田麗麗

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為當(dāng)今社會(huì)重要資源，知識(shí)密集型的綜合技術(shù)依賴于信息，信息在社會(huì)中的重要地位越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)。如何更好的利用檔案信息資源已成為當(dāng)前主要問(wèn)題，現(xiàn)就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開(kāi)發(fā)利用；原則；途徑

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息已成為當(dāng)今社會(huì)重要資源，知識(shí)密集型的綜合技術(shù)依賴于信息，信息在社會(huì)中的重要地位越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)。如何更好的利用檔案信息資源已成為當(dāng)前主要問(wèn)題，現(xiàn)就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行論述。

一、檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的必要性

檔案信息是寶貴的資源，是當(dāng)代科學(xué)技術(shù)信息、材料、能量三大支柱之一。是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中不可再生的潛在資源，搞好社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，不僅需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)備和豐富的能源，而且需要信息資源。

目前，我國(guó)正處在全面進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，深化改革的新時(shí)期，檔案信息的獲取，傳遞和利用，已經(jīng)越來(lái)越成為關(guān)鍵性的因素之一。檔案信息是決策的依據(jù)，正確的決策來(lái)源于正確的判斷，而正確的判斷又來(lái)源于準(zhǔn)確的信息；反之，如果信息不靈，就會(huì)造成嚴(yán)重的損失。所以沒(méi)有信息，就沒(méi)有正確的決策。

檔案記載著各個(gè)時(shí)期單位工作的歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和成就，同時(shí)也反映了不同時(shí)期所存在的問(wèn)題，同其它要素一樣，它也是—種生產(chǎn)力。在深化改革的今天，如何才能使這部分生產(chǎn)力變?yōu)橛袃r(jià)值在檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策，為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)呢？筆者認(rèn)為不論哪級(jí)政府，哪個(gè)部門(mén)在每考慮一項(xiàng)新的工作時(shí)，在制定決策前，必須具備兩條信息：一是要有決策的工作經(jīng)驗(yàn)，二是要有決策的技術(shù)信息。而強(qiáng)化檔案信息的意義就在于客觀的認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律、發(fā)揮其價(jià)值作用，這種價(jià)值就是技術(shù)水平、社會(huì)需求以及歷史作用所決定的。把潛藏在檔案中的價(jià)值的檔案信息發(fā)掘出來(lái)，加以篩選，并在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，使之轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力。

二、檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的原則

檔案信息開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做好這項(xiàng)工作。要堅(jiān)持檔案信息開(kāi)發(fā)利用的原則性，即“針對(duì)性、適應(yīng)性?？陀^性、適時(shí)性”。

針對(duì)性就是要求檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，要圍繞本單位的中心工作，針對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)活動(dòng)中的主要任務(wù)及關(guān)鍵性問(wèn)題.適應(yīng)性就是要求為本單位提供和選擇最有價(jià)值的檔案信息，提供的檔案信息切實(shí)可靠，適應(yīng)性強(qiáng).客觀就是要求要嚴(yán)格依據(jù)檔案材料中所記載的事實(shí)數(shù)據(jù)和在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的原始材料，不得隨意變動(dòng)，所提供的檔案信息真實(shí)的反映歷史面貌。適時(shí)性就是要求檔案信息傳遞要及時(shí)。

三、檔案信息開(kāi)展與利用的途徑

搞好檔案的信息開(kāi)發(fā)工作，必須加強(qiáng)調(diào)查研究和報(bào)道工作，做好檔案的超前服務(wù)，跟蹤服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)。調(diào)查研究就是要深入的調(diào)查了解檔案需求人員對(duì)檔案信息的需要是什么，他們?cè)诶脵n案過(guò)程中有什么建議要求及存在的困難等，根據(jù)實(shí)際情況，有的放矢地制定計(jì)劃，開(kāi)展利用開(kāi)發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案信息的作用。加強(qiáng)宣傳報(bào)道工作是檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的主要方法，因?yàn)闄n案部門(mén)存有什么檔案，利用價(jià)值如何，使用者不清楚的，這就需要檔案工作者主動(dòng)宣傳介紹所存檔案的內(nèi)容和利用價(jià)值。工作方法有編制檔案專題目錄、主要文件目錄、案卷目錄匯編等等，還可以編制檔案室簡(jiǎn)介、全宗介紹、專題介紹。但要根據(jù)國(guó)家和企事業(yè)的有關(guān)保密規(guī)定去做，堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則。檔案工作者必須在自己的工作中，去努力開(kāi)發(fā)檔案成果，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，發(fā)揮檔案的憑證作用，用事實(shí)爭(zhēng)得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的肯定，承認(rèn)與支持。

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，搞好主動(dòng)服務(wù)，又是搞好檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。首先，要求檔案工作人員了解室藏檔案內(nèi)容，這是做好主動(dòng)服務(wù)的基礎(chǔ)。為了及時(shí)、準(zhǔn)確、快速地提供服務(wù)，要是編制各種檢索工具.如：“案卷目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“重要文件目錄”、“檔案分類卡片”等。充分利用微機(jī)存儲(chǔ)，加工、傳遞的作用，多方位地揭示檔案信息內(nèi)容，只有這樣，才能搞好主動(dòng)服務(wù)、才能準(zhǔn)確，及時(shí)、快速傳遞信息。

建立信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，把檔案信息資源開(kāi)發(fā)與業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合；發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)職能結(jié)合，信息廣的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)與基層單位及業(yè)務(wù)部門(mén)取得聯(lián)系，建立本系統(tǒng)及所屬基層單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提高檔案開(kāi)發(fā)利用率。

同時(shí)要加強(qiáng)信息反饋.檔案信息是可以再利用的資源，再利用的次數(shù)多，說(shuō)明它的價(jià)值大.因此，檔案人員對(duì)檔案信息的利用情況應(yīng)進(jìn)行隨訪，了解利用情況，征求利用者的意見(jiàn)，利用者應(yīng)及時(shí)反饋利用效果，從而促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的完善，提高檔案利用率，以充分發(fā)揮檔案的作用。

四、檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的種類

檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，分析研究本部門(mén)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的規(guī)律和需求的類型，從大體上看基本可分為三種類型：

一種是，經(jīng)營(yíng)決策方向的信息：分外部和內(nèi)部信息。外部信息包括國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)信息，國(guó)內(nèi)外同行業(yè)科技信息、政策信息等。內(nèi)部信息包括生產(chǎn)信息、計(jì)劃信息、管理信息、行政信息、產(chǎn)品信息、技改信息等。

其次是，企業(yè)管理方面信息，財(cái)務(wù)管理信息，基本建設(shè)信息。各種計(jì)劃，規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)化信息，人才培養(yǎng)與使用信息。

第三是，科研活動(dòng)中信息，科技發(fā)展信息，技術(shù)經(jīng)濟(jì)信息等.因此，要求檔案部門(mén)要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，改變檔案部門(mén)的傳統(tǒng)管理方法.檔案的信息開(kāi)發(fā)利用，使檔案部門(mén)逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化的現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。要求檔案人員必須努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)管理方法，掌握現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)的人才。

檔案信息開(kāi)發(fā)利用，主要體現(xiàn)在檔案信息開(kāi)發(fā)利用參考資料的編研成果上，首先是根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深入系統(tǒng)的研究，然后對(duì)檔案材料進(jìn)行編纂和精選加工，要注重編纂的質(zhì)量，為廣大利用者提供比較集中、系統(tǒng)的、可靠的各種檔案資料的匯編和參考資料。

五、注重檔案信息的編研

檔案信息編研工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段，檔案信息編研工作的好壞，充分顯示了檔案的價(jià)值.這是檔案提供服務(wù)，開(kāi)拓利用的最有效的方式，這是企業(yè)進(jìn)行決策研究和科技開(kāi)發(fā)活動(dòng)的重要組成部分，這是企業(yè)檔案管理水平的一個(gè)具體體現(xiàn)。

檔案信息工作將具有普遍利用價(jià)值的檔案資料匯編成冊(cè)提供利用，這是檔案信息編研的過(guò)程。它側(cè)重于編，它是將對(duì)檔案材料的分析研究將屬于同一類型、同一問(wèn)題的檔案材料歸納、概括，評(píng)價(jià)匯編成冊(cè)。檔案信息編研工作將檔案編研的內(nèi)容，通過(guò)討論和探討得出一定的觀點(diǎn)和結(jié)論，它將對(duì)匯編出的同一類型，同一問(wèn)題的信息進(jìn)行反復(fù)篩選。通過(guò)對(duì)檔案材料的統(tǒng)計(jì)、分析、對(duì)比、推理、判斷。綜合等邏輯思維過(guò)程，來(lái)了解現(xiàn)狀、預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，產(chǎn)生新的觀點(diǎn)和新的發(fā)現(xiàn)。

綜上所述，檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用既是檔案工作的最終目的。也是檔案工作賴以生存的前提條件。因此，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展建設(shè)服務(wù)就成為我們各級(jí)檔案管理部門(mén)和從業(yè)人員的重要職責(zé)，而提供利用這一環(huán)節(jié)正是檔案發(fā)揮作用。為企業(yè)服務(wù)的直接具體體現(xiàn)，所以檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作是推動(dòng)整個(gè)檔案工作向前發(fā)展的最有生命力的因素。做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)于充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都具有非常重要的意義。