劉希國

巴彥縣建筑材料管理站

數(shù)字時代微檔案的云管理研究

劉希國

巴彥縣建筑材料管理站

數(shù)字時代的到來催生了微檔案。由于微檔案是社會信息化的產(chǎn)物，因此在管理時，也需要運用信息化的方式，即云管理方式。云管理不僅擁有大容量，也有利于微檔案的規(guī)范化管理。本文首先對微檔案的特點進(jìn)行了介紹，其次對云管理含義進(jìn)行了分析，最后對數(shù)字時代微檔案的云管理方法進(jìn)行了探討，希望能夠為我國微檔案的管理水平的提高提供借鑒。

數(shù)字時代；微檔案；云管理

微檔案與傳統(tǒng)的檔案或者政府文件檔案有很多的不同，比如形成過程比較隨意，保管環(huán)境不可靠等。盡管現(xiàn)階段，微檔案還未彰顯出價值，但是完全可以斷定，隨著數(shù)字時代的深入發(fā)展，微檔案將會對社會民眾的生活產(chǎn)生非常大的生活，社會民眾也會更加依賴微檔案，因此在此研究微檔案的云管理方式很有必要。

1、微檔案的特點

首先，生成不帶有組織性。微檔案與傳統(tǒng)檔案不同，尤其是形成主體，傳統(tǒng)檔案的形成主體是組織、團(tuán)體等，而微檔案則是個體或者是微組織。此種類型的檔案與政府文件等也不相同，沒有嚴(yán)格的程序來規(guī)定生成過程，可以說，微檔案的整個生成模式都十分隨意，并不正規(guī)；其次，制作過程缺乏結(jié)構(gòu)性。與傳統(tǒng)檔案相比，微檔案無論是形式，還是內(nèi)容，都未進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的制作，因此信息并不集中，所采集的數(shù)據(jù)也缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，沒有健全的背景資料加以補充，因此所記錄的內(nèi)容比較零散；再次，保管未能形成制度。因為微檔案的形成主體是個體以及微組織，因此并不能在像正規(guī)檔案一樣由正規(guī)組織保管，絕大多數(shù)都存在在個人或者微組織手中，因此保管環(huán)境不夠安全，而保管方式也有不恰當(dāng)之處；最后，大量存在。微檔案的大量存在這得益于數(shù)字時代的到來，因為在數(shù)字化時代，數(shù)碼產(chǎn)品得到了最大程度的普及，社會民眾有更多的機會參與到社會活動中，日常生活也更加的豐富，這必然會使得微檔案大量存在?，F(xiàn)階段，微檔案與正規(guī)檔案、政府文件等幾乎可以等量齊觀，隨著數(shù)字時代對人們的生活影響的深入，微檔案數(shù)量將有很有可能超過正規(guī)檔案與政府文件。

2、云管理含義

云管理相對于一般組織化檔案管理，適應(yīng)于微檔案管理。顯然，我們需要創(chuàng)新社會檔案管理方式，在國家金字塔式檔案管理模式之外，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)云管理模式。云管理是指基于互聯(lián)網(wǎng)之上，利用云計算、云存儲、云檢索等技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行升級的智能化網(wǎng)絡(luò)平臺，它擁有海量存儲、實時管理、遠(yuǎn)程服務(wù)等眾多應(yīng)用優(yōu)勢，并能實現(xiàn)檔案管理軟件更新和檔案內(nèi)容的無限擴充。在線檔案館通過“云”來控制后臺數(shù)據(jù)和軟件平臺，包括基礎(chǔ)操作平臺和應(yīng)用操作系統(tǒng)，在線立檔用戶不需要對自己的檔案進(jìn)行任何繁瑣的傳統(tǒng)歸檔操作程序，只需將檔案上傳至分類歸檔模塊中，就可即時實現(xiàn)在線檔案存儲、永久保管、在線檢索與最新應(yīng)用和海量資源的共享。云管理不是虛無縹緲的概念，而是能實現(xiàn)海量存儲、遠(yuǎn)程服務(wù)等眾多應(yīng)用優(yōu)勢的社會化信息集成管理模式。只要有網(wǎng)線接口，云管理通過云技術(shù)可以延伸至社會中每一個個體或是微組織中，是對傳統(tǒng)檔案保管機構(gòu)的升級，也是傳統(tǒng)檔案保管機構(gòu)發(fā)展到高級階段的必要途徑，它極大提升了社會微檔案保管的可操作性。

3、數(shù)字時代微檔案的云管理對策

數(shù)字時代利用云管理方式來進(jìn)行微檔案的管理具有一定的可行性，也具有一定的現(xiàn)實意義。研究者普遍認(rèn)為在數(shù)字化時代實現(xiàn)微檔案的云管理方式主要有兩種，分別為公益型的管理方式、商業(yè)型的管理方式。

3.1 公益型微檔案的云管理方式

此種方式簡單的說就是將將傳統(tǒng)的檔案保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)虛擬保管模式，實現(xiàn)檔案館的虛擬化，各個地區(qū)都建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案館，將該區(qū)域內(nèi)的公民個體或者是微組織手中存在的微檔案集中起來進(jìn)行管理。公民個體以及微組織可以注冊成為用戶，這樣就能夠免費獲得相應(yīng)存量的硬盤，同時可以根據(jù)數(shù)字檔案館中的各個模塊需求，有選擇性的上傳個人信息。另外，公民個體與微組織也能夠利用在線管理的方式來管理自己的微檔案，主要注冊登錄之后，就能夠共享信息資源，公民個體與微組織在線時間越長或者在線管理活動越多，所獲得經(jīng)驗值就越高，立檔的級別也就越高，這樣就能夠更大存量的銀盤，也能夠獲得更多的管理權(quán)限?，F(xiàn)階段，我國某些城市的公益型微檔案管理體系已經(jīng)建設(shè)完成。某市構(gòu)建了家庭檔案網(wǎng)，這是我國第一家社會公益性網(wǎng)站。該網(wǎng)站設(shè)置了多種模塊，比如家庭資訊、理論探索、網(wǎng)上展廳等。市民注冊之后，即能夠上傳與管理家庭檔案，也能夠免費發(fā)布買賣收藏信息。家庭檔案網(wǎng)的構(gòu)建對和諧社會的構(gòu)建起著積極的作用，尤其是家庭關(guān)系明顯改善，正是由于該網(wǎng)站為社會發(fā)展起到了積極的作用，同時也迎合了當(dāng)今的社會民眾，所以廣受歡迎。

3.2 商業(yè)型微檔案的云管理方式

商業(yè)型云管理模式，是通過有償服務(wù)的形式達(dá)到社會微檔案管理的目的。個人或微組織形成的數(shù)字檔案總量是異常龐大的，他們對檔案保管與利用的需求是多樣化的，僅僅依靠公益型云管理模式是無法承擔(dān)起這樣一個巨大的社會職責(zé)的，也無法完全滿足日益多樣化的檔案信息服務(wù)需求。因此，商業(yè)型云管理模式是一種有益的補充，它可以適應(yīng)立檔用戶的不同需要，以此制定不同的管理戰(zhàn)略與服務(wù)戰(zhàn)略，就像文件中心那樣可以提供現(xiàn)代化的海量數(shù)字檔案存儲設(shè)施、科學(xué)的數(shù)字檔案管理和高效的數(shù)字檔案信息服務(wù)。同時，商業(yè)型云管理模式又不同于普通的網(wǎng)絡(luò)硬盤。一方面它是有償?shù)模枰n用戶付費使用，根據(jù)付費多少決定用戶在數(shù)字檔案館中擁有的數(shù)字檔案空間存量；另一方面，它提供的是專業(yè)化的數(shù)字檔案信息服務(wù)，不是簡單的存儲服務(wù)，立檔用戶可以通過付費定制自己的特色服務(wù)，比如用戶可以要求服務(wù)商給自己制作數(shù)字相冊，要求服務(wù)商給自己撰寫傳記或是制作個性化家譜等。另外通過有償服務(wù)，立檔用戶的數(shù)字檔案可以作為身后的數(shù)字遺產(chǎn)留給自己的遺囑傳人，可享受法律保護(hù)，得到永久性保存。這一點是普通網(wǎng)絡(luò)硬盤無法實現(xiàn)的。

4、結(jié)語

綜上所述，可知微檔案由于比較分散，信息不健全，而且海量存在，因此必須選擇一種比較好的管理方式來進(jìn)行微檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案形成過程過于嚴(yán)格，而且時間比較長，并不適合微檔案，相比較而言，云管理方式最合適，不僅存量大，管理也十分靈活。本文是筆者對微檔案云管理多年研究經(jīng)驗的總結(jié)，希望能夠有所幫助。

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