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企業(yè)人事檔案管理中存在的問題與對策

高楊

哈爾濱地鐵集團(tuán)有限公司

[摘要]人事檔案工作是企業(yè)人事管理工作的重要組成部分，一個企業(yè)人事檔案管理工作做得如何直接關(guān)系到企業(yè)的工作效率，同時，檔案也能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。本研究主要從我國企業(yè)人事檔案管理的實際情況出發(fā)，針對企業(yè)檔案管理制度和檔案意識做了分析，并給出了指導(dǎo)建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理工作；檔案管理；工作效率

人事檔案的管理工作不僅關(guān)系到員工的身份認(rèn)定和各種社會保險辦理，而且關(guān)系到企業(yè)人力資源的管理，人事調(diào)動提供可靠的依據(jù)。近年來，隨著改革開放的步伐，我國企業(yè)的人事檔案管理工作已經(jīng)越來越科學(xué)而有序，但是由于人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理科學(xué)的要求。因此，人事檔案工作如何與時俱進(jìn)，為企業(yè)合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考，使其更好地幫助企業(yè)發(fā)展。

1.目前我國企業(yè)中人事檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度與用人機(jī)制脫節(jié)

最開始，企業(yè)在為員工辦理檔案只是為了記錄員工的勞動合同、工作期間績效考核情況、調(diào)動及離職情況等，檔案內(nèi)容主要是員工在職期間信息。由于這些信息被視為企業(yè)內(nèi)部信息，因此企業(yè)通常不接受員工在入職前的履歷，從而沒有形成連續(xù)性的記錄。這種管理制度很快就暴露出了弊端，類似于干部人事檔案管理模式，這種管理模式往往只適用于本企業(yè)人員，雖然方便查找和利用，也很有利于人事檔案的保密工作。但是隨著企業(yè)與國際接軌，企業(yè)之間的聯(lián)系越來越密切，人事流動也越來越頻繁，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在錄用人才時，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工只要給企業(yè)創(chuàng)造了足夠的價值，即可自由選擇更適合自己的崗位?？墒且恍┢髽I(yè)在管理體制上仍然做不到“檔隨人走”，在員工為求個人發(fā)展跳槽到另一單位時，舊雇主為維護(hù)本單位利益扣留員工的人事檔案，不僅影響力員工的前途，引發(fā)糾紛，而且在管理上嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力、資金。人事檔案的來源與內(nèi)容具有廣泛性和復(fù)雜性，人事變動工作需求具有靈活性，如果企業(yè)職工層與企業(yè)人事檔案管理方法不配套，就會造成人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價值,人事檔案材料空洞等問題。管理者無法通過人事檔案了解員工的相關(guān)信息，從而對人力資源進(jìn)行科學(xué)管理，那么現(xiàn)行的人事檔案管理體制也難以發(fā)揮其服務(wù)功能。

1.2對人事檔案管理意識不足

在信息化高度發(fā)展的今天，檔案作為一種個人信息，既是企業(yè)或組織進(jìn)行正常商務(wù)運(yùn)作和管理不可或缺的資源，也涉及到公民生活的方方面面，是個人隱私等的重要載體，無論是個人還是單位，保隱私和財產(chǎn)安全性都是非常重要的。但是很多企業(yè)人事檔案管理人員對人事檔案重視意識十分淡薄，責(zé)任心不強(qiáng)，在鑒定審查時要求不嚴(yán), 只記錄員工的個人基本信息、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對個人業(yè)績、動態(tài)的材料不予歸檔，不能客觀地反映一個人的全貌。究其原因還是對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理意識淡薄，管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，對人事檔案管理的認(rèn)識不足，管理觀念仍比較落后，以為檔案是靜止和枯燥的，不去動態(tài)跟蹤，對員工的檔案進(jìn)行進(jìn)一步完善。此外，部分企業(yè)的管理水平較低,仍以手工操作為主，不僅效率低下,而且容易增加工作失誤頻率。對個人信息的安全保密措施落后,隨著文件信息的累積，給信息的查詢帶來巨大困難。再一個就是，企業(yè)人事檔案利用價值不高，由于檔案材料的不完善和滯后性，無法客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。另一方面，企業(yè)不重視人事檔案的更新，沒有注意到人事檔案的動態(tài)性特點(diǎn)，不根據(jù)當(dāng)事人的情況變化補(bǔ)充新材料,及時提供新信息。這些因素都人造成了人員與其檔案的分離，從而降低了企業(yè)人事檔案的利用率。

2.針對以上問題提出的對策

2.1提高人事檔案管理工作的科學(xué)性

科學(xué)地管理企業(yè)人事檔案，是優(yōu)化企業(yè)管理模式的一種有效方式。在經(jīng)濟(jì)全球化的形勢下,我國企業(yè)的人事檔案管理應(yīng)該從傳統(tǒng)人事管理模式向現(xiàn)代人力資源管理模式的方向轉(zhuǎn)變,這是日益復(fù)雜的人才環(huán)境對企業(yè)的要求，也是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的迫切需要。一個先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)離不開現(xiàn)代計算機(jī)科學(xué)，為了應(yīng)對復(fù)雜的人事管理工作，企業(yè)應(yīng)該委托軟件公司設(shè)計開發(fā)適合本企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的檔案管理系統(tǒng)，提高公司的檔案管理工作效率。將員工的基本檔案、調(diào)動記錄、獎懲記錄、個人經(jīng)歷、職稱評定、以及合同信息錄入檔案管理系統(tǒng)，做到歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚，系統(tǒng)維護(hù)人員直接控制信息的錄入、查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出、備份等功能，而且可以對檔案的變動進(jìn)行及時的更新。另外，要建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，對不適應(yīng)新形勢的規(guī)章制度，要及時進(jìn)行改革。精簡各種手續(xù)，采取更加現(xiàn)代化的檔案錄入方式，樹立以人為本的管理思想，保障好員工的信息安全，在人事變動方面，要以事實為依據(jù)，以人能力、特長、興趣、心理狀態(tài)等綜合情況來科學(xué)的安排最合適的工作。

2.2規(guī)范企業(yè)人事檔案管理工作

挺高檔案管理意識，這一點(diǎn)無論是對于企業(yè)還是員工個人，都是必要的。要認(rèn)識到檔案不只是辦理各種手續(xù)的憑證，更是個人歷史的一種書寫。企業(yè)的競爭最終還是靠人才，如果企業(yè)不重視人事檔案管理，很難管理和使用人才。對于個人，信息泄露不只是技術(shù)問題，而是一個社會問題，關(guān)系到自己的切身利益。對于管理者來說，人事檔案管理工作是一項技術(shù)性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作,管理者的素質(zhì)直接影響到人事檔案管理水平的高低，要促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展,就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。增強(qiáng)他們的責(zé)任意識，明確工作職責(zé)，嚴(yán)守制度，管好人事檔案。因此，企業(yè)應(yīng)該注重對檔案管理者的在職教育，強(qiáng)化依法管檔的意識，同時健全企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，對專業(yè)人員起到約束作用，出了事情能第一時間找到原因。總而言之，人事檔案管理是企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，一個企業(yè)的發(fā)展與其擁有的人力資源是密不可分的。特別是在經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢下，企業(yè)要想做大做強(qiáng)，就必須學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理科學(xué)，優(yōu)化內(nèi)部管理機(jī)制，與世界接軌。而作為重要的基礎(chǔ)工作之一的檔案管理工作，健全檔案管理制度，提高管理者專業(yè)素質(zhì)是目前我國企業(yè)要學(xué)習(xí)的。把檔案管理工作抓緊抓好，是對員工的尊重，也是對企業(yè)管理水平的提升。

結(jié)語

人事檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要組成部分，如果人事檔案管理制度跟不上企業(yè)用人機(jī)制的變化，就會影響人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性,給人事工作帶來諸多麻煩，不符合科學(xué)管理的理念。因此，切實做好檔案歸類和整理，健全企業(yè)人事檔案管理制度，提高檔案管理意識，不僅是對人才的尊重，也有利于管理者在企業(yè)內(nèi)對人力資源進(jìn)行合理的配置，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。

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