萇燕

【摘 要】本文首先從管理模式、規(guī)章制度以及信息化建設(shè)三個(gè)方面提出了現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題，進(jìn)而從創(chuàng)新高校檔案管理模式、健全檔案管理規(guī)章制度以及推動(dòng)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)三個(gè)方面提出了高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略，希望可以提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案管理 ? ?問(wèn)題 ? ? 對(duì)策

檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容，而學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的重要構(gòu)成部分。高校在舉辦各種科研活動(dòng)或教學(xué)活動(dòng)時(shí)都會(huì)形成文字記錄，那些具有社會(huì)參考價(jià)值的聲音、圖像以及文字等都可稱之為高校檔案，只是記錄的載體有所不同。本文將主要圍繞高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)研究。

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題概述

（一）現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)管理模式提出了新要求

傳統(tǒng)固化的管理模式已很難適應(yīng)高科技的現(xiàn)代化社會(huì)，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是，傳統(tǒng)管理通常會(huì)等到出現(xiàn)問(wèn)題之后才尋找解決方案，沒(méi)有對(duì)可能出現(xiàn)的情況做出預(yù)警;二是，過(guò)于強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化管理，忽略了學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展。現(xiàn)代社會(huì)強(qiáng)調(diào)以人為本，當(dāng)代學(xué)生追求思想獨(dú)立以及個(gè)性發(fā)展，如果依然采用傳統(tǒng)的管理方法，只會(huì)事倍功半。

（二）現(xiàn)有的規(guī)章制度與現(xiàn)實(shí)情況不符

近些年，學(xué)生與學(xué)校對(duì)簿公堂的事件時(shí)有發(fā)生，且多數(shù)都是學(xué)生取得最終的勝利，這主要是因?yàn)楦咝Ｖ写嬖谥缓锨?、不合理、不合法的老舊規(guī)章制度，這些章程是與現(xiàn)實(shí)情況背道而馳的。劉燕文同學(xué)因?yàn)閷W(xué)位問(wèn)題控告北京大學(xué)、田永因?yàn)楫厴I(yè)證問(wèn)題控告北京科技大學(xué)等事件，從某種程度上講，這證明了學(xué)生的法律意識(shí)在不斷增強(qiáng)，但從另一方面我們也可以看出高校的管理工作還有待加強(qiáng)。

（三）檔案管理工作缺乏技術(shù)應(yīng)用，不能得到充分利用

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，社會(huì)需要的是專業(yè)能力和技術(shù)能力兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。如果檔案管理過(guò)程中涉及外語(yǔ)知識(shí)，那么就需要選拔一些外語(yǔ)專業(yè)或者外語(yǔ)能力較強(qiáng)的工作人員。然而，就目前來(lái)看，檔案管理部門的工作人員還沒(méi)有達(dá)到理想化的要求，傳統(tǒng)管理模式在工作中還占有較大的比重，計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到充分發(fā)揮，管理方式也僅僅停留在表面上的改變。

此外，因?yàn)楣芾矸矫娴牟蛔悖瑢W(xué)生檔案的利用率也比較低，檔案內(nèi)容過(guò)于流水化，很多學(xué)生的檔案內(nèi)容大多是相似的，查詢起來(lái)也需要耗費(fèi)一些時(shí)間。以上這些方面或多或少都對(duì)大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生了影響。

二、高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）不斷完善高校的檔案管理制度

建立專門的事務(wù)部門對(duì)學(xué)生的檔案以及相關(guān)事務(wù)進(jìn)行管理，明確各部門職責(zé)，責(zé)任到人，各部門相互配合，共同完成學(xué)生的管理實(shí)務(wù)，取消冗雜的部門機(jī)構(gòu)，避免出現(xiàn)工作錯(cuò)位或者工作缺位的現(xiàn)象。

從管理層面上講，高校應(yīng)建立多元化、多互動(dòng)的管理平臺(tái)，加強(qiáng)管理的力度與合理性，也要在最大程度上增強(qiáng)學(xué)生、家長(zhǎng)以及教師在管理中的參與度，秉著平等自由、民主監(jiān)督的原則接受各方面提出的意見(jiàn)與建議并予以回應(yīng)，在思想上和組織上同時(shí)提升管理水平和工作效率。

（二） 建立健全檔案管理的規(guī)章制度

高校在完善檔案管理的同時(shí)也要建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在檔案的收集整理和分類歸納方面制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒?，將現(xiàn)代化教育和學(xué)生管理工作緊密相連。

第一，教育學(xué)生對(duì)檔案的重要作用引起足夠的重視。他們對(duì)檔案有了正確的認(rèn)識(shí)，在填寫資料時(shí)就會(huì)認(rèn)真仔細(xì)。與此同時(shí)，在教職人員中也要宣傳檔案的重要性，工作人員相互配合才有利于推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案內(nèi)容也就能真實(shí)反映出當(dāng)代大學(xué)生的自身素質(zhì)。

第二，確定學(xué)生檔案的管理機(jī)構(gòu)以及管理人員。招生就業(yè)辦公室、學(xué)生處以及不同的院系都可以接收學(xué)生檔案，但高校需指定一個(gè)具體的部門，根據(jù)學(xué)生數(shù)量配置相應(yīng)的工作人員展開(kāi)管理工作，在物力以及財(cái)力方面也要予以大力支持。

第三，定期開(kāi)展培訓(xùn)工作。一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn);另一方面也要培養(yǎng)一批專業(yè)能力和技術(shù)能力都具備的復(fù)合型人才，這樣才能促使檔案管理緊跟信息化時(shí)代的步伐。

（三）促進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

高校在管理過(guò)程中要正確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的跨越時(shí)空性、生動(dòng)形象性以及實(shí)時(shí)互動(dòng)性，通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)及時(shí)了解到當(dāng)代學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，從學(xué)生的角度出發(fā)建立一個(gè)更加開(kāi)放、更加民主、更加自由的管理空間，以現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托，尋找一個(gè)新的突破點(diǎn)對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想教育，宣傳當(dāng)代的思想教育理念，為學(xué)生提供更好的服務(wù)平臺(tái)和管理平臺(tái)。

高?？梢栽谛@網(wǎng)中將學(xué)生管理和學(xué)生服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高網(wǎng)站的利用率和趣味性，調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極參與度。因此，學(xué)生管理部門要積極組織相關(guān)部門進(jìn)行工作探討，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)專業(yè)人才、網(wǎng)絡(luò)編輯人才的作用，共同創(chuàng)建一個(gè)學(xué)生滿意并充分認(rèn)可的校園網(wǎng)絡(luò)，幫助學(xué)生在高速發(fā)展的信息化時(shí)代沖破層層迷霧尋找到自己的方向。

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