文/河北省承德市醫(yī)療保險基金管理結(jié)算中心 丁怡冉

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辦公室資料管理創(chuàng)新研究

文/河北省承德市醫(yī)療保險基金管理結(jié)算中心 丁怡冉

【摘要】為了滿足機關單位工作的需要，機關辦公室大都成立了若干資料室，以對機關內(nèi)的圖文資料進行專門管理。為了促進辦公室資料更好地發(fā)揮其引導職能和輔助職能，本文將對辦公室資料室管理的創(chuàng)新機制進行研究，以提高資料室管理水平，促進辦公室資料管理的發(fā)展。

【關鍵詞】辦公室；資料室；管理創(chuàng)新

辦公室資料管理是機關管理體系的重要組成部分,具有專業(yè)性強、藏書質(zhì)量高的特點,是機關進行生產(chǎn)和科研的信息基地,為機關的科學發(fā)展提供學術性服務,在機關單位發(fā)展前沿發(fā)揮著重要作用。

一、信息化時代辦公室資料管理與傳統(tǒng)資料管理的差異

相對于傳統(tǒng)的辦公室資料管理而言，辦公室資料管理有了許多新的內(nèi)容。首先，就檔案資料的存儲而言，傳統(tǒng)的資料管理是以紙質(zhì)構造作為知識資源的存儲介質(zhì)，紙質(zhì)資料管理文獻館藏較為豐富，所需要的管理工作也較為復雜，而數(shù)字資料管理和電子資料管理則是以計算機網(wǎng)絡技術為依托，可以進行跨區(qū)域、跨時間、跨網(wǎng)際而實現(xiàn)資源的共享，其主要特點是電子信息資源和數(shù)字資源可以不具備實體結(jié)構，可以進行大規(guī)模的資源存儲和閱讀，其管理工作一般通過計算機網(wǎng)絡操作完成，工作程序也較為方便。

二、現(xiàn)階段機關資料室管理存在的主要問題

在信息發(fā)展的時代，機關的發(fā)展也出現(xiàn)許多新的情況，然而機關辦公室仍然不能適應這種發(fā)展趨勢?？傮w而言，機關辦公室沒有先進的管理體制和理念，不能實現(xiàn)有效的資源共享。具體而言，機關資料室管理存在的問題主要有以下幾點：

（一）辦公室資料管理經(jīng)驗不足。隨著計算機網(wǎng)絡技術在資料管理中的普遍應用，大部分的辦公資料管理部門已經(jīng)實施了信息化管理。然而，在資料管理的信息化建設方面，相關的技術理論并不全面，所以資料管理的信息工作經(jīng)驗尚淺，資料管理不能站在學校教育事業(yè)發(fā)展的角度進行信息化服務定位，從而在一定程度上限制了資料管理的信息服務職能，這極不利于資料管理工作的進行。為了促進辦公室資料管理工作的進行，資料管理必須要加大信息化服務的開發(fā)模式，并及時積累相關的信息化服務的工作經(jīng)驗，從資料管理工作針對性、覆蓋面和更新性等角度提高資料管理信息化的水平，從而不斷提高資料管理信息服務的質(zhì)量，促進辦公室資料管理工作的進步。

（二）資料管理工作人員信息化服務技能有待提高。資料管理的工作人員作為辦公室資料管理的重要實施者，對于資料管理的服務質(zhì)量的提高起著關鍵的作用，所以加強資料管理工作人員的服務素質(zhì)是當務之急。然而，在我國的高校中，專業(yè)的辦公室資料管理人員仍有所缺失，出現(xiàn)這種情況的主要原因有：一是資料管理人才引進機制的缺失阻礙了資料管理的信息化服務建設的步伐，造成了服務質(zhì)量無法實現(xiàn)突破。二是現(xiàn)有的資料管理工作人員的綜合素質(zhì)的缺失，導致了資料管理建設步伐減慢，無法與信息化服務機制接軌。

三、實現(xiàn)機關辦公室資料室管理創(chuàng)新的措施

（一）加大學校辦公室資料管理的開發(fā)力度。辦公室資料管理具有豐富性的特征，因此在資料管理信息服務需求上也必須具有相對的層次性。對于紙質(zhì)資料管理資源而言，資料管理需要根據(jù)資料管理需求層次的不同進行分類和歸檔，以便于查找和搜索，對于數(shù)字資源來說，資料管理檢索功能是服務模式中最重要的內(nèi)容之一，高校從傳統(tǒng)的服務管理模式，一下子就轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化模式，在相關技術的應用方面，譬如計算機和微電子技術，可以逐漸用計算機系統(tǒng)的檢索功能，逐步取代原有的目錄分類模式，使得信息的檢索效率更高、檢索范圍更廣、檢索內(nèi)容更精細。

（二）加強資料管理工作人員的信息服務能力培養(yǎng)。在資料管理程序中，資料管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)對辦公室資料管理水平起著至關重要的作用，為了促進辦公室資料管理工作的質(zhì)量，資料管理更要注重加強對資料管理工作人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的理解、概括、收集、組織、保存和利用信息的能力，以及加強工作人員對計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術應用的能力，提高他們對信息化技術的應用能力，從而了解更多服務對象的應用需求和對信息化技術的掌握。鑒于此，資料管理應該加強對資料管理工作人員的培訓和再教育工作，建立一支工作認真、基礎扎實、技術精湛的高水平隊伍，為廣大服務對象提供更高質(zhì)量的信息化服務。

四、結(jié)語

辦公室資料管理在機關辦公室發(fā)展與科研中的作用是舉足輕重的。只要我們因地制宜,從辦公室、人(管理員)兩方面做到管理上應有的改善,在建設和管理上加強領導,深化改革,強化創(chuàng)新意識,就能把資料室管理工作推向一個更高的層次。因此，在辦公室資料管理過程中，要將管理重點工作放在資源共享以及資料管理員的業(yè)務素質(zhì)上，將能給資料管理帶來更加積極的影響。

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