楊海寧

摘 要：高等學(xué)校檔案管理，在廣泛含義上是具有服務(wù)性、政治性以及管理性的檔案資料管理工作。在高等學(xué)校檔案管理中，包含了學(xué)生檔案、教職工檔案、教學(xué)科研檔案等多種類型的檔案。隨著高等學(xué)校規(guī)模、教學(xué)活動的不斷發(fā)展，學(xué)生入學(xué)畢業(yè)、教職工入職離職以及學(xué)校開展的各種教學(xué)活動、科學(xué)調(diào)研活動的檔案越來越多，如何運用現(xiàn)代化、信息化、多媒體化的新興管理手段，科學(xué)合理的對檔案進行管理，成為高等學(xué)校檔案管理體系不斷更新完善的需求。本文主要針對高等學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理進行簡要分析，探討其具體的現(xiàn)代化管理措施。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，各行業(yè)都積極應(yīng)對新的時代變化，為了跟上時代的步伐，應(yīng)用了現(xiàn)代化管理的理念。高等學(xué)校檔案管理工作的不斷發(fā)展完善，面對日益復(fù)雜的檔案管理工作，如何高效的完成檔案管理工作，成為高等學(xué)校檔案管理所面臨的巨大挑戰(zhàn)。高等學(xué)校是國內(nèi)先進文化的聚集發(fā)散的源地，在這里匯集了國內(nèi)先進的文化、最新的人才，也為高等學(xué)校檔案管理工作帶來了最新的科學(xué)理念，更加智能化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化高等學(xué)校檔案管理，必然會成為新時期中國高等學(xué)校檔案管理不斷發(fā)展的方向。

1 高等學(xué)校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理是針對學(xué)校的檔案材料進行收集整理、統(tǒng)計保管的一項系統(tǒng)性的工作，包含了一個學(xué)校對于學(xué)生、老師、職工及教學(xué)科研活動的所有客觀真實的記錄。一個學(xué)校的檔案管理，記錄保存了一個學(xué)校的歷史以及文化發(fā)展的變遷。一個學(xué)校的檔案管理具有集中優(yōu)質(zhì)的特點，也是一個學(xué)校綜合實力評估的一部分。高校檔案的合理保存、科學(xué)管理，有助于更好的進行學(xué)校的教學(xué)科研活動，那些豐富的歷史資源，為學(xué)生、老師提供了豐富的教學(xué)經(jīng)驗、理論成果，在教育體系不斷發(fā)展完善的當下，人們對于學(xué)校的教學(xué)、管理都有了更高的要求，如何適應(yīng)新的教育環(huán)境，如何更好的提升學(xué)校的影響力，高等學(xué)校的檔案管理工作日益顯示出重要意義。

2 高等學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理觀念落后，重視程度較低

目前，高等學(xué)校的檔案管理工作仍然有許多的不足，傳統(tǒng)的管理理念十分落后。針對高等學(xué)校的檔案管理，不管是在校學(xué)生、執(zhí)教老師以及社會上的絕大多數(shù)人，對當下的高等學(xué)校檔案管理工作重視程度較低[1]。這種根深蒂固的思想，導(dǎo)致當下很多高等學(xué)校檔案管理工作開展受到局限。檔案管理內(nèi)容雜亂、分類不清，管理缺乏科學(xué)性，容易導(dǎo)致許多珍貴資料的損壞與遺失。當下的高等學(xué)校教育，仍然只是專注于學(xué)生教學(xué)，在檔案管理層面缺乏理性的認識，沒有意識到不科學(xué)、不合理的檔案管理工作所帶來的文化損失。

2.2 員工素質(zhì)較低，專業(yè)設(shè)施缺乏

在實際的高等學(xué)校檔案管理中，最顯著的問題是，管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺乏，以及專業(yè)的管理設(shè)施的不足。在高等學(xué)校中，從事學(xué)校檔案管理的多為普通職工，有的甚至是年紀較大的返聘職工，這些檔案管理人員的管理仍然遵循著傳統(tǒng)的檔案收集、分類、整理工作，缺乏創(chuàng)新精神。同時，管理人員年紀普遍偏大，缺乏計算機應(yīng)用技術(shù)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的基本要求。同時，因為資金投入的匱乏、學(xué)校管理層的重視不夠，導(dǎo)致專業(yè)管理設(shè)備引進的數(shù)量有限，智能化的管理設(shè)備很難投入使用。

2.3 現(xiàn)代化、專業(yè)化程度較低

現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理和技術(shù)出現(xiàn)了新的局面，也給傳統(tǒng)的高等學(xué)校檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理，仍然屬于人力管理，由管理員針對檔案進行分類、記錄、庫存。在這種傳統(tǒng)的檔案管理模式中，計算機化、智能化的現(xiàn)代化管理技術(shù)難以被管理人員及時的接受、普及，使得高等學(xué)校檔案管理專業(yè)化、現(xiàn)代化程度仍然很低。

3 加強高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的建議

3.1 規(guī)范管理章程，建立完善的管理機制

建立一個完善的學(xué)校檔案管理機制，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化，是當下高等學(xué)校發(fā)展迎來的必然趨勢，也是當下國內(nèi)教育不斷發(fā)展的新要求。檔案管理工作要引起學(xué)校管理層的重視，要制定科學(xué)合理的管理章程，將規(guī)范化、專業(yè)化的檔案管理機制運用到實際的管理工作中，保障了高等學(xué)校檔案管理合理的資金投入，有利于新的管理技術(shù)的應(yīng)用以及設(shè)備的引進[2]。同時，也為學(xué)校檔案管理人員的管理工作提供制度依據(jù)，將管理工作規(guī)范化，制定合理的工作考核機制，有利于提高工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)人才，引進先進的檔案管理設(shè)施

大多數(shù)高等學(xué)校檔案管理工作中，都需要具有現(xiàn)代化檔案管理理念，能夠運用現(xiàn)代化的檔案管理手段、檔案管理設(shè)施、檔案維護設(shè)施的專業(yè)型人才。如今傳統(tǒng)的檔案管理工作面對越來越多的檔案材料、越來越細化的檔案分類，人力管理的不足與缺陷越來越明顯的顯示出來。因此，為了適應(yīng)時代環(huán)境的變化，提高高校檔案管理工作效率，高校自主培養(yǎng)、引進新型的高校檔案管理專業(yè)人才成為大勢所趨。同時，引進現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，比如，最新開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)以及使用計算機化、智能化的檔案整理、保管、鑒定、檢索系統(tǒng)，讓檔案管理更加的科學(xué)合理便捷安全，也讓檔案的查找、維護更加快捷。

3.3 創(chuàng)新管理理念，提高檔案管理效率

高等學(xué)校檔案管理要充分實現(xiàn)現(xiàn)代化，更要深入進行理念上的革新。創(chuàng)新檔案管理理念，表現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作者這兩個方面。高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，充分意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性與必要性，支持鼓勵學(xué)校檔案管理體制創(chuàng)新。在經(jīng)濟上通過科學(xué)合理的資金投入與設(shè)備投入，發(fā)展學(xué)校的檔案管理工作。針對高等學(xué)校檔案管理工作者，要充分認識自身工作的重要性，同時，也要意識到自身的不足。通過自我的意識轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化管理的理念運用到管理工作中，學(xué)會現(xiàn)代化管理技能，進行專業(yè)的計算機學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，學(xué)會使用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。在實際工作中，不斷提高自身的工作效率，要嚴格規(guī)范自身工作，避免出現(xiàn)檔案管理失誤，同時要提高自身的管理熱情，在管理工作中不斷的完善自我。

3.4 注重安全管理，認識現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢與弊端

隨著現(xiàn)代化節(jié)奏加快，高等學(xué)校檔案管理工作也迅速的實現(xiàn)現(xiàn)代化。新的管理理念、設(shè)備，帶來了管理上的技術(shù)革新。同時，網(wǎng)絡(luò)上層出不窮的信息泄露事件，也為高等學(xué)校檔案管理工作中存在的安全隱患敲響警鐘。計算機、網(wǎng)絡(luò)，為人們帶來便捷的同時，也增大了信息的不安全性。由于黑客的攻擊、網(wǎng)站的隱私設(shè)置以及一些惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，計算機安全問題值得高等學(xué)校檔案管理人員的重視[3]。檔案管理人員應(yīng)該加強檔案信息安全防護工作，減少安全隱患，做好檔案備份，從根本上保障檔案的安全。

4 結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化，是與當下我國政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展道路相一致的，是順應(yīng)時代的要求。同時也是現(xiàn)代教育體系不斷發(fā)展的需求，在教學(xué)科研活動不斷實現(xiàn)計算機化、電腦化、多媒體化的時代，高等學(xué)校的檔案管理工作，一方面要實現(xiàn)管理人員自身素質(zhì)的不斷完善提升，實現(xiàn)思想觀念的從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的不斷過渡。另一方面要不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，將最新的管理設(shè)施充分運用到實際的管理工作中。社會各界對于高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的不斷關(guān)注，必將推動高等學(xué)校檔案管理工作者不斷實現(xiàn)技術(shù)革新與理念創(chuàng)新，為高校檔案管理工作的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]徐慧霞.更新檔案管理科學(xué)化、制度化與規(guī)范化[J].中外企業(yè)家.2014年12期

[2]何強.新時期加強高校檔案管理工作淺析[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）.2011年11期

[3]鄧芬.淺談高校檔案管理信息化的建設(shè)[J].學(xué)理論.2010年12期