粟翔
摘 要:筆者以內(nèi)江師范學院檔案館為例,使用Office2003辦公自動化系統(tǒng),運用Excel數(shù)據(jù)表與Word郵件合并使用方法,批量轉(zhuǎn)換、打印畢業(yè)生檔案地址數(shù)據(jù)信息。該方法減少了手工書寫和計算機重復錄入,減少了工作量,提高了工作效率,適合于高校畢業(yè)生檔案及新生錄取等郵寄地址批量填寫。
關鍵詞:檔案轉(zhuǎn)遞;郵寄地址;郵件合并
1 背景
畢業(yè)生檔案記載了高校學生的一段重要成長經(jīng)歷,反映了學生在校學習及生活情況,可為用人單位選拔人才提供重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是高校學生檔案由學校管理進入社會管理的一個重要環(huán)節(jié)。及時、準確地將學生檔案由學校轉(zhuǎn)遞到接收單位對保障高校畢業(yè)生權(quán)益、服務用人單位工作有著重要意義【1】。
以往,檔案館填寫畢業(yè)生郵寄信息大多是采用手工填寫的方法,進行機要或郵政特快轉(zhuǎn)遞。郵寄信息內(nèi)容包括:收件人單位、收件人地址、收件人郵政編碼、寄件人地址、寄件人郵政編碼、寄件人聯(lián)系電話等。由于學生郵寄信息各不相同,寄件人信息卻又重復。每年的7月份,高校畢業(yè)生離校進入嶄新的工作崗位,許多單位因檔案審查的需要,要求檔案及時到位。加上我校檔案管理人員人員不足、且信息技術弱,應對4000余份畢業(yè)生檔案,加班加點采用傳統(tǒng)的手工填寫方法,既費時費力,效率又低,還經(jīng)常出現(xiàn)因手工填寫不清晰、字跡潦草現(xiàn)象,造成學生檔案被退回。筆者通過實際工作經(jīng)驗,摸索出了運用Excel電子數(shù)據(jù)表對畢業(yè)生檔案的信息庫進行錄入、排序、編輯、輸出等操作方法,不僅提高了工作效率,而且降低了出錯率。
2 具體操作
1、運用Excel數(shù)據(jù)表創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源是由我校招就處提供的畢業(yè)生派遣庫。通過篩選、按機要投寄的需要進行排序后,將學生檔案郵寄信息數(shù)據(jù)倒入Excel數(shù)據(jù)表中。這個表起名為“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”。此Excel表內(nèi)第一列叫做一個域,第一行的名稱叫域名,在一個數(shù)據(jù)源中域名不能重復表中的每一行叫做一個記錄,記錄可以重復,有多少條記錄就可生成多少份畢業(yè)生郵寄地址[2]。
Excel數(shù)據(jù)源表表內(nèi)所設項目(域名)必須包括:檔號、學生姓名、學號、學生生源地、收件人地址等信息。
2、創(chuàng)建主文檔
主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分,建立主文檔的過程就和平時新建一個Word文檔一模一樣,在進行郵件合并之前它只是一個普通的文檔。我校是以A4紙張幅面設計,將用人單位回執(zhí)和信封封面地址設計在同一頁面上。創(chuàng)建的主文檔起名為“201X檔案轉(zhuǎn)遞通知單.doc”
3、郵件合并
⑴在創(chuàng)建立的“201X檔案轉(zhuǎn)遞通知單.doc”主文檔中,選擇菜單欄的“工具/信函與郵件/郵件合并”,則出現(xiàn)“郵件合并”對話框。
⑵在“郵件合并”對話框中點擊“信函”類型,并點擊下一步步驟;點擊“使用當前文檔”,再點下一步 “選取收件人”按鈕。
⑶在“選取收件人”中點擊“使用現(xiàn)有列表” 按鈕。在“使用現(xiàn)有列表欄”點擊“瀏覽”對話框中,打開“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”,點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔”。
⑷把光標置于要插入相應項目的位置,點擊“插入合并域”下拉菜單(下拉菜單中的相應選項與“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”表格中的標題行是一一對應的),然后單擊下拉菜單中的相應選項,直至操作完畢。
⑸點擊“合并至新文檔”按鈕。每一個畢業(yè)生記錄就形成了一頁回執(zhí)和信封封面地址的新頁面,打印即可。
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到教務處、招生就業(yè)處、學生處、各二級院(系)人、檔案館、機要局(郵政局)等部門單位,管理部門和經(jīng)手人員都比較多,容易出現(xiàn)差錯,要求高校檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作交接。因此,合理運用現(xiàn)代信息化技術,能確保高校學生檔案轉(zhuǎn)遞工作及時、準確、快速、高效地完成。
參考文獻
[1]劉帥偉.高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的實踐探索.黑龍江檔案2013(1)
[2]韓京慧.Excel數(shù)據(jù)表與Word郵件合并在學生檔案轉(zhuǎn)遞中的運用.通化師范學院學報2008(12)