于地方作者投稿還是通過互聯(lián)網(wǎng)郵箱，或是紙質(zhì)(光盤)郵局郵寄，編務(wù)收到稿件還是要從《學(xué)報》辦公系統(tǒng)手工登記稿件，稿件的處理流程作者無法看到，也只能靠電話咨詢，或是通過郵箱詢問，無形中增加了編輯人員的工作量。近期，總部對全軍21種申報軍事學(xué)核心期刊培育建設(shè)的期刊進(jìn)行了準(zhǔn)入型驗收評估，《學(xué)報》以綜合排名第四的成績順利通過了評估，被列入2年培育期建設(shè)，這樣，外稿的比例會加大，咨詢稿件進(jìn)程的電話也會增多，也必將增加編輯人員的工作量。

《學(xué)報》2008年，發(fā)行范圍改為公開發(fā)行，2009年依托局域網(wǎng)啟用了“瑪格泰克稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)”。因為一些原因，系統(tǒng)只能依托軍網(wǎng)的平臺進(jìn)行處理，有一定的局限性，致使地方院校及科研單位無法通過此系統(tǒng)投稿。因此，下一步，還需要依托互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)辦期刊網(wǎng)站，來提高《學(xué)報》的知名度。

2.2 投稿信任度不高

目前還有很多作者對于投稿總是懷有不信任的態(tài)度，雖然在作者稿件投稿成功后，系統(tǒng)會自動提醒已“投稿成功”，但部分作者還是會咨詢編輯部是否收到稿件，才可放心。有些作者對于投稿后幾天未收到反饋消息，仍會打電話咨詢是否系統(tǒng)問題未收到稿件的任何消息，實際在作者系統(tǒng)里會看到稿件詳細(xì)的處理進(jìn)程。有時作者在嘗試在線投稿的同時，又向編輯部提供打印稿，在他們看來，這無疑是個雙保險，可以保證編輯部能及時收到自己的稿件。

要解決這樣的問題，應(yīng)采取“一刀切”的做法，拒絕接收作者提供的任何打印稿件，并要求作者必須通過《學(xué)報》辦公系統(tǒng)投稿，慢慢消除作者投稿的疑慮，逐漸提高投稿者對在線投稿的信任度。首先，編輯人員與作者進(jìn)行交流時，應(yīng)詳細(xì)告知在線投稿的優(yōu)勢，若半個月沒有回復(fù)，可以打電話進(jìn)行咨詢；其次，應(yīng)在期刊的投稿須知中注明《學(xué)報》投稿的方式與方法來加強宣傳。[1]

2.3 投稿系統(tǒng)有時不穩(wěn)定

編輯有時收到作者的電話或是郵箱的咨詢，投稿半個月，沒有任何回復(fù)。發(fā)現(xiàn)有些作者使用系統(tǒng)投稿后編輯并未查到稿件，沒有稿件的任何信息，受到局域網(wǎng)的限制，系統(tǒng)也沒辦法更新。這就說明了系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性，這種不穩(wěn)定性會導(dǎo)致有些作者投稿不成功，編輯無法正常的接收稿件，甚至?xí)率挂恍﹥?yōu)秀稿件的外流。

依托局域網(wǎng)，本身就會有很多的不穩(wěn)定因素。一方面，在遇到該問題時，要及時和北京瑪格泰克科技發(fā)展有限公司(以下簡稱“瑪格泰克公司”)相關(guān)的技術(shù)人員聯(lián)系，及時解決這種問題，升級或更新系統(tǒng)。另一方面，在期刊的投稿須知上必須注明若15天內(nèi)沒有收到編輯部的通知，應(yīng)主動與編輯部人員聯(lián)系，投稿者確認(rèn)編輯部并未收到稿件的情況，可要求投稿者將電子版發(fā)到編輯部，由編輯部將電子版稿件手動上傳，以免一些優(yōu)秀稿件的外流，影響作者投稿的積極性。

2.4 審稿系統(tǒng)模式的固定

由于系統(tǒng)對審稿單上的項目已固定，根據(jù)編輯部有自身需要對審稿單項目的要求無法改動，只能按照系統(tǒng)本身自帶固定框架進(jìn)行審稿。如：專家審稿單上編輯部欲增加“是否符合保密要求”、“引用圖表是否正確”等，在我們送審專家審稿的同時，審稿專家也有相應(yīng)的要求，但由于專家審稿系統(tǒng)的固定性，沒有辦法增加審稿項目，只能在《學(xué)報》初審時，若有問題，給專家留言，個別問題請審稿內(nèi)容詳細(xì)化，給審稿工作帶來了一定的局限。

審稿專家是學(xué)術(shù)質(zhì)量的把關(guān)者，也是期刊學(xué)術(shù)導(dǎo)向的指引者，[2]所以我們非常重視審稿專家對編輯部工作提出的每一條建議。下一步，我們將梳理審稿專家對審稿單內(nèi)容的建議，向瑪格泰克公司提出一些修改要求，進(jìn)一步完善審稿系統(tǒng)。

3 結(jié) 語

期刊在線辦公系統(tǒng)是以編輯部日常的工作環(huán)節(jié)、流程以及人員配置為基礎(chǔ)，以信息化系統(tǒng)管理的理念、軟件工程管理思想以及程序化和標(biāo)準(zhǔn)化工作模式為指導(dǎo)，以簡化工作環(huán)節(jié)、提高工作效率為目的，對期刊編輯部傳統(tǒng)的人工稿件工作流程進(jìn)行全面的改革，重組和重新設(shè)計。[3]我們在這幾年運用辦公系統(tǒng)的同時，確實提高了編輯部工作的效率，但結(jié)合工作實際，也遇到了一些問題，針對這些問題，提出了一些整改措施，讓系統(tǒng)更加完善，以更好地提高編輯工作效率和期刊質(zhì)量，為未來期刊的信息化發(fā)展打下了基礎(chǔ)。

［1］ 周志新，劉雪立，徐剛珍，等. 科技期刊在線投稿系統(tǒng)應(yīng)用中的問題分析及對策[J]. 編輯學(xué)報，2006，18(6)：435.

［2］ 張伯海. 期刊工作手冊：期刊業(yè)務(wù)知識[M]. 天津：天津人民出版社，1992：46-47.

［3］ 南紅梅，潘新社，陳建平，等. 期刊編輯部辦公系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[J]. 編輯學(xué)報，2008，20(1)：74.

Application Problems and Solutions of Online Office System：A Case Study of Journal of Military Transportation University

YAN Xiaofeng，SUN Xiesheng，HONG Mei
(Magazine Agency of Military Transportation University，Tianjin 300161，China)

In order to fasten the processing speed of manuscripts，shorten publish time，control cost and improve the working efficiency of editors，the editorial office of Journal of Military Transportation University adopted Margtech Remote Processing System for Papers based on its LAN in 2009．This system，based on military network，is able to integrate authors，editors，experts，editorial board members and chief editor in the paper treating process．This paper introduces functions of the online office system and proposes some suggestions on its limitations，low trust degree，unsteadiness of submission system and fixed pattern of the board’s review pattern to perfect the system，improve working efficiency and quality of the editorial board and provide a better foundation for the informatization construction of the journal.

online office system；journal；problems and solutions

Z62

：A

：1006-8945(2015)08-0096-03

2015-07-04