周文娟

【摘要】文章首先簡(jiǎn)述了檔案的含義以及檔案的分類(lèi)，然后分析了工程檔案管理中存在的問(wèn)題，最后重點(diǎn)探討了加強(qiáng)火電工程竣工檔案管理措施。

【關(guān)鍵詞】火電工程；竣工檔案；過(guò)程控制

一、前言

隨著火電工程工作的開(kāi)展，火電工程竣工檔案是全面考核工程項(xiàng)目建設(shè)成果，檢驗(yàn)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、管理等工程質(zhì)量見(jiàn)證的依據(jù)，但在實(shí)際工作中遇到一些問(wèn)題，因此，加強(qiáng)對(duì)火電工程竣工檔案過(guò)程控制具有重要的意義。

二、檔案的含義

《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定："本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。"它也有自己的含義：檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募粰n案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達(dá)方式；檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是當(dāng)時(shí)活動(dòng)最為原始的記錄，不是事后另行編寫(xiě)和隨意收集來(lái)的。

三、火電企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵與外延

1、檔案管理有效解決檔案零散與優(yōu)質(zhì)利用的矛盾

檔案管理能夠有效的解決火電企業(yè)因跨系統(tǒng)、跨部門(mén)、內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)等內(nèi)外因素，而造成文件材料分散、雜亂、堆積的現(xiàn)象，使歸檔材料集中、有序、及時(shí)保存，滿足員工的工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享化并為企業(yè)提供有效利用。

2、火電企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求

火電作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，要提高科學(xué)技術(shù)和管理創(chuàng)新的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)"綠色經(jīng)濟(jì)，節(jié)能減排"的發(fā)展道路，而火電檔案管理是以火電企業(yè)的管理為基礎(chǔ)，全面記錄火電企業(yè)從項(xiàng)目建設(shè)到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的所有活動(dòng)，做好電力檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)電力行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展增強(qiáng)發(fā)電量，適應(yīng)國(guó)家科技進(jìn)步、管理創(chuàng)新的步伐具有極為重要的作用。

四、工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1、檔案管理體制和制度不健全

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、項(xiàng)目文件管理制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地調(diào)整和修改，以及企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。

2、缺乏高素質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

工程項(xiàng)目檔案管理人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理水平普遍較差，在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。

3、檔案管理工作前期投入和管理不足

檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，才開(kāi)始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料復(fù)印件較多，原件很少，項(xiàng)目文件不齊全、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，各種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是因?yàn)椋贺?fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員對(duì)檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上說(shuō)一下，并不落實(shí)在具體工作中，只重視抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽略了項(xiàng)目檔案的重要性。

五、加強(qiáng)火電工程竣工檔案管理措施

1、加強(qiáng)過(guò)程控制、進(jìn)行及時(shí)整改

工程檔案的形成是貫穿在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中。因此，加強(qiáng)過(guò)程控制是提高工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)。按項(xiàng)目檔案工作要求對(duì)工程中所產(chǎn)生的資料把好質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改要求，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展工程檔案收集工作。

2、進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、合理組卷

DL/T241-2012《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》，有效解決了施工單位資料按單位工程形成、管理、編制與建設(shè)單位分類(lèi)表的矛盾，有利于施工單位利用文件包的形式進(jìn)行管理，便于過(guò)程控制、跟蹤管理、責(zé)任到人，又保證了案卷內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，有利于提高案卷質(zhì)量。

在執(zhí)行過(guò)程中組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。在貫穿"按單位工程組卷"這條主線的同時(shí)對(duì)以下幾種資料根據(jù)其形成特征及日后的提供利用的特點(diǎn)，進(jìn)行了比較合理的分類(lèi)并單獨(dú)組卷：金屬檢驗(yàn)報(bào)告按專(zhuān)業(yè)及檢驗(yàn)項(xiàng)目單獨(dú)編制目錄裝訂成冊(cè)；焊接、熱處理按鍋爐、汽機(jī)、電控三大項(xiàng)，并按單位工程竣工資料的模式進(jìn)行組卷；原材料出廠證件按原材料種類(lèi)及出廠證件的編號(hào)順序單獨(dú)編制目錄裝訂成冊(cè)。

3、合理安排時(shí)間，按時(shí)移交

《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》中規(guī)定：技術(shù)資料移交工作"在機(jī)組投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案移交建設(shè)單位"。技術(shù)資料移交工作量相對(duì)較大，如何合理安排好這45天的時(shí)間，是保證竣工資料按期移交的關(guān)鍵。因此，在幾個(gè)工程的實(shí)踐中，把各項(xiàng)與檔案資料相關(guān)之事策劃在前，工程開(kāi)始之初，就對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行交底，要求文件包各責(zé)任人按文件包組卷順序?qū)こ淌┕ぶ挟a(chǎn)生的技術(shù)資料及時(shí)放進(jìn)相對(duì)應(yīng)的文件包中，在過(guò)程中進(jìn)行檢查、整改。在單位工程施工結(jié)束的前幾周發(fā)竣工資料系統(tǒng)檢查通知，內(nèi)部由施工技術(shù)、質(zhì)量控制部與檔案管理人員集中進(jìn)行檢查3-5天，檢查完成后發(fā)整改通知單對(duì)有問(wèn)題的文件包由責(zé)任人負(fù)責(zé)整改，整改時(shí)間為5天。監(jiān)理、建設(shè)單位的專(zhuān)業(yè)人員審查時(shí)間為7-10天，對(duì)審查出的問(wèn)題整改時(shí)間為5天；整改完成后再次由監(jiān)理、業(yè)主單位的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行復(fù)查，時(shí)間為2天。檔案室最終整理、裝訂、掃描到正式移交為20天左右。

4、抓住工作重點(diǎn)，避免重復(fù)勞動(dòng)

《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》：竣工圖的編制單位由項(xiàng)目建設(shè)單位委托，宜由原施工圖設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)編制本單位設(shè)計(jì)范圍內(nèi)的竣工圖。為了能使竣工圖做得更加完善，更加符合檔案信息數(shù)字化的需求，要達(dá)到這一目的，必須加強(qiáng)施工過(guò)程中設(shè)計(jì)修改、變更的管理工作。無(wú)論是設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須規(guī)范設(shè)計(jì)修改單或設(shè)計(jì)變更單的過(guò)程控制。施工過(guò)程中應(yīng)及時(shí)處理產(chǎn)生的聯(lián)系單，凡涉及圖紙修改、材料及設(shè)備變更的，最終均應(yīng)轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)修改通知單。施工單位在施工過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格杜絕"無(wú)單自行修改"的現(xiàn)象。目前許多工程在竣工圖編制工作中采取折中的辦法，即由施工單位編制竣工草圖，再由設(shè)計(jì)單位根據(jù)竣工草圖編制最終的竣工圖。這種做法，其實(shí)弊多利少，首先，這是重復(fù)勞動(dòng)，盡管這種重復(fù)勞動(dòng)不是在同一個(gè)單位產(chǎn)生，但就這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，增加了雙倍的工作量及工作時(shí)間；其次，對(duì)竣工圖的責(zé)任單位應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確定位，從一而終，不宜人為分散，否則在竣工圖修改定稿過(guò)程中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)互相扯皮推諉，影響辦事效率；再次，無(wú)論從機(jī)組達(dá)標(biāo)考核對(duì)竣工圖移交進(jìn)度的要求，還是機(jī)組投運(yùn)后業(yè)主方對(duì)竣工圖的迫切需求來(lái)說(shuō)，如果設(shè)計(jì)院等待施工單位把竣工草圖繪制出來(lái)后，再整理編成正式的竣工圖，在時(shí)間進(jìn)度上無(wú)論如何都無(wú)法滿足在機(jī)組投產(chǎn)后45天內(nèi)移交竣工資料的要求。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，火電工程檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，在工作中，我們應(yīng)當(dāng)抓住重點(diǎn)，盡量減少重復(fù)勞動(dòng)，規(guī)范的竣工檔案，采取合理的科學(xué)分類(lèi)管理。只有這樣火電工程檔案工作才能取得了更好的的成績(jī)。

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