摘 要：合同管理是企業(yè)眾多重要管理環(huán)節(jié)之一，加強合同的風險管理是保障企業(yè)利益的重要手段之一。隨著公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展以及合同年增長量的不斷提高，合同管理的難度和工作量逐步加大，為提高合同審核效率，進一步完善和規(guī)范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節(jié)點的審核責任，加強合同管理的內(nèi)部控制以及滿足監(jiān)管需要，避免因合同糾紛等相關(guān)問題所帶來的法律風險。

關(guān)鍵詞：合同管理；風險；審批

一、企業(yè)合同管理特點

1.管理特點

合同管理的過程就是防范和控制風險的過程，大部分企業(yè)的合同管理具有管理時間長、參與管理的機構(gòu)和人員多、管理手段多樣性等特點，企業(yè)的合同風險主要包括合同主體風險、合同程序風險、合同內(nèi)容風險、合同履行風險.企業(yè)合同風險是由企業(yè)對合同風險的認識不足，合同風險管理的意識不強；合同管理人員缺乏專業(yè)知識，綜合素質(zhì)不高；合同風險管理制度不完善；合同風險管理機制不健全，管理手段落后等幾個方面的原因造成的.企業(yè)合同風險管理應根據(jù)合同履行的進展分為事前管理、事中管理、事后管理三個環(huán)節(jié)，我們不應該僅盯著合同的簽署，同時也需要關(guān)注合同的后續(xù)環(huán)節(jié)。

2.財務(wù)公司合同審查

根據(jù)京能財務(wù)《合同管理規(guī)定》中關(guān)于合同簽訂事宜中，合同簽訂程序包括：意向接觸、盡職調(diào)查、合同談判、合同文本擬定和備案、合同審核、合同審批、合同簽署、合同蓋章直至最后歸檔。

（1）合同經(jīng)辦人在填寫《合同審批單》中的基礎(chǔ)信息時，偶爾發(fā)現(xiàn)會有相關(guān)支持性文件遺漏、或者填寫不完整的現(xiàn)象產(chǎn)生，主要包括指與合同內(nèi)容相關(guān)的簽報、法律審核管理表、制式合同備案表等。

（2）合同簽訂日期與法務(wù)崗審查日期不一致，這一現(xiàn)象主要由于成員單位用款較為突然，往往提前進行資金撥付，后簽訂合同。

（3）合同交付歸檔時間較長，合同往往在履行完審查手續(xù)后，經(jīng)辦部門并未及時交付合同原件至公司法務(wù)崗，造成和合同歸檔時間較長，造成催繳現(xiàn)象產(chǎn)生，影響整體合同歸檔工作進度。

二、風險來源

企業(yè)合同管理中的風險種類根據(jù)風險源的不同一般有兩種情況，一是來自企業(yè)外部的風險：主要表現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)營活動受國家法律環(huán)境、政策環(huán)境的影響；二是企業(yè)內(nèi)部管理風險：主要是決策風險、操作風險以及財務(wù)風險等，企業(yè)具體為：

（1）客戶風險?？蛻麸L險是由于客戶原因造成的風險，如客戶未按規(guī)定履行合同的相關(guān)義務(wù)造成違約而形成的信用風險，

（2）決策風險。決策風險是指在合同項目決策過程中的風險。如，因重大事項、重大資金等重要事項的決策意見而發(fā)生的風險。

（3）操作風險。操作風險是指在合同執(zhí)行過程中發(fā)生的風險，主要是有關(guān)內(nèi)容、資金等方面的原因引起的。

三、建立合同執(zhí)行風險管理機制的目標

1.總體目標

（1）確保將合同風險控制可承受的范圍內(nèi)；

（2）確保合法合規(guī)，遵守有關(guān)法律法規(guī)；

（3）保證公司0合同糾紛；

（4）保證公司各項業(yè)務(wù)穩(wěn)健運行；

（5）確保合同風險得到及時糾正。

2.具體目標

變被動管理為主動管理，突破當前以內(nèi)控監(jiān)督檢查帶動內(nèi)控體系文件修訂的管理方式。建立內(nèi)控環(huán)境變化反映及時性、風險評估常態(tài)化、控制活動流程科學有效維護、信息在公司內(nèi)、外部有效溝通，并通過定期的自我評價檢驗內(nèi)控有效性的動態(tài)化管理機制。通過合理、適用、嚴謹?shù)膬?nèi)控流程設(shè)計，和對控制活動的嚴格執(zhí)行和檢查，保證公司始終處于安全、穩(wěn)定的經(jīng)營狀態(tài)。

四、如何提升合同管理方法

1.動態(tài)關(guān)注

動態(tài)關(guān)注就是隨時關(guān)注合同執(zhí)行中產(chǎn)生的情況變化，尤其需要掌握對公司不利的變化，如因存貸款利率發(fā)生調(diào)整，成員單位發(fā)出合同利率變更邀請，公司在同意其申請后，需要及時對合同要素進行修改、變更、補充、作廢終止。往往一個數(shù)字的變更就會引起大量的連鎖變更，各部門之間的協(xié)同工作也是相當主要的，信息的傳遞也要進行動態(tài)更新，若合同發(fā)生變化，而并未提出發(fā)現(xiàn)問題，則可能導致后面發(fā)生費用索賠時無法追溯源頭，造成合同糾紛產(chǎn)生。

因此各方面在加強合同管理的同時，合同風險可由各方進行相關(guān)分攤。及時了解合同所處的情況是防范企業(yè)法律風險的基礎(chǔ)性工作，沒有了解所處情況，何談防范，動態(tài)關(guān)注合同管理中第一道風險屏障。

2.合同電子化

對于企業(yè)日常經(jīng)濟活動中大量合同是屬于一般合同這個現(xiàn)狀，為提高時效，應采取“流程”管理的方式，即主要應以優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、建立風險管理制度和建立風險監(jiān)控機制等方面加強管理。

隨著公司業(yè)務(wù)的的迅速發(fā)展，業(yè)務(wù)量不斷增加，業(yè)務(wù)種類繁多，傳統(tǒng)的老式合同管理方法無法滿足現(xiàn)代合同管理的需要，極易產(chǎn)生合同丟失，查閱不便等現(xiàn)象產(chǎn)生，造成內(nèi)控體系缺失與不完善，為提高合同審核效率，進一步完善和規(guī)范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節(jié)點的審核責任，加強合同管理的內(nèi)部控制和監(jiān)管，企業(yè)應該通過搭建網(wǎng)上審批合同平臺，并與ERP和0A系統(tǒng)對接實現(xiàn)合同審核電子化，即合同審查由紙質(zhì)審核流程，變?yōu)榫W(wǎng)上審核流程。

全面推行閉環(huán)管理從合同管理的組織制定、履行跟蹤、推行合同管理的電子化、格式化、程序化、全程化、專業(yè)化，實現(xiàn)合同簽訂、履行和支付全面的風險管理。建立完善的檔案保管機制，應做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。檔案的查閱、借用、復制是否建立相關(guān)臺賬等。

3.發(fā)揮崗位把關(guān)作用

即合同主辦部門的初審以及合同管理部門的再審作用，合同主辦部門作好簽約對象的主體資質(zhì)初審，因公司大部分合同簽訂對象為成員單位，應主要考慮償還能力、信用評級、盈利效益等諸多因素，合理地選擇簽約對象，認真做好決策審批，從決策層至執(zhí)行層均應嚴格按照COSO內(nèi)部控制五要素構(gòu)建評價指標體系。從合同的準備、訂立、履行、后續(xù)督辦進行評價、管理等相關(guān)事宜。

事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價，部門負責人、部門主管領(lǐng)導、法律崗也應再次核實合同簽訂要素，即標的、金額、履行期限、爭議糾紛解決辦法等，法律崗位應確定是否所有的合同都經(jīng)過內(nèi)部審批，是否有相關(guān)決策文件作為支撐依據(jù)，查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。對于合同條款的完整性做出評價，簽訂單位、金額、方式和違約責任等內(nèi)容是否準確。加強對合同條款合規(guī)性的審查力度，關(guān)注合同風險，合規(guī)性指標。不能因為有前幾道審批程序而放松警惕，造成經(jīng)濟損失。對于合同專用章使用和保管，合同專用章保管人應切實核查需蓋章文件，審核蓋章流程，是否符合公司的規(guī)定，有無濫用行為。

4.加強內(nèi)控意識，開展專項培訓

聘請專業(yè)講師與培養(yǎng)內(nèi)部講師相結(jié)合，可以針對公司合同管理相關(guān)問題進行利用公司內(nèi)部講師對于合同審核相關(guān)要素進行全員培訓。同時，可以聘請外部專業(yè)講師，針對合同糾紛的產(chǎn)生、解決、預防等幾方面對公司全員進行多角度、多層次的合同管理專題培訓。從思想意識上提高合同管理的主觀意識，加強風險防范理念。

5.加強事前風險控制，明確合同審批流程

財務(wù)公司現(xiàn)階段合同管理流程：

合同經(jīng)辦人→合同經(jīng)辦部門經(jīng)理→合同經(jīng)辦部門負責人→法務(wù)崗→總經(jīng)理（視合同類別是否傳至董事長）

加強新業(yè)務(wù)的事前風險控制，新業(yè)務(wù)開展前，風險管理部及時做好合規(guī)性審查，由新業(yè)務(wù)主管部門負責人、具體經(jīng)辦人員、風險管理崗及法律崗研討新業(yè)務(wù)風險點，梳理新業(yè)務(wù)管理流程，開展新業(yè)務(wù)風險識別，從新業(yè)務(wù)開展初期就減少風險點的存在，新業(yè)務(wù)開展3個月后，再次對所經(jīng)辦合同進行分析，研究風險點，總結(jié)經(jīng)驗，形成長效機制。

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作者簡介：郭方正（1988- ）男，漢族，北京人，風險主管，西蘇格蘭大學商務(wù)分析專業(yè)，京能集團財務(wù)有限公司，研究方向：人力資源相關(guān)風險