文/西安航空學(xué)院　李紅梅

淺談高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性與學(xué)籍檔案管理

文/西安航空學(xué)院李紅梅

【摘要】隨著當(dāng)代社會(huì)高校學(xué)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案成為教學(xué)任務(wù)中較為關(guān)鍵的一部分。研究學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性，科學(xué)合理地管理學(xué)籍檔案成為高校學(xué)籍檔案管理者的一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；本質(zhì)屬性；高校

近年來，全國高校普遍擴(kuò)招，導(dǎo)致在校學(xué)生及畢業(yè)生數(shù)量急劇增加，學(xué)籍檔案的數(shù)量也隨之增加，只有妥善管理大量的學(xué)籍管理，才能使各高校工作順利進(jìn)行。因此，如何進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理成為當(dāng)下學(xué)籍檔案管理者們普遍關(guān)注的問題。

一、學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性

（一）學(xué)籍檔案的產(chǎn)生。自改革開放以來，我國教育事業(yè)也蓬勃發(fā)展起來，各高校爭(zhēng)相進(jìn)行招生擴(kuò)招，很多高中畢業(yè)生得以進(jìn)入大學(xué)校園，接受更高等的教育，但是近幾年高校畢業(yè)生大量涌入社會(huì)大環(huán)境，導(dǎo)致我國就業(yè)壓力巨大，很多企業(yè)都十分看重學(xué)歷信息，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、畢業(yè)學(xué)校、有無學(xué)籍處分等。

而學(xué)籍檔案是由學(xué)生自進(jìn)入高校就形成的文件，比如，在剛進(jìn)入高校就會(huì)產(chǎn)生新生入學(xué)登記表，學(xué)生學(xué)籍信息卡，在每年都要更新的學(xué)籍檔案是登記每學(xué)期學(xué)習(xí)成績(jī)的學(xué)生成績(jī)總冊(cè)，在校學(xué)生健康登記表、在校學(xué)生思想品德考核表等。還有一些因發(fā)放優(yōu)秀獎(jiǎng)學(xué)金或者評(píng)定一些優(yōu)秀稱號(hào)而形成的獎(jiǎng)勵(lì)檔案信息，部分學(xué)生還會(huì)因?yàn)橄胍鰢蛞驅(qū)W習(xí)成績(jī)不及格而導(dǎo)致留級(jí)、休學(xué)、退學(xué)等后果而產(chǎn)生學(xué)籍信息變更檔案。這些學(xué)籍檔案將會(huì)跟著高校學(xué)生一直到畢業(yè)，進(jìn)入工作崗位。

（二）學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性。學(xué)籍檔案主要有三個(gè)本質(zhì)屬性：原始性、記錄性、歷史性。

1.原始性。學(xué)籍檔案的原始性主要體現(xiàn)在學(xué)生在剛?cè)雽W(xué)，學(xué)籍檔案就會(huì)隨之產(chǎn)生，而且不被修改。學(xué)籍檔案記錄的是教學(xué)管理部門在登記學(xué)生各種信息時(shí)，都是最原始形成的，沒有經(jīng)過任何應(yīng)用。話句話說，學(xué)籍檔案所記錄的信息完全是有關(guān)高校中新入學(xué)的學(xué)生基本信息的第一手資料，不容許有任何錯(cuò)誤，防止給以后的檢索、轉(zhuǎn)接工作帶來不必要的麻煩。在學(xué)籍檔案中，保留著學(xué)籍管理者、老師、學(xué)生的原始筆跡，而正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的原始性，學(xué)籍檔案才使學(xué)生在找工作時(shí)的個(gè)人信息更具證據(jù)性，使企業(yè)更愿意相信個(gè)人信息的真實(shí)性。

2.記錄性。學(xué)籍檔案貫穿學(xué)生在高校的整個(gè)階段。學(xué)籍檔案是用定期采集和記錄學(xué)生信息的方式來保存學(xué)生有用的信息。在學(xué)校最常見的記錄功能是各學(xué)期的成績(jī)記錄。從入學(xué)到畢業(yè)的每個(gè)學(xué)期末，都會(huì)形成一個(gè)學(xué)生成績(jī)單，而這個(gè)學(xué)生成績(jī)單會(huì)自動(dòng)由學(xué)籍信息管理者載入學(xué)籍信息中，這個(gè)成績(jī)單不僅包括了有幾個(gè)學(xué)期、幾門課。還記錄了具體科目的成績(jī)，因此，在考研中，所報(bào)考的院校更愿意查看學(xué)生在學(xué)士階段匯總的成績(jī)單。而在企業(yè)招聘時(shí)，企業(yè)也根據(jù)學(xué)籍信息中成績(jī)單的優(yōu)劣作為招聘的比較重要的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。

3.歷史性。學(xué)籍檔案的歷史性主要表現(xiàn)在學(xué)籍檔案，它反映的都是學(xué)生在過去的時(shí)間里所取得的一些稱號(hào)或者成績(jī)。學(xué)籍檔案以時(shí)間為軸，記錄了一系列教育過程中的學(xué)習(xí)面貌，比其他記錄信息更加全面、系統(tǒng)。而學(xué)籍檔案的歷史性也滿足了學(xué)校對(duì)學(xué)生的管理工作的需要。

二、學(xué)籍檔案管理存在的問題

雖然現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案管理也帶來了很大的便利，但是由于一些學(xué)籍檔案的硬性要求，需要只能使用紙質(zhì)版的文件歸檔，或者由于一些高校對(duì)于學(xué)籍檔案管理的不重視，導(dǎo)致現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理中還是存在一些問題有待解決。

（一）學(xué)籍檔案管理方式落后。由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，原始的純手工記載和檢索方式已經(jīng)完全不能滿足需求。大量的數(shù)據(jù)導(dǎo)致根本不能完全手工記錄下所有的信息，即便記錄下來，在以后的查找需要時(shí)，也不能迅速的找到相應(yīng)的檔案信息。如果檢索者不能把確切的學(xué)籍檔案的信息，僅憑手工查找，會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，大大影響了學(xué)籍檔案管理的效率。

（二）學(xué)籍信息可參考性不高。在經(jīng)歷過大學(xué)階段的學(xué)生，都會(huì)記得老師給班級(jí)中所有人的評(píng)語幾乎全是一樣的。因?yàn)閷W(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生以后的就業(yè)問題，招聘單位只能根據(jù)思想品德考核表的評(píng)語來判斷應(yīng)聘者的品質(zhì)。如果大學(xué)老師評(píng)語給的太差，會(huì)直接影響到學(xué)生就業(yè)。所以很多高校在畢業(yè)生信息登記表中選擇內(nèi)容空泛、不具有實(shí)際意義的評(píng)語。但是這樣的學(xué)籍信息太缺少真實(shí)性，不能夠完整的反映出企業(yè)比較看重的社交能力、創(chuàng)新能力、實(shí)踐動(dòng)手能力等以后能夠在工作中良好表現(xiàn)的綜合素養(yǎng)。

（三）學(xué)籍原始檔案不易保存。有些高校由于對(duì)學(xué)籍檔案的管理力度不夠，或者有些學(xué)籍信息必須要求紙質(zhì)版而不能使用電子版，導(dǎo)致大量的紙質(zhì)版原始檔案堆積起來，不易整理和保存。正是由于紙質(zhì)版，導(dǎo)致書寫格式不同，書寫的工具也不同，有圓珠筆、鋼筆、簽字筆、還有鉛筆等。時(shí)間久了，有些學(xué)籍檔案中的字跡就會(huì)出現(xiàn)模糊，還有的因?yàn)椴杉瘜W(xué)籍信息時(shí)的疏忽，缺行少欄，或沒有依照采集的具體規(guī)定采集，使紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案信息出現(xiàn)問題。而紙質(zhì)版由于受潮、見水等客觀因素會(huì)產(chǎn)生損壞，具有十分重要參考價(jià)值的學(xué)籍檔案的質(zhì)量在使用時(shí)大大降低。

三、如何加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理

（一）提高學(xué)籍檔案管理者的工作能力。要想加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，首先應(yīng)提高學(xué)籍檔案管理者的辦事能力，對(duì)學(xué)籍檔案管理者提出更高、更嚴(yán)的要求。在高校內(nèi)不斷推行教育改革后，高校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍檔案的管理工作越來越細(xì)化，各大高校只有采取相應(yīng)的培養(yǎng)措施，進(jìn)一步提高學(xué)籍檔案管理者的管理能力，才能滿足學(xué)籍檔案越來越復(fù)雜的需求，才能使學(xué)籍檔案管理具有高效、專業(yè)的水平。高?？梢远ㄆ诮o學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行技能培訓(xùn)，通過技能培訓(xùn)的平臺(tái)，進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的工作探討活動(dòng)，不斷補(bǔ)充學(xué)籍檔案管理相關(guān)的技能和常識(shí)，更深入地理解學(xué)籍檔案管理的意義，并能夠全身心的投入到管理工作中去。

（二）強(qiáng)化高校學(xué)籍管理的管理制度。學(xué)籍檔案之所以會(huì)出現(xiàn)格式不統(tǒng)一、信息缺失的原因之一在于對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，高校應(yīng)該建立起更為嚴(yán)格的學(xué)籍管理制度，搞好學(xué)籍檔案的管理工作。

第一，應(yīng)建立起良好的學(xué)籍檔案的登記制度，學(xué)籍檔案的管理者應(yīng)該對(duì)學(xué)籍登記人進(jìn)行真實(shí)的、具體的登記、核對(duì)、整理工作，認(rèn)真檢查登記人所帶的證件信息與檔案材料是否一致，保證登記人的登記信息沒有虛假、偽造信息，以減少以后的學(xué)籍檔案管理過程中的不必要的麻煩。在進(jìn)行學(xué)籍檔案的登記工作完成后，應(yīng)該讓登記人進(jìn)行多次確認(rèn)信息后簽字，保證自己登記工作的準(zhǔn)確無誤。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，由于學(xué)籍檔案過多，導(dǎo)致負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的登記工作的管理者出現(xiàn)一些小的失誤，需要登記人自己去檢查一遍。

第二，在建立好良好的學(xué)籍檔案登記制度外，還應(yīng)該建立起良好的檔案材料的采集、查看的制度，保證學(xué)籍檔案的完整性。學(xué)籍檔案管理者應(yīng)該定期對(duì)學(xué)籍檔案的所有人進(jìn)行回訪采集信息，針對(duì)學(xué)籍檔案的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行重新確認(rèn)，保證檔案時(shí)間的正確性和真實(shí)性，以及檔案內(nèi)容的完整性，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的完好保存。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)的引入與使用。在學(xué)籍檔案管理改革中，最重要的一點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，很多學(xué)籍檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版變?yōu)殡娮影?，有效地?jié)省了登錄和檢索時(shí)間。電子版學(xué)籍檔案的引入，可以使傳統(tǒng)的靜態(tài)的分散信息轉(zhuǎn)變成可增減的動(dòng)態(tài)信息，是學(xué)籍檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，在不斷探索中尋找進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)的使用切實(shí)地給學(xué)籍檔案管理工作提供了便利，推動(dòng)了學(xué)籍檔案管理的發(fā)展。但是在使用現(xiàn)代化技術(shù)的同時(shí)也應(yīng)該注意學(xué)籍檔案的原始性和記錄性，在填寫電子學(xué)籍檔案使，應(yīng)該讓學(xué)生認(rèn)真去對(duì)待，因?yàn)殡娮影鎸W(xué)籍檔案可以反復(fù)修改，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)資源的占用率十分高。所以高校應(yīng)做好電子版學(xué)籍檔案的填寫期限的規(guī)定。在學(xué)籍檔案填寫的規(guī)定日期內(nèi)，必須完成對(duì)所有登記者的信息采集工作。對(duì)于延時(shí)或者填寫信息失誤的學(xué)生，可以根據(jù)具體情況進(jìn)行一定時(shí)間的延緩。在對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行檢索時(shí)，購買專門的檔案信息管理軟件，將學(xué)籍檔案的目錄條目錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)，統(tǒng)一交由學(xué)籍軟件管理中心管理。使電子版學(xué)籍檔案與紙質(zhì)版學(xué)籍檔案結(jié)合使用，保證學(xué)籍檔案高效、準(zhǔn)確的登記、檢索工作。

（四）提高對(duì)保護(hù)學(xué)籍檔案的重視。一方面，學(xué)籍檔案管理者應(yīng)該提高對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)意識(shí)。管理工作的好壞，直接影響到學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞，管理者應(yīng)該具有良好的學(xué)籍檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性及緊迫性，才能把登記、記錄、檢索工作認(rèn)真完成，保證學(xué)籍檔案管理工作順利高效進(jìn)行。在開展學(xué)籍檔案管理工作時(shí)還應(yīng)和各部門及時(shí)溝通、合作，完成各項(xiàng)管理任務(wù)。只有充分重視保護(hù)學(xué)籍檔案，才能保證紙質(zhì)版學(xué)籍檔案的完整性，才能保證整個(gè)學(xué)籍檔案管理流程安全可靠地實(shí)現(xiàn)。

另一方面，學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案應(yīng)該充分重視，因?yàn)樗麄兪种械膶W(xué)籍檔案，直接影響他們的就業(yè)。因此，對(duì)于學(xué)籍檔案應(yīng)該樹立良好的保護(hù)意識(shí)，在填寫電子檔案時(shí)，及時(shí)配合學(xué)籍檔案管理處的工作。在核對(duì)成績(jī)登記表時(shí)，同學(xué)之間的成績(jī)對(duì)比，以及應(yīng)聘時(shí)面臨企業(yè)對(duì)成績(jī)單的看重程度，還能有效促進(jìn)他們的上進(jìn)心，提高他們學(xué)習(xí)的動(dòng)力和熱情。讓他們實(shí)際的看到各種學(xué)籍檔案的作用，才能提高他們對(duì)學(xué)籍檔案的保護(hù)意識(shí)。

四、結(jié)束語

本文主要研究了學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性，并結(jié)合現(xiàn)在普通高校在學(xué)籍檔案的管理中存在的普遍問題，提出幾種加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的措施。充分做好學(xué)籍檔案的管理，使學(xué)籍信息保持完整和可用性，滿足畢業(yè)生和社會(huì)崗位的需要。

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