彭彥權(quán)

巴彥縣婦幼保健院

醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探

彭彥權(quán)

巴彥縣婦幼保健院

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，在檔案管理方面人們已經(jīng)不再滿足手工整理的方法，因此醫(yī)院的檔案管理水平在不斷提高，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的人工管理檔案到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，筆者通過對目前我國檔案管理水平的分析，提出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點，僅供參考。

檔案管理；公立醫(yī)院；數(shù)字化模式

數(shù)字化的檔案管理模式在檔案管理事業(yè)當中很受歡迎，它改變了傳統(tǒng)的人工整理檔案效率低下的特點。在醫(yī)院的檔案管理事業(yè)中，隨著近幾年患者的增多，醫(yī)院的業(yè)務(wù)往來也逐漸增多，這就給檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)，針對這一現(xiàn)象，醫(yī)院也采用了數(shù)字化的管理手段，通過信息技術(shù)設(shè)立專門的操作系統(tǒng)，實現(xiàn)了自動檢索查找檔案的目的，提高了檔案工作的辦事效率。

一、檔案數(shù)字化管理概述

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步數(shù)字化的概念越來越清晰，經(jīng)濟體制的改改使得社會的發(fā)展速度不斷加快，企業(yè)要想在激烈的競爭中獲得發(fā)展的空間，就要不斷轉(zhuǎn)變管理方法，因而數(shù)字化的管理方式就產(chǎn)生了。數(shù)字化的檔案管理方法相比傳統(tǒng)的管理方法，工作效率更高，整理起來更加準確，查找起來也更加方便，數(shù)字化管理方法的發(fā)明不但提高了辦事效率，節(jié)省了人力物力，還改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲弊端，節(jié)省了存儲的空間，為企業(yè)的發(fā)展提供了更多的便利。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.整體檔案管理意識不強

醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常進行離不開檔案工作的支持。一個醫(yī)院檔案管理工作的有序進行，有助于醫(yī)護人員總結(jié)工作經(jīng)驗調(diào)整工作方法，為其他工作的開展提供了保障，但是目前我國的很多醫(yī)院都把主要任務(wù)放在救死扶傷上面，沒有真正把檔案管理工作重視起來，認為檔案管理工作不是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)，長此以往，就造成了醫(yī)院的檔案混亂，查找時十分不方便，給醫(yī)院其它工作的開展帶來極大的不便。

2.缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

隨著社會的不斷進步，醫(yī)療技術(shù)水平也不斷提高，這其中很大一部分原因就是醫(yī)院經(jīng)常組織人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以在第一時間掌握先進的技術(shù)知識，可以學(xué)以致用，而醫(yī)院確很少組織檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)不到先進的管理方法，使管理人員缺乏先進的管理技術(shù)，極大地阻礙了檔案工作的開展。

3.檔案管理制度不健全

在我國的醫(yī)院現(xiàn)行制度中，沒有明確對檔案管理工作做出規(guī)范，使得在實際工作中管理人員沒有明確的工作標準，在管理上也就沒有依據(jù)可循，在績效考核中也沒有把檔案管理工作納入考核的范圍內(nèi)，是工作人員在實際工作中缺乏積極性，造成檔案在整理的過程中出現(xiàn)紕漏，這些都是制度上的不健全造成的。

4.檔案數(shù)字化的存儲安全性較差

很多醫(yī)院對于檔案信息的存儲缺乏安全預(yù)防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應(yīng)的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責(zé)任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導(dǎo)致信息被篡改或泄露。

三、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強化檔案意識 加強宣傳組織工作

加強檔案管理工作首先要從意識上加強對檔案管理的認識，首先檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強對檔案的管理，通過一些宣傳工作加強整個醫(yī)院對檔案的重視程度，引進先進的技術(shù)手段，優(yōu)化檔案的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理與醫(yī)護人員的業(yè)務(wù)同步，在業(yè)務(wù)上為醫(yī)院提供保障，讓醫(yī)護人員了解檔案管理工作的重要性。

2.樹立正確的法制意識

醫(yī)院的檔案管理工作是一項復(fù)雜而責(zé)任重大的工作，檔案管理工作的有序進行可以確保工作人員的利益和患者的合法權(quán)益，因此在檔案管理的工作中，一定要按照國家的法律規(guī)定辦事，按照醫(yī)囑實施對檔案進行整理，工作人員不得對檔案內(nèi)容進行隨意更改，必須按照規(guī)定進行整理歸檔，以免在日后的工作中查找。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負責(zé)，各科室負責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，都是通過工作人員手工對一段時間的檔案材料進行整理歸檔，這種方法不但工作效率低下，還浪費人力物力資源，在信息化的時代下，要學(xué)會利用科學(xué)技術(shù)來改變工作方法，醫(yī)院要加大對檔案管理工作的扶持力度，更新硬件設(shè)備，設(shè)備的先進程度決定著檔案管理工作效率及精準度，也可以更好地促進醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開展。

5.適應(yīng)高科技發(fā)展 增添醫(yī)院檔案管理新內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理中對于影像及其它數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段，因為醫(yī)院檔案門類較多，對所有繁雜的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動，必須保留足夠完整的歸檔材料，如病案、影像資料等。高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子病歷、電子檔案等，它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進行貯存、調(diào)閱，是當前最為方便快捷的檔案儲存與管理方法，因而實行數(shù)據(jù)庫的形式進行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。因此，加強信息橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源共享，有效促進醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的整體發(fā)展，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

6.加強檔案數(shù)字化存儲安全預(yù)防

檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現(xiàn)實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應(yīng)的責(zé)任機構(gòu)，安排專門的責(zé)任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的預(yù)防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務(wù)器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認證、數(shù)字簽名等形式增強系統(tǒng)的安全等級，并對客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關(guān)數(shù)據(jù)及時備份，確保系統(tǒng)在任何時候都能滿足工作需要。

四、結(jié)語

近幾年隨著我國現(xiàn)代化水平的不斷加快，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平不斷提高，數(shù)字化的管理模式需要隨著社會的發(fā)展不斷豐富其內(nèi)容，不是停滯不前的工作內(nèi)容，因此在實際工作中，要根據(jù)實際工作的需要，設(shè)立自己的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理與其他業(yè)務(wù)同步進行，通過數(shù)字化的系統(tǒng)可以自行檢索查找檔案，促進醫(yī)院業(yè)務(wù)的平穩(wěn)有序進行。

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