文/南寧鐵路局檔案館 王師梅

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淺談鐵路檔案在修志工作中的作用

文/南寧鐵路局檔案館 王師梅

【摘要】鐵路局修志工作是鐵路局工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，在修志工作中，必須要善于對鐵路局中的各門類檔案工作進(jìn)行管理和調(diào)控，才能有效發(fā)揮檔案工作的作用，促進(jìn)鐵路部門修志工作的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】修志工作；檔案；鐵路

一、鐵路檔案在修志工作中的職能

（一）檔案管理。在鐵路部門，根據(jù)原鐵道部的相關(guān)規(guī)定，建立了檔案兩級管理機(jī)構(gòu)，即各級檔案工作機(jī)構(gòu)既有收集、管理本級機(jī)構(gòu)全部檔案的職能，又有對所轄單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的雙重職能。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還建立了文書檔案歸檔管理制度，落實(shí)責(zé)任立卷部門。文書檔案原則上由行政辦公室主管，文書部門立卷；會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門主管，按標(biāo)準(zhǔn)立卷后移交。

（二）檔案收集和整理。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的各門類檔案，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其中，各單位在公務(wù)活動(dòng)中自身形成和收集到的有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)按文書檔案歸檔范圍和保管期限表的要求整理歸檔。

鐵路部門檔案管理將大規(guī)模的檔案集中管理，縮短了修志工作收集資料的時(shí)間，提高了修志工作的效率。

二、鐵路檔案在修志工作中的作用

（一）鐵路檔案是修志的材料基礎(chǔ)。鐵路檔案工作能反映鐵路運(yùn)輸單位的生產(chǎn)情況、運(yùn)輸情況以及沿革歷史等情況，而且能夠反映鐵路部門的真實(shí)面貌和發(fā)展規(guī)律，為鐵路發(fā)展提供科學(xué)的保障。因此，從某種角度來說，鐵路檔案屬于修志材料的一種獲得途徑，它可以對修志工作提供基礎(chǔ)材料而加工成為系統(tǒng)的史料，從而提高修志工作的效率。

（二）鐵路檔案可以修正史志材料。鐵路檔案產(chǎn)生于鐵路部門的生產(chǎn)實(shí)踐中，并能夠?yàn)槠渖a(chǎn)實(shí)踐提供有利的指導(dǎo)。在修志工作過程中，不能排除一些主觀因素而造成的失誤或者錯(cuò)誤。而通過將修志與檔案管理結(jié)合起來，就可以對修志中的不實(shí)之處進(jìn)行修正，從而保證史志材料的準(zhǔn)確性。

三、修志工作中如何發(fā)揮鐵路檔案的作用

（一）提高鐵路局領(lǐng)導(dǎo)對修志工作的重視。鐵路局的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時(shí)俱進(jìn)，重視修志工作對本企業(yè)發(fā)展的重要地位，樹立以檔案管理為單位的實(shí)際發(fā)展提供支持的核心理念，加強(qiáng)單位員工參與單位的檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)要真正加強(qiáng)對單位檔案管理工作的重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。

（二）加強(qiáng)鐵路檔案管理工作。檔案管理科學(xué)化的重要體現(xiàn)就是管理工作機(jī)制完善，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理離不開完善的檔案管理機(jī)制。因此，這就需要我們改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，強(qiáng)化現(xiàn)階段所實(shí)施的檔案管理責(zé)任制度，優(yōu)化檔案管理運(yùn)行機(jī)制。同時(shí)有效結(jié)合具體發(fā)展需求，強(qiáng)化責(zé)任意識，結(jié)合管理內(nèi)容，建立適合鐵路檔案管理工作順利發(fā)展和監(jiān)督完善的機(jī)制，通過科學(xué)管理檔案工作理念的不斷豐富和深化，從而逐步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）提高檔案利用質(zhì)量和效率。在鐵路局修志工作中，館藏紙質(zhì)版的檔案信息化程度并不高，使得檔案資源利用的水平不高，資源的普遍利用受到了一定的限制。檔案管理工作需要依托現(xiàn)代科技完成自身的信息化建設(shè)，對原有的各類館藏紙質(zhì)照片磁帶等不同形式的檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化，使得相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)能夠得以保存，保存在固定的數(shù)據(jù)庫之中，為構(gòu)建高效便捷的高效檔案管理網(wǎng)站助力，最大化利用檔案。

（四）進(jìn)一步做好志鑒編纂工作。首先，鐵路局的志鑒編纂工作需要全員進(jìn)行參與，相關(guān)的人員需要在鐵路局領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)配合之中，進(jìn)行鐵路局修志工作的質(zhì)量保證體系建設(shè)。相關(guān)人員需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)以及公文完成文件的歸檔以及檔案管理工作。在修志工作之中滲透“修志質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念，并且保證修志史料、數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性以及統(tǒng)一性。

（五）加快鐵路局修志工作信息化進(jìn)程。在鐵路局修志工作信息化建設(shè)過程中，應(yīng)增強(qiáng)修志工作的信息化意識，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視修志工作的信息化建設(shè)，注重對相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，注重現(xiàn)代理論的應(yīng)用，進(jìn)一步增強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力，提高辦公自動(dòng)化意識，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，探索出修志工作的新出路，使其和現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展步調(diào)一致。

（六）加強(qiáng)修志工作隊(duì)伍建設(shè)。在新的發(fā)展形勢下，鐵路局修志的作用更加重要，而信息化發(fā)展水平和速度不斷加快，就需要我們不斷完善修志工作人才隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合利用一系列現(xiàn)代化科技手段和檔案管理技術(shù)，結(jié)合新的社會(huì)發(fā)展形勢和要求，完善檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，形成固定有效的檔案管理人才體系建設(shè)。

四、小結(jié)

綜上所述，鐵路局的修志工作是一項(xiàng)長期的工程，在修志過程中，必須要善于對本單位的各門類檔案進(jìn)行有效管理和利用，進(jìn)而為修志工作提供豐富的資源，提高修志工作的效率。

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