馮月瑤

（廣東工業(yè)大學(xué)教務(wù)處，廣東廣州510520）

高等院校學(xué)籍管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探析

馮月瑤

（廣東工業(yè)大學(xué)教務(wù)處，廣東廣州510520）

近年來(lái)，高等院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，多校區(qū)分散教學(xué)成為趨勢(shì)；同時(shí)，高校教育也不斷向多層次、多元化的趨勢(shì)發(fā)展，學(xué)籍管理工作也隨之變得更加紛繁復(fù)雜。面對(duì)當(dāng)前新的形勢(shì)，如何有效開展高校學(xué)籍管理工作是每個(gè)教務(wù)工作者應(yīng)該積極思考的關(guān)鍵問(wèn)題。

高等院校；信息管理；學(xué)籍管理

科技的快速發(fā)展，帶來(lái)了各行各業(yè)的變化，在學(xué)籍管理方面，信息化的體現(xiàn)也越來(lái)越明顯，學(xué)籍信息管理已經(jīng)發(fā)展到了以計(jì)算機(jī)為主體的管理體系，信息化已經(jīng)變成了學(xué)校自動(dòng)化管理的主要特點(diǎn)，因此成為高?，F(xiàn)代化和科學(xué)化管理的重要標(biāo)志［1］。

一、學(xué)籍管理系統(tǒng)的發(fā)展和存在的問(wèn)題

目前高校的學(xué)籍管理主要使用的是MIS，MIS的全稱為信息管理系統(tǒng)，它的主要功能是建立數(shù)據(jù)庫(kù)和維護(hù)后臺(tái)的正常運(yùn)行，發(fā)展目標(biāo)是對(duì)其應(yīng)用程序的開發(fā)。學(xué)籍管理系統(tǒng)的開發(fā)，首要的是要確保信息管理系統(tǒng)具有能夠滿足需求的數(shù)據(jù)庫(kù)，并且數(shù)據(jù)庫(kù)要有一定的完整性，在安全方面也要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)應(yīng)用程序的開發(fā)主要目的是使種類齊全并且要保證操作簡(jiǎn)單。對(duì)國(guó)外和國(guó)內(nèi)的高校信息管理進(jìn)行比較會(huì)發(fā)現(xiàn)，國(guó)外有專屬于自己的以及具有一定規(guī)模的專門技術(shù)部門，技術(shù)部門的組成人員有較強(qiáng)的專業(yè)技能，能保證信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，而國(guó)內(nèi)的高校信息管理則相對(duì)發(fā)展緩慢，主要是因?yàn)閲?guó)內(nèi)的高校對(duì)信息化的重視比國(guó)外要晚得多。我國(guó)國(guó)內(nèi)高校信息化水平低于其他國(guó)家的原因除了起步晚，還有經(jīng)費(fèi)的投入比重小，并且在服務(wù)的質(zhì)量方面也存在問(wèn)題。但是整體的發(fā)展情況穩(wěn)步向上，已經(jīng)由原來(lái)的傳統(tǒng)模式進(jìn)入到了現(xiàn)在的信息化模式，呈現(xiàn)了跨越式的發(fā)展。我國(guó)高校信息管理現(xiàn)在主要聚焦的問(wèn)題是關(guān)于構(gòu)建系統(tǒng)功能模塊和改革管理模式。

我國(guó)高校信息管理系統(tǒng)大部分是由具備一定規(guī)模的科研單位或?qū)W校自己研發(fā)的一系列系統(tǒng)，主要涉及教學(xué)管理和學(xué)籍管理等方面。國(guó)內(nèi)軟件公司開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)是面向全國(guó)大部分高等院校，功能設(shè)置上只實(shí)現(xiàn)了院校的基本通用需求，未能滿足院校間不同管理模式下的差異需求，缺少符合各高校的個(gè)性化設(shè)計(jì)，部分操作仍處于無(wú)法前臺(tái)操作，需要后臺(tái)處理。功能冗余不匹配，容易產(chǎn)生沖突等。本文嘗試從一個(gè)新的角度來(lái)對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，并提出對(duì)應(yīng)的一些補(bǔ)充設(shè)計(jì)來(lái)促使學(xué)籍管理發(fā)揮最大的效應(yīng)。

二、數(shù)據(jù)的收集和需求調(diào)研

學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集和對(duì)學(xué)籍系統(tǒng)需求的調(diào)查，是為了更好地讓學(xué)籍管理系統(tǒng)為學(xué)校服務(wù)，并且使研發(fā)者更能有效地把握應(yīng)該如何設(shè)計(jì)使得學(xué)籍管理系統(tǒng)更合理。針對(duì)學(xué)籍管理中的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)，就必須掌握和了解這些業(yè)務(wù)。

對(duì)學(xué)籍管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集主要用到的方法包括問(wèn)卷調(diào)查、訪談、小組討論等方式，收集數(shù)據(jù)的內(nèi)容包括對(duì)學(xué)籍管理部門的情況以及學(xué)籍管理部門的業(yè)務(wù)流程內(nèi)容等方面，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合，制作《需求調(diào)研報(bào)告》。在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上制作數(shù)據(jù)模型，討論修改后，以至最終形成定稿［3］。

在對(duì)需求調(diào)研的過(guò)程中，不同的方法會(huì)有不同的效果，收集到的數(shù)據(jù)也是不同方面的。在對(duì)信息獲取的過(guò)程中一定要把握方法的使用目的和過(guò)程，用合適的方法對(duì)不同項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集。盡量使搜集的數(shù)據(jù)能夠代表目前學(xué)籍系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顩r，為研發(fā)者提供盡量全面有效的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)來(lái)源的真實(shí)性，為學(xué)籍系統(tǒng)的研發(fā)作鋪墊［4］。

三、面向?qū)ο笱芯糠治雠c系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

（一）面向?qū)ο蠓治?/p>

面向?qū)ο蠓治鼍褪且浞挚紤]對(duì)象的特點(diǎn)，準(zhǔn)確把握具體信息，在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的需求模型。需求模型的準(zhǔn)確建立會(huì)為開發(fā)者的分析帶來(lái)準(zhǔn)確的方向，并在分析的過(guò)程中不斷地加深對(duì)用戶需求的了解，準(zhǔn)確為用戶的需求服務(wù)，解決用戶的問(wèn)題［5］。

在建造需求模型的過(guò)程中通常會(huì)使用UML，UML是一種建模語(yǔ)言，主要的優(yōu)點(diǎn)是可以較全面準(zhǔn)確的形容建模的需求，其強(qiáng)大功能主要源于UML采用的建模技術(shù)的成熟性和完整性，所以UML可以運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域。對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)一般包括三個(gè)步驟：第一，對(duì)用戶的需求進(jìn)行準(zhǔn)確的描述；第二，在各種需求的基礎(chǔ)上建立靜態(tài)模型，進(jìn)而對(duì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建；第三，用準(zhǔn)確的語(yǔ)言把系統(tǒng)敘述表達(dá)出來(lái)［6］。

綜上，根據(jù)UML方式確定系統(tǒng)具有以下功能需求：

1.學(xué)生

學(xué)生是學(xué)籍管理系統(tǒng)中最重要的服務(wù)對(duì)象之一，因此情況復(fù)雜并且數(shù)據(jù)量龐大。

通過(guò)Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)可以修改密碼，查看學(xué)籍信息情況，如注冊(cè)情況、獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況、學(xué)籍異動(dòng)情況、每學(xué)期的成績(jī)及個(gè)人課表，已修選分，計(jì)算績(jī)點(diǎn)，累計(jì)選修學(xué)分等。通過(guò)Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)，申請(qǐng)緩考、免修、免聽、休學(xué)等，并具備打印查詢功能，經(jīng)學(xué)院以及相關(guān)部門同意，提交到教務(wù)處進(jìn)行審批。使用學(xué)生IC卡在自助服務(wù)機(jī)上可以打印成績(jī)單和在校證明。學(xué)生畢業(yè)時(shí)查詢畢業(yè)資格審核情況包括輔修、雙專業(yè)、雙學(xué)位情況，畢業(yè)后可以通過(guò)賬戶查詢以往所有的學(xué)籍資料。

2.教師

教師也是學(xué)籍管理系統(tǒng)中最重要的服務(wù)對(duì)象之一，由于涉及學(xué)生的學(xué)籍信息操作，因此需要保證信息的準(zhǔn)確和安全。通過(guò)Internet瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)可以修改密碼，查詢教師個(gè)人課表信息、教學(xué)任務(wù)書、課程學(xué)生名冊(cè)，并具備打印功能。通過(guò)雙層密碼進(jìn)入成績(jī)錄入界面，預(yù)存各學(xué)生成績(jī)并確認(rèn)提交，并打印簽名存檔于學(xué)院。確認(rèn)提交后如需要變更成績(jī)，在系統(tǒng)提交成績(jī)變更申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)院同意并進(jìn)行相關(guān)手續(xù)，提交到教務(wù)處審批。成績(jī)錄入完畢后，可查看分?jǐn)?shù)段的分布和平均成績(jī)。

3.教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員

學(xué)籍管理系統(tǒng)是教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員使用的重要工具，主要用于收集學(xué)生的標(biāo)志性學(xué)籍信息，并對(duì)這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確進(jìn)行分析。整理的過(guò)程不是某一個(gè)時(shí)間段，而是學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)生涯的學(xué)籍信息，不間斷對(duì)這些信息進(jìn)行增加、修改、刪除的管理。從導(dǎo)入新生的入學(xué)注冊(cè)信息，產(chǎn)生新的教學(xué)班級(jí)信息，查詢?cè)谛Ｉ淖?cè)情況，審批和處理各類學(xué)籍異動(dòng)，以及錄入獎(jiǎng)勵(lì)或處分文件，并進(jìn)行備案。查詢學(xué)生所上的各課程信息，包括總學(xué)時(shí)、周學(xué)時(shí)、學(xué)分、名稱、代碼、類型等。管理成績(jī)的錄入以及變更。發(fā)放教師系統(tǒng)錄入成績(jī)的密碼，如老師需要變更成績(jī)，需在系統(tǒng)提交成績(jī)變更申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)院同意并進(jìn)行相關(guān)手續(xù)，提交到教務(wù)處審批，備注修改時(shí)間及理由。批量導(dǎo)入學(xué)生成績(jī)，如大學(xué)英語(yǔ)競(jìng)賽、專業(yè)英語(yǔ)、四級(jí)和六級(jí)成績(jī)等。定期對(duì)學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全性。畢業(yè)資格審核，包括審核是否修夠?qū)W分，學(xué)生的第二學(xué)位和輔修是否達(dá)到畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)畢業(yè)生名冊(cè)的制作也要有這方面的支持，方便管理畢業(yè)證的發(fā)放以及報(bào)送省教育廳。

4.學(xué)院教務(wù)員及輔導(dǎo)員

學(xué)院教務(wù)員及輔導(dǎo)員也是通過(guò)學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)工作的，系統(tǒng)使他們可以更快捷了解學(xué)生和教師情況，更方便處理各種情況。對(duì)某一個(gè)教師的課表安排可以方便地查到，并且還能從中獲知這個(gè)教師的教學(xué)任務(wù)情況，另外學(xué)籍管理系統(tǒng)還能準(zhǔn)確查到學(xué)生所選課程的情況。查詢學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)處罰和學(xué)籍異動(dòng)，跟蹤學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的個(gè)人成績(jī)，通過(guò)系統(tǒng)分析成績(jī)，如學(xué)生班級(jí)分?jǐn)?shù)排名以及各班成績(jī)分?jǐn)?shù)段等。統(tǒng)計(jì)全院學(xué)生信息，追蹤學(xué)生新學(xué)期注冊(cè)情況。

5.管理員

管理員操作于學(xué)籍管理系統(tǒng)的后臺(tái)，保障系統(tǒng)的安全和運(yùn)行。根據(jù)用戶的不同性質(zhì)，管理員授予其不同的權(quán)限，同時(shí)進(jìn)行用戶信息的管理。解決系統(tǒng)突發(fā)性問(wèn)題，維護(hù)系統(tǒng)的穩(wěn)定通暢運(yùn)行，收集用戶對(duì)系統(tǒng)的反饋意見。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)，與其他部門進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

（二）系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

學(xué)籍的組成是多方面的，也就必然具有建立多個(gè)子系統(tǒng)的必要性。子系統(tǒng)存在的目的主要是為了能更好地對(duì)學(xué)籍進(jìn)行管理，學(xué)籍管理系統(tǒng)包括五個(gè)子系統(tǒng)，如圖1所示

圖1 學(xué)籍管理系統(tǒng)功能模塊圖

學(xué)生信息管理子系統(tǒng)：主要數(shù)據(jù)是學(xué)生在注冊(cè)時(shí)的信息，特別是學(xué)生高考以后的數(shù)據(jù)錄入，對(duì)這些數(shù)據(jù)的錄入是大批量進(jìn)行的。另外因各種原因而進(jìn)行學(xué)籍的調(diào)動(dòng)，就對(duì)相應(yīng)的學(xué)籍進(jìn)行相應(yīng)的修改。教務(wù)處負(fù)責(zé)相關(guān)人員錄入學(xué)籍信息，學(xué)生可以隨時(shí)查詢自己學(xué)籍信息的情況，當(dāng)出現(xiàn)失誤時(shí)，提供教務(wù)處負(fù)責(zé)相關(guān)人員修改的功能權(quán)限，此外可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)操作。

輸入：學(xué)生學(xué)籍各方面信息，包括學(xué)生學(xué)籍上變化的信息

加工：對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，變動(dòng)學(xué)生的班級(jí)以及培養(yǎng)方案

輸出：學(xué)籍信息庫(kù)、學(xué)籍信息變動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生個(gè)人學(xué)籍表。

成績(jī)管理子系統(tǒng)：對(duì)學(xué)生的成績(jī)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行綜合性管理，學(xué)生對(duì)成績(jī)具有查詢的功能，教師以及教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)成績(jī)具有錄入功能，僅對(duì)教務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員開放修改的功能。此外，還能對(duì)學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行導(dǎo)出、打印、統(tǒng)計(jì)等。

輸入：成績(jī)，學(xué)生，教師

加工：對(duì)成績(jī)的各項(xiàng)處理包括對(duì)成績(jī)錄入、修改、查詢、打印、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)。

輸出：個(gè)人成績(jī)單，班級(jí)成績(jī)表，成績(jī)分析表。

課程信息管理子系統(tǒng)：主要對(duì)學(xué)生的課程信息進(jìn)行讀取，自動(dòng)計(jì)算學(xué)時(shí)、學(xué)分，為教學(xué)過(guò)程做好準(zhǔn)備。系統(tǒng)具有查詢、打印、統(tǒng)計(jì)功能。

輸入：課程、教師、學(xué)生班級(jí)。

加工：查詢、統(tǒng)計(jì)。

輸出：課程表，教學(xué)計(jì)劃，教師任務(wù)書。

IC卡服務(wù)子系統(tǒng)：學(xué)生用IC卡在自助服務(wù)機(jī)進(jìn)行查詢打印。系統(tǒng)具有身份驗(yàn)證、查詢打印、統(tǒng)計(jì)繳費(fèi)功能。

輸入：IC卡晶片資料，學(xué)生個(gè)人賬號(hào)密碼。

加工：包括對(duì)操作者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，還會(huì)提供查詢、打印等的功能。

輸出：收費(fèi)憑證，中文和英文的在讀證明和成績(jī)單。

用戶身份管理子系統(tǒng)：管理用戶信息，對(duì)各個(gè)用戶授予不同的權(quán)限。系統(tǒng)具有用戶信息管理，權(quán)限授予功能。

輸入：學(xué)號(hào)，工號(hào)。

加工：用戶信息管理，權(quán)限授予。

輸出：密碼，權(quán)限。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，我國(guó)各高校對(duì)學(xué)籍的管理越來(lái)越先進(jìn)，充分運(yùn)用了信息管理的方式和科技的發(fā)展，逐漸使學(xué)籍管理趨向自動(dòng)化。高校教育改革的不斷深化，學(xué)生培養(yǎng)方案的不斷創(chuàng)新，對(duì)學(xué)籍的管理方法和模式的需求也是在不斷增加的。學(xué)籍管理的發(fā)展具有廣闊的空間，也面臨諸多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

［1］薛碩.基于B/S結(jié)構(gòu)的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)研究與探討［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊,2011（4）:88-89.

［2］徐進(jìn).高校教務(wù)信息化現(xiàn)狀及趨勢(shì)［J］.中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品,2008（10）:182-183.

［3］MACIASZEK Leszek A.Requirements Analysis andSystem Desgin［M］.北京:電子工業(yè)出版社,2009,9.

［4］趙振輝.學(xué)年學(xué)分制教務(wù)管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)［D］.廣州:廣東工業(yè)大學(xué),2005.

［5］李代平.面向?qū)ο蠓治雠c設(shè)計(jì)［M］.北京:冶金工業(yè)出版社,2005,07.

［6］BOOCH Grady,RUMBAUGH James,JACOBSON Ivar.The UnifiedModelingLanguageUser Guide［M］.北京:人民郵電出版社,2006．

（責(zé)任編輯：梁念瓊liangnq123@163.com）

Analysison theDesign of Students’Enrollment Management Systemin Higher Education Sector

FENG Yue-yao
（GuangdongUniversityofTechnology,Guangzhou510520,China）

In recent years,with expansion on the scale of colleges and universities,multi-campuses operation becomes realistic.In the meantime,education of universities develops into multi-level and diversification. Educational administration management also becomes more and more complex.Facing to current new situation, how to effectively carry out students’enrollment management in higher education sector turns to be key issue for consideration for educator.

colleges and universities;information management;students’enrollment management system

G647

A

1008-018X（2015）03-0093-04

2015-01-20

馮月瑤（1985-），女，廣東清遠(yuǎn)人，廣東工業(yè)大學(xué)實(shí)習(xí)研究員。