文/皖南醫(yī)學(xué)院　韓平

淺談檔案整理的核心與本質(zhì)

文/皖南醫(yī)學(xué)院韓平

【摘要】檔案整理工作是檔案管理核心領(lǐng)域，其直接關(guān)系到相關(guān)領(lǐng)域建設(shè)水平。本文介紹了檔案管理相關(guān)概念、體系結(jié)構(gòu)以及核心本質(zhì)，供相關(guān)專業(yè)人士探討和研究。

【關(guān)鍵詞】檔案；整理；核心；本質(zhì)

檔案是記錄事物相關(guān)歷史的重要文件。通過(guò)檔案可以了解事物歷史，研究其發(fā)展規(guī)律，從而預(yù)測(cè)事物未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，并根據(jù)結(jié)果，做出應(yīng)對(duì)。由于檔案記錄了大量數(shù)據(jù)和性質(zhì)，因此其信息量往往也是異常龐大。因此檔案整理工作對(duì)于提升檔案管理工作效率，提升信息管理水平有著非常重要意義，因此也受到了來(lái)自相關(guān)領(lǐng)域的高度關(guān)注。

一、檔案整理相關(guān)概念

檔案整理是檔案管理工作的核心。其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，檔案管理工作必須尊重相關(guān)歷史真相，維護(hù)歷史原貌。作為檔案學(xué)體系中重要分支之一，日常生產(chǎn)生活中的文件和記錄等，只有通過(guò)檔案整理，才能使其相互之間產(chǎn)生有效聯(lián)系，構(gòu)成相應(yīng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，最終形成真正意義上檔案。

檔案整理工作從不同角度進(jìn)行切入和理解，會(huì)得到不同定義。從理論角度來(lái)看，檔案整理主要是指通過(guò)實(shí)體文件及文件之間相互歷史聯(lián)系來(lái)記錄歷史的過(guò)程。而這種歷史聯(lián)系主要是由于文件之間和文件與檔案之間存在著一維關(guān)系，對(duì)檔案學(xué)而言，這種一維聯(lián)系是由于社會(huì)實(shí)踐而形成；從實(shí)踐角度來(lái)看，檔案整理主要職能是將需要進(jìn)行條理化處理和零亂狀態(tài)的檔案通過(guò)一系列措施，使其變?yōu)橐粋€(gè)有序體系。其中相應(yīng)措施主要包括：分類、排列、組合、編目等；而從內(nèi)核來(lái)看，檔案整理是檔案理論體系基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案整理，檔案管理工作也就無(wú)從下手。

二、檔案整理體系結(jié)構(gòu)

檔案整理自身有著一套成熟理論體系。通過(guò)這一體結(jié)構(gòu)，有效促進(jìn)了檔案管理工作水平提升。檔案整理體系在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中經(jīng)歷了漫長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程，最終形成當(dāng)下的面貌。檔案整理體系主要包括：實(shí)體整理、歷史聯(lián)系整理、實(shí)體與歷史聯(lián)系。

（一）實(shí)體整理。人們對(duì)于檔案整理直觀印象就是相關(guān)文職人員，對(duì)大量文書(shū)進(jìn)行分類處理，費(fèi)力進(jìn)行大量搬運(yùn)工作。這就是檔案實(shí)體整理的體現(xiàn)，其主要是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案背景下，按照一定規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)實(shí)體文件進(jìn)行排序。其主要目的是體現(xiàn)文件之間相互聯(lián)系，維護(hù)歷史原貌。

由于實(shí)體檔案自身特性，在實(shí)體整理過(guò)程中，檔案只能按照線性規(guī)則進(jìn)行排序，而不能進(jìn)行多維排列。這就使得相關(guān)整理工作只能從檔案所有信息維度中選擇一個(gè)來(lái)進(jìn)行排列，這無(wú)疑會(huì)增加相應(yīng)管理成本，對(duì)檔案工作產(chǎn)生一定限制。而最終整理結(jié)果也多為一維聯(lián)系，而難以達(dá)到更多維度。

（二）歷史聯(lián)系整理。根據(jù)相關(guān)定義，歷史聯(lián)系主要是指在檔案實(shí)體之間存在著一定相互關(guān)系。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，使得這一關(guān)系重要性正在不斷提升。根據(jù)上文可知，雖然實(shí)體檔案整理仍然在當(dāng)今檔案整理工作中扮演著重要角色，但是其局限性對(duì)于當(dāng)今高速信息處理限制越來(lái)越明顯。在過(guò)去，通過(guò)實(shí)體檔案整理，可以有效保持檔案之間歷史聯(lián)系，但是由于實(shí)體檔案只能選擇一個(gè)維度作為標(biāo)準(zhǔn)，這就使得其破壞了其他維度之間聯(lián)系。而隨著計(jì)算機(jī)發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)開(kāi)始脫離實(shí)體束縛，利用信息技術(shù)，可以只對(duì)檔案歷史聯(lián)系進(jìn)行整理，而不去整理相關(guān)實(shí)體。通過(guò)這種整理方式，可以有效實(shí)現(xiàn)復(fù)雜檢索，減輕管理成本。

（三）實(shí)體與歷史聯(lián)系。在傳統(tǒng)實(shí)體整理中，由于檔案實(shí)體和其中歷史聯(lián)系是在整理過(guò)程中同步完成，即通過(guò)對(duì)實(shí)體進(jìn)行排序，實(shí)現(xiàn)對(duì)于歷史聯(lián)系整理，而正是由于這一原理，使得在實(shí)體整理結(jié)束之后歷史聯(lián)系智力也就隨之結(jié)束，由于實(shí)體文件存在唯一性，只能線性排序，因而使得歷史聯(lián)系也必然是線性排列。

三、檔案整理核心

檔案整理核心可以用結(jié)構(gòu)思想來(lái)進(jìn)行相應(yīng)解釋。結(jié)構(gòu)思想主要是指：對(duì)于任何事物而言，其自身結(jié)構(gòu)決定了其自身性質(zhì)、用途等。根據(jù)這一理論，文件來(lái)源于人類社會(huì)，來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，相互之間歷史聯(lián)系本身就包含于文件實(shí)體之中，檔案人員不需要對(duì)其進(jìn)行加工和處理。與之相對(duì)應(yīng)，雖然檔案也是來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，但是其排列工作卻要從多維角度進(jìn)行考慮，這也就導(dǎo)致檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行加工和處理。所以，整理歷史聯(lián)系也就成為了檔案整理核心。

對(duì)于現(xiàn)代檔案整理而言，其本質(zhì)就是使檔案社會(huì)實(shí)踐關(guān)系和歷史關(guān)系之間可以保持合適對(duì)稱性。在檔案整理過(guò)程中，首先需要根據(jù)社會(huì)實(shí)踐的實(shí)際情況，進(jìn)行相應(yīng)排序工作。排序目的，就是要使檔案與社會(huì)實(shí)踐相對(duì)應(yīng)，還原歷史真相。

檔案整理一共經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段：原始檔案整理、傳統(tǒng)檔案整理以及現(xiàn)代檔案整理。在這三個(gè)階段當(dāng)中，都包含了對(duì)于檔案的實(shí)體整理過(guò)程，并且都在操作過(guò)程中關(guān)注了歷史聯(lián)系。而這三個(gè)階段之間區(qū)別主要體現(xiàn)在對(duì)于歷史聯(lián)系的應(yīng)用程度各不相同，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展和信息量不斷增大，歷史聯(lián)系應(yīng)用水平也在不斷得到提升，其維度也經(jīng)歷了從一維到多維發(fā)展過(guò)程。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在任何時(shí)候都是治理國(guó)家的重點(diǎn)領(lǐng)域。通過(guò)檔案管理工作，有效促進(jìn)了國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)，奠定了我國(guó)在歷史上各個(gè)時(shí)期的地位。而隨著信息化建設(shè)不斷加快，使得檔案整理工作重要性得到進(jìn)一步體現(xiàn)，通過(guò)研究和學(xué)習(xí)檔案整理核心與本質(zhì)，可以有效提升我國(guó)檔案管理水平，從而促進(jìn)國(guó)家綜合實(shí)力建設(shè)。

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