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論檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理向精細(xì)化創(chuàng)新化管理的轉(zhuǎn)變

蘇磊

哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150001

[摘要]檔案管理是企業(yè)發(fā)展壯大的內(nèi)部動(dòng)力，只有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，才能使企業(yè)順利的開展各項(xiàng)工作，形成規(guī)范化的市場(chǎng)秩序，最終為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。對(duì)檔案進(jìn)行有效管理的途徑有很多，本文中主要是以檔案學(xué)為專業(yè)的管理方式進(jìn)行論述，在對(duì)檔案開展標(biāo)準(zhǔn)化的管理過程中，使其朝著更加精細(xì)化的方向發(fā)展，使得企業(yè)內(nèi)部具有核心競(jìng)爭(zhēng)力，這樣企業(yè)在同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中才能成為佼佼者，在國(guó)家市場(chǎng)上才能成為其他企業(yè)強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，希望通過本文的論述能夠?yàn)楫?dāng)今的企業(yè)管理者提供一些啟示性的意見。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；精細(xì)化；創(chuàng)新化

社會(huì)發(fā)展到今天，各行各業(yè)都已經(jīng)形成了固有的發(fā)展模式，并且在改革開放的浪潮中得到不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展中重要內(nèi)容的檔案管理，具有重要的地位，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供內(nèi)在的保障與支援，同時(shí)也能從外部為企業(yè)的發(fā)展帶來新的生機(jī)與活力，因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理具有十分重要的作用。企業(yè)相關(guān)的管理者也逐漸意識(shí)到企業(yè)要想做大做強(qiáng)，必須要具備完善的檔案管理，實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化的發(fā)展，這樣才能在社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)重要的位置，并且保障社會(huì)的發(fā)展與和諧穩(wěn)定。

1、檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.1管理理念滯后

首先，要想使企業(yè)在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程中始終做到與時(shí)俱進(jìn)，就要在思想上提高相應(yīng)的管理意識(shí)，思想和行為是相輔相成的，思想支配行為，行為指導(dǎo)意識(shí)，因此，只有具備了先進(jìn)的檔案管理觀念，才能將這一觀念落實(shí)在實(shí)處，進(jìn)而在企業(yè)中得以實(shí)現(xiàn)。但是，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)面臨的首要問題就是不具備這樣的思想觀念，因而造成無法將行動(dòng)落實(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的保守觀念來對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，不僅與社會(huì)發(fā)展的需要相脫節(jié)，同時(shí)在現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的企業(yè)管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)大眾的需要了，這項(xiàng)工作僅僅做的是無用功，因此急需將固有的觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，相關(guān)的工作人員從自身的意識(shí)上就應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)化的變革，清楚的認(rèn)識(shí)到，只有現(xiàn)代化以及創(chuàng)新化的觀念才是企業(yè)未來發(fā)展的方向，由于當(dāng)前相關(guān)的企業(yè)管理者，沒有意識(shí)到這一觀念的重要性，因此造成檔案管理的模式滯后，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

1.2管理模式滯后

其次，檔案的管理模式關(guān)系到檔案的每一個(gè)細(xì)枝末節(jié)，在當(dāng)前的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理模式仍然占據(jù)在重要的位置上，企業(yè)是不斷發(fā)展的，檔案管理的模式卻與企業(yè)發(fā)展相脫節(jié)，這樣一來，檔案管理模式的滯后性不僅會(huì)影響到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，還會(huì)在內(nèi)部形成一定的負(fù)面影響，無論是內(nèi)外，均不會(huì)為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，因此，在當(dāng)前的企業(yè)管理中來說，如果不能有效的將現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，就無法與世界上先進(jìn)的企業(yè)相競(jìng)爭(zhēng)，從而提升企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，就目前的現(xiàn)狀來看，因?yàn)闄n案管理的模式不健全，因此，在管理檔案的過程中就會(huì)出現(xiàn)如下幾種情況，如管理者私自對(duì)檔案進(jìn)行保管，不注重檔案管理的安全性，造成檔案的丟失，這些都是影響檔案管理的重要的因素，如果不能對(duì)檔案進(jìn)行合理化的應(yīng)用，從根本上來說，企業(yè)整體的發(fā)展也會(huì)變得岌岌可危，因此，改善現(xiàn)有的檔案管理模式是重要的工作任務(wù)。

1.3管理人員薄弱

第三，檔案管理人員每天與檔案朝夕相處，最了解檔案如何能夠進(jìn)行有效的管理，但是有一個(gè)重要的前提條件，那就是具備專業(yè)人員應(yīng)該具有的思想意識(shí)，只有檔案管理人員以身作則，才能立足于本職工作，對(duì)檔案進(jìn)行合理的保管。但是一些企業(yè)的檔案管理人員并不具備轉(zhuǎn)業(yè)的素質(zhì)，并且在工作中存在玩忽職守的情況，有關(guān)管理的思想意識(shí)淡薄，因此造成了在當(dāng)前檔案管理的工作中存在諸多的問題。人的主觀性決定了工作態(tài)度，檔案管理是企業(yè)、單位發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，檔案管理人員應(yīng)該加以重視。

2、促進(jìn)檔案管理向精細(xì)化和創(chuàng)新化方向發(fā)展

2.1管理理念和方法要趨于精細(xì)化

要推進(jìn)檔案管理精細(xì)化，關(guān)鍵取決于更新理念。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制趨于完善，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下的重要地位和作用。促使領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納人現(xiàn)代管理創(chuàng)新的重點(diǎn)內(nèi)容來抓，并加強(qiáng)檔案工作人員，各級(jí)經(jīng)營(yíng)管理人員對(duì)檔案管理重要性的教育，使之形成共識(shí)，充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值作用，更好地為組織發(fā)展和提高經(jīng)營(yíng)管理水平服務(wù)。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)，信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)單位更加需要注重市場(chǎng)信息，知識(shí)信息的積累與應(yīng)用，這就迫切需要通過檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新，更好地發(fā)揮信息資源的集聚和開發(fā)利用作用。要改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)檔案利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位的服務(wù)體系，更主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策、規(guī)劃、總結(jié)、研究和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作服務(wù)，充分開發(fā)利用檔案信息資源，更好地發(fā)揮信息資源共享作用"隨著規(guī)模的擴(kuò)展和產(chǎn)業(yè)的提升，組織機(jī)構(gòu)和管理層面發(fā)生明顯變化，加上現(xiàn)代管理制度要求運(yùn)作規(guī)范、高效，更加講究法律程序化，勢(shì)必只有推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)單位內(nèi)部與外部環(huán)境的變化，更好地適應(yīng)規(guī)范化、法制化、高效化的管理。

2.2管理模式和制度要趨于創(chuàng)新化

一個(gè)單位之所以能持續(xù)快速地發(fā)展，主要得益于機(jī)制!技術(shù)和管理的不斷創(chuàng)新。同時(shí)，科技革命和管理革命都需要檔案管理創(chuàng)新，未來的競(jìng)爭(zhēng)既是科技的競(jìng)爭(zhēng)，也是管理的競(jìng)爭(zhēng)，產(chǎn)品技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，管理也需不斷創(chuàng)新。要把檔案室建設(shè)成為組織的信息中心，成為發(fā)展服務(wù)的資料庫、智力庫、情報(bào)庫，實(shí)行虛擬和實(shí)物相結(jié)合，歷史和現(xiàn)實(shí)相結(jié)合，主動(dòng)和被動(dòng)相結(jié)合的管理模式，利用檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的信息資源平臺(tái)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用，這就足以說明規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理的重要作用。

推進(jìn)檔案管理制度創(chuàng)新，要從加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)人手，按照現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進(jìn)館時(shí)間，根據(jù)不同項(xiàng)目制定歸檔范圍，開展科技檔案編研，擴(kuò)展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進(jìn)檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新，健全行之有效!廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

3、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)要想發(fā)展，不僅要從外部進(jìn)行行之有效的管理，同時(shí)也要從內(nèi)部開展相應(yīng)的科學(xué)化管理，這是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理就是企業(yè)發(fā)展的重要契機(jī)，應(yīng)該加以重視，這樣才符合現(xiàn)代化的檔案管理要求。本文中僅僅提出了當(dāng)前部分檔案管理中存在的問題以及發(fā)展方向，要想將未來的檔案發(fā)展方向變得更加完善，還需要社會(huì)各界同仁的共同努力才能實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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