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“大數(shù)據(jù)”背景下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理探析

徐晶晶

余姚市招標(biāo)投標(biāo)中心浙江余姚315400

[摘要]隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，信息化建設(shè)的進(jìn)程在不斷地加快，信息化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的發(fā)展方向。招投標(biāo)檔案在大數(shù)據(jù)背景下應(yīng)逐步朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。本文分析了大數(shù)據(jù)時代背景下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理面臨的問題及思考，以期促進(jìn)招投標(biāo)檔案事業(yè)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；招投標(biāo)；檔案；數(shù)字化管理

1.引言

隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷的革新,檔案工作也發(fā)生了很大的變化。各類檔案的數(shù)量隨著時間的推移大大增加，各種新型的檔案記錄方法以及信息介質(zhì)大量出現(xiàn)，同時，由于檔案保管條件不理想、設(shè)備設(shè)施不完善以及管理方式不到位等因素影響，使得檔案時有受損。此外，隨著社會信息化進(jìn)程的不斷加快,人們對信息的要求越來越高，檔案利用的傳統(tǒng)方法不能滿足人們的需求。信息獲取的深度與廣度、范圍與時效性需要進(jìn)一步的提高,傳統(tǒng)的檔案管理方法受到了強(qiáng)烈的沖擊，因此，必須改善檔案管理的技術(shù)和物質(zhì)條件,提高檔案管理的質(zhì)量及效率,數(shù)字化檔案管理亟待研究。

2.檔案數(shù)字化概述

現(xiàn)如今，檔案的價值越來越高，社會對檔案管理的要求也越來越高了。傳統(tǒng)的檔案管理模式，歸檔資料多為紙質(zhì)材料，立卷工作既繁瑣、量又大，隨著時間的推移，已經(jīng)不能適應(yīng)高速發(fā)展的社會。隨著計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，不僅減少了檔案工作人員的工作量，而且大幅度提高了檔案工作的效率，使檔案管理工作取得了較大進(jìn)展。檔案管理工作要做到用好、管好，需將檔案管理工作與公文管理融合，做好各類信息資源的采集、整理、發(fā)放及歸檔工作，務(wù)必要想方設(shè)法使自身的管理水平提高，做好從傳統(tǒng)手工管理檔案的方式向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變。因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，是檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，檔案管理數(shù)字化為檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，提供強(qiáng)有力的幫助。檔案數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，它利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.大數(shù)據(jù)時代招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理面臨的問題

在大數(shù)據(jù)時代這一新形勢下，招投標(biāo)檔案數(shù)字化過程面臨著各種問題和壓力，如何開展此項工作成為我們亟待解決的問題。一是素質(zhì)需要提高。在信息化逐步加深的今天，傳統(tǒng)檔案已經(jīng)無法與數(shù)字化檔案相比較，在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案工作人員只要具備可勝任檔案管理工作的技能即可，但在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作人員不能局限于檔案的收集、管理、利用，除了需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，保障電子檔案的可讀性、完整性以及安全性。有的檔案工作人員因一崗兼多職，沒有足夠的時間和精力從事檔案管理工作，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。二是設(shè)備需要升級。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息泛濫，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，招投標(biāo)檔案的數(shù)字化，在管理、收集、利用方式上發(fā)生很大的變化，具有較高的科學(xué)性及先進(jìn)性。開展招投標(biāo)檔案信息資源數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)中對招投標(biāo)信息進(jìn)行分析、挖掘，離不開軟、硬件設(shè)備的支撐,但是部分單位的檔案管理配套設(shè)施不足、軟件開發(fā)思慮不足、性能不完善等問題，造成了招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的信息系統(tǒng)不規(guī)范，無法建立多層次的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，使得檔案信息達(dá)不到共享性的相關(guān)要求，檔案數(shù)字化管理進(jìn)程推進(jìn)遲緩，阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展。三是標(biāo)準(zhǔn)需要規(guī)范。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動化的普及，招投標(biāo)工作產(chǎn)生了大量的電子文件，但在《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》以及《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》等法律法規(guī)，對招投標(biāo)檔案工作無明顯規(guī)定。雖然招投標(biāo)事業(yè)發(fā)展迅速，但還處于不斷摸索、完善和提高的階段，法律法規(guī)沒有詳細(xì)對招投標(biāo)檔案管理進(jìn)行規(guī)定，使得各地招投標(biāo)檔案管理方法不一，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使之不能與當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下對檔案管理的新要求相適應(yīng)，這在很大程度上抑制了檔案數(shù)字化的發(fā)展。

4.大數(shù)據(jù)時代招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理思考

大數(shù)據(jù)時代，我們需要用發(fā)展的眼光去認(rèn)識了解招投標(biāo)檔案，對招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理提出專業(yè)的要求和精深的標(biāo)準(zhǔn)。一是培養(yǎng)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理人才。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要加快招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理，根據(jù)本單位自身實(shí)際情況制定管理規(guī)范，加強(qiáng)組織內(nèi)部的檔案數(shù)字化管理，使之科學(xué)化、規(guī)范化。檔案工作人員也要迅速反應(yīng)，積極應(yīng)對，不僅要有過硬的檔案專業(yè)知識，還要提高計算機(jī)操作技術(shù)能力和信息化管理素養(yǎng)，只有掌握招投標(biāo)業(yè)務(wù)、精通計算機(jī)操作、熟悉檔案知識的檔案人員，培養(yǎng)一批既懂業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，才能夠應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代對招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)。二是夯實(shí)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)。開展招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理工作，是以計算機(jī)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施為依托，以檔案軟件綜合管理為手段進(jìn)行全面控制。大數(shù)據(jù)時代下，信息安全至關(guān)重要，招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理存在兩方面的隱患，即檔案質(zhì)量控制和檔案安全控制，需要重點(diǎn)加強(qiáng)各種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器設(shè)施的配置，切實(shí)解決檔案網(wǎng)絡(luò)化推廣中存在的實(shí)際困難和問題，通過監(jiān)控技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等手段，保留檢索利用日志，加強(qiáng)保密管理，避免信息泄漏。檔案工作者需要與時俱進(jìn)，熟練使用專門的操作系統(tǒng)軟件要求，掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等技能，努力成為專業(yè)的復(fù)合型人才，與此同時，檔案工作者還須強(qiáng)化安全意識，加強(qiáng)權(quán)限管理，增強(qiáng)防御能力，為深入開展招投標(biāo)檔案資源數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好條件。三是拓展招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理形式。結(jié)合招投標(biāo)工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術(shù)，積極改變傳統(tǒng)工作模式, 采用設(shè)置專業(yè)檔案管理部門，充分考慮各機(jī)構(gòu)、各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，利用CA認(rèn)證技術(shù),將CA認(rèn)證應(yīng)用于電子招標(biāo)前期資料、電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子招標(biāo)后期資料等備案確認(rèn)，解決了實(shí)名認(rèn)證和行為防抵賴問題，并且根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》的有關(guān)規(guī)定，使得這些電子資料都具備法律效力，維護(hù)了相關(guān)各方的合法權(quán)益，解決合同糾紛。同時，按照招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，設(shè)置相應(yīng)程序，輕點(diǎn)鼠標(biāo)就可將信息統(tǒng)一錄入，形成招投標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上實(shí)時管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。

5.結(jié)束語

隨著社會信息化的不斷加速，采用數(shù)字化管理方式已經(jīng)成為招投標(biāo)檔案信息管理必然趨勢。然而，由于多種原因，造成招投標(biāo)檔案信息數(shù)字化管理還存在一些問題，如何在大數(shù)據(jù)背景下，做好招投標(biāo)檔案管理數(shù)字化工作是我們面臨的課題，將信息管理系統(tǒng)運(yùn)用到招投標(biāo)案數(shù)字化管理中，對招投標(biāo)檔案更好的服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展大有裨益。

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