強(qiáng)曉華

摘 要：企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，也是促進(jìn)企業(yè)檔案工作改革和發(fā)展的重要條件。本文針對處于檔案信息化建設(shè)初級階段的企業(yè)，主要從定位選擇、人才培養(yǎng)、檔案基礎(chǔ)建設(shè)等幾個方面提出了實(shí)施檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不到位

信息化本身是一項(xiàng)開拓創(chuàng)新的工作；只有優(yōu)秀的、思想開放超前的領(lǐng)導(dǎo)，才會高瞻遠(yuǎn)矚地看到信息化的價值；舍得在財力、物力、人力和自身精力上投入，才會理解和支持電子檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建必要條件。檔案信息化需要硬件和軟件的支持；而硬件和軟件的建設(shè)將會消耗大筆資金。信息化管理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)都需要經(jīng)費(fèi)來支撐。檔案信息化要求管理工作應(yīng)該緊緊抓住時代發(fā)展的潮流；這就要求一定的資金支撐設(shè)備的更新?lián)Q代；軟件的升級；新設(shè)備的養(yǎng)護(hù)、維修需要資金作為后盾。據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)能用計算機(jī)管理起來的僅占總數(shù)的2 %左右；與全部檔案信息數(shù)字化相差甚遠(yuǎn)。

2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于受到各種因素的影響；有些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)幾乎是空白；甚至一些企業(yè)把檔案管理部門作為首當(dāng)其沖的減員增效重點(diǎn)；予以裁員和撤銷；企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展都受到嚴(yán)重影響；檔案信息化建設(shè)更無從說起。“同時；企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門；相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。

3、相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺

在很多方面；我國的檔案信息的建設(shè)還是處于非常落后的階段；我們不得不承認(rèn)我們的不成熟的方面以及存在問題的領(lǐng)域；因?yàn)橹挥谐浞终J(rèn)識到這方面的問題我們才能更好地進(jìn)行改進(jìn)和改革。雖然國家已經(jīng)制定了很多的相關(guān)檔案信息的規(guī)章制度，但這些制度的力量明顯不

能得到貫徹；而這種不遵守制度的行為已經(jīng)大大阻礙了檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程。對于我們制定和實(shí)施統(tǒng)一的檔案規(guī)范構(gòu)成巨大的挑戰(zhàn)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體對策

1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的定位選擇

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要運(yùn)用辯證思維的觀點(diǎn)，既不能盲目從新、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要注重本企業(yè)的建設(shè)，也要關(guān)注社會環(huán)境的影響；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量。首先，立足實(shí)際、科學(xué)決策。企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)之前，應(yīng)針對自身的實(shí)際情況，進(jìn)行深入的調(diào)查、分析和科學(xué)的論證，找出本企業(yè)的優(yōu)勢所在及其發(fā)展趨勢，然后制定出發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、具體措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及組織實(shí)施，使檔案信息化建設(shè)能夠規(guī)范、有序、快速的發(fā)展。其次，注重質(zhì)量。信息化的水平高低不是只看數(shù)字化檔案文獻(xiàn)的數(shù)量和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的信息量，更重要的是真正開發(fā)出企業(yè)檔案中有價值的數(shù)字化檔案信息的數(shù)量，以及能否有效的滿足領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的需求。再次，企業(yè)檔案信息化應(yīng)與企業(yè)信息化同步建設(shè)。檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)性管理工作，只有將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)的總體規(guī)劃中，分階段實(shí)施，逐步解決企業(yè)中檔案管理的難題，才能滿足企業(yè)的發(fā)展要求。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系和交流，提出檔案信息化建設(shè)的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入整個企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

2、強(qiáng)化檔案管理；實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化

升級強(qiáng)化檔案管理是檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)。它要求在檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)下；依托網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及完善的開發(fā)軟件；對數(shù)據(jù)庫和管理軟件進(jìn)行改造升級；最終確保檔案管理基礎(chǔ)工作得到加強(qiáng)和完善。建立和完善管理檔案軟件技術(shù)；對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和集中管理。根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)；建立一個高技術(shù)含量、方便快捷的電子檔案管理系統(tǒng)；實(shí)現(xiàn)檔案各個環(huán)節(jié)如：收集、分類、鑒定、保管、調(diào)用等的信息化；以及檔案管理的自動化和數(shù)字化；確保使用檔案信息時的方便快捷；延長檔案壽命；使企業(yè)生產(chǎn)、管理和經(jīng)營活動得到緊密銜接；最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動和檔案管理編碼的統(tǒng)一性和信息資源的高度共享性。

3、檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提

電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)；它存儲在電腦磁盤和其他存儲介質(zhì)中；是已歸檔的、價值得到保存的圖文和相應(yīng)的支持軟件參數(shù)和數(shù)據(jù)。擁有配套的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化規(guī)范管理的必要先決條件；這主要包括硬件環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及系統(tǒng)軟件三部分。服務(wù)器、文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他支撐資源構(gòu)成了基礎(chǔ)硬件；系統(tǒng)軟件要選擇性能穩(wěn)定的；按照通用、實(shí)用、可靠、節(jié)約、成熟等原則實(shí)現(xiàn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫及管理軟件的建設(shè)；其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括局域網(wǎng)和與互聯(lián)網(wǎng)相連接的公眾網(wǎng)；并對雙網(wǎng)實(shí)行物理隔離。選擇應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該遵循包容性與開放性原則并實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。應(yīng)用系統(tǒng)具有開源性；它是一個基本平臺；能夠確保檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理軟件二次開發(fā)的潛力得到實(shí)現(xiàn)；能夠根據(jù)具體實(shí)際情況靈活自由地定義操作模塊和工作流程；其功能強(qiáng)大；能夠涵蓋檔案的數(shù)字化加工及處理；電子檔案信息的采集、存儲及使用和檔案管理數(shù)字化的全過程。其中檔案信息化所采用的關(guān)鍵技術(shù)是在當(dāng)前信息和計算機(jī)技術(shù)中屬于最先進(jìn)和最具有發(fā)展前途的前沿科學(xué)；例如；圖像分類、海量數(shù)據(jù)存儲以及大量并發(fā)查詢和智能檢索等等。在檔案信息化中應(yīng)用這些先進(jìn)技術(shù)；將會在很大程度上提高檔案管理的技術(shù)含量；實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)的先進(jìn)性。企業(yè)需要依據(jù)實(shí)際情況策劃出具有個性特點(diǎn)的檔案信息化方案。

4、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范準(zhǔn)則

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案的相關(guān)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)。需要以標(biāo)準(zhǔn)制定的基本原則為指導(dǎo)原則。并且要對國家資源進(jìn)行合理利用。將科技成果推廣出去。提高經(jīng)濟(jì)效益：還應(yīng)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理配套并且與國際接軌。對國際標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用。

5、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

人才是社會進(jìn)步的決定因素，檔案信息化建設(shè)也重在人才的培養(yǎng)。檔案工作人員的信息意識、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)水平和計算機(jī)應(yīng)用等能力的大小將直接影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)需要一種綜合型的人才，他們既要有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，又要有敏銳的現(xiàn)代信息意識和熟練的計算機(jī)技術(shù)，還要有較強(qiáng)的英文閱讀、翻譯能力和現(xiàn)代管理能力。針對這些人才的獲取和培養(yǎng)，企業(yè)可以重點(diǎn)吸收具有計算機(jī)、外語和管理能力的檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生充實(shí)檔案隊(duì)伍，并且定期對檔案工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，開展各種形式的現(xiàn)代化應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，能夠使檔案工作人員將所學(xué)的理論和技術(shù)很好地運(yùn)用到具體的實(shí)踐過程中。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃芳，趙艷霞.企業(yè)檔案信息自動化系統(tǒng)應(yīng)用[J]. 山西檔案. 2007（S1）

[2] 王玉梅，張麗.談如何提高企業(yè)檔案信息能力[J]. 包鋼科技. 2008（02）

[3] 楊尚華，李海鷹.企業(yè)檔案信息的開發(fā)類型[J]. 蘭臺內(nèi)外. 2011（05）