顧軍沈陽市化工學(xué)校

淺談中職學(xué)校職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的科學(xué)管理與實(shí)踐

顧軍
沈陽市化工學(xué)校

科學(xué)有效的管理對(duì)職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施起著關(guān)鍵性的作用，正確把握項(xiàng)目組織管理中的關(guān)鍵工作，做好每個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作，是每個(gè)項(xiàng)目管理者必須掌握的內(nèi)容。本文提出中職學(xué)校職業(yè)培訓(xùn)中應(yīng)用項(xiàng)目管理法開展工作，取得良好效果。

職業(yè)培訓(xùn)；項(xiàng)目管理；關(guān)鍵工作；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；管理能力

近年來，在國家大力推進(jìn)終身學(xué)習(xí)體系和學(xué)習(xí)型社會(huì)建設(shè)的背景下，通過職業(yè)培訓(xùn)的方式培養(yǎng)出了大量的高素質(zhì)技能型人才，為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、改善民生做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。項(xiàng)目管理法是上世紀(jì)90年代發(fā)展起來的管理方法，可以極大地提高項(xiàng)目的執(zhí)行績效和管理人員的工作效率，因而越來越多的受到人們的重視。我校作為國家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)校，積極發(fā)揮服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生作用，從2011年起，在職業(yè)培訓(xùn)中應(yīng)用了項(xiàng)目管理法，使職業(yè)培訓(xùn)工作上了一個(gè)新臺(tái)階。我校的具體做法是：

一、項(xiàng)目分析策劃與資源掌控

作為項(xiàng)目管理負(fù)責(zé)人，同一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目、面對(duì)同一個(gè)委托培訓(xùn)企業(yè)也會(huì)因項(xiàng)目負(fù)責(zé)人選的不同而使職業(yè)培訓(xùn)管理過程出現(xiàn)很大的差異。

作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)該職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行分析，弄清自身在項(xiàng)目中的狀態(tài)，清楚自己的短板在哪里，從而在管理流程的設(shè)計(jì)和團(tuán)隊(duì)人選的選擇上有針對(duì)性的彌補(bǔ)。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要充分掌握現(xiàn)有的校內(nèi)外職業(yè)培訓(xùn)資源。資源是完成項(xiàng)目的必要保證，是設(shè)計(jì)項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃的基本依據(jù)，不把握資源，項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃就是完全的紙上談兵。內(nèi)部資源主要指中職學(xué)校自有的教師、設(shè)備、設(shè)施等資源，一般是可控資源，比較好把握，但是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須了解學(xué)校未來可能開始的新的項(xiàng)目的預(yù)判，預(yù)計(jì)資源會(huì)不會(huì)在某一時(shí)段產(chǎn)生需求沖突帶來的資源短缺，作出是否調(diào)整資源需求計(jì)劃和如何應(yīng)對(duì)這種情況的預(yù)案。外部資源相較而言是比較難掌握，而且，外部資源還是應(yīng)對(duì)項(xiàng)目遇到不可預(yù)見困難的重要補(bǔ)充和保證。比如，在中職學(xué)校職業(yè)培訓(xùn)過程中，在本校師資力量不足或是臨時(shí)短缺的情況下，往往到高?；蛏鐣?huì)上聘請(qǐng)名師，以完成培訓(xùn)項(xiàng)目。

二、項(xiàng)目溝通與協(xié)調(diào)

溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行各方面管理的紐帶，溝通管理是項(xiàng)目管理的九大知識(shí)體系之一，在項(xiàng)目整體管理中有著極其重要的意義和作用。溝通研究專家勒德（Ludlow.R.）曾經(jīng)說過：“高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通，普通管理者約花50%的時(shí)間用于傳播信息?！睖贤ǖ倪^程是雙向的，因此必須要掌握反饋信息。缺乏反饋會(huì)導(dǎo)致兩種不同的后果：其一別人不知道你表述了什么；其二別人只會(huì)按照他的想法去做。沒有反饋溝通是不完整的，單向的溝通循環(huán)的過程中斷，就會(huì)形成障礙。

首先，項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。嚴(yán)格說來，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而在項(xiàng)目初始階段應(yīng)該建立溝通計(jì)劃。

其次，職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系委托培訓(xùn)企業(yè)、學(xué)校上級(jí)管理者、以及與職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目相關(guān)的部門，了解他們各自的想法，爭取建立良好的關(guān)系，保證職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也應(yīng)經(jīng)常與項(xiàng)目組成員進(jìn)行溝通以增進(jìn)了解，要積極的促成團(tuán)隊(duì)成員間的溝通和融合。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不但要學(xué)會(huì)和別人溝通，更要學(xué)會(huì)讓別人和自己溝通。每個(gè)人對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展都會(huì)產(chǎn)生基于個(gè)人的一些看法，把這些看法拿出來與別人交流是每一個(gè)項(xiàng)目成員要具備的基本技能，如果要?jiǎng)e人愿意分享他們對(duì)于項(xiàng)目的獨(dú)到見解就需要很強(qiáng)的個(gè)人親和力。任何人的親和力都不是天生的，都需要后天的不斷自我培養(yǎng)，職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要具備這種親和力。

最后，約定溝通方式，建立溝通制度。我們?cè)趯?duì)某企業(yè)員工崗位服務(wù)培訓(xùn)項(xiàng)目中建立了日?qǐng)?bào)制度，既每天晚上培訓(xùn)結(jié)束后所有項(xiàng)目組成員召開會(huì)議，每個(gè)人簡要匯報(bào)當(dāng)天工作中的問題和難點(diǎn)，同時(shí)得到整個(gè)項(xiàng)目組的建議，還能幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解到培訓(xùn)的進(jìn)展情況，達(dá)到增進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和融合、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力的目的。

三、項(xiàng)目內(nèi)部執(zhí)行力

執(zhí)行力是一個(gè)系統(tǒng)、組織、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人對(duì)上級(jí)的政策、制度、法規(guī)和領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行能力。它是競爭力的核心，是把學(xué)校培訓(xùn)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關(guān)鍵。而衡量執(zhí)行力的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)中職學(xué)校培訓(xùn)項(xiàng)目而言就是在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的戰(zhàn)略目標(biāo)。要提高項(xiàng)目內(nèi)部的執(zhí)行力，不僅要提高從上到下的每一個(gè)人的執(zhí)行力，而且要提高培訓(xùn)項(xiàng)目組的整體執(zhí)行力。在實(shí)際操作工程中，我們采取了三種途徑來提高項(xiàng)目內(nèi)部的執(zhí)行力。

首先，采用“優(yōu)勝劣汰”、“定期考核”雙管齊下的方法強(qiáng)化師資隊(duì)伍管理。職業(yè)培訓(xùn)不同于學(xué)歷教育,他面向社會(huì)在崗或下崗待就業(yè)人群,對(duì)勞動(dòng)技能的掌握程度要求較高，教學(xué)方法與在校的學(xué)歷教育有著很大的不同,教學(xué)中要強(qiáng)調(diào)技能訓(xùn)練，使職業(yè)培訓(xùn)取得理想效果。為了搞好教學(xué)，提高執(zhí)行力，保證學(xué)員能學(xué)到真正的技能，我們?cè)诮處煹陌才派?，采取?yōu)勝劣汰和定期考核雙管齊下的辦法。除選拔本校一些年富力強(qiáng)的“雙師型”教師，還聘請(qǐng)校外跟本專業(yè)相關(guān)的企業(yè)經(jīng)理來擔(dān)任教師，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，講解實(shí)際操作方面的技能，模擬企業(yè)運(yùn)行模式教學(xué)，達(dá)到與企業(yè)員工“零距離”培訓(xùn)。并聽取學(xué)生反饋意見，對(duì)學(xué)員反映意見大的老師，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)抽查聽課，項(xiàng)目小組核實(shí)后，教學(xué)水平確實(shí)不高的堅(jiān)決撤換。建立教師上課雙考勤制度，即項(xiàng)目小組成員與學(xué)生雙向?qū)蠋煹纳险n情況進(jìn)行考勤，調(diào)課必須事前報(bào)培訓(xùn)項(xiàng)目小組。

其次，實(shí)行“雙制”雙監(jiān)督，對(duì)參加培訓(xùn)的學(xué)員嚴(yán)格管理，這也是企業(yè)委托培訓(xùn)中最容易出問題的環(huán)節(jié)，好多企業(yè)花了很多錢聘請(qǐng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)給員工提升做培訓(xùn)，但員工接受培訓(xùn)積極性不高，常常無故不參加培訓(xùn)或者是“人在心不在”。對(duì)此，我們除了改進(jìn)課程內(nèi)容，活躍課堂氣氛、提高學(xué)員學(xué)習(xí)積極性以外，在學(xué)員管理方面，打破了以往的企業(yè)負(fù)責(zé)的模式，改為“雙制”，即班主任責(zé)任制、企業(yè)監(jiān)督制，即在培訓(xùn)期間，設(shè)立專職的班主任負(fù)責(zé)學(xué)員簽到、維持課堂紀(jì)律，如果有請(qǐng)假的學(xué)員，須持企業(yè)人力資源部經(jīng)理簽字的請(qǐng)假條到班主任處請(qǐng)假，培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)項(xiàng)目小組要把考勤簽到簿和請(qǐng)假條一并交給企業(yè)留存?zhèn)浒浮＿@種學(xué)員管理考勤制度的實(shí)施，避免了學(xué)員不參加培訓(xùn)、中途無故曠課的可能性，提高了培訓(xùn)效果。

最后，是有效落實(shí)績效考核辦法和獎(jiǎng)罰措施，這也是保證執(zhí)行力的重要條件。通過公平的考核對(duì)項(xiàng)目組成員的工作做出公正的評(píng)價(jià)，收入與績效掛鉤，“能者上庸者下”，對(duì)于成員取得的成績給予充分的肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，才能調(diào)動(dòng)成員的積極性。當(dāng)然，在實(shí)行獎(jiǎng)罰的過程中應(yīng)該對(duì)受罰的成員提供工作指導(dǎo)，幫助其改進(jìn)工作方式，提高工作效率。提高成員內(nèi)部競爭力。

四、項(xiàng)目成本控制

職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目成本控制，指在職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目成本的形成過程中，對(duì)職業(yè)培訓(xùn)所消耗的人力資源、物質(zhì)資源和費(fèi)用開支，進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、調(diào)節(jié)和限制，及時(shí)糾正要發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的偏差，把各項(xiàng)費(fèi)用控制在計(jì)劃成本的范圍之內(nèi)，保證成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目成本控制的目的，在于降低項(xiàng)目成本，提高職業(yè)培訓(xùn)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)學(xué)校利潤的最大化。

職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目成本控制過程中要遵循成本最低化、全面成本控制、動(dòng)態(tài)控制、目標(biāo)管理、責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合這五大原則。

降低職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目成本的途徑，應(yīng)該是既開源又節(jié)流?？刂坡殬I(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目成本的措施最有效的是組織措施。職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目成本管理的第一責(zé)任人，全面組織項(xiàng)目的成本管理工作，應(yīng)及時(shí)掌握和分析盈虧狀況，并迅速采取有效措施；財(cái)務(wù)組成員主管職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)工作，應(yīng)隨時(shí)分析項(xiàng)目的財(cái)務(wù)收支情況，合理調(diào)度資金。例如，在某公司第五期員工崗位服務(wù)培訓(xùn)項(xiàng)目中，培訓(xùn)進(jìn)行到第三天時(shí)，財(cái)務(wù)組成員提出本期參與培訓(xùn)的學(xué)員沒達(dá)到企業(yè)上報(bào)的230人，導(dǎo)致我們的項(xiàng)目如果繼續(xù)下去就會(huì)出現(xiàn)虧損，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人馬上極與企業(yè)進(jìn)行溝通，把儀態(tài)禮儀課程由原來的兩個(gè)班8課時(shí)改成合班4課時(shí)，既保證了培訓(xùn)質(zhì)量，又節(jié)省了培訓(xùn)支出。

五、項(xiàng)目收尾與總結(jié)

目前，職業(yè)培訓(xùn)項(xiàng)目管理中普遍存在項(xiàng)目結(jié)算工作滯后的情況，所以出現(xiàn)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在培訓(xùn)結(jié)束后，就認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束的現(xiàn)象。其實(shí)，培訓(xùn)只是合同的責(zé)任的一部分，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視培訓(xùn)課程結(jié)束后的工作，比如成績的考核、結(jié)業(yè)證書的下發(fā)、培訓(xùn)款項(xiàng)的結(jié)算等等。只有對(duì)照合同雙方約定的職責(zé)、義務(wù)全部確認(rèn)履行完了，合同關(guān)閉才是該項(xiàng)目的結(jié)束。

隨著國家的快速發(fā)展，中職學(xué)校的培訓(xùn)職能也在不斷地轉(zhuǎn)變和完善，在職業(yè)培訓(xùn)過程中，不僅要保證培訓(xùn)的質(zhì)量和進(jìn)度，更要顧及執(zhí)行過程中學(xué)校的投入和收益，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校和企業(yè)的雙贏。項(xiàng)目管理法提供了新的培訓(xùn)理念，我們也正在實(shí)踐中不斷地進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。以上的幾點(diǎn)是運(yùn)用項(xiàng)目管理法進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)的幾點(diǎn)拙見，希望能給中職學(xué)校的職業(yè)培訓(xùn)提供一些思路。

[1]《成功的項(xiàng)目管理》（21世紀(jì)管理經(jīng)典教材系列，張金城等譯）

[2]《項(xiàng)目管理：基于團(tuán)隊(duì)的方法》（華章教材經(jīng)典譯叢，王守清等譯）

[3]《項(xiàng)目管理》（21世紀(jì)管理學(xué)教材，徐盛華、劉彤編著）