陳俊名，孫錫銘白山市江源區(qū)機(jī)構(gòu)編制管理信息中心；白山市江源區(qū)經(jīng)濟(jì)信息中心

關(guān)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化管理的探討

陳俊名1，孫錫銘2
1白山市江源區(qū)機(jī)構(gòu)編制管理信息中心；2白山市江源區(qū)經(jīng)濟(jì)信息中心

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理的方式也在逐步改變。目前事業(yè)單位已經(jīng)開始逐步將原先紙質(zhì)實(shí)體檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)自身的信息化管理。但在事業(yè)單位信息化建設(shè)的一系列過程中，也存在許多問題，并且這些問題不加以改善將會(huì)影響到將來的發(fā)展。所以事業(yè)單位的檔案信息化管理必須直接面對(duì)現(xiàn)有的問題，進(jìn)行詳細(xì)的分析，根據(jù)不同問題采取其對(duì)應(yīng)的解決方式，使得事業(yè)單位檔案管理能夠朝正確的信息化方向發(fā)展。

檔案管理；事業(yè)單位；信息化；探討

為了能夠加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，針對(duì)目前存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的羅列：

1.目前事業(yè)單位在檔案信息化管理方面的問題

目前事業(yè)單位為了改變過去檔案紙質(zhì)化的狀況，因?yàn)榧堎|(zhì)化檔案可能因?yàn)榇娣艜r(shí)間過久，保存環(huán)境可能潮濕等，使得檔案會(huì)存在永久性的損壞，一旦出現(xiàn)此類情況，再針對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)，將會(huì)產(chǎn)生各種困難，所以需要推廣是單位檔案進(jìn)行信息化管理。這既可以解決紙質(zhì)化檔案的問題，也能提高事業(yè)單位對(duì)檔案的管理效率，但信息化管理的同時(shí)，也產(chǎn)生了許多相關(guān)問題。

1.1 檔案信息化建設(shè)缺乏強(qiáng)烈意識(shí)

在事業(yè)單位開展檔案信息化管理后，事業(yè)單位的管理層領(lǐng)導(dǎo)自身卻對(duì)此管理方式?jīng)]有正確的理解，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)缺乏了相關(guān)聯(lián)的指導(dǎo)以及管理，使得工作人員對(duì)于檔案信息化管理的開發(fā)也不抱有積極態(tài)度，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的發(fā)展

1.2 檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌管理

首先檔案管理是一個(gè)法制化問題，其本身就較為復(fù)雜，而且管理體系雜亂，使得目前事業(yè)單位的管理產(chǎn)生了絮亂等問題。而且目前國內(nèi)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)并沒有出臺(tái)相關(guān)的法律依據(jù)，造成許多檔案的價(jià)值沒有得到完美的體現(xiàn)。同時(shí)在管理技術(shù)上也無法得到滿足，對(duì)于過往的紙質(zhì)文檔，大多都是使用掃描儀，使其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，但是因?yàn)閿?shù)量巨大，在短時(shí)間能無法轉(zhuǎn)換成。與事業(yè)單位進(jìn)行寫作的軟件公司，因?yàn)槠鋵?duì)事業(yè)單位的具體工作內(nèi)容、管理方式以及其特色不了解，導(dǎo)致設(shè)計(jì)出的管理系統(tǒng)存在單一化現(xiàn)象，很多針對(duì)性工作內(nèi)容無法利用此類管理系統(tǒng)開展。

1.3 檔案信息化管理缺乏安全性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，有許多人對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度也越來越高，那么檔案信息化管理本身缺乏安全性后，可能使得事業(yè)單位所擁有的檔案數(shù)據(jù)庫可能被盜取。再加上管理人員對(duì)于信息安全也缺乏了解，這就使得網(wǎng)絡(luò)犯罪分子有機(jī)可乘。

1.4 檔案信息化管理缺乏專業(yè)人員

因?yàn)樾畔⒒芾砼c過去的紙質(zhì)化檔案管理的模式不同，這就牽涉到其本身的專業(yè)知識(shí)。目前檔案管理人員在對(duì)檔案管理的綜合水平，依舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理。其所擁有的專業(yè)知識(shí)與信息化管理的知識(shí)完全不同，這就使得工作人員完全無法滿足檔案信息化管理的要求，使得管理受到了阻礙。

2.針對(duì)目前的檔案信息化管理問題的改善方式

2.1 提高對(duì)于檔案信息化管理的意識(shí)

要使得事業(yè)檔案管理能夠形成信息化管理的意識(shí)，需要從事業(yè)單位的管理層開始進(jìn)行改善，使得管理層對(duì)于信息化管理能夠有充分了解，對(duì)于此管理模式的優(yōu)勢能有多肯定，那么才能方便對(duì)于事業(yè)單位的員工進(jìn)行信息化管理的意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。對(duì)于員工可以通過強(qiáng)化信息化管理的力度，增強(qiáng)其對(duì)信息化管理的認(rèn)知，將信息化管理的理念灌輸給員工，這樣就可以確保員工能夠遵循這樣的管理理念，并且在自我對(duì)于傳統(tǒng)與信息化管理模式的比較后，發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)可檔案信息化管理，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式。那么對(duì)于事業(yè)單位信息化管理將會(huì)是一個(gè)良好的開端。

2.2 提高檔案信息化管理的統(tǒng)籌性

對(duì)于目前的檔案信息化管理需要建立全面的管理規(guī)范制度，對(duì)于檔案信息化管理能夠建立一個(gè)規(guī)范的流程，并且逐漸成為一個(gè)操作體系，使得所有信息化管理發(fā)展為固定模式。這樣無人是誰進(jìn)行操作或者管理，都不會(huì)產(chǎn)生混亂。同時(shí)需要配合完善的技術(shù)支持水平和設(shè)備，在硬件上需要及時(shí)更新，保持其正常運(yùn)作的同時(shí)，也需要提高檔案管理的效率；在軟件上也需要及時(shí)更新，并且具備針對(duì)性，使得不同的事業(yè)單位其所需的特點(diǎn)，都能在軟件上進(jìn)行協(xié)助。

2.3 提高對(duì)檔案信息化管理的安全性

根據(jù)不同的檔案所具備的重要性，進(jìn)行分級(jí)，并且利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密措施，確保檔案的資料能夠保證其不被人竊取。同時(shí)對(duì)于電子檔案保存的環(huán)境進(jìn)行檢查，防止其因?yàn)橥饨缫蛩囟粨p壞。對(duì)于電子數(shù)據(jù)庫管理需要制定相關(guān)的管理流程，確保相關(guān)工作人員都按照其標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，防止內(nèi)部人員監(jiān)守自盜。而且要做好備份工作，預(yù)防因?yàn)橐馔鉅顩r導(dǎo)致檔案缺失。并且對(duì)于員工的安全意識(shí)需要進(jìn)行培訓(xùn)加強(qiáng)，徹底解決檔案安全性問題。

2.4 加強(qiáng)對(duì)于專業(yè)人員的培訓(xùn)及所有員工的綜合水平提高

在管理層對(duì)于信息化管理的意識(shí)改善后，需要針對(duì)員工的綜合水平進(jìn)行提高，同時(shí)需要對(duì)于部分專業(yè)性較強(qiáng)的工作內(nèi)容，應(yīng)安排具備專業(yè)素養(yǎng)的人員進(jìn)行操作。同時(shí)加強(qiáng)員工對(duì)于網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)、開發(fā)利用相關(guān)軟件對(duì)于檔案進(jìn)行管理。這就需要制定全面的檔案信息化管理的培訓(xùn)方案，及時(shí)安排相關(guān)員工參與培訓(xùn)，用以適應(yīng)信息化管理，使得原有的員工都成為具備信息化管理的綜合性人才。

結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案實(shí)行信息化管理，本身就是為了降低檔案管理的成本，提高檔案管理的效率，可是苦于現(xiàn)有信息化建設(shè)依舊不全，管理措施存在各種問題，這就導(dǎo)致了信息化建設(shè)北阻礙。對(duì)于這些問題，上文提出了幾點(diǎn)詳細(xì)的改善措施，根據(jù)以上改善措施，可以提高國內(nèi)的事業(yè)單位的管理方式及意識(shí)，提高了人員素質(zhì)以及對(duì)于檔案信息化管理的安全性有所了解，這樣才能使得事業(yè)單位檔案的信息化管理能夠有所發(fā)展，走上正軌，實(shí)現(xiàn)了高效、智能、方便的管理需求。

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