文/交通運輸部長江航務管理局檔案中心 劉俊玲

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檔案開放利用安全監(jiān)管體系研究

文/交通運輸部長江航務管理局檔案中心 劉俊玲

【摘要】本文就檔案開放利用的安全監(jiān)管體系的建立進行了研究與思考，從監(jiān)管機構(gòu)，規(guī)章制度、安全教育培訓等方面進行了詳細的闡述，以期能夠為檔案利用安全保障體系的建立添磚加瓦。

【關鍵詞】檔案；開放利用；安全；監(jiān)管體系

建立科學有效的檔案開放利用安全監(jiān)管體系，有助于檔案開放利用中的信息安全保障。科學的監(jiān)管體系主要由監(jiān)管機構(gòu)、規(guī)章制度、安全教育培訓幾個方面構(gòu)成。監(jiān)管機構(gòu)是確保整個監(jiān)管體系發(fā)揮作用的基礎，只有建立集中領導，分級管理的監(jiān)管機構(gòu)，負責各方面的監(jiān)管工作，才能使得監(jiān)管工作可以順利落實；科學的法規(guī)制度是檔案利用工作有序開展的依據(jù)，也是約束檔案開放利用的準繩；常規(guī)性的安全教育與培訓，能夠促使所有檔案工作者熟悉并掌握維護檔案安全的知識與技能，強化其檔案安全保護意識，為檔案開放利用營造良好的、安全的環(huán)境，三者相輔相成，構(gòu)成了檔案開放利用安全監(jiān)管體系。

一、建立安全監(jiān)管機構(gòu)

檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理原則。檔案開放利用及安全保障必須在此方針政策下建立合理的監(jiān)管機構(gòu)體系。要使得安全監(jiān)管發(fā)揮作用必須要建立一個分級制的科學、合理的監(jiān)管機構(gòu)，嚴密地監(jiān)管體系能夠促使檔案在開發(fā)利用的同時安全得到最大程度的保護。從宏觀上說，按照檔案工作原則，應該建立從頂層到基層的監(jiān)管體系。建立起從國家檔案局到各地檔案局，乃至各基層單位檔案部門的檔案安全監(jiān)管體系。在國家檔案局總體指導下對檔案開放利用安全監(jiān)管實施分級管理。一是國家檔案局以檔案法為依據(jù)，結(jié)合各類安全保障法規(guī)，在總體層面上組織建立國家級檔案監(jiān)管部門，統(tǒng)一思想，全面領導全國檔案安全監(jiān)管工作。二是各?。ㄊ?、自治區(qū)）檔案監(jiān)管部門在充分調(diào)研的基礎上以國家級檔案監(jiān)管機構(gòu)要求為原則，結(jié)合各地區(qū)檔案工作基礎以及經(jīng)濟等因素，綜合分析，建立一支高效的檔案安全監(jiān)管隊伍，在國家檔案安全監(jiān)管部門的統(tǒng)一領導和監(jiān)督下開展有針對性的檔案安全監(jiān)管工作；各基層檔案部門或檔案室要設立檔案安全督察職能及崗位，對檔案利用的全過程進行控制與監(jiān)督。對于造成檔案損毀的安全性事故要及時上報上級檔案安全監(jiān)管部門，對于下級檔案安全監(jiān)管部門上報的安全事故要實行跟蹤制管理，實現(xiàn)檔案安全監(jiān)管工作的層層管理、層層落實，確保監(jiān)管工作的順利開展。

由于檔案安全保障工作是檔案管理過程中極其重要的部分，而檔案的開放利用是檔案工作的最終目的，二者既相輔相成又相互制衡，把握好開放利用與安全保障的尺度，使之達到一個平衡點，是檔案工作健康持續(xù)發(fā)展的前提。因此檔案開放利用的安全監(jiān)管工作在檔案管理工作中占有極其重要的地位，也是兼具嚴肅性、控制性等特點的工作，建議各級檔案管理部門的負責人必須主管檔案安全監(jiān)管工作，從而確保檔案安全監(jiān)管工作有力實施。

二、建立完善安全監(jiān)管制度

規(guī)范的制度是檔案安全監(jiān)管工作開展的基礎和依據(jù)，在科學的監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督下，落實檔案利用安全監(jiān)管工作還需要建立完善的規(guī)章制度，在制度的實行過程中，要對規(guī)章制度的執(zhí)行進行有效的監(jiān)督和考核，從而使檔案的開放利用工作都在相應的安全保障制度的規(guī)范下進行。我們應在現(xiàn)有的檔案管理制度框架下，以各檔案部門現(xiàn)有狀況為基礎，對照當前檔案利用工作中出現(xiàn)的安全問題，對已經(jīng)制訂的多種規(guī)章制度進行認真研究和反復修改，及時完善各項安全監(jiān)管制度。全面合理的規(guī)章制度可以包含以下幾個內(nèi)容：一是對各級檔案人員實行檔案利用信息安全保障責任制，根據(jù)職責內(nèi)容及范圍，簽訂不同層面的保密責任書，以確保檔案在利用的過程中，信息安全能夠得到各方位全面的保障，從而使得監(jiān)管工作責任能落實到位，全面實施。二是強化和細化檔案利用安全保障制度，全面細化規(guī)范化各類登記程序，使借閱、查閱、歸卷等檔案管理過程更具安全性；充分利用現(xiàn)代技術手段對檔案利用過程實行安全監(jiān)控與保障，力爭在檔案利用時對檔案的安全威脅降到最低程度。三是建立完善的出入庫登記制度；利用計算機、高射頻、系統(tǒng)集成等技術實現(xiàn)嚴密有保障的檔案出入庫工作，從而保障檔案利用中的出入庫安全。四是完善各類檔案在保密件利用、數(shù)字化外包、各類載體檔案保管保存、維修保護等方面的規(guī)章制度。

三、定期開展規(guī)律性的安全培訓與學習

在檔案開放利用的信息安全保障工作中，人員的安全意識以及安全保護知識的全面性對檔案利用的安全保障具有至關重要的作用。加強各級檔案工作者對各項安全保障標準的熟悉程度，加深其對各項規(guī)章制度的理解和認識，提高各類檔案工作者對檔案安全保障的執(zhí)行能力。同時還應不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從而最大限度地避免檔案工作人員在檔案利用工作中因相關安全知識儲備不足而威脅到檔案信息安全。

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