摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,給檔案管理工作提出了更多和更高的要求。目前,依然有部分人對(duì)于檔案的管理缺乏必要的認(rèn)識(shí),無(wú)法認(rèn)清檔案管理的重要性。本文簡(jiǎn)要介紹了檔案管理工作的重要意義和當(dāng)前所存在的問(wèn)題,并給出了相應(yīng)的解決對(duì)策,來(lái)實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)劃化,為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:檔案管理;規(guī)范化;對(duì)策
1 引言
檔案管理工作具有十分重要的意義,檔案不僅是工作開(kāi)展的一種憑證,同時(shí)也是科學(xué)研究的可靠資料。通過(guò)在新形勢(shì)下對(duì)檔案進(jìn)行管理,能夠很好的保護(hù)檔案,延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間,使其價(jià)值得到更好的發(fā)揮。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理工作的需求,迫切需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革。檔案工作者要立足現(xiàn)實(shí),通過(guò)不斷的探索和思考等,逐步的完善檔案管理工作制度,促使檔案管理工作能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要,逐步的實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和法制化的道路。
2 檔案管理工作的意義
檔案管理工作不僅是本職工作的需要,同時(shí)也是單位進(jìn)步和發(fā)展的需要。檔案是衡量一個(gè)人的工作業(yè)績(jī)和基本素質(zhì)所必不可少的,通過(guò)對(duì)檔案的科學(xué)規(guī)范管理,能夠?yàn)閱挝坏臎Q策者提供第一手的資料,是制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的重要依據(jù)。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下,要充分的發(fā)揮出檔案管理工作的效應(yīng),不斷的擴(kuò)大其社會(huì)價(jià)值,要不斷的更新觀(guān)念和意識(shí),通過(guò)不斷的探索和創(chuàng)新,來(lái)提高檔案管理的手段,更加真實(shí)全面的反應(yīng)單位整體的發(fā)展?fàn)顩r。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理,能夠促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和提升單位的良好形象,為企業(yè)的發(fā)展提供更大的競(jìng)爭(zhēng)力。
3 檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、不重視檔案管理工作。很多單位對(duì)于檔案管理工作都不夠重視,他們沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性,對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不正確,甚至一些單位的領(lǐng)導(dǎo)也錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案并沒(méi)有實(shí)際的涌出,由于對(duì)檔案管理工作的不重視,直接阻礙了檔案管理工作的正常開(kāi)展。在其管理過(guò)程中,長(zhǎng)期缺乏監(jiān)督和監(jiān)管,造成了檔案管理工作有效性的缺失。
2、檔案管理工作不規(guī)范。針對(duì)眾多企業(yè)的調(diào)查,發(fā)現(xiàn)他們?cè)跈n案管理工作的過(guò)程中,沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作人員。在工作的過(guò)程中,一般都是臨時(shí)抽調(diào)他人來(lái)進(jìn)行管理,這樣,極大的降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于那些臨時(shí)過(guò)來(lái)的人員缺少相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,造成了檔案的收集、整理和歸檔的不規(guī)范和遺失問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。
3、檔案管理方式比較落后。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,當(dāng)前社會(huì)都向著信息化方向發(fā)展,但是很多企業(yè)的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行工作,很少涉及到現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用?,F(xiàn)代社會(huì)的檔案管理涉及的信息量大,采用傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行檔案的管理,已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足越來(lái)越復(fù)雜的檔案管理工作的需求,并且傳統(tǒng)的管理方式工作效率低下和質(zhì)量不高,特別容易出現(xiàn)問(wèn)題。
4 提高檔案管理工作規(guī)范化的對(duì)策
1、依法管理,建章立制。要想做好檔案管理工作,就必須要進(jìn)行依法管理,能夠確保檔案管理的科學(xué)化和實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化,可以較好的保護(hù)和充分利用檔案,為我國(guó)經(jīng)濟(jì)更好的服務(wù)。檔案法的通過(guò),有力的保障了檔案工作的順利開(kāi)展,為檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),在檔案的收集、管理和甄別的過(guò)程中發(fā)揮了不可磨滅的貢獻(xiàn)。隨著科技的發(fā)展,檔案管理所需的設(shè)備也要進(jìn)一步的優(yōu)化,需要對(duì)相應(yīng)的硬件設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí),確保檔案管理工作的制度化和法制化,最大限度的發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。
2、與時(shí)俱進(jìn),求實(shí)創(chuàng)新。隨著信息時(shí)代的到來(lái),為檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí),也帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合,就需要不斷的解放思想,求實(shí)創(chuàng)新,要不斷的提高檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí),在掌握住專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí),更加要注重對(duì)現(xiàn)代管理技能的應(yīng)用,充分的發(fā)揮出檔案管理的信息優(yōu)勢(shì),來(lái)服務(wù)社會(huì)。要充分的發(fā)揮出現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的作用,盡量降低人為的因素,這樣能夠大幅度提高工作的效率。同時(shí),在檔案的查找過(guò)程中,能夠利用檢索功能,快速找到所需檔案。
3、科學(xué)規(guī)范管理檔案。檔案管理人員要充分的結(jié)合自身單位的特點(diǎn)和實(shí)際需要,編制出切合實(shí)際便捷的檢索工具,建立和健全檔案的檢索體系,滿(mǎn)足工作的需要。要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管,為利用者提供便捷。但是,在檔案的使用過(guò)程中,針對(duì)那些特別重要的珍貴檔案,要妥善的進(jìn)行保管,一般將復(fù)制件進(jìn)行外借利用,原始資料一概不予外借和查看。要加強(qiáng)對(duì)檔案存放地的相關(guān)設(shè)施建設(shè),盡量減少外界對(duì)他們的影響。要積極主動(dòng)的進(jìn)行探索,尋求出科學(xué)規(guī)范的管理檔案,不斷的發(fā)揮檔案的作用,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
4、重視檔案工作的管理。檔案工作具有十分重要的作用,要在企業(yè)內(nèi)廣泛宣傳,同時(shí)還要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動(dòng)上重視檔案管理工作,要正確的認(rèn)識(shí)其重要性,積極主動(dòng)的促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展,為檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造一個(gè)良好的條件。要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳和投資,特別是要借助現(xiàn)代工具如網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊和電視等加大對(duì)檔案重要性的宣傳,不斷的采用現(xiàn)代工具計(jì)算機(jī)來(lái)構(gòu)建起現(xiàn)代檔案管理工作的模式,從而來(lái)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)檔案管理工作的整體水平。
5、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,還需要不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低直接會(huì)影響到工作的質(zhì)量和規(guī)范化。要吸收和引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人才,同時(shí)還要不斷的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),不斷的提高他們的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和探索,來(lái)建立起一套行之有效的規(guī)章制度,因地制宜,促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的不斷發(fā)展。
5 結(jié)束語(yǔ)
總之,在當(dāng)前新形勢(shì)下,要不斷的解放思想,開(kāi)拓進(jìn)行,吸收和引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)為我所用,加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化,能夠提升管理部門(mén)的水平,同時(shí)還能夠大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量,為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步作出巨大的貢獻(xiàn)。
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作者簡(jiǎn)介
張冬麗(1969-),女,本科,經(jīng)濟(jì)師。