張弘華

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機信息技術(shù)也逐漸的在各大領域得到了應用與發(fā)展，許多領域和行業(yè)的信息化程度都得到了顯著的提高，計算機辦公自動化是目前時代潮流發(fā)展的主要趨勢。而在現(xiàn)代各行業(yè)發(fā)展的趨勢當中，辦公活動變得越來越重要，辦公自動化也逐步朝著智能化、網(wǎng)絡化與平臺化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；辦公自動化；內(nèi)涵；要求；層次；發(fā)展前景

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）17-0139-02

隨著人們生活節(jié)奏的加快與計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，在許多單位的辦公系統(tǒng)中也不斷的滲透著計算機辦公自動化技術(shù)，同時還被廣泛的運用到生產(chǎn)管理的過程之中，給單位與企業(yè)的辦公和管理都提供了便利的條件，提高工作效率，加強對單位的管理。在辦公系統(tǒng)中應用計算機辦公自動化技術(shù)能夠在很大的程度上促進社會的發(fā)展，但是也需要進一步的規(guī)范計算機辦公自動化技術(shù)，提高辦公與管理的效率。

1 計算機辦公自動化的內(nèi)涵分析

計算機辦公自動化主要就是指把先進的計算機技術(shù)與通訊技術(shù)等一些科學技術(shù)應用到事業(yè)單位與企業(yè)的日常辦公系統(tǒng)之中，充分的融合信息技術(shù)與辦公活動，這樣就能夠在現(xiàn)代化的辦公活動之中真正的實現(xiàn)自動化與網(wǎng)絡化，實現(xiàn)辦公室設備的現(xiàn)代化，有效的提高對辦公管理的直觀性與科學性，提高單位辦公活動的效率，提高辦公管理的透明度，同時也能夠增強單位與企業(yè)的團結(jié)性與一致性，節(jié)約人力、物力成本，不斷的規(guī)范現(xiàn)代化辦公行為。

計算機辦公自動化系統(tǒng)的判斷標準主要有兩個：首先需要有一個公共的信息平臺，實現(xiàn)信息交流的完全可透視化；其次需要有一個核心系統(tǒng)，這個系統(tǒng)應該以互聯(lián)網(wǎng)的信息平臺作為主要依據(jù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡之間的有效連接。而計算機辦公自動化系統(tǒng)也有三個基本的要求：第一，具有個性化，能夠滿足各種特殊性質(zhì)的辦公活動；第二，具有開放性，計算機辦公自動化所使用的軟件與硬件設備都具有開放性，需要與整個信息系統(tǒng)保持一致；第三，具有動態(tài)性，由于計算機辦公自動化技術(shù)是在不斷的向前發(fā)展的，從而能夠更好的促進辦公活動的完成。

2 計算機辦公自動化的主要要求分析

計算機辦公自動化作為一種新型的辦公機制與工作方式，為了能夠更好的促進這項工作的發(fā)展，對各單位與企業(yè)的人員也提出了相應的要求，主要表現(xiàn)在以下三個方面。

2.1 領導干部與管理人員

因為計算機辦公自動化是當今社會發(fā)展的一種變革，屬于一種新型的辦公機制，所以對單位和企業(yè)的領導干部與管理人員都提出了更高的要求，要求相關(guān)的領導干部與管理人員能夠充分的發(fā)揮領導作用，根據(jù)辦公自動化的要求適時的對現(xiàn)有的管理體制做出相應的調(diào)整。除此之外，使用計算機辦公自動化也對相關(guān)的辦公人員提出了更高的專業(yè)技術(shù)能力的要求，所以，不管是事業(yè)單位還是個人企業(yè)，所有的員工都應該先從思想上加強對辦公自動化的重視，積極的調(diào)整自己的思想和思路，積極主動的學習計算機辦公自動化相關(guān)的知識與技能，不斷提高自身的計算機能力，從而能夠更快的使用現(xiàn)代信息自動化的辦公體制。

2.2 辦公操作人員

由于計算機辦公自動化系統(tǒng)屬于一項新技能，非常容易引起相關(guān)辦公操作人員的不適應，從而造成心理上的壓力。所以這些辦公操作人員應該不斷的學習，提高自身的業(yè)務素質(zhì)，在實際的學習與操作之中積累經(jīng)驗，不斷的充實自己，并且也需要相關(guān)的操作人員之間相互配合，協(xié)調(diào)辦公過程中出現(xiàn)的問題。

2.3 專業(yè)技術(shù)人員

在所有的員工當中，專業(yè)技術(shù)人員作為對計算機辦公自動化技術(shù)最熟悉的關(guān)鍵人員，應該為單位選擇一個最適合的辦公自動化應用成果，這樣才能夠結(jié)合公司的實際情況，獲得更好的發(fā)展。首先，專業(yè)技術(shù)人員需要明確公司的長期和短期發(fā)展目標，并綜合分析該目標，根據(jù)此目標作為基本的出發(fā)點來選擇和設計合適的技術(shù)方案，還需要在出現(xiàn)問題時及時的解決這些問題，確保辦公自動化的順利使用。

3 計算機辦公自動化的三個層次分析

計算機辦公自動化分為三個主要的功能層次，這三個層次之間都具有相互的聯(lián)系，而這些聯(lián)系都需要使用程序模塊進行調(diào)用與計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段相結(jié)合來制作。

第一個層次：這個層次的OA管理系統(tǒng)只限于進行單機或者進行一些簡單的小型局域網(wǎng)上做文字處理、數(shù)據(jù)表格等輔助工具的應用，這種一般都被稱為事務性的辦公自動化系統(tǒng)。這種辦公自動化系統(tǒng)中一般都包括文字處理、電子表格處理、個人數(shù)據(jù)庫、報表處理、財務統(tǒng)計、人事管理等。一般都把這些常用處理辦公事務的應用做成一個完善的應用軟件包，實現(xiàn)軟件包內(nèi)的不同應用程序都能夠在這個小型局域網(wǎng)中間實現(xiàn)互相的調(diào)用或者數(shù)據(jù)共享，從而提高辦公事務處理的效率。在制作這種應用軟件包時應該注意其通用性，確保軟件應用的范圍，這樣才能夠提高辦公自動化系統(tǒng)的利用價值。

第二個層次：這個層次是實現(xiàn)OA系統(tǒng)的信息化管理。隨著企業(yè)信息利用重要性的不斷增加，企業(yè)向?qū)倪\營目標與綜合信息的需求也在不斷的增加，信息管理型的辦公系統(tǒng)主要就是把事務型的辦公系統(tǒng)與綜合信息緊密結(jié)合，從而進行辦公信息處理的系統(tǒng)。這項綜合數(shù)據(jù)庫中一般都存放著企業(yè)日常的工作所需要的必須信息，比如在事業(yè)單位中，政府機關(guān)中所使用的綜合信息就包括法令、法規(guī)、相關(guān)政策等；服務型事業(yè)單位的綜合信息包括服務項目相關(guān)的綜合信息；一般的公司企業(yè)的綜合數(shù)據(jù)庫中就包括經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、用戶信息、庫存統(tǒng)計等。隨著現(xiàn)代社會的高速發(fā)展，事業(yè)單位和企業(yè)要想適應社會的高速發(fā)展，就需要盡量的優(yōu)化日常工作，提高日常的辦公效率與辦公質(zhì)量，為單位內(nèi)部各個部門都共享一份綜合數(shù)據(jù)庫，實時更新數(shù)據(jù)的變化。

第三個層次：這個層次的OA管理系統(tǒng)是決策支持型，需要建立在信息管理型OA系統(tǒng)的基礎之上。這個層次能夠通過綜合數(shù)據(jù)庫中所提供的信息，針對企業(yè)的具體需要而做出決策的課題，充分結(jié)合企業(yè)內(nèi)部與外部的條件，構(gòu)建一個決策的數(shù)字模型，通過計算機來執(zhí)行日常辦公的決策程序，從而進行相應的決策。

然而隨著以上三大辦公自動化核心技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，辦公自動化系統(tǒng)也逐漸形成了四個新的特點：第一，集成化，主要包括網(wǎng)絡產(chǎn)品軟件、硬件的集成，操作人員與系統(tǒng)的集成，原來單一的辦公系統(tǒng)與社會公眾信息系統(tǒng)的集成等，通過這些無縫集成，從而組成一個開放式的辦公自動化系統(tǒng)；第二，智能化，能夠幫助人們完成日常的事物處理等智能性勞動；第三，多媒體化，能夠綜合的處理文字、圖像、聲音、動畫、數(shù)據(jù)等；第四，運用電子數(shù)據(jù)交換，主要是通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在不同的計算機之間進行數(shù)據(jù)的交換與自動化處理。

4 計算機辦公自動化的新技術(shù)與發(fā)展前景分析

4.1 計算機辦公自動化的新技術(shù)

第一，云計算的廣泛應用。隨著計算機辦公自動化系統(tǒng)的不斷完善，目前已經(jīng)有很多適用于小企業(yè)與微企業(yè)的辦公自動化軟件，有效的幫助這些企業(yè)提高工作管理效率，同時也能夠節(jié)約工作成本。這些服務一般都包括即時通訊、客戶管理、人力資源管理、日常事務管理等模塊，能夠有效的幫助企業(yè)逐步走上規(guī)范化的管理道路。

第二，智慧辦公的啟用。這種智慧辦公的重點主要是在辦公自動化與信息技術(shù)的鏈接上，通過構(gòu)建移動的辦公自動化系統(tǒng)，就能夠讓工作人員通過移動3G網(wǎng)絡在手機或者移動設備上在辦公自動化系統(tǒng)當中發(fā)布信息與通知。隨著當今手機功能的不斷完善，以及平板電腦的盛行，移動辦公自動化系統(tǒng)更是深受各大企業(yè)喜愛，提高了各部門之間的聯(lián)系速度。

4.2 計算機辦公自動化的發(fā)展前景

第一，保持高度的發(fā)展狀態(tài)?，F(xiàn)階段計算機辦公自動化在各個領域的開展越來越深入，相應地，我們也遇到了更多的新型問題。因此，我們必須要將其技術(shù)逐漸完善來面對層出不窮的問題。另一方面，網(wǎng)絡技術(shù)也處于較高的發(fā)展速度中，特別是計算機技術(shù)方面的發(fā)展速度更加讓人矚目，這是促進計算機辦公自動化技術(shù)保持更新的一大主要因素，只有新興的技術(shù)才能應對具有挑戰(zhàn)性的發(fā)展形勢和應用型的工作要求。

第二，人才能力培養(yǎng)趨于多元化。計算機辦公自動化的順利開展對于所有程序的要求都非常高，所以在實際工作過程之中，辦公操作職員的實際工作能力和整個團隊的工作協(xié)調(diào)程度十分重要。未來的對于人才能力的培養(yǎng)，我們應該更加注重專業(yè)知識以及多元化能力方面的培養(yǎng)。

第三，良好配合實際管理的發(fā)展方向。現(xiàn)階段的計算機辦公自動化已經(jīng)發(fā)展到較為完善的階段，對于一般的日常工作任務都能夠很好地進行管理。但面對下一階段的發(fā)展趨勢，其必須要與實際工作單位的具體情況相配合，注重管理思想和理念上的一致性，無論是機關(guān)單位還是企業(yè)或是事業(yè)單位，都要逐漸推進現(xiàn)代化管理方式，深入到這些企業(yè)管理系統(tǒng)之中并且更加深入，爭取幫助單位在管理整體能力和全球競爭能力上有所提升。

第四，高度融合項目工作管理的發(fā)展方向。我們知道在單位的辦公類型上有兩大種類，即事務型辦公和項目型辦公，其中事務型辦公的工作量要遠遠小于項目型辦公的工作量。而現(xiàn)階段的計算機辦公自動化是主要針對的是事務型辦公工作，在未來的發(fā)展之中，我們必須要將計算機辦公自動化的工作能力與項目工作管理高度融合，這樣才能夠?qū)⑥k公任務更好的更加全面地完成。

5 結(jié)束語

總而言之，隨著計算機辦公自動化系統(tǒng)的應用，給現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提供了巨大的便利，但是隨著計算機信息技術(shù)的不斷更新與社會的迅速發(fā)展，計算機辦公機動化技術(shù)也需要不斷的更新與發(fā)展，不斷的增加新功能從而適應各個行業(yè)的使用，提高辦公效率，節(jié)省人力與物力資源，使企業(yè)都能夠得到更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]周光艷. 計算機辦公自動化的發(fā)展趨勢研究[J]. 信息與電腦（理論版），2012（9）：150-151.

[2]宋慧靜，張勇. 論計算機辦公自動化發(fā)展方向與前景[J]. 民營科技，2012（12）：75+94.

[3]彭越. 辦公自動化的現(xiàn)狀與發(fā)展方向[J]. 信息與電腦（理論版），2013（1）：158-159.

[4]王凡，范文斌，郭紅. 企業(yè)辦公自動化發(fā)展方向及發(fā)展策略探討[J]. 冶金信息導刊，2003（4）：14-16.

[5]韓明，韓虹. 我國辦公自動化發(fā)展方向及發(fā)展策略探討[J]. 牡丹江教育學院學報，2003（3）：97+100.

[6]史忠良. 辦公自動化發(fā)展方向及發(fā)展策略探討[J]. 太原科技，2004（3）：42-43.

[7]黃賢貴. 淺議企業(yè)辦公自動化發(fā)展的特點與措施[J]. 交通科技與經(jīng)濟，2001（4）：59-60+64.

[8]魏宏玲. 辦公自動化中的計算機技術(shù)應用[J]. 赤峰學院學報（自然科學版），2013（22）：28-29.