張晶

摘要：高職院校當(dāng)下被稱之為“培養(yǎng)職業(yè)技能型人才的搖籃”，因此高職院校學(xué)生檔案管理工作不可忽視。本文從高職院校學(xué)生檔案管理的主要內(nèi)容、特點(diǎn)和現(xiàn)狀著手，進(jìn)行分析闡述，進(jìn)而提出高職院學(xué)生檔案管理促進(jìn)就業(yè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：促進(jìn)就業(yè)；高職院校；學(xué)生檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）11-0033-02

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、技能、實(shí)習(xí)等活動(dòng)的原始記錄，它記載了高職學(xué)生在校三年的成長(zhǎng)經(jīng)歷，是高職院校檔案管理不可缺少的一部分。它不僅能夠有效地反映出學(xué)生的整體素質(zhì)，也是用人單位用人參照的可靠依據(jù)。目前，隨著“雙向選擇”這一就業(yè)體制在高職院校中推進(jìn)開(kāi)來(lái)，學(xué)生檔案材料成為用人單位選擇人才至關(guān)重要的依據(jù)。

一、高職院校學(xué)生檔案管理的主要內(nèi)容

高職院校學(xué)生檔案包含學(xué)生在校期間的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)業(yè)成績(jī)、思想品德修養(yǎng)、綜合獎(jiǎng)懲情況、身體狀況和誠(chéng)信度等六個(gè)方面的情況。（1）個(gè)人經(jīng)歷：從初中到大學(xué)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，這一部分屬于自傳性的信息，是學(xué)生每一個(gè)學(xué)習(xí)階段最原始的反映。（2）學(xué)業(yè)成績(jī)：從初中到大學(xué)各門(mén)功課的成績(jī)、實(shí)習(xí)、技能培訓(xùn)、等級(jí)考試等成績(jī)。（3）思想品德修養(yǎng)：囊括了政審材料、黨團(tuán)等鑒定證明材料。（4）綜合獎(jiǎng)懲情況：學(xué)生在校期間受到的各項(xiàng)表彰、嘉獎(jiǎng)及違紀(jì)處分等情況。（5）身體狀況：學(xué)生入學(xué)前和畢業(yè)后的體檢報(bào)告及心理健康狀況，這些材料是對(duì)學(xué)生的身體和心理健康狀況的綜合反映。（6）誠(chéng)信度：貧困生簽訂的助學(xué)貸款和高職畢業(yè)生簽訂的就業(yè)協(xié)議、合同等材料。

二、高職院校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

高職院校學(xué)生檔案具有自身的獨(dú)特性，它同本科高校等普通高校的學(xué)生檔案有所不同，其特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。（1）檔案基本信息材料多樣化：高職院校的最終目標(biāo)是“以就業(yè)為導(dǎo)向，培養(yǎng)滿足社會(huì)需要的應(yīng)用型人才”，因而它的錄取范圍很廣，包括普通高中生、中專(zhuān)生、技校生、初中畢業(yè)生（即五年制學(xué)生）等不同層次和地域的生源，通過(guò)檔案材料呈現(xiàn)出學(xué)生們各異的綜合水平、在校情況、技能鑒定等情況，除了基本的學(xué)生檔案信息還有特有的職業(yè)技能鑒定、頂崗實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)教育教學(xué)等高職院校所特有的教學(xué)材料。（2）檔案利用頻繁化：高職院校的學(xué)生不同于普通本科院校畢業(yè)后選擇繼續(xù)深造、檔隨人走，很多沒(méi)有選擇就業(yè)的學(xué)生大多選擇了參軍、自學(xué)考試、專(zhuān)升本、出國(guó)打工等途徑，這就意味著學(xué)生檔案的利用也頻繁化，不同利用途徑所需要提供的檔案材料證明大不相同。比如參軍的需提供該生的錄取新生名冊(cè)，自學(xué)考試的需提供制定模板的某些學(xué)科專(zhuān)業(yè)的成績(jī)分?jǐn)?shù)證明，專(zhuān)升本的需提供該生畢業(yè)成績(jī)單和畢業(yè)證明，出國(guó)打工的學(xué)生根據(jù)申請(qǐng)的國(guó)別不同需提供不同語(yǔ)言和模式的成績(jī)證明和畢業(yè)證明材料。（3）檔案周期性短、流動(dòng)性大、過(guò)渡性強(qiáng)：高職院校學(xué)生學(xué)制比較短，只有2～3年學(xué)制，畢業(yè)后就業(yè)速度較快，從事工作遍布各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，由于其工作相對(duì)于本科院校而言缺乏穩(wěn)定性，加之高職畢業(yè)生本身忙于就業(yè)對(duì)檔案又缺乏足夠重視，很多用人單位沒(méi)有保管人事檔案的資質(zhì)而無(wú)法接受畢業(yè)生檔案，只有極為少數(shù)意識(shí)到檔案重要性的學(xué)生匆忙將檔案存放于市一級(jí)人才、區(qū)級(jí)人才或者二級(jí)代理部門(mén)，檔案管理部門(mén)滯留太多學(xué)生檔案，本著對(duì)畢業(yè)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，越來(lái)越多的派遣不出去的學(xué)生檔案積壓存留在學(xué)校，沒(méi)有更好地發(fā)揮檔案的功效，處于沉睡狀態(tài)。

高職院校學(xué)生檔案管理工作失范勢(shì)必對(duì)就業(yè)工作產(chǎn)生最直接的不利影響，其現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾方面。（1）學(xué)生檔案管理模式陳舊?，F(xiàn)階段大部分高校學(xué)生檔案還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手工操作模式，電子檔案幾乎沒(méi)有在學(xué)生檔案管理部門(mén)建立起來(lái)，個(gè)別高校應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助管理軟件也僅僅局限于學(xué)生基本信息的查詢工作，沒(méi)有一套完整的學(xué)生檔案管理軟件；另外很多高職院校的學(xué)生檔案分散在各個(gè)二級(jí)學(xué)院、學(xué)籍管理部門(mén)或輔導(dǎo)員手上，等到學(xué)生畢業(yè)前夕需要進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移、派遣的時(shí)候再進(jìn)行集中歸檔，時(shí)間倉(cāng)促加之分散管理難免造成日常整理不及時(shí)，不能很好地反映出學(xué)生在校期間的全貌，在用人單位與畢業(yè)生雙向選擇的時(shí)候，勢(shì)必影響到畢業(yè)生的就業(yè)。（2）學(xué)生檔案內(nèi)容單一，可用參考價(jià)值不高。伴隨著大學(xué)擴(kuò)招的大好形勢(shì)，接踵而來(lái)的就是嚴(yán)峻的就業(yè)壓力，用人單位對(duì)錄取畢業(yè)生的要求也越來(lái)越高，作為主要衡量標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生檔案所反映出來(lái)的材料內(nèi)容呈現(xiàn)出諸多問(wèn)題，比如鑒定材料模式化、政治術(shù)語(yǔ)過(guò)多、口號(hào)化，能提供參考的可用信息不多、有的材料呈現(xiàn)出千篇一律的空洞陳述，缺乏學(xué)生綜合素質(zhì)、信用度、實(shí)踐創(chuàng)新等綜合素質(zhì)的材料，比如學(xué)生參加科技創(chuàng)新、專(zhuān)利發(fā)明、心理健康教育、社團(tuán)實(shí)踐、信用貸款等多方面的材料很難歸檔，如此千篇一律的學(xué)生檔案無(wú)法滿足用人單位的需求，只能使學(xué)生檔案停留在最原始的保管層面，沒(méi)有最大限度地發(fā)揮為就業(yè)提供服務(wù)的功效。（3）學(xué)生檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重。一些人檔案意識(shí)淺薄，為了順利推動(dòng)就業(yè)而對(duì)學(xué)業(yè)成績(jī)進(jìn)行涂改造假、對(duì)《畢業(yè)生推薦表》夸大其詞的填寫(xiě)，用人單位在一定時(shí)期內(nèi)發(fā)現(xiàn)學(xué)生的真實(shí)情況與檔案材料不相符、相差甚遠(yuǎn)，勢(shì)必對(duì)公平推動(dòng)就業(yè)工作產(chǎn)生消極影響，畢業(yè)生不能勝任崗位要求，勢(shì)必會(huì)被用人單位辭退，因此對(duì)高職院校就業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)弊端。（4）學(xué)生檔案遺失屢見(jiàn)不鮮。近些年在工作中不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，一方面從入學(xué)開(kāi)始，由于高職院校的生源多樣化，不同地域?qū)n案管理的意識(shí)和觀念有所不同，有少數(shù)的學(xué)生檔案是自帶的，這就增加了遺失和造假的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面從畢業(yè)離校后，個(gè)別高職學(xué)生草率地簽訂就業(yè)協(xié)議書(shū)、或臨時(shí)掛靠某中小企業(yè)根本沒(méi)有去就業(yè)，這就導(dǎo)致了就業(yè)部門(mén)按照程序規(guī)定派遣學(xué)生檔案到就業(yè)協(xié)議書(shū)簽訂的所述單位或單位所在區(qū)級(jí)人才代理，多年后急需用檔案辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納、落戶等切身利益等事項(xiàng)的時(shí)候才想到尋找自己的檔案。試想一下剛?cè)雽W(xué)檔案就遺失了勢(shì)必給三年后學(xué)生就業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重影響，與此同時(shí)不能抱著對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度草率遺失個(gè)人檔案的學(xué)生又怎能讓用人單位對(duì)其青睞呢。

三、高職院校學(xué)生檔案管理促進(jìn)就業(yè)的有效途徑endprint

1.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳工作，在學(xué)生中普及檔案促進(jìn)就業(yè)的意識(shí)?，F(xiàn)階段，人事檔案影響并制約著人們的整個(gè)生活，因此高職院校應(yīng)該積極廣泛地從團(tuán)委、學(xué)生會(huì)、就業(yè)指導(dǎo)工作的角度從新生入學(xué)的宣傳教育開(kāi)始就開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，切實(shí)提高高職學(xué)生對(duì)檔案促進(jìn)就業(yè)的意識(shí)；同時(shí)還可以利用宣傳展板、櫥窗、校園廣播、校報(bào)、開(kāi)設(shè)公共選修課等多種宣傳方式，深入人心地讓高職學(xué)生提高檔案意識(shí)，重視檔案價(jià)值，引導(dǎo)學(xué)生們用客觀、發(fā)展的眼光正確對(duì)待自己的個(gè)人檔案。另外檔案管理人員和就業(yè)工作的老師也要與時(shí)俱進(jìn)、不斷充電，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，舉辦個(gè)人簡(jiǎn)歷設(shè)計(jì)、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞和派遣說(shuō)明這樣的相關(guān)專(zhuān)題講座，更好地為高職學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案監(jiān)管力度，明確歸檔范圍，理順檔案管理機(jī)制。首先高校領(lǐng)導(dǎo)要了解并重視檔案工作，定期開(kāi)展檔案檢查指導(dǎo)工作，真正做到“三納入四同步”，把學(xué)生檔案管理工作納入年度考核、建立崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，制定合理科學(xué)的高職學(xué)生檔案管理機(jī)制；促使各部門(mén)對(duì)學(xué)生檔案充分重視和配合，積極開(kāi)展工作以促進(jìn)就業(yè)。其次分工明確，有的放矢地開(kāi)展學(xué)生檔案的歸檔工作，例如：學(xué)生錄取材料、招生名冊(cè)需要由招生辦提供歸檔；學(xué)生成績(jī)單、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、大學(xué)英語(yǔ)過(guò)級(jí)考試等信息需要由教務(wù)部門(mén)提供歸檔；學(xué)生獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍異動(dòng)、入學(xué)信用登記需要有學(xué)生處提供歸檔；學(xué)生入黨情況、日常表現(xiàn)等情況需要由二級(jí)學(xué)院和班級(jí)輔導(dǎo)員提供歸檔，上述職能部門(mén)協(xié)調(diào)配合，在專(zhuān)職檔案人員的帶領(lǐng)下，確保每名學(xué)生檔案的完整性和有效性，為用人單位提供最全面、可靠的學(xué)生檔案材料。

3.進(jìn)一步完善學(xué)生檔案材料的收集，確保學(xué)生檔案信息的完整。高職院校學(xué)生檔案一般來(lái)說(shuō)要經(jīng)歷以下幾個(gè)流程，以我校為例：學(xué)生入校后檔案由學(xué)生前身單位經(jīng)機(jī)要部門(mén)派遣至我校學(xué)生處學(xué)籍管理部門(mén)，學(xué)生在校的三年內(nèi)學(xué)生檔案由學(xué)籍管理部門(mén)和學(xué)生所在專(zhuān)業(yè)的二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生工作的書(shū)記、輔導(dǎo)員老師共同管理，其中學(xué)籍部門(mén)是統(tǒng)一保管部門(mén)，二級(jí)學(xué)院書(shū)記和輔導(dǎo)員老師是檔案材料的主要收集者和歸檔人員，如何在忙碌的學(xué)生工作之余做好學(xué)生檔案材料的收集無(wú)疑給學(xué)生工作者們帶來(lái)了更多的任務(wù)。其中檔案材料中最被用人單位關(guān)注的綜合能力、創(chuàng)新水平、心理健康等方面的綜合素質(zhì)需要在日常學(xué)生工作中開(kāi)展并及時(shí)歸檔；《畢業(yè)生就業(yè)推薦表》在填寫(xiě)的時(shí)候也要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)填寫(xiě)說(shuō)明和細(xì)節(jié)，實(shí)事求是而不缺乏技巧地填寫(xiě)并確保最后完成加蓋公章、填寫(xiě)最后日期、相關(guān)人員簽名蓋印等諸多環(huán)節(jié)。

4.切合實(shí)際開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息資源共享。開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)資源的最終目的是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源共享。由于學(xué)生檔案材料由多個(gè)部門(mén)提供匯總而成，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、校園網(wǎng)絡(luò)資源、OA辦公一體化等應(yīng)用于學(xué)生檔案管理和就業(yè)服務(wù)中，相關(guān)部門(mén)及時(shí)匯總上報(bào)學(xué)生檔案信息內(nèi)容，學(xué)生也可以及時(shí)了解用人單位發(fā)布的就業(yè)招聘信息，學(xué)生的基本信息在設(shè)置權(quán)限的條件下可以被用人單位掌握，在提高各部門(mén)工作效率的同時(shí)也減少了學(xué)生盲目就業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，提高了“雙向選擇”推動(dòng)就業(yè)的成功率。

隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展前行，高職院校人才培養(yǎng)工作也在不斷發(fā)展，在檔案管理方面，高職院校務(wù)必利用合理科學(xué)的手段加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，使之更加科學(xué)化、規(guī)范化、完整化，更好地為學(xué)生就業(yè)工作提供切實(shí)有效的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]李媛.高職院校學(xué)生檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2013，（4）.

[2]李亮，魏東蕊.高校學(xué)生檔案管理促進(jìn)就業(yè)的有效性探究[J].蘭臺(tái)世界，2013，（3）.

[3]褚寶良，馬倩影.高校學(xué)生就業(yè)檔案的有效建立與開(kāi)發(fā)利用[J].蘭臺(tái)世界，2013，（4）.endprint