龔志軍

摘要：本文以市政工作中檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀作為切入點(diǎn)，分析市政檔案管理工作中存在的各種問題，針對人員素質(zhì)低、檔案完整性差、工作制度不健全和信息化程度低等問題提出相應(yīng)的改進(jìn)方法和對策。

關(guān)鍵詞：市政工作；檔案管理；問題與對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）39-0022-02

我國的城市化建設(shè)隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升而不斷地加快其步伐，市政檔案也在這一過程中不斷變遷和進(jìn)步。隨著城市化進(jìn)程的加快，開展市政工程項(xiàng)目能有效促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展，這與相關(guān)市政檔案的作用分不開。檔案作為市政工作展開的參考依據(jù)，能幫助市政工程的順利實(shí)施規(guī)避風(fēng)險。然而，我國當(dāng)前的市政檔案管理存在著一些問題，間接影響了市政工作的開展。本文主要探討市政工作中檔案管理存在的問題，提出解決對策，從而解決問題，以期更好地發(fā)展市政檔案。

一、市政工作檔案的概況

1.市政工作檔案的概念和范圍。市政工作檔案是城市行政轄區(qū)內(nèi)進(jìn)行城市建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、模型、音像資料等材料的總稱，是城市建設(shè)各個方面的翔實(shí)記錄。它主要分為：城市規(guī)劃檔案，包括城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市規(guī)劃檔案、國土整治規(guī)劃檔案；市政工程竣工檔案，包括工業(yè)建筑工程檔案、民用和公共建筑工程檔案、交通運(yùn)輸工程檔案、市政公用工程檔案、水利工程檔案、城市戰(zhàn)備工程檔案；市政管理檔案，包括城市規(guī)劃管理和房地產(chǎn)管理檔案、市政公用設(shè)施管理檔案、環(huán)境保護(hù)和衛(wèi)生檔案、園林綠化檔案；市政技術(shù)檔案，包括工程設(shè)計(jì)檔案、施工技術(shù)檔案、建筑材料和城建工業(yè)自動化檔案等。

2.市政工作檔案的特點(diǎn)。首先，市政工作檔案具有很強(qiáng)的綜合性。城市作為一個綜合體，市政工作是在這個綜合體的基礎(chǔ)上開展的，無論是城市建設(shè)的規(guī)劃、施工階段，還是城市管理和科研階段，都需要與之相對的各個方面的資料作為依據(jù)，需要研究一個城市內(nèi)部的諸多因素。因此，在利用市政工作檔案時，應(yīng)當(dāng)充分考慮到它的這種特性，盡可能做到“面面俱到”。其次，市政檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。它涉及多個專業(yè)、多個學(xué)科，因此在對市政檔案進(jìn)行采集、處理加工時要考慮它的專業(yè)性，才能充分發(fā)揮市政檔案的效能。再次，市政檔案具有典型性，這也是檔案文件普遍具有的特點(diǎn)。具體到市政工作檔案，則體現(xiàn)在進(jìn)行城市建設(shè)規(guī)劃研究時使用的典型事例，這是最能說明這一問題。在這一過程中，對檔案工作者的專業(yè)性要求很高。最后，市政檔案具有成套性。一項(xiàng)市政工程往往有幾百張，甚至上千張工程圖，一個市政工程方案往往涉及幾十個專業(yè)。對城市或地區(qū)的綜合評價，需要大量的實(shí)物檢驗(yàn)、觀測和測量結(jié)果作為參考。從時間的維度上看，研究市政工作檔案不僅要看現(xiàn)狀，還要參照歷史。因此，對市政工作檔案的利用應(yīng)當(dāng)充分考慮它的成套性，在存儲市政檔案時也應(yīng)當(dāng)為成套的檔案編制專題目錄，以便調(diào)用查閱。

二、市政工作檔案的現(xiàn)狀和存在的問題

1.市政工作檔案的現(xiàn)狀。（1）利用對象多層化。市政檔案管理工作的層次增加主要是由于利用檔案的群體在逐漸增加。過去使用市政檔案的大多是城市建設(shè)單位和施工單位，近年來隨著人們對檔案的重視度越來越高，更多的群體也加入到市政檔案的利用中，包括小區(qū)業(yè)主委員會、物業(yè)管理部門、拆遷部門、律師、評估部門等。隨著城市化的縱深推進(jìn)，市政檔案正逐步向更多有需求的群體開放，逐步成為與人民群眾和市政工作人員密切相關(guān)的信息資源。（2）檔案工作者高素質(zhì)化。當(dāng)今社會的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在市政工作中得到廣泛運(yùn)用。市政工作檔案作為城市發(fā)展的翔實(shí)記錄和縮影，在逐步發(fā)生著信息化的轉(zhuǎn)變。信息化背景下的檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等媒介，因此檔案管理人員要擁有多樣化的檔案工作操作技能，適應(yīng)檔案管理工作從紙質(zhì)檔案到電子檔案，再到紙質(zhì)與電子檔案共存的過程。另外，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化為社會提供廣泛而便捷的檔案信息這一目標(biāo)，需要在信息化的建設(shè)過程中了解檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論，檔案管理工作者需要不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)，加深對檔案信息化的理論理解。（3）利用方式多樣化。隨著市政工作逐步向信息化和數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的人工查閱檔案的方式已不能滿足市政檔案用戶的需求。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使用戶可以多渠道、快捷使用檔案成為可能。生活在信息時代的人們用網(wǎng)絡(luò)查閱取代調(diào)檔查閱，甚至可以足不出戶直接下載到客戶端，更加快捷、方便、簡單、高效。利用方式的多樣化主要基于市政檔案載體的形式多樣，不但包括傳統(tǒng)的文字、圖表形式，還包括城市模型、音像資料、實(shí)物等。這意味著，在存儲和采集市政檔案時要注意根據(jù)載體的形式特點(diǎn)，進(jìn)行分門別類保管。

2.市政工作檔案存在的問題。（1）檔案管理人員能力不足，普遍素質(zhì)偏低。我國檔案部門普遍存在現(xiàn)代高技術(shù)人才缺乏的問題，其中信息處理復(fù)合型人才更加缺乏。首先，大部分檔案管理人員的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平低，計(jì)算機(jī)操作技能低，即使檔案館中配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備也不能充分發(fā)揮作用。市政檔案管理人員中很少有從事過檔案相關(guān)科研開發(fā)和匯編的專業(yè)人員，對檔案分類匯編和信息檢索做得并不專業(yè)，這對市政工作信息的整合和開發(fā)、利用都是潛在的阻礙。其次，由于市政工程大多是大項(xiàng)目，內(nèi)容龐雜，檔案工作者的勞動量大，因?yàn)閷I(yè)素養(yǎng)低而無法界定如何取舍價值不同的檔案資料，這些或多或少會降低市政檔案的價值。再次，檔案部門和相關(guān)人員對市政檔案的認(rèn)識不足，不了解市政檔案對城市發(fā)展建設(shè)的意義。一些企業(yè)和建筑部門上交的市政工程檔案敷衍了事，或者徹底不上交，對檔案的統(tǒng)一管理和后續(xù)工作的展開造成阻礙，歸根結(jié)底就是沒有意識到市政檔案的重要性。（2）市政檔案完整性差，質(zhì)量參差不齊。市政檔案的完整性取決于市政工程文件資料的形成狀況。市政檔案是市政工程在規(guī)劃、施工、管理、科研等活動中形成的城市建設(shè)文件資料，它的形成是一個復(fù)雜且漫長的過程，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會對市政檔案的完整性和整體質(zhì)量造成影響。首先，最普遍的問題是市政檔案資料的丟失遺漏。大部分市政工程項(xiàng)目的檔案員是施工員兼任，專業(yè)素養(yǎng)低，對檔案沒有明確的采集意識和科學(xué)的采集方法，對于遺失的數(shù)據(jù)和材料等又沒有及時找回，造成檔案的殘缺。其次，粗放式地接收檔案資料。檔案館對市政檔案文件一律接收，無論檔案文件的價值高還是低，抑或是一些檔案材料本身并不具備被館藏的價值，造成人力、物力、財(cái)力上的浪費(fèi)。（3）市政檔案信息化程度低。這不僅表現(xiàn)在市政工作檔案的管理上，其實(shí)，我國檔案管理整體上存在著信息化意識淡薄的問題。這一方面是受客觀物質(zhì)條件的限制，大部分檔案館的硬件設(shè)施相對落后，不能達(dá)到完全信息化的標(biāo)準(zhǔn)，加上檔案信息化過程中硬件和軟件的配備需要消耗大量資金，管理技術(shù)的提升、管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的升級以及后期的安全性能維護(hù)都需要經(jīng)費(fèi)做保證，而經(jīng)費(fèi)的不足直接導(dǎo)致檔案管理信息化程度低。另一方面是人員缺乏信息化意識，檔案管理工作人員習(xí)慣于手動收集、整理和調(diào)用資料，信息化設(shè)備得不到充分利用。

三、改進(jìn)市政工作檔案管理的對策分析

1.完善市政檔案監(jiān)督管理體制，完善相關(guān)法律規(guī)章建設(shè)。首先，認(rèn)清市政檔案的監(jiān)督管理工作有法可依，一系列的法律規(guī)章條例就是權(quán)威的執(zhí)行依據(jù)，比如，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《關(guān)于加強(qiáng)管理城市基本建設(shè)檔案的意見》等。檔案管理機(jī)關(guān)只要嚴(yán)格依照法律條例執(zhí)行管理任務(wù)，就能保證市政檔案工作的制度化和常態(tài)化。其次，完善與市政檔案相關(guān)的法規(guī)體系?！冻鞘薪ㄔO(shè)檔案管理規(guī)定》是城市建設(shè)的基本法規(guī)之一，要落實(shí)到實(shí)際工作中，根據(jù)法規(guī)的總體要求制定詳細(xì)具體的執(zhí)行細(xì)則，使繁雜的檔案管理工作不至于陷入盲目無序。最后，健全市政檔案法律監(jiān)督體系，對檔案形成、移交、存檔過程中存在的違法現(xiàn)象，嚴(yán)格按照法律給予懲處。只有強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威，才能讓人們意識到市政檔案的重要性，提高市政檔案的效能。

2.加強(qiáng)市政檔案的信息化建設(shè)。明確市政工作檔案信息化的目標(biāo)，根據(jù)總體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，從實(shí)現(xiàn)局部目標(biāo)到實(shí)現(xiàn)全局目標(biāo)、短期目標(biāo)和長期目標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)市政檔案管理效益的最大化。信息化背景下的市政檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)、地理信息技術(shù)等搭建可供市政相關(guān)部門利用市政檔案信息的平臺，通過該平臺對電子檔案實(shí)時采集和利用，借助互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布市政檔案管理信息。對市政工作檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市政工程各部門和參建單位的具體要求和智能，建立市政工作數(shù)據(jù)庫、市政檔案管理平臺、市政工程網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，豐富檔案的服務(wù)方式。首先，轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式。信息化背景下的檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等媒介，因此，檔案管理人員要擁有多樣化的檔案工作操作技能，適應(yīng)檔案管理工作從紙質(zhì)檔案到電子檔案，再到紙質(zhì)與電子檔案共存的過程。其次，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化為社會提供廣泛而便捷的檔案信息這一目標(biāo)，需要在信息化的建設(shè)過程中了解檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論，這意味著檔案管理工作者需要不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)，加深對檔案信息化的理論理解。而服務(wù)方式的增加，主要是指應(yīng)當(dāng)增加主動向利用者提供服務(wù)的方式，提前對利用者的需求做出分析、概括、總結(jié)，進(jìn)行城建檔案編研。最后，盡可能將市政檔案的館內(nèi)利用和館外利用相結(jié)合。館內(nèi)利用有利于檔案保護(hù)和保密工作，館外利用有利于市政檔案的開放，這就要求檔案館在人員培訓(xùn)和檔案館建設(shè)方面加大力度，最大限度地將市政檔案向外部打開，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，增強(qiáng)市政檔案的社會服務(wù)性。

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